Scopri di più su Software di gestione della privacy dei dati
Che cos'è il software di gestione della privacy dei dati?
Il software di gestione della privacy dei dati aiuta le aziende a conformarsi alle normative globali sulla privacy dei dati, come il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) dell'Unione Europea, il California Consumer Privacy Act (CCPA), la Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) del Brasile e molte altre normative sulla privacy. Le funzioni centrali di questo software ruotano attorno all'assistenza alle aziende nel localizzare dati sensibili come le informazioni personali identificabili e nel rispondere alle richieste dei clienti entro i tempi legalmente stabiliti.
Vantaggi chiave del software di gestione della privacy dei dati
- Assiste le aziende nella scoperta, mappatura e classificazione dei loro dati sensibili sia attraverso la scoperta automatizzata che tramite sondaggi manuali amministrati da flussi di lavoro
- Include funzioni di flusso di lavoro per le richieste di accesso dei consumatori o dei soggetti dei dati (DSAR) per garantire che l'azienda risponda al richiedente entro il tempo legalmente stabilito
- Si integra con altri strumenti per fornire eventuali funzionalità aggiuntive come la verifica dell'identità, la de-identificazione o la pseudonimizzazione, le valutazioni d'impatto sulla privacy (PIA), la notifica di violazione, la gestione del consenso o la scansione dei tracker del sito web
Perché utilizzare il software di gestione della privacy dei dati?
Il software di gestione della privacy dei dati viene utilizzato dalle aziende per gestire i loro programmi di privacy per conformarsi alle leggi globali sulla privacy come GDPR, CCPA, LGPD, tra altre normative sulla privacy. In particolare, questo software aiuta le aziende a elaborare, entro i tempi legalmente stabiliti, le loro richieste DSAR o dei consumatori per accedere, trasferire o eliminare i dati personali che un'azienda detiene su di loro come consentito dalle normative sulla privacy pertinenti.
Per conformarsi alle normative sulla privacy dei dati, le aziende devono prima localizzare le informazioni personali identificabili (PII) che memorizzano o a cui hanno accesso. Il software di gestione della privacy dei dati include funzioni per aiutare a scoprire tali dati sensibili.
Chi utilizza il software di gestione della privacy dei dati?
Le aziende soggette alle leggi globali sulla privacy dei dati utilizzano il software di gestione della privacy dei dati. L'applicabilità delle normative sulla privacy dei dati varia a seconda della normativa, ma tipicamente le aziende a scopo di lucro di medie e grandi dimensioni sono soggette a queste normative. Le organizzazioni non profit e le piccole aziende sono spesso esentate, ma è una buona pratica consultare la normativa specifica per verificare l'applicabilità a una particolare azienda o organizzazione.
All'interno delle aziende, i team, i dipartimenti e i titoli comuni del personale che gestisce i programmi di privacy variano notevolmente. I professionisti della privacy possono lavorare sotto il dipartimento legale, nella conformità normativa, nella sicurezza delle informazioni, nella tecnologia dell'informazione (IT) e nell'etica aziendale. Altre aree in cui il personale della privacy può essere impiegato sono i dipartimenti di marketing. Questa funzione può anche essere esternalizzata a un fornitore di servizi di privacy.
Indipendentemente da chi gestisce il programma di privacy all'interno di un'azienda, spesso è richiesto il coinvolgimento di dipendenti di diversi dipartimenti per conformarsi alle normative sulla privacy dei dati. Il personale IT può essere incaricato di localizzare i dati dei consumatori; i team di sicurezza possono essere tenuti a proteggere le PII e altri dati sensibili; il personale legale e di conformità può dover confermare che i contatti e altri obblighi legali siano rispettati; i dipendenti del dipartimento marketing possono essere responsabili di garantire che le preferenze di consenso dei consumatori siano gestite correttamente.
Tipi di software di gestione della privacy dei dati
Il software di gestione della privacy dei dati è un'aggiunta relativamente nuova al panorama delle soluzioni tecnologiche e, pertanto, molti fornitori in questo settore sono attivi solo da pochi anni. Dato quanto sia nuovo questo ambito, le aziende stanno rapidamente migliorando le loro offerte e soluzioni tecnologiche per i loro clienti. Attualmente, i principali differenziatori di questo software riguardano quale conformità alla normativa sulla privacy dei dati supporta e come il software scopre i dati sensibili.
Software specifico per normativa — Molti software di gestione della privacy dei dati adattano la loro soluzione a una specifica normativa sulla privacy. Ad esempio, i mercati del software più maturi si concentrano sulla conformità alla privacy dei dati relativa al GDPR, poiché è stata una delle prime legislazioni robuste sulla privacy dei dati. Altri fornitori di software adattano le loro soluzioni per soddisfare la conformità al CCPA o al LGPD. Alcune soluzioni di gestione della privacy dei dati sono agnostiche rispetto alla normativa e possono essere adattate per soddisfare qualsiasi normativa sulla privacy; queste soluzioni flessibili possono essere particolarmente utili per affrontare normative sulla privacy specifiche per stato o locali.
Automatizzata vs. manuale scoperta dei dati — I primi passi per la conformità alla privacy richiedono una comprensione di dove siano memorizzati i dati sensibili di un'azienda, come le PII, le informazioni sanitarie protette (PHI), i dati del settore delle carte di pagamento (PCI), la proprietà intellettuale (IP) e altri dati aziendali importanti, attraverso più sistemi aziendali, inclusi database, applicazioni e su endpoint utente. Il software di gestione della privacy dei dati include metodi per localizzare questi dati sia con sondaggi manuali che con scoperta automatizzata.
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Sondaggi manuali — Un metodo per scoprire dove un'azienda memorizza dati sensibili è chiedere ai dipendenti dell'azienda che gestiscono i dati dove sono memorizzati i dati sensibili. Questo richiede al personale di compilare manualmente sondaggi o fogli di calcolo Excel. Alcuni fornitori di software di gestione della privacy dei dati offrono modelli di sondaggi predefiniti e strumenti di flusso di lavoro per amministrare questo processo tedioso.
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Scoperta automatizzata — Gli strumenti di scoperta automatizzata dei dati sensibili si connettono ai database, alle applicazioni e ad altri archivi di dati di un'azienda e cercano, identificano e classificano automaticamente i dati sensibili. Questi strumenti offrono report aggiornati che possono essere utili quando si risponde a richieste di accesso degli auditor o dei soggetti dei dati. Molti di questi strumenti offrono rappresentazioni visive dei dati in modo che l'utente possa vedere dove sono memorizzati i dati complessivi geograficamente e creare anche una mappa di un singolo soggetto dei dati.
Caratteristiche del software di gestione della privacy dei dati
La funzionalità principale del software di gestione della privacy dei dati ruota attorno alla scoperta e mappatura dei dati sensibili, alla gestione delle DSAR (o gestione delle richieste dei consumatori) e alla gestione del consenso. Il software spesso fornisce funzionalità aggiuntive o si integra con soluzioni separate per offrire una serie di altre funzionalità utili. Alcune delle principali caratteristiche del software di gestione della privacy dei dati includono:
Scoperta e mappatura dei dati sensibili — Le funzioni di scoperta dei dati sensibili aiutano le aziende a localizzare i dati sensibili memorizzati nei sistemi aziendali e a mappare l'uso di tali dati.
Gestione delle richieste di accesso dei soggetti dei dati (DSAR) — Il software DSAR fornisce un modulo di accettazione delle DSAR per accettare la richiesta del soggetto dei dati di accedere, trasferire o eliminare le loro PII; fornisce una vista centralizzata di tutte le DSAR in corso; avvisa gli amministratori quando si avvicina il tempo di risposta legalmente stabilito; fornisce strumenti di flusso di lavoro per elaborare le DSAR in tutta l'organizzazione; aiuta con strumenti di reportistica e registri. Alcuni strumenti offrono anche un portale di comunicazione crittografato per comunicare e trasferire in modo sicuro i dati delle DSAR a un soggetto dei dati.
Gestione del consenso — La gestione del consenso sta diventando sempre più una caratteristica importante del software di gestione della privacy dei dati poiché molte normative sulla privacy dei dati richiedono il consenso esplicito o implicito degli utenti prima di raccogliere, utilizzare, condividere o vendere i loro dati. Queste funzionalità aiutano le aziende a ottenere, tracciare, gestire e aggiornare le preferenze di consenso degli utenti per aderire alle normative sulla privacy.
Caratteristiche aggiuntive di gestione della privacy dei dati
Gestione della valutazione dei fornitori — Aiuta le aziende a comprendere e determinare i rischi associati alla condivisione di dati sensibili con i loro fornitori terzi.
Conformità ai cookie — Permette alle aziende di garantire che i cookie e altri tracker che utilizzano sul loro sito web siano conformi ai consensi degli utenti.
Notifica di violazione dei dati — Assiste le aziende nell'informare gli utenti finali se le loro informazioni sono state compromesse in una violazione dei dati.
Verifica dell'identità — Aiuta le aziende ad autenticare l'identità di un consumatore prima di elaborare una DSAR.
De-identificazione o pseudonimizzazione dei dati — Riduce il rischio di detenere PII e altri dati sensibili pseudonimizzando i dati.
Valutazioni d'impatto sulla privacy (PIA) — Aiuta le aziende a seguire i passaggi di una valutazione d'impatto sulla privacy, come richiesto da alcune normative sulla privacy dei dati.
Biblioteche di informazioni legali — Fornisce una biblioteca aggiornata di informazioni sulle leggi e normative sulla privacy dei dati a cui un'azienda è soggetta, in base alla loro posizione, dimensione, con chi l'azienda fa affari e altri fattori determinanti.
Tendenze relative al software di gestione della privacy dei dati
Soluzioni agnostiche rispetto alla legislazione — Dato che ulteriori leggi sulla privacy potrebbero entrare in vigore nel prossimo futuro, specialmente a livello statale, conformarsi a più leggi può diventare laborioso. Mentre il software specifico per la legislazione ha un posto oggi, potremmo continuare a vedere una tendenza verso soluzioni agnostiche rispetto alla regolamentazione della privacy che possono essere adattate per qualsiasi tipo di regolamentazione della privacy.
Scoperta automatizzata dei dati — Alcune soluzioni di privacy dei dati offrono strumenti di scoperta dei dati manuali mentre altre offrono funzioni automatizzate. Da una prospettiva industriale, un certo numero di fornitori ha fatto investimenti nello sviluppo della scoperta automatizzata dei dati. Pertanto, questo metodo potrebbe diventare più comune man mano che il mercato del software si sviluppa. Tipicamente, il software con un'origine legale o correlata alla GRC tende a offrire strumenti di scoperta dei dati manuali, mentre il software che ha origini basate sulla sicurezza fornisce strumenti di scoperta dei dati automatizzati. Per le piccole imprese o le aziende con una bassa quantità di dati sensibili, gli strumenti basati su sondaggi possono essere sufficienti per ora. La scoperta dei dati sensibili basata su sondaggi è anche un modo per trovare dati che potrebbero risiedere su sistemi legacy o in applicazioni che non possono essere scoperte utilizzando un metodo automatizzato, come i file cartacei. Per le grandi imprese e le aziende che hanno abbracciato la trasformazione digitale o sono native digitali, tuttavia, la scoperta automatizzata sarebbe facile da aggiungere al mix di altri prodotti software come servizio (SaaS).
Software e servizi correlati al software di gestione della privacy dei dati
Il software di gestione della privacy dei dati può contenere più moduli per affrontare le seguenti esigenze o integrarsi con soluzioni software separate per farlo.
Software di scoperta dei dati sensibili — Il software di scoperta dei dati sensibili aiuta le aziende a localizzare i dati sensibili—come PII, PHI, dati PCI, IP e altri dati aziendali importanti—memorizzati attraverso più sistemi aziendali, inclusi database e applicazioni, nonché su endpoint utente.
Software di verifica dell'identità — Il software di verifica dell'identità aiuta a garantire che una persona o un utente online sia chi dice di essere nella realtà. Prima di elaborare la richiesta di un consumatore di accedere, trasferire o eliminare i dati che un'azienda detiene su di loro, è importante che l'azienda verifichi l'identità del consumatore.
Piattaforma di gestione del consenso — Le piattaforme di gestione del consenso aiutano le aziende a ottenere e gestire il consenso degli utenti quando raccolgono, condividono, acquistano o vendono i loro dati online.
Software di richiesta di accesso ai dati dei soggetti (DSAR) — Il software DSAR aiuta le aziende a conformarsi alle richieste degli utenti di accedere o eliminare le PII che un'azienda memorizza sugli individui, come richiesto dal GDPR, CCPA e altre normative sulla privacy. Gli strumenti DSAR aiutano a garantire che le richieste siano soddisfatte entro il tempo di risposta stabilito, offrono flussi di lavoro per aiutare le persone in tutta l'organizzazione, collaborano nella localizzazione dei dati e forniscono infine i dati all'utente richiedente.
Software di scansione dei cookie e dei tracker del sito web — Il software di scansione dei cookie e dei tracker scansiona i siti web per identificare e elencare quali cookie, beacon, tag, pixel di tracciamento, oggetti locali e altre tecnologie di tracciamento del sito web (come plugin o contenuti integrati come video) sono presenti. Questo permette alle aziende di divulgare quei tracker agli utenti, ottenere il consenso al tracciamento degli utenti e infine conformarsi alle normative sulla privacy come il GDPR e l'ePrivacy che richiedono il consenso degli utenti prima di abilitare i cookie.
Software generatore di politiche sulla privacy — In generale, qualsiasi azienda che raccoglie PII, inclusi indirizzi email o dati dei cookie, dovrebbe avere una politica sulla privacy in atto.
Software di valutazione d'impatto sulla privacy (PIA) — Il software PIA facilita l'operazionalizzazione del processo di valutazione d'impatto sulla privacy, specialmente quando si gestiscono organizzazioni, politiche o sistemi complessi su larga scala, riducendo così il tempo impiegato per condurre le PIA.
Software di crittografia — Il software di crittografia utilizza la crittografia per mascherare file, testi e dati, proteggendo le informazioni da parti indesiderate.
Software di mascheramento dei dati — Il software di mascheramento dei dati protegge i dati importanti di un'organizzazione mascherandoli con caratteri casuali o altri dati in modo che siano ancora utilizzabili dall'organizzazione ma non da entità esterne.
Software di de-identificazione/pseudonimizzazione dei dati — Il software di de-identificazione/pseudonimizzazione dei dati consente alle aziende di utilizzare set di dati realistici, ma non personalmente identificabili. Questo protegge l'anonimato dei soggetti dei dati i cui dati identificativi personali, come nomi, date di nascita e altri identificatori, sono nel set di dati. Le soluzioni di de-identificazione o pseudonimizzazione aiutano le aziende a derivare valore dai set di dati senza compromettere la privacy dei soggetti dei dati in un determinato set di dati.
Software di notifica di violazione dei dati — In caso di violazione dei dati, il software di notifica di violazione dei dati aiuta le aziende a documentare la violazione, a riferire alle autorità di vigilanza come richiesto dalla legge e a notificare agli individui coinvolti.
