Mehr über Vertragsmanagement-Software erfahren
Was ist Vertragsmanagement-Software?
Vertragsmanagement-Software bietet Endbenutzern eine kollaborative Sicht auf Vertragsprozesse. Dies ermöglicht es Unternehmen, die Erstellung von Verträgen zu beschleunigen, indem redundante Prozesse automatisiert werden.
Vertragsmanagement-Software bietet Vertragsdatenbanken, die alle Verträge an einem zentralen Ort speichern. Diese Vertragsdatenbanken verfügen über integrierte Suchfunktionen, die es einfach machen, bestimmte Verträge zu finden, nach denen Sie suchen.
Vertragsmanagement-Software erhöht auch das Kundenengagement, indem sie Verträge klarer lesbar macht. Vertragsmanagement hebt die Teile hervor, auf die die Leser am meisten achten müssen, um den Leser durch den Prozess zu führen.
Obwohl fast alle Unternehmen Verträge erstellen müssen, kann Vertragsmanagement-Software insbesondere Unternehmen wie Gesundheitsunternehmen und Anwaltskanzleien helfen, die lange und komplexe Verträge erstellen müssen.
Mit Vertragsmanagement-Software können Sie:
- Die Effizienz innerhalb Ihrer Organisation steigern, indem Sie komplexe Vertragsprozesse automatisieren
- Die Verwaltung von Verträgen vereinfachen, indem Sie sie an einem zentralen Ort erstellen und speichern
- Die Kommunikation zwischen internen und externen Teams verbessern
- Die Verkaufszyklen durch Straffung des Vertragsprozesses verbessern
- Beziehungen zu Geschäftspartnern stärken
- Risiken und Compliance proaktiv überwachen
Warum Vertragsmanagement-Software verwenden?
Vertragsmanagement-Software bietet endlose Vorteile für Unternehmen, die den Vertragsprozess mit ihren Kunden optimieren möchten.
Einige dieser Vorteile umfassen:
- Vertragsdatenbanken, die alle Verträge an einem zentralen Ort für einfache Durchsuchbarkeit speichern
- Vertragszusammenarbeit, die es Benutzern ermöglicht, über ein gemeinsames Webportal zusammenzuarbeiten
- Vertragsschablonen, die es Benutzern ermöglichen, vorgefertigte Klauseln zu nutzen
- Vertragsanhänge wie Bilder, Memos und Rechnungen
- Nahtlose Vertragsgenehmigungsprozesse, sodass Abteilungs-Workflows nahtlos in das System integriert werden
Wer nutzt Vertragsmanagement-Software?
Vertriebsteams — Vertragsmanagement-Software hilft beim Teilen von Verträgen, deren Sicherung und der Identifizierung von Vertragsproblemen. Dies hilft Vertriebsteams, den Prozess der Vertragsunterzeichnung zu optimieren und große Verzögerungen bei der Vertragsabwicklung zu minimieren. Darüber hinaus können Vertriebsteams Vertragsmanagement-Software mit Produkten wie CRM, CPQ und E-Signatur-Lösungen integrieren, was hilft, gute Beziehungen zu Kunden während der Vertragsunterzeichnungsphase aufzubauen und zu pflegen.
Finanzteams — Vertragsmanagement-Software ermöglicht es Finanzteams, Sprachlücken zu identifizieren und riskante Klauseln zu erkennen, die zu zukünftigen rechtlichen Problemen für das Unternehmen führen können. Dies ermöglicht es Finanzteams, die Klarheit über Prüfpfade zu verbessern, indem sichergestellt wird, dass der Vertrag nicht von Kunden manipuliert werden kann.
Rechtsteams — Vertragsmanagement-Software bietet Rechtsteams Vertragsdatenbanken, um alles, was sie benötigen, mit Leichtigkeit zu durchsuchen. Da Rechtsteams ständig Verträge erneuern, automatisiert Vertragsmanagement-Software auch diese Prozesse, sodass sie sich nicht an Erneuerungsdaten erinnern müssen.
Arten von Vertragsmanagement-Software
Cloud-basiert — Cloud-basierte Vertragsmanagement-Software ermöglicht es Unternehmen, auf ihre Verträge auf einem gehosteten IT-Server zuzugreifen. Dies ermöglicht es Unternehmen, von jedem Desktop aus auf Verträge zuzugreifen, anstatt auf einen bestimmten Computer beschränkt zu sein. Die Hauptvorteile der Verwendung einer cloudbasierten Vertragsmanagement-Software sind der Fernzugriff, niedrigere Preise und höhere Sicherheit. Wenn die Festplatte eines Computers abstürzt und alle gespeicherten Daten löscht, sind die Daten auch weiterhin in der Cloud verfügbar.
Hybrid — Eine hybride Vertragsmanagement-Lösung ermöglicht es, Software in der Cloud oder vor Ort bereitzustellen. Im Allgemeinen kann hybride Vertragsmanagement-Software etwas teurer sein als cloudbasierte Optionen, daher sollten Sie dies im Hinterkopf behalten, wenn das Budget für Ihr Unternehmen eine Priorität ist.
Vor Ort — Vor-Ort-Vertragsmanagement bezieht sich auf Vertragsmanagement-Software, die auf einem lokalen Computer gespeichert ist. Die Vorteile einer Lösung, die vor Ort bereitgestellt werden kann, bestehen darin, dass keine Internetverbindung erforderlich ist. Dies hilft, wenn Sie keine Internetverbindung haben oder wenn Sie frustrierende Internetverzögerungen erleben.
Welche sind die am besten bewerteten Vertragsmanagement-Apps für kleine Unternehmen?
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PandaDoc: Einfache Vertragserstellung mit Drag-and-Drop-Vorlagen, E-Signaturen und Automatisierung – ideal für kleine Teams.
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Jotform Sign: Optimiertes E-Signatur-Tool mit einer großen Bibliothek gebrauchsfertiger Vertragsschablonen.
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Signeasy: Einfaches Vertragsunterzeichnen und -verfolgen mit Fokus auf mobile Zugänglichkeit.
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Oneflow: Bietet eine kollaborative Plattform für Vertragserstellung, -verhandlung und E-Signatur, die es Teams ermöglicht, in Echtzeit zusammenzuarbeiten und den Vertragslebenszyklus zu beschleunigen.
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GetAccept: Kombiniert Vertragsmanagement mit Vertriebsförderungsfunktionen, einschließlich Videoeinführungen und Echtzeit-Tracking, um kleinen Unternehmen zu helfen, Geschäfte schneller abzuschließen.
Vertragsmanagement-Software-Funktionen
Vertragserstellung — Benutzer können neue Verträge innerhalb der Plattform mit integrierten Dokumentenerstellungsfunktionen erstellen. Innerhalb der Inhaltserstellungsfunktion können Benutzer eine Drag-and-Drop-Funktion verwenden, die es Ihnen ermöglicht, relevante Aussagen zu identifizieren und einzufügen, die für den Vertrag relevant sind.
Vertragsschablonen — Erstellen und greifen Sie einfach auf Vorlagen zu, die die Vertragserstellung optimieren, indem Sie vorgefertigte Vertragsklauseln und -felder nutzen. Unternehmen können denselben Vertragstyp mit mehreren Kunden verwenden und so in Zukunft viel Zeit sparen.
Vertragsbearbeitung — Relevante Vertragsbeteiligte können mehrere Versionen von Verträgen bearbeiten, vergleichen und überarbeiten.
Vertragsanhänge — Zusätzliche Informationen, wie Bilder, Memos und Rechnungen, können als ergänzende Ressourcen an Verträge angehängt werden. Visuelle Hilfsmittel helfen Kunden, die Details des Vertrags besser zu verstehen.
Vertragszusammenarbeit — Interne und externe Benutzer können über ein gemeinsames Webportal, das mit Messaging-Funktionen ausgestattet werden kann, an Verträgen zusammenarbeiten. Dies erhöht die Kommunikation und die Qualität des Vertrags, indem es mehreren Benutzern ermöglicht wird, gleichzeitig auf das Dokument zuzugreifen.
Genehmigungsprozess — Optimiert die Vertragsgenehmigungsprozesse, sodass Abteilungs-Workflows logisch in das System integriert werden.
Benachrichtigungen und Erinnerungen — Vertragsmanagement ermöglicht es Benutzern, Benachrichtigungen zu erhalten und Erinnerungen mit Warnungen gemäß Vertragsmeilensteinen zu planen. Dies hilft Benutzern, Fristen einzuhalten und sicherzustellen, dass der Vertrag rechtzeitig abgeschlossen wird.
Vertragsdatenbank — Verträge können in einem zentralen Online-Repository mit integrierten Suchfunktionen gespeichert werden. Unternehmen können viel Zeit sparen, indem sie Verträge digital durchsuchen, anstatt manuell.
Integrationen/APIs — Die Vertragsmanagement-Plattform kann mit CRM-Software integriert werden, um Verträge mit Kundenaufzeichnungen zu verknüpfen, und mit CPQ-Software, um berechnete Angebotsdetails in den Vertrag einzuspeisen.
Berichterstattung und Dashboard — Ermöglicht Standard- und Ad-hoc-Berichte über Vertragsstatus und -zeitpläne sowie die Erstellung und den Zugriff auf Live-Übersichten über Vertragsaktivitäten.
Trends im Zusammenhang mit Vertragsmanagement-Software
Künstliche Intelligenz — Künstliche Intelligenz macht Vertragsmanagement-Software effizienter und dynamischer. Maschinelles Lernen kann menschliches Feedback in Ihre Vertragsmanagement-Software einbeziehen, was hilft, im Laufe der Zeit Verbesserungen umzusetzen. Dies kann die Reduzierung von sich wiederholender Sprache, die Behebung von Grammatikfehlern und die Verbesserung der Lesbarkeit des gesamten Vertrags umfassen.
Automatisierung — Automatisierungstrends beschleunigen die Vertragslebenszyklusphase zwischen Unternehmen und Kunden. Automatisierungsfunktionen können Verträge automatisch an die erforderlichen Personen weiterleiten, sodass alle Unterschriften in kurzer Zeit gesammelt werden. Es kann auch Benachrichtigungen automatisieren, sodass alle Parteien an Fristen erinnert werden, wie z.B. bevorstehende Erneuerungen und Abläufe.
Potenzielle Probleme mit Vertragsmanagement-Software
Alte Prozesse vs. neue Prozesse — Vertragsmanagement-Software erhöht die Effizienz interner Teams, indem sie Workflows im Vertragsprozess automatisiert. Sie könnten jedoch Konflikte zwischen bestehenden Vertragsprozessen und der Art und Weise finden, wie ein Vertragsmanagementprodukt Workflows handhabt. Während viele Softwareoptionen in dieser Kategorie an spezifische Bedürfnisse angepasst werden können, kann eine Überanpassung den Implementierungsprozess verlangsamen und tatsächlich die Effizienz verringern. Eine Lösung zu finden, die die meisten Ihrer Bedürfnisse mit minimaler Anpassung erfüllt, wird Ihnen einen größeren ROI bieten.
Alte Verträge vs. neue Verträge — Mit der Implementierung eines neuen Vertragsmanagementsystems müssen Sie entscheiden, wann neue Verträge über die Software verarbeitet werden und was mit inaktiven alten Verträgen geschehen soll. Dies kann sich als schwierig erweisen, da der Vertragsprozess im Allgemeinen ein fortlaufender ist. Darüber hinaus müssen Sie entscheiden, ob alte Verträge im neuen System katalogisiert werden sollen oder müssen. Während die Speicherung aller Verträge im selben System bequemer ist, erhöht die Katalogisierung der inaktiven Verträge die Zeit, die für die Implementierung der neuen Software benötigt wird.
Software und Dienstleistungen im Zusammenhang mit Vertragsmanagement-Software
E-Signatur — E-Signatur-Software gibt Benutzern die Möglichkeit, Unterschriften auf elektronisch geteilten Dokumenten zu sammeln, wodurch die Notwendigkeit entfällt, Unterschriften auf physischen Dokumenten aufzuzeichnen. Vertragsmanagement- und E-Signatur-Software gehen Hand in Hand, um die Finalisierung eines Vertrags zu beschleunigen. Darüber hinaus optimieren integrierte Sicherheitsstandards innerhalb der E-Signatur-Software den Austausch rechtlicher Dokumente weiter und garantieren die Legitimität und rechtlichen Auswirkungen von Unterschriften, die über die Software gemacht werden. Dies hilft beim Compliance-Aspekt der Vertragsmanagement-Software.
Angebotsmanagement — Da das Angebot oft der erste Schritt in der Phase eines Vertrags ist, ist es für Finanzteams wichtig, relevante Angebotsmanagement-Software zu verwenden, um den Prozess zu starten. Dies ermöglicht es Unternehmen, die Bedürfnisse eines Kunden zu bestimmen und ihnen maßgeschneiderte Angebote zu unterbreiten, die am besten zu diesen spezifischen Bedürfnissen passen.
CRM — Vertragsmanagement-Software wird oft mit CRM-Software integriert, um die Sichtbarkeit über verschiedene Teams innerhalb eines Unternehmens zu erhöhen. Da viele verschiedene Teams Zugriff auf bestehende oder kommende Verträge benötigen, können sie von einer integrierten Lösung profitieren, die sicherstellt, dass Unternehmens- und Kundenbeziehungsinformationen am selben Ort gespeichert werden.
