Más Información Sobre Software de Gobernanza Digital
¿Qué es el Software de Gobernanza Digital?
La gobernanza digital es un concepto utilizado por las empresas para describir la gestión de sus entornos digitales mientras aseguran el cumplimiento, la seguridad y la accesibilidad. Las soluciones de gobernanza digital han surgido para proporcionar control centralizado sobre los diversos estándares que una empresa emplea en relación con la experiencia digital y la seguridad de su base de usuarios.
Muchas de estas herramientas ayudan a las empresas a comenzar desde cero proporcionando marcos que delinean las responsabilidades relacionadas con la gobernanza y determinan un propietario responsable de cada proceso o tarea. Una vez que se han desarrollado los marcos, se deben delinear estrategias y políticas para asegurar que se cumplan todos los estándares y que los procesos operativos fluyan sin problemas. Estas políticas vienen en muchas formas. Las políticas de seguridad ayudan a proteger a los usuarios y sus datos. Las políticas de cumplimiento y accesibilidad aseguran que todas las personas puedan usar un producto y que se cumplan todos los estándares regulatorios. Otras políticas comunes de gobernanza digital incluyen la alineación de la marca, la protección de la propiedad intelectual (PI), la gestión de dominios y las pautas de redes sociales.
¿Cuáles son las Características Comunes del Software de Gobernanza Digital?
El software de gobernanza digital proporciona una amplia gama de características, y aquí hay algunas de las más comunes que se encuentran en el mercado.
Monitoreo de medios digitales: Las características de monitoreo ayudan a los usuarios a gestionar los mensajes y asegurar que se cumplan los estándares dentro de las campañas de publicidad digital.
Monitoreo de cumplimiento: Las características de monitoreo adicionales a menudo están diseñadas para monitorear los requisitos de cumplimiento de datos, privacidad y accesibilidad.
Monitoreo de redes sociales: Las características de monitoreo de redes sociales registran la actividad en redes sociales, asegurando que el contenido se mantenga relevante para los objetivos de la empresa.
Gestión de usuarios, roles y acceso: Las características de gestión de identidad individual permiten a los administradores otorgar acceso a datos, características, objetos, etc., seleccionados según los usuarios, roles de usuario, grupos, etc.
Políticas y controles: La aplicación de políticas proporciona la capacidad de controlar el acceso a archivos y carpetas por usuario o grupo, permisos de compartición externa, políticas de edición, restricciones de ubicación de dispositivos, compartición por dispositivo, y más.
Seguridad: Las características de seguridad permiten a los administradores establecer estándares para la gestión de activos y riesgos.
Informes: Las características de informes proporcionan la capacidad de crear informes que cumplan con requisitos empresariales particulares.
Consistencia del diseño de marca: Esta característica monitorea los activos de la marca para asegurar que el contenido sea consistente con el diseño del sitio.
Estándares de SEO: Los estándares de SEO pueden referirse a la paginación, encabezados y títulos de página, metaetiquetas y estructura de URL que contribuyen positivamente al SEO del sitio.
Internacionalización: La internacionalización permite a las organizaciones multinacionales usar estas herramientas de manera efectiva en múltiples idiomas y monedas.
Accesibilidad web: Las características de accesibilidad se utilizan para asegurar la disponibilidad de herramientas de accesibilidad y para proporcionar información sobre cómo las personas están utilizando herramientas de acomodación para interactuar con el sitio.
¿Cuáles son los Beneficios del Software de Gobernanza Digital?
Gestionar un sitio web, aplicación, comunidad en línea o cualquier otro entorno digital es ahora mucho más complicado de lo que solía ser. Las soluciones de gobernanza digital proporcionan estructura para organizaciones que no están seguras de cómo delegar tareas y aplicar políticas consistentes en la visibilidad en línea de una empresa. Estas responsabilidades compartidas deben ser tenidas en cuenta si una empresa o equipo quiere asegurar la accesibilidad y usabilidad a largo plazo de sus ofertas disponibles en línea.
Las empresas que luchan por gestionar un sitio web, por ejemplo, podrían mejorar su eficiencia si se establecen estándares para contenido, medios, enlaces y estructura del sitio. También deben ser conscientes de y tener en cuenta varios estándares regulatorios para seguridad, privacidad y accesibilidad. Las soluciones de gobernanza digital ayudan a las empresas tanto a desarrollar estos procesos y delegar la propiedad a individuos, como a permitir el mantenimiento continuo y asegurar que se cumplan los estándares de calidad en todo momento.
Alineación interfuncional: El impacto operativo de las soluciones de gobernanza digital proporciona un nivel significativo de alineación interdepartamental e interequipos. Cuando se implementan flujos de trabajo, alertas o desencadenantes informan a los individuos de las tareas que deben completar. Por ejemplo, una empresa tiene un sitio web que almacena información sensible. La característica de monitoreo de la plataforma de gobernanza digital descubre los datos expuestos y alerta al administrador. Esto desencadena una tarea para el individuo responsable de cifrar los datos sensibles. Ese individuo descubre que es un problema de integración y se comunica con el equipo responsable de eso. Los miembros del equipo discuten colaborativamente el problema y siguen los pasos necesarios para resolver el problema delineado en el marco de gobernanza.
Estándares y cumplimiento: Los estándares y el cumplimiento se refieren a la postura de una empresa en el cumplimiento de tanto los estándares internos como los delineados en las regulaciones gubernamentales. Las empresas pueden usar soluciones de gobernanza digital para delinear y aplicar estándares relacionados con la publicación, calidad de datos, necesidades técnicas, o cualquier otra cosa para la que la empresa establezca un estándar. Las necesidades de cumplimiento típicamente se relacionarán con la protección de información personal, ocultar datos sensibles y asegurar que se cumplan los requisitos fiscales. Las plataformas de gobernanza digital permiten a los usuarios delinear y priorizar requisitos, luego aplicar estas políticas y monitorear los entornos continuamente para asegurar que se cumplan los estándares.
Usabilidad y accesibilidad: Las empresas utilizan soluciones de gobernanza digital para mejorar la experiencia del usuario (es decir, la experiencia de primera mano de un individuo con un producto). Con los estándares en su lugar, los equipos están habilitados para establecer alertas para enlaces rotos, medios que no funcionan, rendimiento lento, y más. Cuando surgen problemas relacionados con estos estándares, los equipos son informados y los procesos de resolución desencadenan tareas para que los individuos relevantes las tomen. Cumplir con los requisitos de accesibilidad ayuda a habilitar a personas con diferentes capacidades para usar software o navegar por sitios web. Las herramientas de gobernanza digital aseguran que las personas con discapacidades visuales, auditivas y motoras, así como aquellas que hablan diferentes idiomas, puedan utilizar los productos o el sitio web de una empresa.
¿Quién Usa el Software de Gobernanza Digital?
Las soluciones de gobernanza digital están diseñadas para permitir que los equipos colaboren a través de departamentos y aseguren que los ecosistemas digitales cumplan con los estándares en todos los niveles. Aquí hay algunos ejemplos de usuarios típicos de gobernanza digital.
Personal de TI: El personal de TI puede ser responsable de cualquier número de tareas de gobernanza. El caso de uso más común aquí es asegurar la calidad de los datos y eliminar problemas técnicos que impactan la usabilidad. Estos individuos también pueden ser responsables de alertar a otros equipos, establecer estándares digitales y mantener la plataforma de gobernanza digital en sí misma.
Equipos de operaciones: Los equipos de operaciones pueden estar encargados de implementar el software de gobernanza digital y establecer estándares. A menudo son parte del diseño de flujos de trabajo y transferencias operativas. También pueden ser responsables de gestionar el software ellos mismos.
Equipos de seguridad: Los equipos de seguridad probablemente tienen un papel más tangencial cuando se trata de gobernanza digital. Estos equipos pueden ser alertados de riesgos de seguridad o datos expuestos y se espera que remedien el problema. En empresas más pequeñas, estos equipos también pueden estar a cargo de aplicar varios estándares de cumplimiento de privacidad de datos.
Equipos de medios digitales: Los equipos de medios digitales pueden estar usualmente involucrados al final de los flujos de trabajo para corregir problemas de gramática, enlaces rotos, medios que no se cargan, y otros problemas no técnicos relacionados con contenido de texto, video y audio.
Software Relacionado con el Software de Gobernanza Digital
Las siguientes familias de tecnología están estrechamente relacionadas con las soluciones de gobernanza digital o hay una superposición significativa entre la funcionalidad del producto.
Software de monitoreo de experiencia digital (DEM): Las soluciones DEM están diseñadas para monitorear a los usuarios finales y asegurar que las aplicaciones estén disponibles. El monitoreo es una de las funcionalidades del software de gobernanza digital, pero típicamente no proporcionará el mismo nivel de análisis individual. Si una aplicación estuviera caída, el producto de gobernanza digital en su lugar proporcionaría una alerta a los individuos responsables de arreglar una aplicación.
Plataformas de experiencia digital (DXP): DXP ofrece las mismas características que las soluciones DEM y mucho más. Estas soluciones tienen la funcionalidad de gestionar contenido y almacenar medios, construir aplicaciones simples e integrar datos. Esto es significativamente más abarcador que una solución de gobernanza digital.
Software de gobernanza, riesgo y cumplimiento (GRC): Las soluciones GRC generales proporcionan análisis de riesgos y ayudan a las empresas a cumplir con el cumplimiento en todas las industrias. Estas plataformas están diseñadas para facilitar cada parte de los procesos de cumplimiento relacionados con las operaciones comerciales generales y las necesidades de cumplimiento específicas de la industria vertical, mientras que una solución de gobernanza digital simplemente informa a los equipos que algún componente de su ecosistema digital no cumple.
Pruebas de accesibilidad web y software de accesibilidad web: Las soluciones de accesibilidad web están diseñadas exclusivamente para probar y mantener la accesibilidad del sitio web. Sin embargo, estas soluciones típicamente no ayudarán a los equipos a construir flujos de trabajo interfuncionales, asignar responsabilidades o facilitar flujos de trabajo para cumplir con estas necesidades de accesibilidad.
Cómo Comprar Software de Gobernanza Digital
Recolección de Requisitos (RFI/RFP) para Software de Gobernanza Digital
El primer paso para comprar un software de gobernanza digital es delinear las opciones y desarrollar un marco para delinear estándares digitales. A partir de ahí, los compradores de software deben identificar herramientas que proporcionen alguna combinación de características destinadas a aplicar los estándares que el usuario ha elegido.
Comparar Productos de Software de Gobernanza Digital
Crear una lista larga
Las empresas deben delinear los diversos medios en línea que les gustaría gobernar e identificar herramientas que soporten todos los entornos requeridos. Además, las empresas deben estar seguras de qué combinación de características necesitarán, como monitoreo de consistencia, monitoreo de accesibilidad y monitoreo de cumplimiento.
Crear una lista corta
Una vez creada la lista larga, los compradores pueden acortarla basándose en una variedad de factores. Estos factores pueden incluir información disponible de reseñas de usuarios reales, analistas de la industria, así como pares. En este punto, se puede recopilar información de precios y eliminar productos fuera del rango del comprador.
Realizar demostraciones
Para los productos con todas las características deseadas que se ajusten al presupuesto del comprador, pueden contactar a los proveedores para programar una demostración. Este es su momento para ganar al comprador. Deben traer a todo el personal relevante involucrado con la herramienta y su implementación para asegurar una evaluación bien equilibrada.
Selección de Software de Gobernanza Digital
Elegir un equipo de selección
Para elegir un equipo de selección, los tomadores de decisiones deben involucrar a expertos en la materia de todos los equipos en la empresa que usarán el sistema. Al comprar software de gobernanza digital, este equipo de selección involucra principalmente a gerentes de TI, creadores de contenido y personal de marketing digital. Cualquier gerente o líder a nivel de departamento también debe incluir a individuos que gestionen cualquier solución con la que el producto se integrará.
Negociación
Dependiendo de la madurez del negocio, la antigüedad del equipo de negociación al comprar soluciones puede variar. Es aconsejable incluir a directores o gerentes relevantes en los departamentos de marketing, producto y TI, así como de cualquier otro departamento interfuncional que pueda verse afectado.
Decisión final
Aunque la decisión probablemente recaiga en manos de una o dos personas, se deben considerar las opiniones de cada parte relevante.
¿Cuánto Cuesta el Software de Gobernanza Digital?
La mayoría de las soluciones de software de gobernanza digital ofrecerán licencias típicas de software como servicio (SaaS), lo que significa que los clientes pagan una cantidad variable basada en el uso. El uso puede referirse al número de cuentas individuales que un cliente pueda tener, o a varias métricas de uso de ancho de banda escalables.
Retorno de la Inversión (ROI)
El ROI puede ser algo difícil de medir para estas herramientas, ya que la mayoría de los beneficios no están centrados en los ingresos. Aún así, se puede garantizar que los clientes preferirían mucho más a los proveedores que presentan contenido en línea de manera consistente y sin errores en lugar de un proveedor menos organizado. Por lo tanto, si el control de calidad en línea es un área de enfoque para un negocio, el ROI se alcanzará rápidamente.
