Mehr über Virtuelle Datenraum-Software erfahren
Was ist Virtual Data Room Software?
Virtuelle Datenräume (VDRs), auch bekannt als Online-Datenräume, helfen Unternehmen, sensible Unternehmensinformationen sicher in einem sicheren Online-Repository zu speichern und zu teilen. Dies kann entweder in Form einer sicheren Website oder einer sicheren Webanwendung geschehen, die über ein proprietäres Extranet eingerichtet wird. Unternehmen und Kunden können sich virtuell im Raum treffen und die sensiblen Dokumente, auf die sie Zugriff haben, prüfen, um einen Geschäftsabschluss zu tätigen, rechtliche Informationen zu besprechen oder einfach die Dokumente nach Belieben zu überprüfen. Sensible Informationen umfassen typischerweise private Unternehmensdokumente, sensible Kunden-, Steuer-, Rechts- oder Finanzinformationen, geistiges Eigentum oder andere wichtige Dokumente, die zusätzliche Sicherheit erfordern, um ihre Vertraulichkeit zu gewährleisten.
VDRs sind ideal für Unternehmen, die ein hohes Maß an Schutz für bestimmte Dokumente benötigen, die jedoch auch leicht zugänglich für diejenigen gemacht werden, die autorisiert sind, sie zu handhaben und zu teilen. Vor der Einführung von VDRs waren physische Datenräume die Norm und halfen, sicheren und geschützten Dokumentenzugriff und -austausch zu erleichtern. Da sich VDRs jedoch als sicherer, bequemer und kostengünstiger als traditionelle physische Datenräume erwiesen haben, da sie erhöhte Sicherheitsmaßnahmen und geringere Vorabkosten bieten, haben sie letztere im Laufe der Zeit weitgehend ersetzt.
Was sind die besten sicheren Datenraum-Anbieter für Due Diligence?
Einige der besten sicheren Datenraum-Anbieter für Due Diligence sind Datasite, Ideals und Firmex. Diese Plattformen bieten effiziente Due-Diligence-Prozesse in M&A, Finanzen, Recht und anderen sensiblen Transaktionen. Hier ist ein detaillierterer Blick auf einige der besten Anbieter:
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Datasite: Bekannt für seine detaillierte Due-Diligence-Plattform. Datasite integriert sich mit Dokumentenmanagement-, Sicherheits- und Kollaborationstools und ist eine der besten Optionen auf dieser Liste für Due Diligence.
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ideals: Anerkannt für seine robusten Sicherheitsprotokolle und benutzerfreundliche Oberfläche, geeignet für Unternehmen jeder Größe.
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Firmex: Ein unkomplizierter und sicherer Datenraum-Anbieter für Due Diligence, der seine Benutzerfreundlichkeit und Kundenunterstützung betont.
Was sind die häufigsten Funktionen von Virtual Data Room Software?
Dateifreigabe: VDRs optimieren die Zusammenarbeit, indem sie benutzerbezogene Dateifreigabe bieten, die granular und restriktiv ist, um höchste Sicherheit zu gewährleisten. Autorisierte Benutzer, die das Recht haben, bestimmte Dokumente einzusehen, können jedoch einfach und sicher innerhalb des VDR darauf zugreifen.
Sicherheit und Verschlüsselung: Eine der Hauptfunktionen eines VDR ist die Zugriffskontrolle und die Möglichkeit, Dokumentenberechtigungen an bestimmte Benutzer zu vergeben, um eine sichere Umgebung zu gewährleisten. Dateien werden mit Verschlüsselung, Zwei-Faktor-Authentifizierung sowie Single-Sign-On-Kontrollen sicher und geschützt gehalten. Zusätzlich fügen Wasserzeichen und Fernlöschung eine weitere Sicherheitsebene hinzu.
Betrachterhistorie: Autorisierte Benutzer haben die Möglichkeit, nachzuverfolgen, wie lange jemand an einem bestimmten Dokument gearbeitet hat, wo Klicks auf das Dokument gemacht wurden und wohin sich ein Betrachter innerhalb des sicheren VDRs bewegt hat.
Optische Zeichenerkennung (OCR): Mit OCR können Benutzer Volltextsuchbegriffe verwenden, um ein Wort oder einen Satz in einem Dokument leicht zu finden.
Live-Chat: Live-Chat-Funktionen fördern die Zusammenarbeit und das Gespräch über spezifische Dokumente, was besonders hilfreich für Benutzer ist, die mit anderen Benutzern aus der Ferne zusammenarbeiten.
Nur-Ansicht-Zugriff: Für zusätzliche Datensicherheitsmaßnahmen können Benutzer anpassen, wer die Befugnis hat, Dokumente innerhalb des VDR zu bearbeiten. Diejenigen, die nicht die Befugnis haben sollten, ein Dokument zu bearbeiten, sondern nur die Befugnis haben sollten, es anzusehen, können mit einem Nur-Ansicht-Zugriff ausgestattet werden, der das Bearbeiten einschränkt.
Berichterstattung: Die Berichterstattungsfunktion bietet Metriken und Einblicke in Seitenaufrufe, Benutzerkontenansichtshistorie und kürzliche Suchanfragen.
Drag-and-Drop-Datei-Upload: Benutzer können Dokumente einfach in einen VDR hochladen, indem sie Dateien und Ordner von ihrem Desktop in einen bestimmten Ordner ziehen und ablegen, der im VDR gespeichert ist.
Massen-Upload: Benutzer können mehr als eine Datei gleichzeitig hochladen, um den Upload-Prozess im VDR zu beschleunigen.
Was sind die Vorteile von Virtual Data Room Software?
VDRs tragen wesentlich dazu bei, den sicheren Austausch von Daten und anderen vertraulichen Informationen zu gewährleisten, aber diese Produkte bieten auch sekundäre betriebliche Vorteile für andere Teile des Unternehmens.
Transparenz und Vertrauensbildung: Der Aufbau starker Beziehungen zu Stakeholdern ist entscheidend für erfolgreiche Geschäftsinteraktionen, und im Mittelpunkt steht die Transparenz, die hilft, Vertrauen aufzubauen. In Situationen, in denen die Transparenz hochvertraulicher Informationen von entscheidender Bedeutung ist, bieten VDRs eine Möglichkeit, Informationen zu teilen, ohne das Risiko von Datenlecks einzugehen.
Kosteneffizienz: Der Einsatz von VDRs reduziert den Bedarf an physischen Dokumenten erheblich, was wiederum die mit dem Drucken, Ablegen und Speichern von Dokumenten verbundenen Kosten senkt. Ein großer Kostenfaktor, der reduziert oder oft vollständig eliminiert wird, ist das Reisen zum alleinigen Zweck der Einsichtnahme in Unternehmensdokumente. VDRs haben auch Gebühren, jedoch sind diese vorhersehbar und somit handhabbar. All diese Reduzierung von Papierakten und Reisen verringert auch den CO2-Fußabdruck eines Unternehmens, was ein weiterer Vorteil von VDRs ist.
Erhöhte Produktivität: VDRs ermöglichen effizientere Arbeitsabläufe. Während einer zeitkritischen Transaktion, wie einem M&A-Prozess, können VDRs dazu beitragen, die Zeit, die für Kommunikation und administrative Aufgaben aufgewendet wird, erheblich zu reduzieren. Darüber hinaus macht die Datei-Organisationsfunktionalität von VDRs das Suchen und Referenzieren von Dokumenten effizient.
Globale Zugänglichkeit: Da immer mehr Geschäftstransaktionen mit Partnern auf der ganzen Welt stattfinden, reduzieren VDRs die geografischen Einschränkungen, die den Prozess der Verhandlung und Kommunikation über Grenzen hinweg einst extrem mühsam machten.
Wer nutzt Virtual Data Room Software?
VDRs sind wichtig für Branchen, die eine sichere und zugängliche Speicherung und Weitergabe von Dokumenten erfordern. Einige Unternehmen könnten die Vor- und Nachteile eines VDRs im Vergleich zu einer Datei-Speicher- und Freigabesoftware abwägen. Während VDRs einige der gleichen Funktionen wie eine Datei-Speicher- und Freigabelösung bieten, bieten sie viel höhere Sicherheitsmaßnahmen und sind für Branchen unerlässlich, die starke Sicherheitsmaßnahmen für ihre Dateien benötigen. Auf der anderen Seite erweisen sich VDRs als ineffizient und umständlich, es sei denn, es sind starke Sicherheitsmaßnahmen erforderlich, da die damit verbundenen Einschränkungen und Berechtigungen bestehen. Ein einfaches Datei-Speicher- und Freigabesystem würde Unternehmen passen, die nicht den strengen Sicherheitsvorschriften entsprechen müssen.
Non-Profit-Organisationen: Jede Non-Profit-Organisation, die die Speicherung und Weitergabe sensibler Fundraising-Dokumente, Zuschüsse und anderer Finanzdokumente sowie Mitgliederlisten erfordert, hat einen Anwendungsfall für VDR-Software.
Fusionen und Übernahmen (M&A): VDRs sind während der Due-Diligence-Phase einer M&A unerlässlich, da M&As die rechtliche Offenlegung aller relevanten Dokumente und Informationen erfordern, die die an der Übernahme beteiligten Unternehmen betreffen. Während der Due-Diligence-Phase einer M&A-Transaktion können beide beteiligten Parteien die stabile und sichere Umgebung nutzen, die VDRs bieten, um relevante Dokumente in Echtzeit zu teilen.
Vorstandskommunikation: In vielen Fällen erfordern Vorstandsmitglieder oft den Austausch sensibler oder proprietärer Dokumente. VDRs bieten eine sichere Plattform, auf der Vorstandsmitglieder leicht kommunizieren und wichtige Vorstandsunterlagen teilen können.
Börsengänge (IPOs): IPOs können ein umständlicher Prozess sein, den ein virtualisierter Arbeitsbereich effizienter gestalten kann. IPOs erfordern, dass Unternehmen transparenter mit ihren Aktivitäten und Transaktionen umgehen, als sie es gewohnt sind. VDRs können diesen Unternehmen helfen, ihre öffentlichkeitswirksamen Verpflichtungen mit internen Compliance-Aufgaben zu jonglieren. VDRs können leicht neue Berechtigungen für aktuelle und potenzielle Aktionäre hinzufügen, während die Dokumentensicherheit Priorität bleibt.
Was sind die besten sicheren Datenraumlösungen für Fusionen und Übernahmen?
Bei der Durchführung von Fusionen und Übernahmen (M&A) sind dies einige der besten sicheren Datenraumlösungen basierend auf G2-Benutzerbewertungen:
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Datasite: spezialisiert auf M&A-Prozesse und Due Diligence mit dem Fokus auf Geschwindigkeit und Effizienz. Diese App bietet Echtzeitanalysen und umfangreiche Q&A-Management-Tools.
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Intralinks: bietet eine schnelle und intelligente Cloud-Speicherlösung, die KI-gestützte Due-Diligence-Tools und Echtzeitanalysen für Deal-Maker bietet.
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Ansarada: Bekannt für seine benutzerfreundliche Oberfläche, die sich auf die Verbesserung von Deal-Workflows konzentriert.
Welcher sichere Datenraumdienst ist am besten für Investmentbanken geeignet?
Für Investmentbanken, die hochkarätige Transaktionen wie M&As, Kapitalbeschaffung und IPOs verwalten, ist die Wahl eines Datenraumdienstes mit robusten Sicherheitsfunktionen wichtig. Einige der besten Anbieter sind:
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Datasite: Ein führender virtueller Datenraum (VDR), besonders stark bei der Unterstützung von M&A-Transaktionen und Kapitalmarktgeschäften, bietet starke Sicherheit und erweiterte Analysen.
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DealRoom: Wird häufig für Investmentbanking verwendet, aufgrund seiner Geschwindigkeit, Sicherheit und des Managements vertraulicher Informationen.
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FirmRoom: Bietet Benutzerfreundlichkeit und Skalierbarkeit; diese App richtet sich sowohl an Mid-Market- als auch an Enterprise-Deals.
Was sind die Alternativen zu Virtual Data Room Software?
Alternativen zu VDR-Software können diese Art von Software entweder teilweise oder vollständig ersetzen:
RFP-Software: Anfragen für Vorschläge (RFPs) werden oft über eigenständige RFP-Software durchgeführt. Einige Unternehmen können jedoch eine VDR-Lösung wählen, um Materialien im Zusammenhang mit dem Vorschlag zu halten und eine zusätzliche Sicherheitsebene hinzuzufügen.
Enterprise Content Management (ECM) Software: ECM-Systeme helfen Unternehmen, unstrukturierte Dokumente zu organisieren, zu verwalten und zu verteilen, oft unter Nutzung von Cloud-Speicherfähigkeiten. Diese Lösung ist weniger sicher, aber zugänglicher für Unternehmen, die keine so starken Dokumentenmanagement-Sicherheitsmaßnahmen benötigen.
Wissensmanagement-Software: Unternehmensressourcen, die in Wissensmanagement-Software gespeichert sind, können leicht innerhalb des Systems gefüllt, bearbeitet, gespeichert und geteilt werden. Wie VDR-Software bietet Wissensmanagement-Software ein Online-Repository von Dokumenten für Unternehmen. Diese Lösungen werden als eine brauchbare Option für Unternehmen angesehen, die nicht die starke Dokumentensicherheit benötigen, die von VDRs bereitgestellt wird. Dokumente, die in Wissensmanagement-Lösungen gespeichert sind, beziehen sich typischerweise auf Ressourcen im Zusammenhang mit Arbeitsnotizen, Anleitungen und anderen verwandten Informationsleitfäden, die für Mitarbeiter nützlich sind.
Herausforderungen mit Virtual Data Room Software
Autorisierungsprobleme: Während Sicherheit der Hauptvorteil von VDRs ist, kann sie oft zu Autorisierungs- und Zugriffsproblemen führen. Benutzer, die die Fähigkeit haben, Autorisierungen zuzuweisen, haben die Verantwortung sicherzustellen, dass alle Parteien, die Zugriff auf ein bestimmtes Dokument oder eine Dokumentengruppe benötigen, die korrekte Autorisierung erhalten. Benutzer, die keinen Zugriff auf ein Produkt haben, aber zur Autorisierung berechtigt sind, können verwirrt und frustriert sein, insbesondere wenn sie das Dokument aus zeitkritischen Gründen benötigen.
Welche virtuellen Datenraumdienste sind am besten für Startups bewertet?
Startups benötigen virtuelle Datenraum (VDR)-Plattformen, die sicheres Dokumenten-Sharing, schnelle Einrichtung und intuitive Steuerungen bieten, um Fundraising, Due Diligence und Investorenbeziehungen zu unterstützen. Basierend auf G2-Bewertungen sind diese VDR-Tools top bewertet:
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Datasite Diligence Virtual Data Room: Maßgeschneidert für hochkarätige Transaktionen, bietet Datasite erweiterte Sicherheit, Dokumentenredaktion und Analysen, was es ideal für Startups macht, die M&A oder Investitionsrunden durchlaufen.
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Ideals Virtual Data Room: Entwickelt mit Einfachheit und Geschwindigkeit im Hinterkopf, bietet Ideals Startups eine schnelle Onboarding-Erfahrung, granulare Berechtigungskontrollen und Echtzeit-Dateiverfolgung.
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Ansarada: Kombiniert KI-gesteuerte Einblicke mit einer sauberen Benutzeroberfläche, die jungen Unternehmen hilft, den Zugang von Investoren, die Dokumentenversionierung und die Deal-Bereitschaft von Anfang an zu verwalten.
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Firmex Virtual Data Room: Bietet eine zuverlässige, sichere und unkomplizierte Plattform für Startups, die mit sensiblen Dokumenten umgehen, mit intuitiver Navigation und reaktionsschnellem Support für schnelllebige Deals.
Wer sind die führenden Anbieter von Virtual Data Room Software für kleine Unternehmen?
Wenn Vertraulichkeit wichtig ist, aber die Ressourcen begrenzt sind, wenden sich kleine Unternehmen an VDRs, die einfach zu verwalten sind und auf Geschwindigkeit ausgelegt sind. G2-Benutzer heben diese Top-Performer hervor:
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Clinked: Kombiniert Dateifreigabe, sichere Nachrichtenübermittlung und White-Label-Branding in einer kundenorientierten VDR-Lösung, perfekt für kleine Unternehmen, die mit externen Partnern oder Kunden zusammenarbeiten.
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DocSend: Beliebt bei Startups und KMUs, ermöglicht DocSend die Echtzeitverfolgung von geteilten Dokumenten und Investorenpräsentationen, mit Zugriffskontrollen, die sicherstellen, dass nur die richtigen Personen sensible Inhalte einsehen können.
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SecureDocs: Bietet robuste Berechtigungsverwaltung und Prüfpfade in einer sauberen, benutzerfreundlichen Oberfläche, entwickelt für kleine Unternehmen, die eine zuverlässige Lösung für Due Diligence oder internen Austausch benötigen.
Welche Unternehmen sollten Virtual Data Room Software kaufen?
Jedes Unternehmen, das sensible, proprietäre oder kundenbezogene Informationen erstellt und teilt, wird von VDRs profitieren. Einige Branchen benötigen die Software jedoch mehr als andere. Finanzinstitute profitieren stark von den Sicherheitsfunktionen der VDRs, da sie den sicheren Dokumentenaustausch erleichtern und gleichzeitig Cybersecurity-Risiken verhindern, die in der Branche leider häufig vorkommen. Darüber hinaus würde jede Branche, die Risiken von Identitätsdiebstahl, sensiblen Datenlecks oder sensiblen rechtlichen Informationen ausgesetzt ist, von VDRs profitieren, da sie komplexe Sicherheitsmaßnahmen bieten.
Venture-Capital-, Private-Equity- oder Investmentbanking-Firmen: Diese Firmen nutzen VDRs in ihren Due-Diligence-Prozessen, die das sichere Teilen von Portfolioinformationen, Finanzinformationen und Steuerdokumenten umfassen.
Rechtsfirmen: Anwälte und andere Rechtsprofis können vertrauliche Rechtsdokumente zwischen Kunden und autorisierten Dritten in VDRs leichter teilen als in einem Standard-Datei- und Speicherfreigabesystem.
Immobilienunternehmen: Immobilienunternehmen haben ebenfalls mit Due-Diligence-Situationen zu tun, daher sind VDRs ein großer Vorteil für die Branche. Situationen wie Immobilientransaktionen, Bewertungen und der Verkaufsprozess eines Hauses beinhalten den vertraulichen Dokumentenaustausch zwischen mehreren Parteien.
Biotech- oder Pharmaunternehmen: Diese Unternehmen müssen oft geistiges Eigentum und klinische Studiendaten mit Dritten teilen.
Bergbau und Energie: Diese Unternehmen teilen routinemäßig große, vertrauliche Dateien für verschiedene Zwecke wie Joint Ventures, Umweltprüfungen, Finanzierung, Mid-Management usw. VDRs erleichtern die Navigation durch diese regulatorischen Prozesse.
Welche Datenraum-Anbieter sind am besten für große Fortune-500-Unternehmen geeignet?
Für große Fortune-500-Unternehmen sind die besten Datenraum-Anbieter Datasite, Intralinks und Box, aufgrund ihrer Zuverlässigkeit, Skalierbarkeit und Sicherheitsfunktionen. Hier ist eine detailliertere Zusammenfassung dieser Optionen:
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Datasite: Spezialisiert auf M&A-Transaktionen, bietet Datasite detaillierte Analysen, Projektmanagement-Tools, mehrsprachigen Support und Sicherheit auf Unternehmensniveau, die sich an globale Unternehmen richtet.
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Intralinks: Mit einer globalen Präsenz bietet diese Plattform sichere Zusammenarbeit und Workflow-Automatisierung, sicheres Dokumentenmanagement und erweiterte Sicherheit.
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Box: Bekannt für seine breite Benutzerbasis, bietet es sicheres Dokumenten-Sharing, erweiterte Sicherheit, eine intuitive Benutzeroberfläche und starken Kundensupport.
Diese Datenraum-Anbieter sind eine der besten Optionen für große Organisationen mit hochvolumigen Transaktionen und Sicherheit auf Unternehmensniveau.
Wie kauft man Virtual Data Room Software?
Anforderungserhebung (RFI/RFP) für Virtual Data Room Software
Die Wahl eines VDR mag einfach erscheinen, da er einen sehr klaren Zweck als Ort zum sicheren Teilen vertraulicher Daten und klassifizierter Informationen hat. Aufgrund der Risiken, die mit einem VDR verbunden sind, der nicht so funktioniert, wie es den Bedürfnissen einer Organisation am besten entspricht, ist es jedoch wichtig, dass Käufer einige Faktoren berücksichtigen, bevor sie sich für einen entscheiden. Hier sind einige Faktoren, die zu berücksichtigen sind:
Größe und Menge der Dateien: Überlegen Sie, welche Arten von Dateien in den VDR hochgeladen werden. Werden es nur interne Dateien sein? Werden es auch Kundenakten sein? Werden es große Datensätze sein? Abhängig von diesen Antworten sollten Käufer einen VDR wählen, der die Dateitypen und -größen unterstützt, mit denen sie arbeiten werden.
Sicherheitsstufen: Abhängig von der erforderlichen Sicherheitsstufe zum Schutz der Dateien sind verschiedene Schutzmaßnahmen verfügbar. Es ist einfach, eine Sicherheitsstufe zu wählen, die über das tatsächlich benötigte Maß hinausgeht, jedoch wird davon abgeraten, da intensive Sicherheit mangelnde Sichtbarkeit und Zugänglichkeit bedeutet, selbst für Dateien, die nicht so geschützt werden müssen, was dazu führt, dass Kunden, Mitarbeiter oder beide frustriert werden.
Anpassung: Bei der Auswahl eines VDR ist es wichtig, die verschiedenen Anwendungsfälle zu berücksichtigen, die für das Unternehmen relevant sind. Wenn der Käufer einen VDR für den internen Gebrauch, für Kunden, für Interessenten usw. verwenden wird, sollte er sicherstellen, dass er die Einstellungen leicht ändern kann, um verschiedene Dateitypen und Sicherheitsstufen zuzulassen. Wenn Teams, die keinen technischen Hintergrund haben, den Datenraum nutzen werden, ist es wichtig, die Benutzerfreundlichkeit zu berücksichtigen und ein Produkt zu wählen, das benutzerfreundlich und intuitiv ist.
Vergleich von Virtual Data Room Software-Produkten
Erstellen Sie eine Longlist
Es gibt eine umfangreiche Anzahl von Optionen, wenn es um VDR-Software geht. Sobald Käufer ihre Anforderungen verstehen, sollten sie nach Lösungen suchen, indem sie im Internet stöbern. Die meisten Produktwebsites haben eine „Funktionen“-Seite, die ein umfassendes Bild davon bietet, was die Software umfasst. G2.com ist ein guter Ausgangspunkt.
Erstellen Sie eine Shortlist
Als nächstes sollten Käufer weiter in die Longlist der Lösungen recherchieren, um eine Shortlist zu erstellen. Es gibt viele Recherchen (Artikel und Videos), die verschiedene Produkte aus verschiedenen Perspektiven erklären und bewerten. Käufer sollten nach Recherchen suchen, die auf ihre Branche zugeschnitten sind. Die „Vergleichen“-Funktion von G2.com hilft dabei, Software nebeneinander zu stellen, um spezifische Funktionen zu vergleichen und zu erfahren, wie echte Benutzer sie bewerten.
Führen Sie Demos durch
Demos sind eine großartige Möglichkeit, potenzielle Lösungen aus erster Hand zu sehen und die Möglichkeit zu haben, die richtigen Fragen zu stellen, um festzustellen, welches Produkt für die Organisation am besten geeignet ist. Käufer sollten sich auf jede Demo vorbereiten, indem sie eine Standardliste von Fragen und Klarstellungen haben, die sie jedem Anbieter stellen können.
Auswahl von Virtual Data Room Software
Wählen Sie ein Auswahlteam
Angesichts des IT- und Sicherheitsfokus von VDRs sollten Mitglieder der IT-Abteilung einer Organisation in die Gespräche einbezogen werden. Sie helfen dabei, die Kompatibilität bestimmter Produkte mit bestehenden Systemen zu bewerten, die mit dem gewählten VDR integriert werden müssen. Darüber hinaus sollten Mitglieder der Teams, die den VDR häufig nutzen werden, einbezogen werden. Dies umfasst oft Teams, die mit hochsensiblen Informationen umgehen, wie Finanzen und F&E. Mitglieder aller verschiedenen Teams müssen bei der Auswahl des richtigen Produkts zusammenarbeiten.
Verhandlung
In dieser Phase ist es wichtig, über die Preisgestaltung zu sprechen und zu fragen, ob Rabatte verfügbar sind, sei es für den Kauf einer größeren Anzahl von Lizenzen oder für eine längere Dauer. Käufer sollten auch Zahlungsoptionen, Implementierung, Kundensupport und Onboarding-Dienste zu diesem Zeitpunkt erkunden.
Endgültige Entscheidung
Jetzt, da Käufer wissen, welche Softwarelösung sie kaufen möchten, sollten sie einen Testlauf des Produkts anfordern, um zu testen, wie es von ihren Teams implementiert und angenommen wird. Wenn es gut in bestehende Technologien integriert ist und die Teams es gut aufnehmen, kann der Käufer sicher sein, dass er den besten VDR für seine Bedürfnisse kauft.
Was kostet Virtual Data Room Software?
Die Kosten eines VDR hängen von den angebotenen Funktionen, der verfügbaren Speichermenge, der Anzahl der Benutzer und mehr ab. Hier sind die häufigsten Kostenstrukturen beim Kauf eines VDR:
Kostenmodell pro Seite: Dies bezieht sich auf ein Kostenmodell, das pro Seite berechnet, die in einem VDR gespeichert wird. Diese Art der Preisgestaltung kann für kleine Projekte mit einem klaren Umfang attraktiv sein.
Kostenmodell pro Benutzer: Diese Art von Kostenmodell bietet eine festgelegte Anzahl von Benutzerlizenzen und die Organisation wird für jeden zusätzlichen Benutzer berechnet. Es ist wichtig zu überprüfen, wie viele Benutzerlizenzen benötigt werden, bevor man sich für dieses Modell anmeldet.
Speichergröße: Einige VDR-Anbieter berechnen basierend auf der Anzahl der Gigabyte (GB), die der Raum verwendet. Einige VDR-Anbieter erlauben eine bestimmte Menge an Datenspeicher oder einen Bereich und berechnen für Übernutzung.
Flatrate-Gebühr pro Monat: Diese Pläne sind wie Mobilfunkpläne und bieten eine festgelegte Menge an Daten, Seiten und Benutzern und sind entsprechend bepreist. Dieses Kostenmodell ist eine gute Möglichkeit, große Übernutzungsgebühren zu vermeiden.
Trends in der Virtual Data Room Software
Verfügbarkeit auf mehreren Geräten: VDRs sind effizient, aber die Zugänglichkeit kann aufgrund ihrer intensiven Sicherheitsmaßnahmen immer verbessert werden. Trends deuten auf eine Mehrgerätezugänglichkeit hin, um einige häufige Zugänglichkeitsprobleme zu lindern. Während einige VDR-Lösungen gerade erst beginnen, den Zugriff über mehrere Geräte wie Mobilgeräte und Browser anzubieten, wird erwartet, dass der mobile Zugriff eine häufiger verfügbare Funktion wird, da VDRs in mehr Branchen zunehmend beliebt werden. Die Verfügbarkeit auf mehreren Geräten ist ideal für Unternehmensgeschäfte und Transaktionen, die laufend, zeitkritisch und sofortiges Handeln erfordern.
