Le logiciel de rappel de rendez-vous envoie des messages aux clients et aux consommateurs concernant les activités programmées à venir telles que les visites de service, les rendez-vous au bureau et les délais pour remplir des formulaires. Ces rappels peuvent être livrés sous plusieurs formes, le plus souvent des messages texte, des courriels ou des appels téléphoniques automatisés. Certains logiciels de rappel de rendez-vous doivent être intégrés aux applications de calendrier existantes, tandis que d'autres existent en tant qu'applications de planification autonomes.
Tout professionnel qui dépend des rendez-vous avec les clients dans le cadre de son travail peut bénéficier d'un logiciel de rappel de rendez-vous. Ces solutions peuvent aider à prévenir les rendez-vous manqués, qui représentent du temps perdu, des clients frustrés qui auraient pu vouloir ce créneau de rendez-vous, et une satisfaction client réduite entraînant une perte de revenus. Les rappels permettent aux clients de confirmer le rendez-vous ou, s'ils ne peuvent pas y assister, de le reprogrammer ou de l'annuler afin que le professionnel ne soit pas laissé en plan.
Pour être inclus dans la catégorie des rappels de rendez-vous, un produit doit :
Inclure un moyen d'accéder au calendrier de rendez-vous de l'utilisateur, ou être le calendrier lui-même
Envoyer des rappels aux clients programmés avant le rendez-vous via message texte, courriel ou appel téléphonique
Permettre la personnalisation du message de rappel, du délai d'envoi et d'autres facteurs pertinents
Ne pas exiger que le client recevant le rappel ait une application ou un logiciel spécifique
Fournir un moyen de confirmer, d'annuler ou de reprogrammer le rendez-vous, même si ce n'est que les coordonnées du professionnel
