Más Información Sobre Software de Documentación Clínica
¿Qué es el Software de Documentación Clínica?
El software de documentación clínica se refiere a soluciones que los proveedores de atención médica y su personal utilizan para crear registros digitales que detallan tratamientos médicos, pruebas o ensayos. Esta documentación complementa los registros longitudinales de los pacientes que generalmente se almacenan en sistemas EHR/EMR, que centralizan toda la información de atención médica de un paciente. El software de documentación clínica captura cualquier encuentro con el paciente en el punto de atención y puede ir acompañado de una variedad de archivos de imágenes y pruebas para proporcionar contexto adicional.
La mayoría del software de documentación clínica puede registrar electrónicamente información en tiempo real utilizando funciones de dictado, además de poder integrarse con herramientas de escaneo de documentos para cargar registros en papel. Desde antes de la cita hasta después de la cita, este software gestiona formularios de admisión y cuestionarios, materiales de identificación del paciente, documentos de seguro, reclamaciones y facturación, información de alta y orientación educativa. Los clínicos confían en él para crear flujos de trabajo que simplifican la documentación en el punto de atención. Sus características de cumplimiento aseguran que toda la documentación esté libre de errores.
¿Cuáles son las Características Comunes del Software de Documentación Clínica?
Las siguientes son algunas características principales dentro del software de documentación clínica que ayudan a los equipos de atención médica a mantener registros médicos conformes y mejorar los flujos de trabajo de gestión de documentos:
Plantillas: Las plantillas agilizan el proceso de documentación para los profesionales de la salud, de modo que sea más fácil completar notas SOAP, órdenes de prescripción o planes de tratamiento. Los proveedores pueden completar los formularios necesarios durante la atención al paciente gracias a la funcionalidad de apuntar y hacer clic del software. Eso significa que los flujos de trabajo clínicos permanecen sin obstrucciones cuando se necesitan ordenar laboratorios, imágenes o medicamentos.
Carga de imágenes: A través de la conexión con otros sistemas y hardware, el software de documentación clínica admite la carga de imágenes desde máquinas de fax, escáneres, correos electrónicos y otras fuentes electrónicas. Esto ayuda al personal de la oficina a capturar la información de admisión del paciente y del seguro, y permite que múltiples proveedores colaboren en la atención al paciente de manera más efectiva al asegurar que todos tengan acceso a documentación completa.
Flujos de trabajo clínicos: El software de documentación clínica admite flujos de trabajo automatizados para tareas relacionadas con la facturación, la colaboración en la atención y el cumplimiento. Esto reduce el tiempo dedicado a ordenar laboratorios, pruebas y recetas, y promueve la captura precisa de códigos. La mayoría de los productos pueden alertar a los usuarios cuando la documentación está incompleta o es inexacta, lo que reduce las reclamaciones de atención médica rechazadas y garantiza que el personal de codificación cumpla con los estándares actuales. El acceso a la información también puede restringirse según el rol del usuario.
Dictado de notas: La funcionalidad de voz a texto permite a los clínicos dictar notas en tiempo real o convertir audio grabado en notas. Esto ahorra tiempo durante los exámenes médicos de rutina y promueve interacciones más significativas con los pacientes, al tiempo que se mantienen registros médicos completos.
Gestión de documentos: En el lado administrativo de la atención médica, el software de documentación clínica ayuda al personal de la oficina a mantener registros organizados para una recuperación y auditoría simples. La codificación y el etiquetado adecuados de la información médica apoyan los procesos de facturación y reclamaciones, y facilitan la localización de la información del paciente. Las oficinas también pueden aprovechar esta herramienta para digitalizar sus registros y alejarse de los sistemas de archivo de documentos en papel.
¿Cuáles son los Beneficios del Software de Documentación Clínica?
Reducción de la carga administrativa: El software de documentación clínica reduce drásticamente la cantidad de tiempo dedicado a la documentación para que los clínicos puedan pasar más tiempo brindando atención de calidad a los pacientes. Las plantillas, los flujos de trabajo de codificación y archivo, y la interoperabilidad de múltiples sistemas ayudan al personal de atención médica a mantener registros de pacientes actualizados, maximizar el reembolso de las reclamaciones y colaborar en la atención de manera más eficiente.
Automatización para flujos de trabajo de decisión: La documentación clínica adecuada respalda procesos basados en evidencia, como reclamaciones de atención médica y derivaciones de pacientes. Este software puede automatizar el proceso de toma de decisiones al filtrar códigos médicos particulares o documentación específica del paciente.
Rastros de auditoría: Al digitalizar registros en papel y promover una documentación exhaustiva, el software de documentación clínica ayuda a las organizaciones de atención médica a cumplir con importantes estándares regulatorios como HIPAA e ICD-10. Los departamentos de facturación en particular dependen de una documentación precisa para tomar decisiones. Este software crea una imagen holística de los viajes del paciente y acelera los procesos de revisión para aprobar recetas, imágenes y pruebas, y cualquier revisión de la documentación existente.
Mejora de los resultados del paciente: Tanto a nivel individual del paciente como a nivel global, el software de documentación clínica complementa los registros de los pacientes y proporciona la base para los registros de salud pública.
¿Quién Usa el Software de Documentación Clínica?
Médicos y clínicos: Los médicos y clínicos utilizan el software de documentación clínica para capturar información del paciente durante las citas médicas, que luego se incorpora a su registro de paciente. Esta documentación ayuda a generar resúmenes de atención posterior, derivaciones a otros proveedores y órdenes para recetas, laboratorios e imágenes.
Personal de facturación y codificación: La gestión del ciclo de ingresos es un proceso importante en los sistemas de atención médica. El personal de facturación y codificación depende de la documentación clínica precisa capturada por este software para presentar y evaluar reclamaciones.
Especialistas en documentación clínica: Cada vez más, las organizaciones de atención médica están empleando especialistas dedicados a la mejora de la documentación clínica (CDI) para supervisar los procesos de documentación. Estos especialistas utilizan el software de documentación clínica para verificar la precisión y señalar cualquier error que afecte el cumplimiento, las métricas de reembolso o la seguridad del paciente.
¿Cuáles son las Alternativas al Software de Documentación Clínica?
Las alternativas al software de documentación clínica pueden reemplazar este tipo de software, ya sea parcial o completamente:
Software de transcripción médica: Dependiendo de las necesidades de una organización de atención médica, el software de transcripción médica puede ser más apropiado si un proveedor simplemente busca reducir el tiempo de toma de notas durante las citas con los pacientes. El software de transcripción médica ya complementa los flujos de trabajo de documentación clínica, lo que facilita la conversión de audio en notas que se incorporan al registro de un paciente.
Software Relacionado con el Software de Documentación Clínica
Las soluciones relacionadas que se pueden utilizar junto con el software de documentación clínica incluyen:
Software EHR: El software de documentación clínica captura información del paciente y la almacena en el registro de salud electrónico. Esto puede incluir historial médico, resultados de pruebas, diagnósticos y planes de tratamiento. Los clínicos pueden actualizar rápidamente el registro de un paciente con notas capturadas en el punto de atención. Un buen software de documentación clínica reduce drásticamente el tiempo dedicado al papeleo y asegura que los datos del paciente se capturen de manera oportuna y precisa, y luego se incorporen al EHR.
Software de gestión de prácticas médicas: El software de documentación clínica puede interactuar con el software de gestión de prácticas médicas para proporcionar contexto adicional a la información del paciente, documentos organizacionales y facturación.
Software de gestión de reclamaciones de atención médica: El software de gestión de reclamaciones de atención médica cumple una función similar al software de documentación clínica: digitalizar la documentación y acelerar los flujos de trabajo. Este software reduce los errores en la facturación y codificación, y aumenta los ingresos capturados de las reclamaciones.
Desafíos con el Software de Documentación Clínica
Las soluciones de documentación clínica pueden venir con su propio conjunto de desafíos.
Automatización basada en evidencia: Si bien el software de documentación clínica proporciona una automatización útil, los flujos de trabajo basados en evidencia pueden sufrir consecuencias como resultado. La atención al paciente está llena de matices, y depender del software para aprobar o denegar reclamaciones o atención colaborativa puede resultar en peores resultados de atención médica. Los especialistas en CDI pueden ayudar a contextualizar la información del paciente y detectar cualquier error en la documentación que contribuya negativamente a este proceso.
Adopción del software: Para las prácticas que se han acostumbrado a un sistema de gestión de documentos en papel, las soluciones de documentación clínica pueden venir con una fuerte curva de aprendizaje. El personal necesita decidir sobre un proceso de gestión de la información y luego adaptar su uso del software en consecuencia. La gestión de la información del paciente puede sufrir si los clínicos no están utilizando el software durante las citas. De manera similar, el personal de facturación y codificación puede no beneficiarse inmediatamente de la automatización que proporciona este software si no están capacitados adecuadamente, y el reembolso de las reclamaciones aún puede verse afectado.
Cómo Comprar Software de Documentación Clínica
Recolección de Requisitos (RFI/RFP) para Software de Documentación Clínica
Ya sea que una organización esté comenzando a explorar el software de documentación clínica o esté buscando una solución más adecuada para sus necesidades, G2.com puede ayudar a informar a los compradores sobre el mercado y ayudarlos a seleccionar el mejor producto de software para su negocio.
Los compradores deben considerar qué está funcionando y qué no con su sistema actual y usar esa información como punto de partida. Algunas preguntas que podrían hacerse son:
- ¿Cuáles son los puntos problemáticos en el sistema de gestión de documentos existente?
- ¿Necesitamos una solución basada en la nube?
- ¿Es el dictado de voz una característica requerida?
- ¿Cuál es el beneficio principal que buscamos del software de documentación clínica?
Comprender las debilidades de su sistema actual elimina cualquier producto nuevo potencial que no alivie esas preocupaciones. Más allá de eso, la integración requerida con sistemas EHR específicos puede descalificar algunos productos. Los compradores también deben comprender el nivel de soporte que cada proveedor ofrece al migrar datos de sistemas existentes a un nuevo producto.
Comparar Productos de Software de Documentación Clínica
Crear una lista larga
Crear una lista preliminar de productos que se ajusten a las necesidades generales del comprador es el primer paso para encontrar la solución de software perfecta. El siguiente es reducir la lista seleccionando características específicas que son imprescindibles para el comprador. Los clínicos pueden tener una lista diferente de productos potenciales que el personal de facturación y codificación debido a las diferentes necesidades de integraciones o características específicas. G2.com proporciona información sobre el mejor software de documentación clínica, permitiendo a los compradores filtrar opciones y reseñas de usuarios para ayudar a refinar la lista de productos a una selección más relevante.
Crear una lista corta
Hacer una lista corta de productos de software es un paso importante en el proceso de compra. Aunque puede ser desalentador filtrar varios productos, los usuarios pueden obtener ayuda utilizando la función de comparación de G2. Esta función muestra productos prospectivos lado a lado para que el comprador pueda determinar fácilmente qué software marca las casillas correctas.
Realizar demostraciones
Una vez que el comprador ha refinado su lista de productos, debe realizar una demostración para experimentar un producto y sus características en acción. El comprador debe prepararse antes de la demostración para asegurarse de que está obteniendo el máximo provecho de ella.
Algunas preguntas a tener en cuenta pueden incluir:
- ¿El producto genera alertas para documentación incompleta o inexacta?
- ¿Pueden los usuarios colaborar en documentos?
- ¿El software admite el archivo de documentos?
- ¿Qué tipos de flujos de trabajo podemos establecer para los procesos de revisión y aprobación?
Además, los compradores deben preguntar sobre el costo, las integraciones, el soporte del proveedor y cualquier otra preocupación que tengan sobre el producto. Una preparación adecuada facilita a los compradores comparar productos después de completar las demostraciones.
Selección de Software de Documentación Clínica
Elegir un equipo de selección
Dado que el software de documentación clínica se utiliza para diferentes propósitos con respecto a la gestión de la información del paciente, el equipo de selección debe representar los intereses de los departamentos clínico, administrativo y financiero. Por ejemplo, los clínicos tienen un umbral diferente al del personal de facturación para lo que constituye un buen producto de documentación clínica.
Negociación
Una vez que el equipo de selección ha reducido sus opciones de software, es hora de discutir las opciones de personalización, precios y el tipo de soporte que necesitan del proveedor. Siempre es importante abordar las opciones de precios, incluso cuando están listadas en el sitio web de un proveedor. Muchos proveedores de software ofrecen descuentos y opciones de precios personalizados según lo que el comprador esté buscando adquirir.
Decisión final
Justo antes de la compra final, el equipo debe preguntar sobre una prueba y determinar los próximos pasos si el producto no se ajusta finalmente a sus necesidades. Estos pasos brindan a los compradores más seguridad y confianza al decidir. Los compradores también deben comprender el nivel de soporte post-compra que proporcionará su proveedor seleccionado y si el soporte de implementación o capacitación resolverá cualquier problema.
