Más Información Sobre Software de Gestión de Prácticas Médicas
¿Qué es el Software de Gestión de Prácticas Médicas?
El software de gestión de prácticas médicas alivia las actividades diarias de hospitales, clínicas, prácticas médicas y otras organizaciones de atención médica, ayudándolas a funcionar de la manera más eficiente posible. El software de gestión de prácticas médicas es una solución integral que proporciona mejor supervisión, gestión de tareas, mantenimiento de registros e interacción con soluciones independientes o complementarias. El software automatiza responsabilidades necesarias como mantenerse al día con los cambios en las regulaciones de la industria. Los objetivos finales del software de gestión de prácticas médicas son proporcionar una mejor experiencia de atención médica para los pacientes, una mejor experiencia laboral para los proveedores médicos y mantener los estándares de seguridad.
El software de gestión de prácticas médicas puede implementarse en la nube, en un escritorio o en un servidor. Cada tipo de implementación tiene sus propios pros y contras, pero independientemente de si la solución de gestión de prácticas está vinculada a un escritorio físico o se puede acceder simplemente a través de internet, cualquier tipo de software aún puede gestionar las operaciones diarias.
Las soluciones de gestión de prácticas médicas existen como software flexible que puede adaptarse a las necesidades de cualquier práctica de atención médica o están diseñadas para apoyar especialidades particulares (como fisioterapia, salud mental o instalaciones de vida asistida) o diferentes tamaños de prácticas. Por ejemplo, una oficina o práctica más pequeña, independientemente de la especialidad, probablemente utilizará una solución todo en uno, ya que sería más rentable.
¿Cuáles son las Características Comunes del Software de Gestión de Prácticas Médicas?
Gestionar la información del paciente: Los usuarios pueden gestionar la admisión de pacientes y actualizar la información del paciente de manera regular, y el software es capaz de corregir y actualizar cualquier error que encuentre en los datos. Esto alivia la carga administrativa y la entrada manual de datos tanto para el paciente como para los gerentes de prácticas médicas.
Programar citas: La programación de citas en línea puede aumentar las solicitudes de citas y liberar tiempo esencial del personal que puede dedicarse a la experiencia del paciente. Proporcionar a los pacientes una opción de reserva en línea les permite seleccionar las mejores fechas y horarios para sus agendas. Los pacientes también pueden recibir recordatorios de citas, lo que ayuda a disminuir las citas perdidas. Es importante tener en cuenta que no todo el software de gestión de prácticas médicas tiene capacidades de creación de citas orientadas al paciente.
Rastrear el recorrido del paciente: Los equipos de atención y los gerentes de prácticas médicas pueden rastrear la interacción de un paciente con el sistema de atención médica, que comienza con el paciente desarrollando síntomas, buscando información y eventualmente atención de un proveedor de atención médica, y continúa desde allí a través del diagnóstico y tratamiento, hasta la recuperación, ajuste a una nueva forma de vida, alertas y escalaciones, todo en tiempo real. La información en tiempo real empodera a los usuarios para gestionar mejor el recorrido del paciente a través de canales físicos y digitales.
Telemedicina: Cuando es apropiado, la telemedicina o telesalud permite a los profesionales de la salud evaluar, diagnosticar y tratar a los pacientes de manera remota. La telemedicina aprovecha los dispositivos inteligentes y las tecnologías electrónicas (como la videoconferencia y las aplicaciones móviles) para proporcionar un modo alternativo de tratamiento a las visitas en persona a la clínica. Con la telemedicina integrada en un sistema de gestión de prácticas médicas, los profesionales de la salud pueden proporcionar tratamiento y atención en tiempo real a sus pacientes las 24 horas del día, además de ofrecerles conveniencia, mejorar el seguimiento y la participación del paciente, y reducir el número de citas perdidas y cancelaciones.
Realizar procedimientos de facturación: Mejorar la experiencia del paciente es un enfoque clave en todos los departamentos de la práctica médica. Cambiar los métodos y medios por los cuales los pacientes pueden pagar por los servicios médicos puede contribuir a la conveniencia y garantizar una experiencia fácil de usar. Los pacientes pueden aprovechar los planes de pago y no tendrán que luchar para enviar los pagos a tiempo, y las prácticas no necesitarán rastrear los pagos atrasados a través de cobros.
Presentar reclamaciones de seguro: El procesamiento electrónico y la depuración de reclamaciones permite que el departamento financiero de una práctica médica opere a un mayor volumen, de manera más eficiente y oportuna. Al presentar reclamaciones para ser depuradas y procesadas, las prácticas médicas pueden evitar el proceso que consume tiempo de volver a presentarlas debido a errores.
Verificación de seguro: Verificar el estado de la cobertura de seguro de un paciente y su elegibilidad antes de su llegada ayuda a minimizar cualquier situación incómoda o confrontacional. Esto beneficia al personal de recepción, especialmente si la solución elegida hace que sea un proceso fácil y simple verificar la elegibilidad y gestionar el proceso de reembolso.
Generar informes: La generación de informes es una función crítica que ayuda a las prácticas a mantenerse en el camino con los objetivos y metas. Identifica el rendimiento financiero de la práctica médica, como cargos, pagos y ajustes. A través de informes y visualización de datos, las prácticas médicas pueden obtener una comprensión y una vista panorámica de sus operaciones.
¿Cuáles son los Beneficios del Software de Gestión de Prácticas Médicas?
Reducir los flujos de trabajo basados en papel: Aunque la regulación requería que todos los hospitales cambiaran a registros de salud electrónicos (EHR), no todos los aspectos de una práctica de atención médica se volvieron automáticamente digitales. El software de gestión de prácticas médicas recopila información del paciente en un formato digital, apoyando la creación y organización de gráficos sin papel que pueden ser fácilmente navegados y buscados.
Optimizar operaciones: El software de gestión de prácticas optimiza las operaciones generales a través de una comunicación simplificada, procesos automatizados y notificaciones y desencadenantes útiles que se pueden configurar según las necesidades de la práctica. El software también aumenta la eficiencia de la práctica, ayuda a los miembros del personal, médicos, practicantes y otros profesionales de la salud a centralizar y coordinar las operaciones administrativas, logísticas y financieras.
Priorizar la atención al paciente: Las capacidades de automatización del software de gestión de prácticas médicas ayudan a liberar el valioso tiempo del personal médico. Cuanto menos tiempo tengan que dedicar los médicos a transcribir sus notas, hacer seguimiento de citas y compartir información del paciente, más tiempo podrán dedicar a brindar el mejor nivel de atención a sus pacientes, aumentando así la satisfacción del paciente. Un software de gestión de prácticas médicas puede manejar tareas administrativas para que los médicos puedan centrarse en la atención al paciente.
Cumplimiento: Mantener el cumplimiento y los estándares regulatorios es más fácil con el software de gestión de prácticas médicas, especialmente el software que tiene salvaguardas integradas y funcionalidades de evaluación de riesgos.
Personalización: El software de gestión de prácticas médicas no está destinado a ser una herramienta única para todos. Las diferentes especialidades médicas tienen necesidades diferentes, y muchas soluciones están adaptadas a las necesidades de especialidades específicas o son lo suficientemente flexibles como para aceptar los flujos de trabajo específicos de la práctica.
¿Quién Usa el Software de Gestión de Prácticas Médicas?
Proveedores de atención médica: Los proveedores de atención médica pueden utilizar el software de gestión de prácticas médicas para comunicarse con los pacientes a través de mensajes seguros, agregar notas posteriores a la visita, realizar un seguimiento de los medicamentos y problemas médicos de los pacientes, y monitorear el recorrido del paciente.
Personal de oficina médica: El personal de apoyo de atención médica y los gerentes de prácticas médicas pueden utilizar la solución para gestionar citas, recetas, notas y otros datos relacionados con el paciente. Debería haber una opción para crear y mantener un perfil de paciente completo y detallado que pueda usarse para seguimientos y comunicación.
Pacientes: Los pacientes pueden utilizar el software de gestión de prácticas médicas para desempeñar un papel activo en su recorrido de atención médica y bienestar general, incluyendo enviar mensajes a su equipo de atención, programar citas, revisar resultados de pruebas y actualizar su información personal.
Recursos Humanos de atención médica: Los departamentos de recursos humanos de atención médica deben enfrentar desafíos de cumplimiento con herramientas que ofrezcan métodos simplificados y rastreables para monitorear los resultados clínicos y el cumplimiento. Un software de gestión de prácticas médicas puede ayudar a reducir la carga administrativa, centralizar materiales y mejorar el seguimiento de datos.
Software Relacionado con el Software de Gestión de Prácticas Médicas
Software de programación de personal médico: El software de programación de personal médico asegura que los horarios del personal médico se mantengan, generen adecuadamente y se distribuyan de manera justa. El software de programación de personal médico es exclusivamente interno y puede existir como una herramienta independiente o como una oferta de la solución general de gestión de prácticas médicas.
Software de programación de pacientes: Los pacientes pueden usar el software de programación de pacientes para solicitar y programar citas con su médico o doctor. Las organizaciones de atención médica utilizan el software de programación de pacientes para mejorar la experiencia del paciente, así como aliviar la carga de asumir manualmente las solicitudes de citas de los pacientes. El software de programación de pacientes se integra con aquellas soluciones de gestión de prácticas médicas que no ofrecen un creador de citas orientado al paciente.
Software de facturación médica: Los hospitales, clínicas y prácticas utilizan el software de facturación médica para crear y enviar facturas por los servicios de atención médica prestados. Aunque el software de facturación médica puede y existe como una herramienta fuera de la gestión del ciclo de ingresos y las soluciones de gestión de prácticas médicas, debe integrarse con estas últimas para acceder a su base de datos de pacientes.
Software de gestión del ciclo de ingresos: Con el software de gestión del ciclo de ingresos, las organizaciones de atención médica pueden realizar un seguimiento efectivo de todo el ciclo financiero de sus pacientes. El software de gestión del ciclo de ingresos unifica los aspectos comerciales y clínicos de la atención médica, por lo que se beneficiaría de los repositorios centralizados creados y mantenidos por los sistemas de gestión de prácticas médicas.
Software de acreditación de atención médica: Aunque algunas soluciones de gestión de prácticas médicas proporcionan un módulo de acreditación, el software de acreditación de atención médica existe específicamente para asumir el proceso de verificar y validar la información del seguro de los pacientes.
Software de gestión de relaciones con pacientes (PRM): El software de gestión de relaciones con pacientes, también conocido como CRM de atención médica, agrega datos de pacientes de cualquier base de datos a la que pueda conectarse. La integración con el repositorio de pacientes de una solución de gestión de prácticas médicas fortalecerá la propia base de datos de PRM y su efectividad en fomentar relaciones productivas entre paciente y médico.
Software de gestión de utilización: El software de gestión de utilización ayuda a las organizaciones de atención médica a minimizar procedimientos, diagnósticos y tratamientos innecesarios, reduciendo en última instancia los gastos. Tanto la gestión de utilización como las soluciones de gestión de prácticas médicas deben integrarse con los EHR para ser lo más efectivas posible. El software de gestión de utilización automatiza las aprobaciones de servicios médicos, lo que lleva directamente a beneficios en la programación del personal y la atención al paciente.
Software de mensajería compatible con HIPAA: La mayoría de las comunicaciones que una organización de atención médica tiene con sus pacientes deben adherirse a HIPAA, que es donde entra en juego el software de mensajería compatible con HIPAA. El software de gestión de prácticas médicas simplifica el flujo de comunicación y se beneficia de una herramienta diseñada para cumplir con HIPAA al enviar mensajes de texto o correos electrónicos.
Desafíos con el Software de Gestión de Prácticas Médicas
Falta de niveles de acceso: No todo el personal médico (debería) tener los mismos niveles de acceso cuando se trata de acceder y compartir datos sensibles de pacientes. El software de gestión de prácticas médicas debería apoyar la creación y aplicación de diferentes niveles de acceso.
Incumplimiento: Uno de los beneficios del software de gestión de prácticas médicas es su capacidad para automatizar las medidas de cumplimiento actuales. Sin embargo, si el software es incapaz de monitorear actualizaciones de regulaciones de cumplimiento o configurar flujos de trabajo para mantener la práctica en cumplimiento, entonces está creando más vulnerabilidades y riesgos para la organización de atención médica. Las organizaciones de atención médica necesitan tener un enfoque proactivo hacia la seguridad y el cumplimiento.
Navegación difícil de la base de datos: Aunque la creación de una base de datos centralizada de información del paciente o inventario de instalaciones es útil, ese repositorio solo es útil en el futuro si tiene una función de búsqueda que funcione. Los usuarios deben probar la solución para asegurarse de que la funcionalidad de búsqueda sea fácil de navegar y aumente la productividad clínica.
Falta de interoperabilidad: La integración simplificada con software médico independiente, como EHR o software de telemedicina, es esencial para la efectividad del software de gestión de prácticas médicas. Si el software elegido no se comunica bien con otras soluciones o redes existentes, entonces la solución de gestión de prácticas no vale la inversión. El software debería reducir la fatiga administrativa y aumentar la eficiencia de la práctica.
Falta de soporte del proveedor: El software de gestión de prácticas médicas está diseñado para automatizar tareas administrativas y simplificar consistentemente el flujo de trabajo administrativo. Los usuarios deberían poder recurrir al proveedor de software para obtener soporte al cliente en cualquier momento que encuentren problemas o necesiten solución de problemas.
Cómo Comprar Software de Gestión de Prácticas Médicas
Recolección de Requisitos (RFI/RFP) para Software de Gestión de Prácticas Médicas
Hay muchos aspectos a considerar al elegir un software de gestión de prácticas médicas. A menudo hay necesidades únicas a considerar al evaluar el software para comprar: tamaño y cantidad de miembros del equipo, proceso de incorporación, costo del software, opciones de soporte al cliente del proveedor, compatibilidad móvil y personalización son algunos de ellos. Los compradores deben determinar qué conjunto de características ayudará a los usuarios a ser más eficientes y satisfacer las necesidades del proceso de gestión de reclamaciones.
Comparar Productos de Software de Gestión de Prácticas Médicas
Crear una lista larga
Una lista inicial de posibles soluciones de gestión de prácticas médicas debe incluir cualquier producto que cumpla con los requisitos básicos de características. En este punto, los compradores deben apuntar a obtener una idea de las opciones que satisfacen sus necesidades esenciales.
Crear una lista corta
Después de crear una lista larga, es hora de examinar cada producto con más detalle para determinar si parece que cumplirá con las necesidades de los proveedores de atención médica interesados en comprar este software. Esto debe incluir la evaluación de características adicionales de cada producto más allá de las identificadas como esenciales para determinar si la funcionalidad adicional proporcionaría más valor, eficiencia y requisitos de cumplimiento. La escalabilidad es particularmente importante, al igual que determinar si se pueden agregar nuevas características en el futuro, como más usuarios o más cursos.
Realizar demostraciones
Las demostraciones son una gran oportunidad para que los compradores vean cómo funciona el software. Solo los proveedores preseleccionados deben ser invitados a demostrar sus soluciones. Las demostraciones deben realizarse en vivo, utilizando el sistema, y no a través de presentaciones de diapositivas y capturas de pantalla. Todos los proveedores deben seguir un escenario predeterminado que simule los procesos comerciales del comprador. Los compradores deben solicitar ver un recorrido desde la perspectiva de todos los usuarios para comprender cómo se ve la interfaz para ambos lados y asegurarse de que sea fácil de usar para todos.
Al reducir la lista de proveedores, los compradores deben considerar hacer preguntas como:
- ¿Cómo funciona el modelo de precios de este producto? ¿Hay costos de capital y recurrentes? ¿Cuáles son los costos anuales de licencia y mantenimiento?
- ¿Qué tan conocido es el proveedor? ¿Tienen una cantidad considerable de clientes en el mercado de atención médica?
- ¿Es personalizable el software de gestión de prácticas médicas? ¿Cuánto cuestan los módulos o complementos adicionales? ¿Se pueden desactivar o modificar ciertas características?
- ¿Se pueden asignar restricciones específicas de usuario dependiendo del tipo de usuario?
- ¿Qué tan bien funciona el software de gestión de prácticas médicas en dispositivos móviles?
- ¿Qué tan fácilmente se puede expandir el software de gestión de prácticas médicas para admitir un mayor número de usuarios y contenido?
- ¿Qué tipos de informes ofrece el software de gestión de prácticas médicas?
- ¿Cumple el software de gestión de prácticas médicas con los protocolos y regulaciones de seguridad y privacidad de atención médica?
- ¿Hay un plan de recuperación ante desastres? ¿Dónde se alojan los servidores?
Selección de Software de Gestión de Prácticas Médicas
Elegir un equipo de selección
Para elegir un equipo de selección, los tomadores de decisiones deben involucrar a expertos en la materia de todos los equipos que utilizarán el sistema. Para cualquier organización, esto probablemente involucrará a profesionales de la salud, gerentes de oficina, miembros del personal y empleados de gestión de reclamaciones. También debe estar presente un administrador de TI para opinar sobre preocupaciones técnicas con los productos. El equipo de selección debe ser una representación de las personas que usarán el sistema.
Negociación
Después de centrarse en el producto preferido, es hora de negociar un paquete de precios. Los compradores deben considerar el modelo de precios del software, como si el vendedor cobra una tarifa mensual fija o, más comúnmente, cobra una tarifa basada en cuántos asientos de usuario necesita el comprador. Los compradores también deben notar si pueden negociar para agregar más asientos de usuario a un paquete que de otro modo satisfaría sus necesidades. También podrían considerar negociar un descuento a cambio de firmar un contrato de varios años.
Decisión final
La decisión final debe recaer en los usuarios principales del software, como médicos, enfermeras, gerentes de oficina y miembros del personal. Todas las partes deben considerar si el software es fácil de usar, fácil de implementar, mejora la eficiencia operativa y permite una mejor experiencia del paciente.
Tendencias del Software de Gestión de Prácticas Médicas
La tecnología moderna finalmente está impactando la industria de la salud y sus enfoques hacia los requisitos tecnológicos "agradables de tener" y "imprescindibles". Mejorar la experiencia del paciente ha estado a la vanguardia de la atención médica durante algunos años, y su influencia es clara en la evolución de los portales para pacientes, aplicaciones médicas y otras formas de participación del paciente. Pero, ¿qué otras tendencias están impactando el mundo del software de gestión de prácticas médicas?
Ciberseguridad: Las violaciones de seguridad de datos y los ciberataques han impactado directamente a la industria de la salud. Se están tomando más precauciones y medidas deliberadas para proteger la información del paciente y cualquier pieza de hardware o software que haga funcionar un hospital o práctica. El software de atención médica, en general, está adaptando sus funcionalidades y fortaleciendo cualquier característica relacionada con la seguridad, por lo que los proveedores de software de gestión de prácticas médicas no son diferentes.
Inteligencia artificial (IA): Los avances en IA o aprendizaje automático (ML) tienen el potencial de automatizar y simplificar aún más los procesos diarios. Por ejemplo, las plantillas de formularios y gráficos ya son características comunes del software de gestión de prácticas médicas, pero la IA puede llevar eso un paso más allá y comenzar a autocompletar el contenido de las plantillas basándose en lenguaje recurrente. La IA también puede ayudar con el procesamiento de datos, optimizar los resultados clínicos e incorporar algoritmos predictivos en tareas clínicas y administrativas.
Salud de la población: Crear un repositorio centralizado de información del paciente facilita la generación de informes sobre tendencias en enfermedades, tratamientos y salud general del paciente. La integración sin problemas entre EHR y el software de gestión de prácticas médicas captura tendencias precisas en la salud del paciente. La precisión en la traducción de ese tipo de datos del paciente puede llevar a mejores opciones de tratamiento y ofertas de atención basadas en el valor, lo que puede reducir aún más los costos generales o la tensión innecesaria en recursos humanos o físicos.
Reconciliación de múltiples prácticas: Una práctica médica no es necesariamente una sola instalación. Agregue la telemedicina, y la práctica puede muy bien requerir múltiples soluciones para realizar un seguimiento de todos los datos entrantes. El software de gestión de prácticas médicas basado en la nube facilita el almacenamiento y compartición de documentación clínica. Aprovechar el software para promover la reconciliación y continuidad entre prácticas es el siguiente paso lógico.
