Más Información Sobre Software de Gestión de Viajes
¿Qué es el Software de Gestión de Viajes?
El software de gestión de viajes se utiliza para reservar y gestionar arreglos de viaje en línea con fines empresariales, así como para rastrear e informar sobre viajes anteriores. Estas herramientas permiten a las empresas hacer cumplir y rastrear sus políticas de viaje y consolidar facturas de viaje para propósitos de gastos e informes.
Las empresas utilizan este software para simplificar las decisiones de compra, centralizar los registros de gastos de viaje de los empleados y controlar los presupuestos de viaje corporativos. Las soluciones de gestión de viajes proporcionan a los usuarios una herramienta para reservar y reportar automáticamente sus compras de viaje, en lugar de usar agentes individuales o enviar recibos comprados por cuenta propia a un producto de gestión de gastos. Tanto las pequeñas empresas como las empresas grandes pueden beneficiarse del uso del software de gestión de viajes.
Los empleados de empresas que no utilizan software de gestión de viajes tradicionalmente han reservado viajes para negocios a través de un sitio web o agencia de viajes, y luego han enviado un formulario de gastos para ser reembolsados. La nueva forma, para organizaciones de cualquier tamaño, es que los empleados reserven sus propios viajes utilizando software de gestión de viajes que ya incluye la política de viajes de la empresa y los flujos de trabajo de aprobación. Este software también incluye los detalles de pago de la empresa para que el empleado pueda pagar el viaje sin reembolso, y la empresa pueda rastrear fácilmente sus gastos por razones de informes.
¿Qué Tipos de Software de Gestión de Viajes Existen?
Empresas
El software de gestión de viajes para empresas a menudo se incluye en un conjunto más amplio de herramientas empresariales o se ofrece como un producto independiente que tiene la opción de integrarse con otras herramientas de gestión de viajes, como el software de gestión de gastos. El software empresarial a veces se puede comparar con versiones en línea modernizadas de agencias de viajes.
Pequeñas y medianas empresas (PYMES)
El software de gestión de viajes para PYMES tiende a ser más fácil de usar y se asemeja a las aplicaciones móviles de consumo, especialmente en el lado de las reservas. Al igual que las opciones empresariales tradicionales, las plataformas de viajes diseñadas para PYMES tienden a integrarse con otras herramientas corporativas, como el software de gestión de gastos y seguimiento de kilometraje.
¿Cuáles son las Características Comunes del Software de Gestión de Viajes?
La plataforma ideal de gestión de viajes debería gestionar todo el proceso, desde la reserva de viajes, hasta la presentación de gastos y la elaboración de informes.
Interfaz de reserva interactiva: Los empleados pueden encontrar el mejor inventario y tarifas en una interfaz fácil de usar. Pueden reservar viajes en nombre de un colega o para ellos mismos, lo que incluye detalles de viaje guardados, métodos de pago, programas de lealtad, preferencias de viaje y más.
Filtros de directrices de la empresa: Esta característica permite a las empresas controlar las opciones de viaje disponibles filtrando los precios listados que se ajustan a las directrices de la empresa. Esto ayuda a los equipos a mantenerse dentro del presupuesto y en cumplimiento.
Coordinación de calendario y programación: La coordinación de calendario y programación es una característica importante porque permite a otros miembros del equipo planificar su viaje si es necesario. Da a los gerentes la capacidad de rastrear el paradero de sus empleados y planificar reuniones y llamadas en torno a sus horarios de viaje.
Captura, presentación y seguimiento de gastos: Muchas plataformas de gestión de viajes tienen la funcionalidad para que los empleados de viaje importen y presenten digitalmente recibos para reembolso. Esta característica les permite rastrear el progreso de sus presentaciones para saber cuándo serán reembolsados.
Informes: Los empleados pueden crear y presentar informes de gastos a través del software, así como ver informes y gastos pasados. Los gerentes utilizan la función de informes para rastrear el presupuesto de viaje de su equipo y prever futuros gastos.
¿Cuáles son los Beneficios del Software de Gestión de Viajes?
El software de gestión de viajes puede hacer que todo el proceso de reserva sea más fácil y eficiente para los usuarios al albergar todos los pasos del proceso en una sola plataforma.
Crea una interfaz de reserva interactiva integral: Los empleados pueden buscar, comparar y reservar viajes directamente a través de una interfaz, ya sea para ellos mismos o para otro empleado dentro de su empresa. Esta interfaz también puede guardar preferencias de viaje, programas de lealtad y métodos de pago todo en un solo lugar.
Integra políticas de viaje corporativas para automatizar el cumplimiento: La capacidad de integrar la política de viaje corporativa directamente en el software de gestión de viajes reduce el gasto en viajes al ayudar a los equipos a cumplir con los objetivos de gasto y presupuesto. Estas políticas ayudan a aclarar los tipos de gastos que los empleados pueden reclamar, se niegan a reembolsar a los viajeros por reclamaciones que no cumplen, y permiten a los gerentes de viaje asegurarse de que su equipo está optimizando su presupuesto y permaneciendo dentro de las directrices de la política de la empresa. La automatización de la aplicación de políticas de la empresa también asegura que no se presenten y aprueben accidentalmente gastos fraudulentos.
Incorpora herramientas de gestión de gastos: Las herramientas de gestión de gastos ayudan a los gerentes y equipos de contabilidad al categorizar los gastos que organizan y optimizan más precisamente el seguimiento de los costos de viaje. Estas herramientas gestionan el flujo de trabajo de aprobación para que los gastos de viaje sean procesados y reembolsados, así como analizan grandes cantidades de transacciones de gastos que pueden usarse para prever futuros gastos y crear presupuestos.
Mejora las capacidades de informes: Las herramientas de informes en el software de gestión de viajes mejoran las decisiones basadas en datos y hacen que la gestión de viajes sea más efectiva en general. Estas herramientas ayudan a identificar gastos o reservas no conformes más rápidamente y pueden recomendar acciones que se pueden tomar para mejorar los resultados futuros. Los informes también gestionan los programas de viaje de manera más efectiva al monitorear a los viajeros e identificar formas de ahorrar dinero.
¿Quién Usa el Software de Gestión de Viajes?
El software de gestión de viajes puede ser utilizado por cualquier persona empleada por empresas de todos los tamaños. Más comúnmente, es utilizado por los siguientes tipos de empleados:
Equipos de ventas y consultores: Cualquier vendedor que necesite viajar para reunirse con un cliente actual o potencial probablemente usaría software de gestión de viajes para investigar y reservar su viaje, ya sea un vuelo, un hotel o un alquiler de coche.
Equipos de contabilidad: Los equipos de contabilidad utilizan el software de gestión de viajes para aprovechar sus capacidades de informes y previsión. Esto les permite rastrear el gasto en relación con los viajes y tomar decisiones críticas en cuanto a los presupuestos de viaje y la planificación de límites o restricciones de gasto futuros.
Gerentes: Los gerentes utilizan este software para revisar y aprobar los viajes y gastos de los empleados, así como para obtener visibilidad sobre el gasto total en viajes. Usando informes y otras ideas, pueden identificar tendencias para optimizar ahorros y lograr una mejor claridad al trabajar con proveedores en tarifas corporativas preferidas. También pueden utilizar este software para rastrear el paradero de sus empleados y acceder a sus itinerarios de viaje.
Software Relacionado con el Software de Gestión de Viajes
Existen varias soluciones que benefician a los departamentos de contabilidad y a los gerentes de adquisiciones, que también se integran con, o proporcionan características similares al software de gestión de viajes. Algunos ejemplos de estas categorías de software se enumeran a continuación:
Software de gestión de gastos: El software de gestión de gastos simplifica y automatiza la entrada de gastos de una empresa, agiliza la revisión, elimina el rastro de papel y reduce el esfuerzo administrativo. Permite a los administradores tener visibilidad completa y rastrear el uso de los recursos financieros de la empresa por parte de los empleados. Este software analiza los gastos generales, identifica oportunidades de ahorro de costos y controla el gasto excesivo.
Software de seguimiento de kilometraje: El software de seguimiento de kilometraje rastrea y gestiona las distancias recorridas por los empleados con fines comerciales. Este tipo de software se utiliza para registrar millas para reembolso y propósitos fiscales. Las herramientas de seguimiento de kilometraje son utilizadas por empleados móviles como vendedores, técnicos de servicio de campo o gerentes de proyectos. Los contadores también utilizan soluciones de seguimiento de kilometraje para calcular los costos de viaje, mientras que los gerentes de departamento utilizan estos productos para revisar y aprobar gastos.
Desafíos con el Software de Gestión de Viajes
Las soluciones de software de gestión de viajes pueden venir con su propio conjunto de desafíos.
Integración: La integración con la gestión de gastos y la contabilidad es crítica para transferir datos entre sistemas. La información sobre la reserva de viajes debe coincidir con los gastos reales, que luego se consolidan y asignan a varios centros de costos en contabilidad. Si los datos no son precisos y consistentes en todos los sistemas, la empresa o el empleado pueden perder dinero.
Privacidad: La privacidad es una preocupación significativa porque los empleados pueden usar sus propias tarjetas de crédito para pagar servicios de viaje, y proporcionan información bancaria personal para reembolsos. Además, los empleados pueden mezclar viajes de negocios y personales, lo que significa que pueden usar su tarjeta de crédito para ambos. Finalmente, la información personal que se requiere para reservar un vuelo o una habitación de hotel puede incluirse en los informes de gastos. Los empleadores deben asegurarse de que solo ciertos empleados y gerentes puedan acceder a los datos privados. También es necesaria la protección contra amenazas externas.
Tendencia de "trae tu propio software": La tendencia de traer tu propio software y aplicaciones hace que los empleados usen software que no está autorizado por la empresa. Aunque los empleadores generalmente proporcionan software de gestión de viajes, los empleados pueden usar otras herramientas y aplicaciones para reservar viajes, gestionar recibos o para programas de lealtad.
¿Qué Empresas Deberían Comprar Software de Gestión de Viajes?
El software de gestión de viajes puede ser utilizado por cualquier empresa, de cualquier tamaño, que tenga empleados que viajen por trabajo. Incluso si un empleado solo necesita reservar un coche de alquiler o gastar en un almuerzo, todo esto se puede hacer con software de gestión de viajes. Hay muchas plataformas diseñadas para empresas de todos los tamaños, desde pequeñas empresas con solo unos pocos empleados hasta empresas grandes con miles de empleados.
¿Cuáles son las mejores aplicaciones para gestionar viajes corporativos?
Aquí están algunas de las aplicaciones mejor valoradas para gestionar y optimizar los procesos de viajes corporativos:
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Navan (Anteriormente TripActions) es una plataforma optimizada para equipos corporativos que combina la reserva de viajes, el seguimiento de gastos y la aplicación de políticas.
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TravelPerk ofrece reservas flexibles, alertas de viaje en tiempo real y herramientas de control de costos diseñadas para viajeros de negocios modernos.
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SAP Concur proporciona características robustas de gestión de viajes y gastos, ayudando a las empresas a mantener el cumplimiento y la visibilidad en viajes globales.
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myBiz de MakeMyTrip está diseñado para empresas indias. Simplifica las reservas de vuelos, hoteles y taxis mientras apoya la facturación compatible con GST.
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Routespring está optimizado para viajes controlados por finanzas, permitiendo aprobaciones de viajes centralizadas y pago sin requerir tarjetas de los empleados.
¿Cuáles son los servicios de gestión de viajes mejor valorados para empresas de suministros de oficina?
Aquí están algunas de las soluciones de gestión de viajes mejor valoradas específicamente útiles para empresas de suministros de oficina:
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SAP Concur proporciona automatización de viajes y gastos de extremo a extremo, ideal para empresas de suministros de oficina que gestionan múltiples proveedores y viajes regionales.
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Navan (Anteriormente TripActions) ofrece control centralizado de reservas y gastos, facilitando que los equipos de ventas y logística coordinen los viajes de manera eficiente.
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TravelPerk ofrece reservas de viaje flexibles con controles de políticas integrados, perfecto para equipos de rápido movimiento que manejan visitas a proveedores y ferias comerciales.
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Routespring simplifica los viajes liderados por finanzas al permitir viajes de equipo sin tarjetas corporativas, ideal para operaciones a nivel de sucursal o de campo.
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Happay combina la reserva de viajes con análisis de gastos, ayudando a las empresas de suministros de oficina a controlar los costos de viaje en todos los departamentos.
Cómo Comprar Software de Gestión de Viajes
Recolección de Requisitos (RFI/RFP) para Software de Gestión de Viajes
Al seleccionar software de gestión de viajes, es importante primero observar cómo opera el viaje dentro del negocio, y luego familiarizarse con los diferentes tipos de software disponibles. Hay una variedad de opciones cuando se trata de productos de software de gestión de viajes, incluidos aquellos diseñados para las necesidades empresariales de pequeñas y medianas empresas.
Comparar Productos de Software de Gestión de Viajes
Crear una lista larga
El propósito principal del software de gestión de viajes es facilitar la vida de todos; esto incluye al empleado que está reservando el viaje, al gerente que está aprobando el viaje, y al equipo de finanzas y contabilidad que está rastreando el gasto en viajes. Es importante primero crear una lista larga de soluciones que reúnan todas estas funcionalidades y tareas en un solo panel. Los compradores pueden considerar incluir software que ofrezca una aplicación móvil para gestionar viajes sobre la marcha.
Otro factor a considerar al crear esta lista es cuán fácil de usar es el software al comparar y reservar viajes, así como al capturar y presentar gastos. A menudo, el software de gestión de viajes diseñado para pequeñas empresas es más fácil de usar pero tiene menos características que el software empresarial.
Crear una lista corta
Después de revisar e investigar el software en la lista larga, el comprador puede reducir esta lista en función del presupuesto disponible. El software de gestión de viajes está disponible para adaptarse a todos los presupuestos, mientras que algunas aplicaciones generales de gestión de viajes podrían descargarse gratis o comprarse en el mercado a un precio más bajo.
Los compradores deben tener en cuenta, sin embargo, que cuanto más especializado sea un software, más caro será. Esto se debe a que la base de usuarios para software especializado suele ser relativamente pequeña. Si la empresa quiere algo específico para su industria o personalizado para el negocio, deben estar preparados para pagar una prima.
Realizar demostraciones
Como regla general, las empresas deben asegurarse de demostrar todos los productos que terminan en su lista corta. Durante las demostraciones, los compradores deben hacer preguntas específicas relacionadas con las funcionalidades que más les importan, por ejemplo, uno podría pedir que se les muestre cómo buscar y comparar compañías de alquiler de coches, cómo ejecutar informes de gastos, o cómo importar y presentar recibos para reembolso.
Selección de Software de Gestión de Viajes
Elegir un equipo de selección
Es importante que los viajeros y gerentes que usarán este software estén involucrados en el proceso de selección. Cada negocio es diferente y los usuarios probablemente estén en la mejor posición para ofrecer una opinión informada sobre cuál es la mejor opción para las necesidades particulares del negocio.
Después de elegir un software, los compradores deben recordar que no tienen que quedarse con esta selección para siempre; la mayoría de las plataformas permiten complementos o modificaciones. Sin embargo, esta decisión no debe tomarse a la ligera porque, sin importar qué software se elija, será un gran compromiso de tiempo y dinero. Para ver un retorno de la inversión (ROI), los compradores no pueden cambiar de opinión unos meses después y cambiar de software nuevamente.
Negociación
Negociar un contrato de software es importante para minimizar el riesgo, ya sea en términos de protección de rendimiento, protección de seguridad, o simplemente asegurarse de que ambas partes estén en completo acuerdo con lo que se espera de la otra.
Si el negocio tiene flujo de efectivo, podrían pedir un descuento a cambio de un pago anual por adelantado, y muchos proveedores de software están felices de hacer ese trato. Otras veces, un proveedor de software puede ofrecer uso ilimitado si los compradores pagan por adelantado en lugar de pagar un precio de paquete mensual o trimestral.
Los compradores también deben determinar si necesitarán ayuda para implementar el software de gestión de viajes o integrarlo con otro sistema. Por lo general, la primera oferta de un proveedor de software incluirá algunos servicios de implementación en un plazo determinado. Los compradores pueden pedir que se eliminen estos servicios si pueden gestionarlo ellos mismos, o si un tercero puede hacerlo a un costo menor.
También necesitan decidir por cuánto tiempo necesitarán este software. Si la empresa usará el software durante años y años, el comprador puede negociar términos más largos que a veces resultan en precios más favorables.
Decisión final
La decisión final debe basarse en toda la información recopilada previamente. Las empresas deben tratar de priorizar las necesidades y seleccionar la solución que cumpla con la mayoría, si no con todos, de sus requisitos. Las empresas deben recordar que no hay un software perfecto, pero sí hay uno que es el mejor para su negocio.
Tendencias del Software de Gestión de Viajes
Plataformas internas
Al igual que las grandes agencias de viajes a menudo tienen sus propias plataformas de reserva propietarias que sus clientes corporativos utilizan, algunas grandes organizaciones tienen agentes de viajes internos que utilizan herramientas de software dedicadas y diseñadas a medida. Tener una plataforma hecha a medida es bastante costoso de crear y mantener, pero algunas empresas encuentran más valor en tener esta flexibilidad y control, que usar un recurso externo que puede tener demasiadas restricciones, o capacidades no lo suficientemente robustas.
Viajes de "bleisure"
Los viajes de "bleisure", o la actividad de combinar viajes de negocios con viajes de ocio, se están volviendo cada vez más populares, especialmente entre los viajeros más jóvenes. A medida que los empleados intentan digerir el contenido de su viaje de negocios, también están tratando de explorar nuevas regiones, mientras se relajan y recargan después de una semana ocupada. Esta tendencia también plantea nuevas preguntas y desafíos para los gerentes de viajes, como, ¿qué políticas deberían establecer con respecto a las compras de viajes no laborales, y podrían estas compras de viajes no laborales ser cubiertas por la organización en algunos casos? Por ejemplo, cuando las diferencias en las tarifas aéreas se compensan con costos de viaje más bajos en otros lugares.
