Saiba Mais Sobre Software de Documentação Clínica
O que é Software de Documentação Clínica?
Software de documentação clínica refere-se a soluções que os prestadores de saúde e suas equipes usam para criar registros digitais detalhando tratamentos médicos, testes ou ensaios. Esta documentação complementa os registros longitudinais dos pacientes, normalmente armazenados em sistemas EHR/EMR, que centralizam todas as informações de saúde de um paciente. O software de documentação clínica captura qualquer encontro com o paciente no ponto de atendimento e pode ser acompanhado por uma variedade de arquivos de imagem e teste para fornecer contexto adicional.
A maioria dos softwares de documentação clínica pode registrar informações eletronicamente em tempo real usando recursos de ditado, além de poder integrar-se com ferramentas de digitalização de documentos para carregar registros em papel. Desde o pré-atendimento até o pós-atendimento, este software gerencia formulários de admissão e questionários, materiais de identificação do paciente, documentos de seguro, reivindicações e faturamento, informações de alta e orientações educacionais. Os clínicos dependem dele para criar fluxos de trabalho que simplificam a documentação no ponto de atendimento. Seus recursos de conformidade garantem que toda a documentação esteja livre de erros.
Quais são os Recursos Comuns do Software de Documentação Clínica?
A seguir estão alguns recursos principais dentro do software de documentação clínica que ajudam as equipes de saúde a manter registros médicos em conformidade e melhorar os fluxos de trabalho de gerenciamento de documentos:
Modelos: Os modelos agilizam o processo de documentação para os profissionais de saúde, facilitando o preenchimento de notas SOAP, pedidos de prescrição ou planos de tratamento. Os provedores podem preencher os formulários necessários durante o atendimento ao paciente graças à funcionalidade de apontar e clicar do software. Isso significa que os fluxos de trabalho clínicos permanecem desobstruídos quando laboratórios, imagens ou medicamentos precisam ser solicitados.
Carregamento de imagens: Por meio da conexão com outros sistemas e hardware, o software de documentação clínica suporta o carregamento de imagens de máquinas de fax, scanners, e-mails e outras fontes eletrônicas. Isso ajuda a equipe do escritório a capturar informações de admissão e seguro do paciente e permite que vários provedores colaborem no atendimento ao paciente de forma mais eficaz, garantindo que todos tenham acesso à documentação abrangente.
Fluxos de trabalho clínicos: O software de documentação clínica suporta fluxos de trabalho automatizados para tarefas relacionadas a faturamento, colaboração de cuidados e conformidade. Isso reduz o tempo gasto na solicitação de laboratórios, testes e prescrições e promove a captura precisa de códigos. A maioria dos produtos pode alertar os usuários quando a documentação está incompleta ou incorreta, o que reduz as reivindicações de saúde rejeitadas e garante que a equipe de codificação esteja em conformidade com os padrões atuais. O acesso à informação também pode ser restrito dependendo do papel do usuário.
Ditado de notas: A funcionalidade de voz para texto permite que os clínicos ditem notas em tempo real ou convertam áudio gravado em notas. Isso economiza tempo durante exames médicos de rotina e promove interações mais significativas com os pacientes, mantendo registros médicos completos.
Gerenciamento de documentos: No lado administrativo da saúde, o software de documentação clínica ajuda a equipe do escritório a manter registros organizados para fins de recuperação e auditoria simples. A codificação e rotulagem adequadas das informações médicas apoiam os processos de faturamento e reivindicações e facilitam a localização das informações do paciente. Os escritórios também podem aproveitar esta ferramenta para digitalizar seus registros e se afastar dos sistemas de arquivamento de documentos em papel.
Quais são os Benefícios do Software de Documentação Clínica?
Redução da carga de trabalho administrativa: O software de documentação clínica reduz drasticamente o tempo gasto na documentação para que os clínicos possam passar mais tempo prestando cuidados de qualidade aos pacientes. Modelos, fluxos de trabalho de codificação e arquivamento e interoperabilidade de múltiplos sistemas ajudam a equipe de saúde a manter registros de pacientes atualizados, maximizar o reembolso de reivindicações e colaborar no atendimento de forma mais eficiente.
Automação para fluxos de trabalho de decisão: A documentação clínica adequada apoia processos baseados em evidências, como reivindicações de saúde e encaminhamentos de pacientes. Este software pode automatizar o processo de tomada de decisão ao rastrear códigos médicos específicos ou documentação específica do paciente.
Trilhas de auditoria: Ao digitalizar registros em papel e promover documentação completa, o software de documentação clínica ajuda as organizações de saúde a permanecerem em conformidade com importantes padrões regulatórios, como HIPAA e ICD-10. Os departamentos de faturamento, em particular, dependem de documentação precisa para tomar decisões. Este software cria uma imagem holística das jornadas dos pacientes e acelera os processos de revisão para aprovar prescrições, imagens e testes, e quaisquer revisões na documentação existente.
Melhoria dos resultados dos pacientes: Tanto a nível individual do paciente quanto a nível global, o software de documentação clínica complementa os registros dos pacientes e fornece a base para registros de saúde pública.
Quem Usa Software de Documentação Clínica?
Médicos e clínicos: Médicos e clínicos usam software de documentação clínica para capturar informações do paciente durante consultas médicas, que então preenchem seu registro de paciente. Esta documentação ajuda a gerar resumos de pós-atendimento, encaminhamentos para outros provedores e pedidos de prescrições, laboratórios e imagens.
Equipe de faturamento e codificação: O gerenciamento do ciclo de receita é um processo importante nos sistemas de saúde. A equipe de faturamento e codificação depende da documentação clínica precisa capturada por este software para enviar e avaliar reivindicações.
Especialistas em documentação clínica: Cada vez mais, as organizações de saúde estão empregando especialistas dedicados à melhoria da documentação clínica (CDI) para supervisionar os processos de documentação. Esses especialistas usam software de documentação clínica para verificar a precisão e sinalizar quaisquer erros que afetem a conformidade, métricas de reembolso ou segurança do paciente.
Quais são as Alternativas ao Software de Documentação Clínica?
Alternativas ao software de documentação clínica podem substituir este tipo de software, parcial ou completamente:
Software de transcrição médica: Dependendo das necessidades de uma organização de saúde, o software de transcrição médica pode ser mais apropriado se um provedor estiver simplesmente procurando reduzir o tempo de tomada de notas durante as consultas com pacientes. O software de transcrição médica já complementa os fluxos de trabalho de documentação clínica, facilitando a conversão de áudio em notas que preenchem o registro de um paciente.
Software Relacionado ao Software de Documentação Clínica
Soluções relacionadas que podem ser usadas junto com o software de documentação clínica incluem:
Software EHR: O software de documentação clínica captura informações do paciente e as armazena no registro eletrônico de saúde. Isso pode incluir histórico médico, resultados de testes, diagnósticos e planos de tratamento. Os clínicos podem atualizar rapidamente o registro de um paciente com notas capturadas no ponto de atendimento. Um bom software de documentação clínica reduz drasticamente o tempo gasto com papelada e garante que os dados do paciente sejam capturados de maneira oportuna e precisa, e depois preenchidos no EHR.
Software de gerenciamento de prática médica: O software de documentação clínica pode se conectar com o software de gerenciamento de prática médica para fornecer contexto adicional às informações do paciente, documentos organizacionais e faturamento.
Software de gerenciamento de reivindicações de saúde: O software de gerenciamento de reivindicações de saúde serve a uma função semelhante ao software de documentação clínica: digitalizar a documentação e acelerar os fluxos de trabalho. Este software reduz erros no faturamento e codificação e aumenta a receita capturada de reivindicações.
Como Comprar Software de Documentação Clínica
Coleta de Requisitos (RFI/RFP) para Software de Documentação Clínica
Se uma organização está apenas começando a explorar software de documentação clínica ou está procurando uma solução mais apropriada para suas necessidades, o G2.com pode ajudar a informar os compradores sobre o mercado e auxiliá-los na seleção do melhor produto de software para seus negócios.
Os compradores devem considerar o que está e o que não está funcionando com seu sistema atual e usar essas informações como ponto de partida. Algumas perguntas que eles podem fazer são:
- Quais são os pontos problemáticos no sistema de gerenciamento de documentos existente?
- Precisamos de uma solução baseada em nuvem?
- A ditado de voz é um recurso necessário?
- Qual é o principal benefício que buscamos no software de documentação clínica?
Compreender as fraquezas em seu sistema atual elimina quaisquer novos produtos potenciais que não aliviarão essas preocupações. Além disso, a integração necessária com sistemas EHR específicos pode desqualificar alguns produtos. Os compradores também devem entender o nível de suporte que cada fornecedor oferece ao migrar dados de sistemas existentes para um novo produto.
Comparar Produtos de Software de Documentação Clínica
Crie uma lista longa
Criar uma lista preliminar de produtos que atendam às necessidades gerais do comprador é o primeiro passo para encontrar a solução de software perfeita. O próximo é restringir a lista selecionando recursos específicos que são essenciais para o comprador. Os clínicos podem ter uma lista diferente de produtos potenciais do que a equipe de faturamento e codificação devido a necessidades diferentes de integrações ou recursos específicos. O G2.com fornece informações sobre o melhor software de documentação clínica, permitindo que os compradores filtrem opções e avaliações de usuários para ajudar a refinar a lista de produtos para uma seleção mais relevante.
Crie uma lista curta
Fazer uma lista curta de produtos de software é um passo importante no processo de compra. Embora possa ser assustador filtrar vários produtos, os usuários podem obter ajuda utilizando o recurso de comparação do G2. Este recurso exibe produtos prospectivos lado a lado para que o comprador possa determinar facilmente qual software atende aos requisitos certos.
Conduza demonstrações
Uma vez que o comprador refinou sua lista de produtos, ele deve conduzir uma demonstração para experimentar um produto e seus recursos em ação. O comprador deve se preparar antes da demonstração para garantir que está aproveitando ao máximo.
Algumas perguntas a serem consideradas podem incluir:
- O produto aciona alertas para documentação incompleta ou incorreta?
- Os usuários podem colaborar em documentos?
- O software suporta arquivamento de documentos?
- Que tipos de fluxos de trabalho podemos estabelecer para processos de revisão e aprovação?
Além disso, os compradores devem perguntar sobre custo, integrações, suporte do fornecedor e quaisquer outras preocupações que tenham sobre o produto. Uma preparação adequada facilita a comparação de produtos pelos compradores após a conclusão das demonstrações.
Seleção de Software de Documentação Clínica
Escolha uma equipe de seleção
Como o software de documentação clínica é usado para diferentes fins em relação ao gerenciamento de informações do paciente, a equipe de seleção deve representar os interesses dos departamentos clínico, administrativo e financeiro. Por exemplo, os clínicos têm um limiar diferente do que constitui um bom produto de documentação clínica em comparação com a equipe de faturamento.
Negociação
Uma vez que a equipe de seleção tenha reduzido suas escolhas de software, é hora de discutir opções de personalização, preços e o tipo de suporte que precisam do fornecedor. É sempre importante abordar as opções de preços, mesmo quando estão listadas no site de um fornecedor. Muitos fornecedores de software oferecem descontos e opções de preços personalizados com base no que o comprador está procurando adquirir.
Decisão final
Logo antes da compra final, a equipe deve perguntar sobre um teste e determinar os próximos passos se o produto não se adequar às suas necessidades. Esses passos dão mais segurança e confiança aos compradores ao decidir. Os compradores também precisam entender o nível de suporte pós-compra que o fornecedor selecionado fornecerá e se o suporte à implementação ou treinamento resolverá quaisquer problemas.
