Más Información Sobre Software de Intercambio Electrónico de Datos (EDI)
¿Qué es el Software de Intercambio Electrónico de Datos (EDI)?
El software de intercambio electrónico de datos (EDI) fue creado para reducir la demanda procedimental en los procesos de comercio industrial, como el envío y la compra masiva de productos, la generación de órdenes de compra (PO), etc. Inicialmente, las facturas, las órdenes de compra, la información de envío de la cadena de suministro y similares se generaban manualmente y era laborioso compartirlas entre socios comerciales.
El software EDI es una solución simple y segura que acorta significativamente el tiempo en el proceso de compra, así como reduce los costos asociados con la entrada manual mediante la automatización. Facilita el intercambio de documentos comerciales en un formato electrónico en tiempo real entre socios comerciales y a través de una variedad de plataformas y programas. Permite la automatización para generar documentos electrónicos como órdenes de compra, facturas, avisos de envío anticipado (ASN) y niveles de inventario.
Actualmente, el EDI se ha expandido más allá del comercio. Los documentos y datos intercambiados mediante EDI aún pueden ser transacciones comerciales, pero ahora también pueden involucrar datos de atención médica (por ejemplo, registros electrónicos de salud de pacientes), información de transporte (por ejemplo, datos de envío masivo), flujos de trabajo de construcción y más.
Al seleccionar software EDI, es fundamental entender el formato de la información que se está enviando y el formato que el receptor objetivo puede aceptar. Por ejemplo, UN/EDIFACT es un formato estándar internacional y se utiliza predominantemente en el Reino Unido, pero las transmisiones en los EE. UU. generalmente siguen el estándar ANSI ASC X12. Si los formatos de datos EDI del remitente y receptor no coinciden, la información no será recibida.
El software EDI también se integra bien con otras soluciones de software. Muchos compradores de EDI buscan integrarse con un sistema de gestión de almacenes (WMS), un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP), servicios SAP u otros sistemas de procesamiento de datos.
¿Qué significa EDI?
EDI significa intercambio electrónico de datos. Sin embargo, la transferencia electrónica de archivos es solo una de las muchas cosas que este software puede hacer. También ofrece características que pueden ayudar a las empresas al reducir costos y mejorar la velocidad, precisión y eficiencia empresarial.
EDI se utiliza para transferir electrónicamente documentos comerciales como órdenes de compra, facturas de la cadena de suministro, facturas de envío y comunicarse entre sí. Un formato especificado conocido como estándares EDI es establecido por ambas partes para facilitar la transmisión de información. Los comerciantes utilizan EDI para intercambiar información financiera en forma electrónica.
¿Qué tipos de software de Intercambio Electrónico de Datos (EDI) existen?
Software EDI en las instalaciones vs. basado en la nube
Una solución basada en la nube hará que los datos importantes estén disponibles para cualquier usuario autorizado con una conexión a Internet, permitiendo a los socios comerciales remotos acceder a los datos independientemente de su ubicación. Por el contrario, una solución en las instalaciones será accesible desde una ubicación o servidor, pero tiende a permitir más control y seguridad en general. Algunos EDIs ofrecen opciones tanto en la nube como en las instalaciones, permitiendo al comprador elegir su preferencia de implementación. Sin embargo, algunos EDIs solo existen como un sistema basado en la nube o en las instalaciones. Un factor determinante importante sería verificar si el software existente se integra fácilmente con una solución en las instalaciones o basada en la nube.
Además, es útil considerar las preferencias de los socios comerciales y clientes. ¿Cómo prefieren acceder a archivos y medios? Algunas corporaciones prefieren datos que puedan ser accedidos a través de servicios web en tiempo real. Esta pregunta también requiere que una organización considere sus preferencias de seguridad. Aunque las soluciones en la nube tienen características de seguridad defensiva, algunas empresas podrían preferir acceso controlado a archivos, lo cual las soluciones en las instalaciones ofrecen fácilmente.
Capacidades de integración
El software EDI puede integrarse rápidamente con otras herramientas, como aquellas que ayudan a gestionar procesos de back-end. Después de la integración, los procesos que antes eran manuales se convierten en tareas automatizadas, permitiendo a las empresas centrar su atención en otros esfuerzos importantes. Los compradores potenciales deben considerar sus requisitos de integración y asegurarse de que el producto que elijan funcione bien con los procesos que ya tienen en marcha.
¿Cuáles son las características comunes del software de Intercambio Electrónico de Datos (EDI)?
Para maximizar el valor estratégico y el retorno de la inversión (ROI) de una inversión en software EDI, los compradores deben optar por soluciones que permitan una automatización robusta de la transferencia de documentos comerciales, minimicen la intervención manual y puedan escalar de manera fluida y sin problemas a medida que crecen las necesidades. Las siguientes son algunas características principales dentro del software EDI:
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Intercambio de datos: Las capacidades de intercambio de datos del software EDI permiten la transferencia electrónica de documentos entre empresas y socios comerciales.
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Mapeo de datos: El software EDI puede traducir los datos de ida y vuelta, convirtiendo el formato de datos interno en el formato estándar EDI.
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Gestión de flujos de trabajo: La función de programación de flujos de trabajo permite la automatización de extremo a extremo de los procesos clave de EDI sin intervención del usuario.
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Manejo de excepciones: Las soluciones EDI detectan los errores e instantáneamente notifican y alertan sobre el problema de transmisión.
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Protocolos de comunicación: El software admite protocolos de transferencia de archivos cifrados como VAN, AS2, FTP/sFTP y HTTPS.
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Informes en tiempo real: Las características de informes en tiempo real dentro de un software EDI proporcionan un panel personalizable en tiempo real que permite a los usuarios rastrear, monitorear y gestionar transacciones.
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Estándares EDI: Este software proporciona soporte incorporado para los estándares EDI acordados para enviar y recibir documentos comerciales.
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Métodos de transferencia: Este software permite a la empresa intercambiar datos directamente, a través de una red de valor agregado (VAN), o a veces ambos. VAN es un servicio de intercambio de datos alojado.
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Intercambio seguro: El software EDI facilita el intercambio seguro de datos entre puntos finales, ya que los datos de transmisión EDI deben permanecer seguros en la red de intercambio.
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Integración: El software se integra fácilmente con diferentes sistemas o software para crear una experiencia de flujo de trabajo más fluida.
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Seguimiento de datos: La función de seguimiento de datos agrega y genera detalles sobre las transmisiones de datos. Las soluciones típicamente ofrecen paneles o características de informes para evaluar transacciones. El software EDI permite a los usuarios utilizar estos datos para planificar proyectos, mapear documentos y optimizar transferencias.
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Pruebas EDI: El software crea un entorno de prueba para transacciones EDI para verificarlas y asegurar que cumplan con los requisitos de cumplimiento de la industria.
¿Cuáles son los beneficios del software de Intercambio Electrónico de Datos (EDI)?
Las soluciones EDI son altamente eficientes en la automatización de procesos empresariales, son completamente sin papel y requieren poca o ninguna intervención humana. Implementar un sistema EDI no solo ahorra tiempo y dinero, sino que también permite una colaboración cercana entre socios comerciales y ayuda a construir la satisfacción y lealtad del cliente.
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Ahorro de tiempo: EDI cambia el tiempo de transmisión de días a minutos para que los usuarios puedan hacer más, más rápido. Además, la mayor precisión de los EDIs permite a los equipos pasar menos tiempo corrigiendo facturas y otros datos.
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Ahorro de costos: El procesamiento de pedidos puede ser costoso. Al reducir los costos asociados con el envío de documentación física, el software EDI reduce el gasto relacionado con la generación y distribución de datos.
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Eficiencia y precisión: El software EDI mejora la precisión de las transmisiones de datos. Entre procesos simplificados y mayor precisión, los equipos tendrán más tiempo para otras tareas. Además, EDI aumenta la transparencia en las interacciones B2B, ofreciendo una mayor visión de las transacciones completas para fines de auditoría.
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Mejora de los plazos: Las soluciones EDI reducen el tiempo necesario para enviar y recibir documentos manualmente en tiempo real. También reduce el tiempo necesario para crear manualmente facturas y procesar órdenes de compra.
¿Quién utiliza el software de Intercambio Electrónico de Datos (EDI)?
Cualquier equipo que maneje interacciones de datos B2B diariamente podría beneficiarse potencialmente de un software EDI. Dado que las soluciones EDI mejoran las transmisiones de datos comerciales con eficiencia, ahorro de costos y tiempo, cualquier equipo o empresa que realice transmisiones de datos B2B regularmente también se beneficiaría. La atención médica es un ejemplo principal, ya que los datos críticos de los pacientes pueden transmitirse con precisión en minutos en lugar de horas o días.
Equipos de compra y facturación: El software EDI también automatiza las transacciones que ocurren entre organizaciones de manera frecuente, como el intercambio de órdenes de compra, facturas y avisos de envío de la cadena de suministro. Los equipos de generación de compras y facturas utilizan EDI para automatizar los procesos de la cadena de suministro e intercambiar documentos comerciales.
EDI ayuda a muchas organizaciones que producen, envían, compran y venden bienes o brindan atención, desde minoristas y fabricantes hasta empresas de logística, aerolíneas, proveedores de atención médica, aseguradoras y más.
Empresas de la cadena de suministro (industrias minorista, manufacturera y automotriz): EDI agiliza el proceso de transferencia de documentos comerciales y, por lo tanto, es una parte esencial de los procesos de fabricación. La automatización del intercambio de datos a través de las cadenas de suministro asegura la entrega de datos críticos en tiempo y el seguimiento en tiempo real. El software EDI permite tiempos de procesamiento y entrega de pedidos más cortos, lo que a su vez ayuda a reducir el inventario.
Empresas del sector financiero: Estas empresas gestionan una gran cantidad de datos confidenciales y transacciones complicadas. EDI ayuda a las empresas financieras a reducir los procesos manuales en cuentas por pagar y cuentas por cobrar. También previene errores mediante la automatización de procesos en transferencias y generaciones de documentos.
Industria minorista: EDI en la industria minorista permite a las empresas reducir costos sin comprometer el servicio al cliente. Ayuda a reducir el tiempo necesario en transacciones manuales y aumenta la eficiencia a través de la cadena de suministro.
Organizaciones de atención médica: El software EDI permite el intercambio de información de salud de los pacientes y el procesamiento de documentos de seguros de salud.
¿Cuál es el mejor software EDI para pequeñas empresas?
Para las pequeñas empresas que buscan optimizar el procesamiento de pedidos, garantizar el cumplimiento y integrarse eficientemente con socios comerciales, las principales opciones de software EDI para PYMES incluyen:
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SPS Commerce Fulfillment EDI ofrece una solución integral con soporte de servicio completo, proporcionando acceso a una vasta red de conexiones pre-mapeadas. Está diseñado para ayudar a los proveedores a cumplir con los requisitos de los minoristas, incluyendo el cumplimiento de EDI y el procesamiento por lotes, lo que lo convierte en una opción sólida para pequeñas empresas que buscan escalabilidad y facilidad de uso.
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TrueCommerce EDI proporciona integración sin problemas a través de la cadena de suministro, simplificando el proceso de transmisión de facturas, pedidos y otros documentos. Su interfaz fácil de usar y su sólido soporte al cliente se adaptan a las pequeñas empresas que buscan automatizar sus procesos EDI.
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eZCom Software EDI es reconocido por su interfaz fácil de usar y su sólido soporte al cliente. Optimiza el procesamiento de pedidos y asegura el cumplimiento con los socios comerciales. Su diseño intuitivo lo hace accesible para empresas que buscan soluciones EDI eficientes.
¿Cuál es el software EDI de mejor valor para la manufactura?
Para las empresas manufactureras que buscan soluciones EDI rentables que optimicen las operaciones de la cadena de suministro e integren sin problemas con los sistemas existentes, las opciones principales incluyen:
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TrueCommerce EDI ofrece una integración integral a través de la cadena de suministro, facilitando conexiones sin problemas con sistemas ERP y plataformas de comercio electrónico líderes como Shopify y Magento. Su interfaz fácil de usar y su sólido soporte al cliente se adaptan a los fabricantes que buscan automatizar sus procesos EDI.
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Cleo Integration Cloud proporciona una plataforma basada en la nube que unifica las integraciones EDI y API, ofreciendo visibilidad de extremo a extremo a través de transacciones B2B. Su interfaz personalizable simplifica la incorporación de socios y mejora la gestión de excepciones, atendiendo las necesidades complejas de las operaciones de manufactura.
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MuleSoft Anypoint Platform permite a los fabricantes integrar EDI con otras aplicaciones y fuentes de datos a través de una conectividad robusta liderada por API. Sus características de informes en tiempo real y escalabilidad apoyan ecosistemas de manufactura complejos que requieren un intercambio de datos ágil.
Software relacionado con el software de Intercambio Electrónico de Datos (EDI)
Las soluciones relacionadas que pueden usarse junto con el software EDI incluyen:
Software de blockchain: A medida que el software de blockchain se vuelve más prevalente, hay una discusión significativa sobre cómo blockchain podría aumentar el EDI o incluso hacer que el EDI sea obsoleto. La transparencia natural de blockchain puede mejorar la responsabilidad y precisión en las transmisiones EDI, y su fiabilidad puede mejorar aún más la precisión y confiabilidad del EDI.
Desafíos con el software de Intercambio Electrónico de Datos (EDI)
Las soluciones EDI en las instalaciones se están convirtiendo en un desafío para las empresas. Aquí están algunos de los problemas más comunes que enfrentan las empresas con sus tecnologías EDI implementadas en las instalaciones.
Aumento de costos: EDI es una inversión costosa, pero mantener soluciones EDI obsoletas y heredadas puede aumentar aún más los costos. Cuando una empresa posee software y hardware EDI, también necesita invertir en personal para gestionar y mantener el software en las instalaciones. Además, cuando algo falla, las horas y costos de mantenimiento también se acumulan rápidamente.
Escalabilidad: El software EDI desarrollado internamente en las instalaciones no es capaz de escalar para soportar las necesidades de datos a medida que el negocio crece. Esto se convierte en un desafío para las empresas a largo plazo a medida que planean expandir operaciones. Los estándares EDI también varían de industria a industria, y soportar cada uno de los formatos de datos estandarizados para habilitar transacciones EDI es difícil con sistemas EDI en las instalaciones.
Falta de automatización: El EDI basado en la nube puede integrarse con otros sistemas y aplicaciones empresariales para automatizar procesos. Las soluciones EDI tradicionales son bastante rígidas y solo pueden realizar tareas EDI específicas porque no pueden integrarse con un ERP o CRM para el procesamiento de extremo a extremo. Usar soluciones EDI en las instalaciones se vuelve laborioso, ineficiente e inescalable.
Cómo comprar software de Intercambio Electrónico de Datos (EDI)
Recolección de requisitos (RFI/RFP) para software de Intercambio Electrónico de Datos (EDI)
Si una empresa está comenzando y busca comprar el primer software EDI, o tal vez una organización necesita actualizar un sistema heredado, donde sea que una empresa esté en su proceso de compra, g2.com puede ayudar a seleccionar el mejor software EDI para el negocio.
Los puntos de dolor particulares del negocio podrían estar relacionados con todos los procesos manuales involucrados en el pedido y distribución y el intercambio de documentos comerciales en grandes volúmenes diariamente entre socios comerciales.
Si la empresa tiene muchas transferencias de datos diariamente, la necesidad es buscar una solución que pueda crecer con la organización. Los usuarios deben pensar en los puntos de dolor y anotarlos; estos deben usarse para ayudar a crear una lista de criterios. Además, el comprador debe determinar el número de empleados que necesitarán usar este software, ya que esto determina el número de licencias que probablemente comprarán.
Tomar una visión holística del negocio e identificar los puntos de dolor puede ayudar al equipo a lanzarse a crear una lista de criterios. Los compradores deben identificar las características que desean en una solución EDI y tener una idea de lo que la organización necesita en términos de implementación, industria y ciberseguridad. Los compradores deben crear una lista de requisitos que pueda ser fácilmente referida al evaluar diferentes soluciones EDI.
Comparar productos de software de Intercambio Electrónico de Datos (EDI)
Crear una lista larga
Desde satisfacer las necesidades de funcionalidad del negocio hasta la implementación, las evaluaciones de proveedores son una parte esencial del proceso de compra de software. Para facilitar la comparación después de que se completen todas las demostraciones, ayuda a preparar una lista consistente de preguntas sobre necesidades y preocupaciones específicas para hacer a cada proveedor.
Crear una lista corta
De la lista larga de proveedores, es útil reducir la lista de proveedores y llegar a una lista más corta de contendientes, preferiblemente no más de tres a cinco. Con esta lista en mano, las empresas pueden producir una matriz para comparar las características y precios de las diversas soluciones.
Realizar demostraciones
Para asegurar que la comparación sea exhaustiva, el usuario debe demostrar cada solución en la lista corta con el mismo caso de uso y conjuntos de datos. Esto permitirá a la empresa evaluar de manera similar y ver cómo cada proveedor se compara con la competencia.
Selección de software de Intercambio Electrónico de Datos (EDI)
Elegir un equipo de selección
Antes de comenzar, es crucial crear un equipo ganador que trabajará junto durante todo el proceso, desde identificar puntos de dolor hasta la implementación. El equipo de selección de software debe consistir en miembros de la organización que tengan el interés, habilidades y tiempo adecuados para participar en este proceso.
Negociación
Muchas empresas están dispuestas a negociar el precio que aparece en su sitio web. Es imperativo abrir una conversación sobre precios y licencias. Por ejemplo, el proveedor puede estar dispuesto a ofrecer un descuento por contratos de varios años o por recomendar el producto a otros.
Decisión final
Después de esta etapa, y antes de comprometerse por completo, se recomienda realizar una prueba piloto o programa piloto para probar la adopción con una pequeña muestra de usuarios. Si la herramienta es bien utilizada y bien recibida, el comprador puede estar seguro de que la selección fue correcta. Si no, podría ser el momento de volver a la mesa de dibujo.
¿Cuánto cuesta el software de Intercambio Electrónico de Datos (EDI)?
Una solución EDI puede ser implementada por organizaciones de dos maneras: en las instalaciones o en la nube.
Además del volumen de transacciones, los costos siempre son una consideración. Como el EDI basado en la nube es un modelo de suscripción, la empresa solo paga por lo que usa. A medida que el volumen aumenta, el costo también lo hace. En contraste, el EDI en las instalaciones requiere un gasto inicial para el hardware. Es una buena práctica mapear los requisitos actuales y futuros y su impacto en el presupuesto. Las organizaciones que requieren control sobre sus datos optan por una solución EDI en las instalaciones. El software EDI puede ser una gran inversión, pero en términos de mejoras en la eficiencia, aumento de la productividad y potencial de crecimiento acelerado, el retorno de la inversión (ROI) vale la pena.
Algunos de los factores clave para medir el ROI de un software EDI incluyen determinar el costo y el tiempo tomado en la entrada manual de datos en órdenes de compra y facturas, el porcentaje de detección de errores en la entrada manual de datos y el número de solicitudes de transmisión de datos por día.
Implementación del software de Intercambio Electrónico de Datos (EDI)
¿Cómo se implementa el software de Intercambio Electrónico de Datos (EDI)?
Las opciones de implementación incluyen en las instalaciones o en la nube. En una implementación en las instalaciones, el software se carga en servidores en la ubicación de la empresa. Una ventaja de la implementación en las instalaciones de EDI es la capacidad de gestión interna. Sin embargo, esta opción requiere un equipo de TI capacitado con la capacidad de gestionar actualizaciones y monitoreo.
En contraste, una implementación de EDI en la nube se aloja y gestiona en una ubicación de terceros fuera del sitio. La empresa tiene acceso a sus datos EDI a través de sus computadoras de oficina.
¿Quién es responsable de la implementación del software de Intercambio Electrónico de Datos (EDI)?
Algunas personas clave involucradas en la implementación de un software EDI incluyen:
Coordinador de EDI: Estos son profesionales de TI con amplia experiencia en la entrega de soluciones EDI. El coordinador puede ser un miembro del equipo interno o un consultor externo, dependiendo de los requisitos de EDI y la experiencia de las organizaciones.
Comité ejecutivo: Este comité está compuesto por un grupo de jefes de departamento de las unidades de negocio que se verán afectadas por la implementación de EDI. Este comité generalmente está liderado por el coordinador de EDI.
Equipo dedicado a EDI: Este es un equipo formado para centrarse principalmente en la implementación real del sistema EDI.
¿Cómo es el proceso de implementación del software de Intercambio Electrónico de Datos (EDI)?
La implementación de EDI puede ser complicada tanto a nivel técnico como organizacional, por lo que seguir un enfoque sistemático y estructurado para el proceso de implementación puede ser útil. Algunos de los procesos en la implementación de EDI se enumeran a continuación:
Análisis de requisitos: El proceso de implementación comienza abordando preguntas clave como qué procesos comerciales (órdenes, facturas) debe soportar el software, datos o información que necesita ser intercambiada, si el intercambio de datos debe ser un proceso unidireccional o bidireccional, etc.
Construcción de la estructura organizativa: Para la implementación de EDI, es importante tomar decisiones estratégicas con respecto a equipar al equipo del proyecto con los recursos y la experiencia necesarios para impulsar la implementación dentro de la organización.
Selección de la solución EDI ideal (interna o proveedor de servicios EDI): Para asegurar el procesamiento automatizado de datos, las empresas necesitan un software EDI especial que soporte los estándares de mensajes y los requisitos de interfaz. Las empresas deben investigar las soluciones disponibles en el mercado y sopesar los pros y los contras de una solución de externalización de EDI.
Compilación de información: Se requiere una variedad de información para la implementación y el despliegue, como traducción EDI, formatos EDI o estándares EDI, transliteración (EBCDIC, ASCII, UTF), transferencia de archivos de datos EDI o comunicación gestionada, etc.
Integración de sistemas y datos: La infraestructura necesaria debe ser configurada (modelo interno) o la conexión de comunicación con el proveedor de EDI (modelo de externalización) debe ser establecida de acuerdo con el modelo operativo de la empresa. Luego, las interfaces con el sistema ERP interno deben ser suministradas o adaptadas.
Pruebas EDI: Una vez que el sistema EDI ha sido implementado o se han cumplido todos los requisitos por parte del proveedor de EDI, se realizan pruebas de proyecto piloto con el comprador.
Tendencias del software de Intercambio Electrónico de Datos (EDI)
Cambio de EDI en las instalaciones a software EDI en la nube
Con el crecimiento de la nube en popularidad, los proveedores de EDI están trabajando arduamente para asegurarse de que las organizaciones tengan la flexibilidad que necesitan para cumplir con sus requisitos comerciales. Esto incluye la capacidad de trabajar en múltiples entornos, desde las instalaciones hasta la nube. Comprar hardware, configurarlo, mantenerlo y comprar licencias de software es un gasto costoso para las organizaciones. Pagar por un servicio EDI en la nube mensual puede ser más fácil de iniciar y escalar, por lo que muchas empresas están avanzando hacia la adopción de soluciones EDI en la nube.
