Más Información Sobre Software de mensajería compatible con HIPAA
¿Qué es el Software de Mensajería Cumplidor con HIPAA?
El software de mensajería cumpliendo con la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud (HIPAA) permite a hospitales, organizaciones de atención médica y negocios asociados comunicarse de manera segura con los pacientes y compartir información de salud protegida electrónicamente (ePHI) con usuarios autorizados. El software de mensajería cumpliendo con HIPAA ayuda a las prácticas médicas y hospitales a cumplir con HIPAA y otras regulaciones de la industria, agilizar las comunicaciones del personal, reducir las ausencias de los pacientes, disminuir las llamadas telefónicas y optimizar su flujo de trabajo. Las soluciones de mensajería cumpliendo con HIPAA están modeladas a partir de aplicaciones de mensajería instantánea, software de correo electrónico y aplicaciones de mensajería de texto similares que son familiares para los consumidores. Las características clave de este software incluyen mensajería basada en texto y asegurar los mensajes de acuerdo con las regulaciones de HIPAA.
Existen muchas soluciones de mensajería segura que han sido utilizadas en la industria médica para comunicarse con los pacientes. Sin embargo, la seguridad no garantiza necesariamente el cumplimiento de las regulaciones. Las soluciones de mensajería cumpliendo con HIPAA garantizan que se cumplan las regulaciones y proporcionan a los profesionales de la salud una herramienta intuitiva para compartir información y comunicarse con los pacientes sin problemas. El software de mensajería cumpliendo con HIPAA es similar al software de comunicación y colaboración clínica cuando se usa internamente entre el personal médico. Sin embargo, la mayoría de las aplicaciones y herramientas de mensajería cumpliendo con HIPAA se utilizan entre pacientes y equipos de atención médica para mejorar las experiencias de los pacientes con la atención médica. El software de mensajería cumpliendo con HIPAA asegura que los hospitales, prácticas y proveedores de atención médica no comprometan información médica sensible.
¿Qué Tipos de Software de Mensajería Cumpliendo con HIPAA Existen?
Aunque gran parte de la discusión gira en torno a la mensajería de texto cumpliendo con HIPAA, los proveedores también ofrecen soluciones que encriptan y aseguran correos electrónicos, herramientas de videoconferencia, chatbots y herramientas de mesa de ayuda.
SMS o mensajería de texto
Los proveedores de mensajería de texto cumpliendo con HIPAA añaden un nivel más de seguridad y cumplimiento a las soluciones de mensajería de texto segura que no cumplen con HIPAA.
Correo electrónico
Los proveedores de correo electrónico cumpliendo con HIPAA encriptan todos los correos electrónicos salientes para asegurar la confidencialidad de la PHI. Todas las soluciones de correo electrónico cumpliendo con HIPAA soportan correos electrónicos salientes y algunas también soportan respuestas entrantes.
Telemedicina
Las directrices de HIPAA exigen que cualquier sistema o método utilizado para telemedicina o consultas virtuales no pueda comunicarse a través de canales no seguros como Skype. Las organizaciones y los profesionales pueden utilizar un servicio de video específico cumpliendo con HIPAA o implementar soluciones cumpliendo con HIPAA que ofrezcan videoconferencias o conferencias de audio seguras.
Mesa de ayuda o chatbot
Los chatbots pueden incluso estar equipados para encriptar y asegurar el cumplimiento de HIPAA para las organizaciones de atención médica. Generalmente, el software de chatbot cumpliendo con HIPAA redirige la comunicación desde una plataforma de mensajería como Facebook Messenger o Twitter a un chat cumpliendo con HIPAA.
¿Cuáles son las Características Comunes del Software de Mensajería Cumpliendo con HIPAA?
Las características estándar de mensajería cumpliendo con HIPAA incluyen soporte para mensajería instantánea y transferencia segura de archivos. El soporte para la integración de software específico, mensajería grupal, archivo de mensajes y búsqueda de mensajes puede ayudar a los compradores a distinguir entre diferentes ofertas de software. Las siguientes son algunas características principales dentro del software de mensajería cumpliendo con HIPAA que pueden ayudar a los profesionales de la salud a comunicarse con sus pacientes mientras mantienen el cumplimiento de HIPAA:
Mensajería bidireccional: Todas las soluciones de mensajería cumpliendo con HIPAA soportan mensajería instantánea bidireccional, tanto interna como externamente. La mensajería instantánea puede ocurrir a través de mensajes de texto SMS, correo electrónico o chatbot. La mensajería bidireccional reduce el juego de "etiqueta telefónica", las llamadas perdidas y los mensajes de voz. La mensajería de texto cumpliendo con HIPAA es un componente clave de las soluciones de mensajería cumpliendo con HIPAA. La comunicación basada en texto facilita que los pacientes se comuniquen con sus proveedores en tiempo real. Algunas soluciones permiten a los proveedores automatizar el envío seguro de mensajes de texto para agilizar la comunicación con sus pacientes.
Compartición de archivos: Las soluciones de mensajería cumpliendo con HIPAA permiten la compartición de archivos entre el proveedor y el paciente. Esto es particularmente útil cuando un proveedor quiere enviar resultados de laboratorio u otro tipo de documento para que el paciente pueda ver el documento en su totalidad.
Administración centralizada de usuarios: Las soluciones de mensajería cumpliendo con HIPAA proporcionan un lugar central para que los administradores gestionen a los usuarios. Las medidas de autenticación aseguran que los mensajes sean enviados y recibidos por la persona exacta que debería tener acceso a esos mensajes. Las soluciones de mensajería cumpliendo con HIPAA permiten a los usuarios gestionar y acceder a estas configuraciones para asegurar que ningún usuario autorizado pueda comprometer la seguridad de las soluciones.
Encriptación de mensajes: Las soluciones de mensajería cumpliendo con HIPAA deben encriptar los mensajes durante el tránsito de entrega de mensajes. Una funcionalidad de encriptación más completa puede incluir la encriptación del directorio de una organización y redirigir a un portal web seguro e información de práctica propietaria.
Algunos software de mensajería cumpliendo con HIPAA contienen características adicionales:
Soporte BYOD: Muchos hospitales y prácticas médicas apoyan las prácticas de "trae tu propio dispositivo" (BYOD). Las soluciones de mensajería cumpliendo con HIPAA pueden cargarse en dispositivos personales, lo que en última instancia ahorra a una organización de atención médica gastar demasiado dinero en hardware y equipos costosos.
Integración de aplicaciones de almacenamiento en la nube: Las soluciones de mensajería cumpliendo con HIPAA que pueden integrarse con aplicaciones de almacenamiento en la nube simplifican aún más la compartición y archivo de información del paciente entre el remitente y el destinatario.
Integración de registros electrónicos de salud (EHR): Las soluciones de mensajería cumpliendo con HIPAA que se integran con EHRs o registros médicos electrónicos (EMRs) facilitan a las organizaciones de atención médica acceder a los registros de datos de los pacientes y sincronizar las actualizaciones de datos de los pacientes cuando sea necesario.
Gestión de la vida útil del mensaje: Más allá de encriptar y asegurar la comunicación basada en texto, las soluciones de mensajería cumpliendo con HIPAA deben proporcionar a los usuarios la funcionalidad de recordar, gestionar la vida útil, archivar y eliminar de forma remota. Otro nivel de conveniencia que proporcionan las soluciones de cumplimiento de HIPAA es la capacidad de confirmar que los mensajes se entregan.
Otras características del software de mensajería cumpliendo con HIPAA: Capacidades Compuestas, Capacidades de Solución Puntual.
¿Cuáles son los Beneficios del Software de Mensajería Cumpliendo con HIPAA?
Las organizaciones e instituciones de atención médica están sujetas al cumplimiento de HIPAA. El software de mensajería cumpliendo con HIPAA permite a hospitales y prácticas mejorar sus prácticas de comunicación con los pacientes. Los profesionales médicos pueden aprovechar la tecnología de mensajería de texto y combatir el hacking de datos y los problemas de ciberseguridad enviando correos electrónicos encriptados con el software de mensajería cumpliendo con HIPAA. Estas herramientas apoyan el flujo de trabajo, la eficiencia de costos, el cumplimiento y la seguridad general para cualquier organización de atención médica.
El software cumpliendo con HIPAA proporciona a los profesionales médicos y al personal una alternativa simple a otras soluciones de comunicación y colaboración clínica. Los usuarios implementan software cumpliendo con HIPAA para comunicarse entre sí además de comunicarse con los pacientes. El software de mensajería basado en texto cumpliendo con HIPAA es especialmente útil durante emergencias, tanto internas como externas; enviar mensajes de texto reduce significativamente el tiempo que lleva transmitir un mensaje claro. Se evitan los fallos de comunicación, se mejora la coordinación, se agilizan las readmisiones y la verificación de seguros, y la atención al paciente se centraliza cuando las organizaciones utilizan soluciones de mensajería que cumplen con HIPAA.
Reducción del juego de "etiqueta telefónica": Las soluciones de mensajería cumpliendo con HIPAA reducen la necesidad de devoluciones de llamadas, mensajes de voz o mensajes mal dirigidos. Además, el software de mensajería cumpliendo con HIPAA proporciona a los usuarios notificaciones de entrega, confirmaciones de lectura y la capacidad de archivar o borrar inmediatamente información sensible compartida del paciente.
Aumento de la eficiencia y productividad: Múltiples usuarios pueden participar en la misma discusión, lo que agiliza la coordinación de la atención y mejora la productividad. Las notas clínicas, radiografías y horarios de tratamiento pueden compartirse fácilmente entre el personal y los sistemas de atención médica tan fácilmente como se comparten las recetas y los recordatorios de citas con los pacientes.
Aumento de la seguridad: El software de mensajería cumpliendo con HIPAA está diseñado para ayudar a las organizaciones e instituciones de atención médica a adherirse a las reglas de la información de salud protegida (PHI), HIPAA y otras regulaciones específicas de la industria. Al asegurar el cumplimiento, los profesionales y médicos se preocupan menos por violar y comprometer la seguridad de los datos del paciente.
¿Quién Usa el Software de Mensajería Cumpliendo con HIPAA?
Los profesionales de la salud son los principales usuarios del software de mensajería cumpliendo con HIPAA; los pacientes no utilizan realmente un portal o sistema especial cuando reciben mensajes encriptados y seguros. El mejor software de mensajería cumpliendo con HIPAA crea una experiencia fluida para los pacientes, de modo que, mientras se aseguran de que su información permanece segura, reciben una correspondencia por mensaje de texto o correo electrónico de su proveedor o sistema médico.
Profesionales médicos: Los profesionales de la salud, el personal médico, los farmacéuticos, los asociados de negocios de atención médica, los especialistas en reembolso de Medicaid y Medicare, todos caen bajo el ámbito de los profesionales médicos. Esto incluye cualquier tipo de profesional médico que deba compartir o acceder a información sensible del paciente mientras se comunica con profesionales médicos relevantes o pacientes. Todos los profesionales médicos pueden aprovechar el software de mensajería cumpliendo con HIPAA para mejorar su flujo de trabajo.
Pacientes: Los pacientes pueden recibir comunicación de su proveedor a través de mensajes de texto o correo electrónico. Estas comunicaciones basadas en texto se enrutan a través de una plataforma de compartición segura y encriptada. En esta plataforma, los pacientes pueden recibir actualizaciones, notificaciones y confirmaciones para citas, recetas y procedimientos.
Software Relacionado con el Software de Mensajería Cumpliendo con HIPAA
El software de mensajería cumpliendo con HIPAA no existe en un vacío. Los siguientes tipos de software pueden usarse en conjunto con o junto al software de mensajería cumpliendo con HIPAA incluyen:
Software de comunicación y colaboración clínica: Aunque las soluciones de mensajería cumpliendo con HIPAA pueden aprovecharse para comunicarse con compañeros profesionales médicos y pacientes, el software de comunicación y colaboración clínica sigue siendo una solución específica para proveedores. Este software coordina el flujo de datos entre profesionales de la salud para cerrar brechas en la atención al paciente.
Software de compromiso del paciente: El software de compromiso del paciente proporciona a los pacientes portales y plataformas para monitorear su progreso en la atención médica, optimizar el pago y la programación de citas, y comunicarse con su proveedor a su conveniencia. La mensajería bidireccional cumpliendo con HIPAA es una versión del compromiso del paciente.
Software de programación de pacientes: El software de programación de pacientes agiliza y simplifica el proceso de programar una cita con un proveedor. Notablemente, el caso de uso más común de la mensajería cumpliendo con HIPAA es recordar a los pacientes las citas próximas y notificarles cuando es hora de programar un seguimiento. El mayor beneficio del software de mensajería cumpliendo con HIPAA es reducir las ausencias y aumentar el número de pacientes que un médico ve en un día.
Software de registros electrónicos de salud (EHR): Las soluciones de mensajería cumpliendo con HIPAA están centradas en el paciente. Todo lo comunicado a través de estas soluciones está vinculado a los registros de los pacientes. Los registros de los pacientes se almacenan y digitalizan en EHRs y EMRs.
Software de gestión de dispositivos móviles (MDM): Si una organización de atención médica ofrece una política BYOD, entonces probablemente elegirán una solución de mensajería cumpliendo con HIPAA que apoye la práctica BYOD. El software de mensajería cumpliendo con HIPAA que apoya BYOD debería ofrecer capacidades de gestión de dispositivos móviles. Esto permite a los administradores tener acceso completo a la aplicación de mensajería y asegurar que los datos se almacenen en la nube y no en el dispositivo real.
Desafíos con el Software de Mensajería Cumpliendo con HIPAA
Las soluciones de software pueden venir con su propio conjunto de desafíos. Los siguientes problemas pueden restar valor a la adopción generalizada incluso después del despliegue e implementación exitosos de una solución de mensajería cumpliendo con HIPAA.
Falta de adopción: Aunque las soluciones de mensajería cumpliendo con HIPAA están diseñadas para imitar la experiencia del usuario de las soluciones de mensajería modernas, todavía existen algunas barreras para la adopción organizacional. Algunas barreras incluyen el tiempo que lleva a los empleados sentirse cómodos con la plataforma, configuraciones de acceso de usuario, escalabilidad y respuesta de los pacientes.
Costo de configuración: Aparte del precio de una solución de mensajería cumpliendo con HIPAA, puede haber costos adicionales por mantenimiento mensual y servicios de seguridad, o por un proveedor o equipo de soporte de TI. Investigar todos los costos potenciales al decidir qué solución implementar es importante.
Brechas de datos: Las brechas de datos todavía ocurren hoy en día. Aunque las soluciones de mensajería cumpliendo con HIPAA equipan a los profesionales de la salud con las herramientas para adherirse a la regulación y aliviar las preocupaciones sobre comprometer información sensible del paciente, las organizaciones deben entender que soluciones como estas son preventivas. Esto significa que las brechas de datos todavía son posibles.
Métodos existentes de comunicación: Los beneficios de utilizar una solución de mensajería basada en texto cumpliendo con HIPAA no impactarán inmediatamente a una organización de atención médica que se base en faxes. Incluso las organizaciones que usan teléfonos móviles o sistemas VoIP unificados deben entender las diferencias entre los diferentes tipos de sistemas operativos. Los usuarios potenciales del software de mensajería cumpliendo con HIPAA no deben ver la solución como una herramienta mágica para arreglar flujos de trabajo de comunicación complicados o ineficientes. Los procesos y soluciones existentes deben considerarse antes de que una herramienta de mensajería cumpliendo con HIPAA se despliegue en toda una organización.
¿Qué Empresas Deberían Comprar Software de Mensajería Cumpliendo con HIPAA?
Todas las organizaciones de atención médica dentro de los Estados Unidos que manejan información de pacientes protegida por HIPAA deberían comprar soluciones de mensajería cumpliendo con HIPAA.
Prácticas médicas: Las prácticas médicas, particularmente las más pequeñas, construyen relaciones con sus pacientes. Las soluciones de mensajería cumpliendo con HIPAA son una excelente manera de romper las barreras de comunicación entre el proveedor y el paciente.
Hospitales: Los hospitales pueden beneficiarse de implementar software de mensajería cumpliendo con HIPAA, ya que estas soluciones agilizan la comunicación con los pacientes.
Cómo Comprar Software de Mensajería Cumpliendo con HIPAA
Recolección de Requisitos (RFI/RFP) para Software de Mensajería Cumpliendo con HIPAA
Para elaborar una lista de requisitos completa para una solución de mensajería cumpliendo con HIPAA, el comprador potencial necesita determinar algunas cosas. Una es si están buscando una solución puntual que maneje solo la mensajería, o si están buscando una solución integral de compromiso del paciente, de la cual la mensajería cumpliendo con HIPAA sería una parte. Una vez que eso esté determinado, el comprador debería echar un vistazo a los diversos canales a través de los cuales querrían comunicarse con sus pacientes, así como el número de pacientes con los que se comunicarían. Una parte importante de implementar una solución de mensajería cumpliendo con HIPAA es qué tan bien se integra con un conjunto tecnológico existente, por lo que los compradores potenciales deberían ser conscientes de la interoperabilidad de las soluciones potenciales.
Comparar Productos de Software de Mensajería Cumpliendo con HIPAA
Crear una lista larga
Los compradores deberían eliminar cualquier producto que sepan que no cumple con los criterios básicos que elaboraron durante la recolección de requisitos. Deberían compilar una lista estandarizada de preguntas basadas en esos requisitos para hacer a los proveedores durante las conversaciones iniciales.
Crear una lista corta
Una vez que tengan su lista larga basada en proveedores que cumplan con sus requisitos, los compradores potenciales deberían enviar RFIs y observar las respuestas para ayudar a compilar una lista corta. El equipo de compra debería investigar a través de todas las vías disponibles en este punto, buscando informes de investigación, reseñas de usuarios y otras fuentes de terceros para construir su conocimiento de las soluciones en la lista corta.
Realizar demostraciones
Al realizar demostraciones, el equipo debería pedir ver cómo las soluciones manejan situaciones típicas de su trabajo diario. Por ejemplo, los compradores deben pedir al proveedor que muestre qué tan fácil es cargar y enviar resultados de laboratorio a los pacientes. El equipo de selección también debería pedir ver cómo la solución maneja situaciones atípicas para probar toda la amplitud de la funcionalidad de la solución.
Selección de Software de Mensajería Cumpliendo con HIPAA
Elegir un equipo de selección
Los usuarios reales del software deberían estar involucrados en la conversación (proveedores, administradores). Cualquier equipo que vaya a lidiar con la implementación e integración en el conjunto tecnológico existente también debería estar involucrado.
Negociación
El precio será un factor importante en la etapa de negociación. Los tomadores de decisiones del equipo de selección tendrán que sopesar el costo contra los beneficios de un proceso de comunicación proveedor-paciente optimizado.
¿Cuánto Cuesta el Software de Mensajería Cumpliendo con HIPAA?
Las soluciones de mensajería cumpliendo con HIPAA generalmente se cobran por usuario del software mensualmente. Puede haber costos adicionales por cualquier personalización o implementaciones difíciles.
Retorno de la Inversión (ROI)
El ROI puede medirse de varias maneras para el software de mensajería cumpliendo con HIPAA. Los indicadores principales a observar son la reducción del juego de "etiqueta telefónica", la reducción del tiempo de espera para consultas, la reducción de la duración promedio de la estancia del paciente, la mejora de la satisfacción del paciente y la reducción de readmisiones prevenibles. Rastrear todos estos factores antes y después de la implementación es una excelente manera de determinar el ROI del sistema.
Tendencias del Software de Mensajería Cumpliendo con HIPAA
Los hospitales, los profesionales individuales y cualquier tipo de organización involucrada en el ámbito médico deben tener en cuenta el cumplimiento de HIPAA. Estas son algunas tendencias que impactan el espacio de mensajería cumpliendo con HIPAA; la tecnología continúa innovando cómo los profesionales médicos se comunican con sus pacientes.
Integración de plataformas de comunicación en la nube: Aunque algunos proveedores permiten el chat de video seguro dentro de su solución de mensajería cumpliendo con HIPAA, eso no es una característica estándar. Más proveedores están dándose cuenta de la necesidad de integraciones sólidas con plataformas de comunicación en la nube y canales VoIP para asegurar y facilitar aún más la comunicación paciente-proveedor y proveedor-proveedor. Esto significa que las aplicaciones de mensajería no específicas de atención médica están lidiando con la necesidad de integrar herramientas que ayuden a las organizaciones a cumplir con HIPAA. La normalización de la telemedicina y los costos crecientes de la atención médica alientan a las organizaciones a invertir en soluciones de mensajería cumpliendo con HIPAA que aprovechen cada medio de comunicación.
Servicios cumpliendo con HIPAA: Los servicios de mensajería cumpliendo con HIPAA ayudan a las organizaciones a entender la complejidad de estas soluciones. Fomentan la adopción de estas soluciones ya que reducen la cantidad de papeleo involucrado para los proveedores. Además, ayudan a aclarar cualquier confusión sobre las soluciones. Más empresas y consultores están apareciendo que tienen como objetivo ayudar a los profesionales médicos a cumplir con HIPAA y otras regulaciones.
Cumplimiento adicional de regulaciones: GDPR, FERPA, HITECH y CCPA son todas regulaciones federales. HIPAA no es la única regulación federal con la que las organizaciones de atención médica y los negocios asociados deben cumplir. Aunque existen soluciones para ayudar específicamente a las organizaciones con el cumplimiento de HIPAA, muchas también están equipadas para manejar cualquier tipo de regulación gubernamental que impacte la confidencialidad, integridad y seguridad de la información de salud protegida.
