Mehr über Vorschlagssoftware erfahren
Was ist Angebotssoftware?
Angebotssoftware bietet Funktionen, die den Prozess des Schreibens, Verwalten und Versendens von Geschäftsangeboten vereinfachen. In Bezug auf die Unterstützung beim Schreiben von Angeboten bietet die Angebotssoftware einfache Dokumentenerstellungsoberflächen, die Angebote optisch ansprechend sowie leicht lesbar und nachvollziehbar machen. Einige Unternehmen verbringen unzählige Stunden damit, Angebote manuell zu erstellen, während die Angebotssoftware diese Zeit verkürzt, indem sie Vorlagen für Angebote sowie Drag-and-Drop-Funktionen bereitstellt, um optisch ansprechende Bilder und Inhalte hinzuzufügen. Angebotssoftware verfügt auch über E-Signatur-Integrationen, die es Kunden ermöglichen, das Dokument schnell zu scannen und die Bereiche zu finden, in denen sie unterschreiben müssen.
In Bezug auf die Verwaltung von Angeboten bietet die Angebotssoftware in der Regel Analyse- und Benachrichtigungsfunktionen, die Benutzern helfen können, nachzuverfolgen, wie Kunden mit einem Angebot interagieren. Dies ermöglicht es Benutzern zu sehen, wie oft ein Kunde ein Angebot geöffnet, angesehen oder kommentiert hat. Darüber hinaus können sowohl der Kunde als auch das Unternehmen, das das Angebot sendet, im Angebot kommentieren, wenn der Kunde Fragen hat. Dies ermöglicht eine einfache Kommunikation, anstatt E-Mails hin und her zu senden.
Welche Arten von Angebotssoftware gibt es?
Cloud-basierte Angebotssoftware
Cloud-Produkte arbeiten oft nach einem SaaS-Modell und werden über das Internet (in der Cloud) betrieben. Diese werden in der Regel als Abonnement verkauft und erfordern eine wiederkehrende Zahlung, meist als monatliche oder jährliche Zahlungen. Cloud-basierte Angebotssoftware bietet den großen Vorteil der Echtzeit-Zusammenarbeit mit dem Kunden. Auf diese Weise kann ein Unternehmen sein Angebot über das Internet teilen, dann kann der Kunde in Echtzeit kommentieren und das Unternehmen kann mit Antworten reagieren. Die Alternative ist das Herunterladen des Angebots, was viele Gespräche per E-Mail oder Telefon erfordern kann.
On-Premise-Angebotssoftware
Eine On-Premise-Angebotssoftware ist oft eine Einmalzahlung für eine unbefristete Lizenz. Diese Art von Lösung wird bei den meisten Softwareanbietern immer seltener, da Abonnementmodelle die Oberhand gewinnen. Für einige Unternehmen kann jedoch eine On-Premise-Lösung sinnvoll sein. Beispielsweise geben On-Premise-Lösungen Unternehmen die Sicherheit, dass ihre Server gesichert sind und sie einem anderen Unternehmen nicht ihre privaten Daten anvertrauen müssen. Dies kann Angebote sicherer machen, wenn die Daten nur zwischen dem Unternehmen, das das Angebot sendet und empfängt, geteilt werden.
Was sind die häufigsten Funktionen von Angebotssoftware?
Die folgenden sind einige Kernfunktionen innerhalb der Angebotssoftware, die Benutzern auf verschiedene Weise helfen können:
Dokumentenerstellungsoberfläche: Angebotssoftware ermöglicht es Benutzern, Funktionen mit einer Dokumentenerstellungsoberfläche einfach zu suchen und zu einem Angebot hinzuzufügen. Dazu gehört die Anpassung des Angebots mit verschiedenen Vorlagen, Branding und sogar Medien. Dies kann ein großer Faktor bei der Darstellung des Wertes eines Unternehmens sein. Beispielsweise wird es für ein Landschafts- oder Innenarchitekturbüro äußerst nützlich sein, Videos und Bilder bereitzustellen, die zeigen, wie effektiv ihre Arbeit ist. Dies macht das Angebot klarer und professioneller für andere Unternehmen.
Zusammenarbeit: Oftmals benötigt ein Angebot Mitglieder aus verschiedenen Teams, um dort einzuspringen und Fachwissen bereitzustellen, wo es benötigt wird. Angebotssoftware ermöglicht es mehreren Benutzern, am selben Dokument zu arbeiten, was mehr Sichtbarkeit und Unterstützung für jedes Angebot bietet. Benutzer können auch problemlos ergänzende Dokumente erstellen, bearbeiten und daran zusammenarbeiten sowie Änderungen direkt innerhalb der Angebotssoftware nachverfolgen.
Zusammenstellung und Genehmigungs-Workflows: Ein großer Vorteil der Angebotssoftware ist das Aufgaben- und Teammanagement. Dies ermöglicht es Unternehmen, Workflows zu automatisieren, indem Dokumente an die richtigen Personen zur Inhaltserstellung und Genehmigung weitergeleitet werden.
Analytik: Angebotssoftware bietet Unternehmen eine Vielzahl von Analysetools. Mit Funktionen zur Verfolgung des Engagements können Teams nachverfolgen, wer sich ihr Angebot ansieht, wie oft oder wie lange. Unternehmen können auch Berichte zur Effektivität von Angeboten verwenden. Dies ermöglicht es Benutzern zu sehen, welche Inhalte am besten funktionieren, und bietet dem Benutzer benutzerdefinierte Berichte und Dashboards über Angebotsvolumen und -akzeptanz. Diese Analysetools helfen Benutzern, in Zukunft effektivere Angebote zu erstellen.
Weitere Funktionen der Angebotssoftware: API-Integrationen, CPQ-Integrationen, Engagement-Tracking-Fähigkeiten, Berichtsfähigkeiten zur Effektivität von Angeboten
Was sind die Vorteile von Angebotssoftware?
Beschleunigt die Angebotszeit: Angebote sind oft ein langwieriger Prozess, der Monate dauern kann, bis Unternehmen ihn abschließen. Angebotssoftware verkürzt die Zeit, die zur Fertigstellung eines Angebots benötigt wird, indem sie viele sich wiederholende Aufgaben im gesamten Angebotsprozess automatisiert. Dazu gehören vorgefertigte Antworten auf bekannte RFP-Fragen, vorhandene Angebotsvorlagen und automatische Preisangebote. Diese Funktionen, unter anderem, ermöglichen es Unternehmen, weniger Zeit mit mühsamen Aufgaben zu verbringen und sich auf die Gesamtqualität ihres Angebots zu konzentrieren.
Verbesserte Zusammenarbeit: Zusätzlich zur Automatisierung unterstützt die Angebotssoftware das Content-Management, die Teamzusammenarbeit und das Workflow-Management. Mit Angebotssoftware können Mitarbeiter am Dokument mit ihren Kollegen arbeiten, Aufgaben an relevante Teams vergeben und Angebotsfristen nachverfolgen.
Wer nutzt Angebotssoftware?
Vertriebsteams: Vertriebsteams sind ein wesentlicher Bestandteil des Angebotsprozesses. Sie sind oft diejenigen, die den Wert der Arbeit eines Unternehmens effektiv kommunizieren müssen, und dabei müssen sie auf RFPs mit effektiven Antworten reagieren. Angebotssoftware ermöglicht es dem Vertriebsteam, in Echtzeit an einem Angebot zusammenzuarbeiten, was es jedem ermöglicht, sein Fachwissen einzubringen. Angebotssoftware ermöglicht es Vertriebsteams auch, den gesamten Verkaufsprozess zu beschleunigen, indem sie dem anfragenden Unternehmen die Möglichkeit geben, das Angebot online zu unterschreiben. Darüber hinaus integriert sich die Angebotssoftware mit CRM-Software, die alle notwendigen Kontaktinformationen enthält, die im Angebot enthalten sein müssen. Dies hilft, wichtige Interessengruppen zu identifizieren, die im Angebot enthalten sein sollten.
Marketingteams: Ein Angebot ist ein wichtiges Marketinginstrument für die meisten Unternehmen. Angebotssoftware ermöglicht es Marketingteams, die Kontrolle über das Branding zu übernehmen und anpassbare Vorlagen zu verwenden, um Angebote mit einem klaren und professionellen Aussehen zu präsentieren. Angebotssoftware bietet eine Vielzahl von Vorlagen, die genutzt werden können, um die Stärken eines Unternehmens zu betonen. Dazu gehören Vorlagen, die das SEO, die sozialen Medien, das Content-Marketing, die Videoproduktion eines Unternehmens und vieles mehr vermarkten.
Angebotsmanager: Angebotsmanager können Angebotssoftware nutzen, um Teamarbeit während des Angebotsprozesses zu leiten. Innerhalb der Angebotssoftware können Angebotsmanager Projektmanagement-Tools verwenden, um Aufgaben zuzuweisen und den Fortschritt des Angebots zu verfolgen. Dies hilft, Teams fokussiert zu halten und sich der Fristen für die Fertigstellung des Angebots bewusst zu sein.
Was sind die Alternativen zur Angebotssoftware?
CPQ-Software: Configure, Price, Quote (CPQ) Software hilft Unternehmen, den Lebenszyklus des Angebots- und Angebotsprozesses zu automatisieren, beginnend mit dem Moment, in dem ein Kunde seine Bedürfnisse in einem Unternehmensangebot angibt, und endend mit dem Versenden eines detaillierten Angebots an den Kunden oder Interessenten. Dies kann als Alternative zur Angebotssoftware verwendet werden, da CPQ-Software viele der gleichen Funktionen bietet, zusätzlich zu Preisfunktionen.
Software im Zusammenhang mit Angebotssoftware
Verwandte Lösungen, die zusammen mit Angebotssoftware verwendet werden können, umfassen:
CRM-Software: Viele Angebotssoftwarelösungen können in CRM-Software integriert werden. Wenn ein Unternehmen ein CRM verwendet, kann es nach Angebotswerkzeugen suchen, die möglicherweise in dieses CRM integriert werden können. Sicherzustellen, dass die Angebotssoftware gut mit den aktuellen Systemen integriert ist oder die Suche auf komplexere Systeme auszuweiten, die Angebote verwalten können, ist entscheidend für die Auswahl der richtigen Software.
CPQ-Software: Angebotssoftware arbeitet Hand in Hand mit CPQ-Software. Wenn Unternehmen ihre Angebote erstellen, müssen sie oft detaillierte Angebote in Übereinstimmung mit dem, was sie anbieten, versenden. CPQ-Software hilft Unternehmen, genaue Angebote zu erstellen und macht den Angebotsprozess viel reibungsloser.
E-Signatur-Software: E-Signatur-Software gibt Benutzern die Möglichkeit, Unterschriften auf elektronisch geteilten Dokumenten zu sammeln, wodurch die Notwendigkeit physischer Dokumente zur Aufzeichnung von Unterschriften entfällt. Dies ist ein großartiges Werkzeug, um es in die Angebotssoftware zu integrieren, da die meisten Angebote Unterschriften des anfragenden Unternehmens erfordern.
Herausforderungen mit Angebotssoftware
Umstellung von Altsystemen: Angebotssoftware kann Dokumente in ihrem nativen Format speichern, wie Microsoft Word und Excel, PDF oder HTML. Die Art und Weise, wie die bestehenden Systeme eines Unternehmens diese Dateitypen handhaben und ihr bevorzugter Dokumententyp, kann ein potenzielles Hindernis sein, wenn sie auf die Verwendung von Angebotssoftware umstellen.
Welche Unternehmen sollten Angebotssoftware kaufen?
Praktisch jedes Unternehmen, das ein Enterprise-Vertriebsteam hat, wird irgendwann ein Angebot an ein anderes Unternehmen senden. Aus diesem Grund kann Angebotssoftware von Unternehmen in nahezu jeder Branche genutzt werden, die Verkaufsangebote an einen Kunden anpassen müssen. Während einige Angebotssoftware für bestimmte Branchen wie Bauwesen, Bildung, Gesundheitswesen oder Finanzdienstleistungen entwickelt wurden, sind die meisten Angebotssoftware branchenunabhängig und können in jeder Branche eingesetzt werden, die ein Enterprise-Vertriebsteam hat.
Wie kauft man Angebotssoftware?
Anforderungserhebung (RFI/RFP) für Angebotssoftware
Die Anforderungserhebung für Angebotssoftware ist entscheidend, um sicherzustellen, dass das Unternehmen ein Produkt implementiert, das alle seine Bedürfnisse erfüllt. Während einige Unternehmen mehr Wert auf die ästhetische Präsentation ihrer Angebote legen, könnten andere Unternehmen mehr Wert auf die Integration mit E-Signatur-Software legen. Was auch immer die Anforderungen eines Unternehmens sind, es ist immer am besten, eine Liste der unverzichtbaren Funktionen zu erstellen, die das Unternehmen beim Kauf von Angebotssoftware berücksichtigen muss.
Vergleich von Angebotssoftware-Produkten
Erstellen Sie eine Longlist
Longlists werden erstellt, indem Softwareoptionen eliminiert werden, die keine kritischen Funktionen bieten. Um eine Longlist für Angebotssoftware zu erstellen, sollte ein Käufer die folgenden Funktionen betrachten und beurteilen, welche Produkte die notwendige Funktionalität bieten:
- E-Signatur
- Vorlagenerstellung
- Medienunterstützung für Bilder, Audio und Video
- Analytik
- Zusammenarbeit
- Angebotsmanagement
- Vertragsmanagement
- Zahlungsintegrationen
- Zusammenstellung und Genehmigungs-Workflows
Erstellen Sie eine Shortlist
Sobald ein Käufer seine Liste anhand der oben genannten Funktionen eingegrenzt hat, ist es wichtig, noch spezifischere Anforderungen vorzubereiten. Wenn ein Unternehmen beispielsweise in einer bestimmten Branche tätig ist, sollte es sicherstellen, dass es Funktionen gibt, die ihm helfen könnten, Angebote für diese Branche zu erstellen. Ebenso, wenn ein Unternehmen ein bestimmtes CRM verwendet, sollte es sicherstellen, dass die Angebotssoftware mit diesem CRM integriert ist.
Führen Sie Demos durch
Demos sind eine der wichtigsten Phasen im Kaufprozess. Dies ermöglicht es einem Käufer, eine tatsächliche Produktdemo zu erleben und zu sehen, ob das Produkt alle Anforderungen erfüllt. Um sicherzustellen, dass die Demo reibungslos verläuft, müssen Benutzer sicherstellen, dass der Anbieter alle Anforderungen im Voraus hat, damit er seine Funktionen ordnungsgemäß präsentieren kann.
Auswahl der Angebotssoftware
Wählen Sie ein Auswahlteam
Das Auswahlteam für Angebotssoftware sollte mindestens ein Mitglied aus dem Enterprise-Vertriebsteam, dem Customer-Success-Team und dem Marketingteam umfassen. Dies sind plausibel die Teams, die Angebotssoftware am häufigsten verwenden werden, und daher sollten sie den meisten Einfluss auf die gewünschten Funktionen der Angebotssoftware haben.
Verhandlung
Bei Verhandlungen während der Kaufphase sollte das Auswahlteam immer darauf hinarbeiten, dass Implementierungs- und laufende Supportgebühren in den Kosten enthalten sind. Auf diese Weise können Unternehmen bei Bedarf immer ihren Customer-Success- oder Support-Vertreter kontaktieren.
Endgültige Entscheidung
Nach der Verhandlungsphase erfordert die endgültige Entscheidung die Zustimmung aller Mitglieder des Auswahlteams. Es ist wichtig, alle auf denselben Stand zu bringen, um sicherzustellen, dass alle Anforderungen erfüllt sind und die endgültige Entscheidung von allen Beteiligten unterstützt wird.
Was kostet Angebotssoftware?
Wie bei jedem Softwarekauf kann der Preis für Angebotssoftware aufgrund vieler Faktoren schwanken. Der erste Faktor, der den Preis beeinflusst, ist die Anzahl der Lizenzen oder Plätze, die ein Unternehmen kaufen muss. Dies bedeutet im Wesentlichen die Anzahl der Benutzer, die mit ihren eigenen Logins Zugriff auf die Software haben. Für Angebotssoftware kann dies von 19 $ pro Benutzer und Monat bis zu 70 $ pro Benutzer und Monat reichen. Je mehr Plätze ein Benutzer kaufen möchte, desto mehr muss er bezahlen.
Der Grund für die große Preisspanne pro Platz kann auf eine Vielzahl von Faktoren zurückzuführen sein. Beispielsweise wird einige Angebotssoftware nach einem Modell betrieben, bei dem der Benutzer basierend auf der Anzahl der Angebote, die er pro Monat verwenden möchte, berechnet wird. Während die grundlegendsten Pläne es Benutzern ermöglichen, fünf aktive Angebote gleichzeitig zu haben, erlauben die höchstpreisigen Pläne Benutzern in der Regel, eine unbegrenzte Anzahl von Angeboten pro Monat zu versenden.
Ein weiterer Faktor, der zum Preis der Angebotssoftware beiträgt, sind die enthaltenen Funktionen. Die niedrigsten Tarifpläne können grundlegende Funktionen wie E-Signatur und vorgefertigte Angebote enthalten, während die teuersten Pläne Integrationen mit anderer Software, Analytik und Kundeninput-Formulare enthalten.
Return on Investment (ROI)
Nachfolgend ist die Aufschlüsselung der geschätzten Zeit bis zum ROI gemäß den Bewertungsdaten auf G2 vom 18. Dezember 2020:
- 55 % der Käufer sehen einen ROI in 6 Monaten oder weniger
- 28 % der Käufer sehen einen ROI in 7-12 Monaten
- 10 % der Käufer sehen einen ROI in 13-24 Monaten
- 7 % aller anderen Käufer sehen einen ROI ab 24 Monaten
Implementierung von Angebotssoftware
Wie wird Angebotssoftware implementiert?
Die Implementierung von Angebotssoftware ist in der Regel ein unkomplizierter Prozess. Laut G2-Bewertungsdaten vom 18. Dezember 2020 konnten 68 % der Benutzer die Angebotssoftware innerhalb eines Monats implementieren und in Betrieb nehmen. In der Regel wird dieser Prozess in einige wichtige Phasen unterteilt:
- Softwareinstallation
- Prozessüberprüfung und Bedarfsanalyse
- Design, Konfiguration und Integrationen
- Schulung
- Unterstützung nach der Implementierung
Während dieses Prozesses können einige Benutzer auf Verzögerungen bei der Implementierungszeit stoßen, wenn es um Softwareintegrationen geht. Einige Benutzer möchten ihre Angebotssoftware mit anderen Produkten in ihrem Software-Stack integrieren, einschließlich CRMs, Content-Management-Systemen, Zahlungsabwicklung und mehr. Dies kann ein langwieriger Prozess sein, daher müssen Unternehmen auf längere Implementierungszeiten vorbereitet sein, wenn sie diesen Weg gehen.
