Melhor Software de Mensagens Compatível com HIPAA
Destaque Software de Mensagens Compatível com HIPAA Em Um Relance
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Saiba Mais Sobre Software de Mensagens Compatível com HIPAA
O que é Software de Mensagens Compatível com HIPAA?
O software de mensagens compatível com a Lei de Portabilidade e Responsabilidade de Seguro de Saúde (HIPAA) permite que hospitais, organizações de saúde e empresas associadas se comuniquem de forma segura com pacientes e compartilhem informações eletrônicas de saúde protegidas (ePHI) com usuários autorizados. O software de mensagens compatível com HIPAA ajuda práticas médicas e hospitais a cumprir com a HIPAA e outras regulamentações do setor, agilizar a comunicação da equipe, reduzir faltas de pacientes, diminuir chamadas telefônicas e otimizar seu fluxo de trabalho. As soluções de mensagens compatíveis com HIPAA são modeladas a partir de aplicativos de mensagens instantâneas, software de email e aplicativos de mensagens de texto que são familiares aos consumidores. As principais características deste software incluem mensagens baseadas em texto e a segurança das mensagens de acordo com os regulamentos da HIPAA.
Muitas soluções de mensagens seguras existem e têm sido utilizadas na indústria médica para se comunicar com pacientes. No entanto, segurança não garante necessariamente conformidade com regulamentações. Soluções de mensagens compatíveis com HIPAA garantem que as regulamentações sejam atendidas e fornecem aos profissionais de saúde uma ferramenta intuitiva para compartilhar informações e se comunicar com pacientes de forma integrada. O software de mensagens compatível com HIPAA é semelhante ao software de comunicação e colaboração clínica quando usado internamente entre a equipe médica. No entanto, a maioria dos aplicativos e ferramentas de mensagens compatíveis com HIPAA são usados entre pacientes e equipes de saúde para melhorar a experiência dos pacientes com o atendimento médico. O software de mensagens compatível com HIPAA garante que hospitais, práticas e provedores de saúde não comprometam informações médicas sensíveis.
Quais Tipos de Software de Mensagens Compatível com HIPAA Existem?
Embora muita discussão gire em torno de mensagens baseadas em texto compatíveis com HIPAA, os fornecedores também oferecem soluções que criptografam e protegem emails, ferramentas de videoconferência, chatbots e ferramentas de help desk.
SMS ou mensagens de texto
Os provedores de mensagens de texto compatíveis com HIPAA adicionam um nível a mais de segurança e conformidade às soluções de mensagens de texto seguras não compatíveis com HIPAA.
Os provedores de email compatíveis com HIPAA criptografam todos os emails enviados para garantir a confidencialidade das informações de saúde protegidas (PHI). Todas as soluções de email compatíveis com HIPAA suportam emails de saída e algumas suportam respostas de entrada também.
Telemedicina
As diretrizes da HIPAA exigem que qualquer sistema ou método usado para telemedicina ou consultas virtuais não possa ser comunicado por canais não seguros como o Skype. Organizações e profissionais podem utilizar um serviço de vídeo específico compatível com HIPAA ou implementar soluções compatíveis com HIPAA que ofereçam videoconferência ou conferência de áudio seguras.
Help desk ou chatbot
Os chatbots podem até ser equipados para criptografar e garantir a conformidade com HIPAA para organizações de saúde. Geralmente, o software de chatbot compatível com HIPAA redireciona a comunicação de uma plataforma de mensagens como o Facebook Messenger ou Twitter para um chat compatível com HIPAA.
Quais são as Características Comuns do Software de Mensagens Compatível com HIPAA?
As características padrão de mensagens compatíveis com HIPAA incluem suporte para mensagens instantâneas e transferência segura de arquivos. Suporte para integração de software específico, mensagens em grupo, arquivamento de mensagens e busca de mensagens podem ajudar os compradores a distinguir entre diferentes ofertas de software. A seguir estão algumas características principais dentro do software de mensagens compatível com HIPAA que podem ajudar os profissionais de saúde a se comunicarem com seus pacientes enquanto mantêm a conformidade com HIPAA:
Mensagens bidirecionais: Todas as soluções de mensagens compatíveis com HIPAA suportam mensagens instantâneas bidirecionais, tanto internamente quanto externamente. A troca de mensagens instantâneas pode ocorrer via SMS, email ou chatbot. As mensagens bidirecionais reduzem o "telefone sem fio", chamadas perdidas e mensagens de voz. A troca de mensagens compatível com HIPAA é um componente chave das soluções de mensagens compatíveis com HIPAA. A comunicação baseada em texto facilita para os pacientes se comunicarem com seus provedores em tempo real. Algumas soluções permitem que os provedores automatizem mensagens de texto seguras para agilizar a comunicação com seus pacientes.
Compartilhamento de arquivos: As soluções de mensagens compatíveis com HIPAA permitem o compartilhamento de arquivos entre o provedor e o paciente. Isso é particularmente útil quando um provedor deseja enviar resultados de exames laboratoriais ou outro tipo de documento para que o paciente possa ver o documento na íntegra.
Administração centralizada de usuários: As soluções de mensagens compatíveis com HIPAA fornecem um local central para os administradores gerenciarem os usuários. Medidas de autenticação garantem que as mensagens sejam enviadas e recebidas pela pessoa exata que deve ter acesso a essas mensagens. As soluções de mensagens compatíveis com HIPAA permitem que os usuários gerenciem e acessem essas configurações para garantir que nenhum usuário autorizado possa comprometer a segurança das soluções.
Criptografia de mensagens: As soluções de mensagens compatíveis com HIPAA devem criptografar mensagens durante o trânsito de entrega de mensagens. Funcionalidades de criptografia mais abrangentes podem incluir a criptografia do diretório de uma organização e redirecionamento para um portal web seguro e informações proprietárias de prática.
Alguns softwares de mensagens compatíveis com HIPAA contêm recursos adicionais:
Suporte a BYOD: Muitos hospitais e práticas médicas apoiam práticas de "traga seu próprio dispositivo" (BYOD). As soluções de mensagens compatíveis com HIPAA podem ser carregadas em dispositivos pessoais, economizando, em última análise, uma organização de saúde de gastar muito dinheiro em hardware e equipamentos caros.
Integração de aplicativos de armazenamento em nuvem: As soluções de mensagens compatíveis com HIPAA que podem se integrar com aplicativos de armazenamento em nuvem simplificam ainda mais o compartilhamento e arquivamento de informações do paciente entre o remetente e o destinatário.
Integração de registros eletrônicos de saúde (EHR): As soluções de mensagens compatíveis com HIPAA que se integram com EHRs ou registros médicos eletrônicos (EMRs) facilitam o acesso das organizações de saúde aos registros de dados dos pacientes e a sincronização das atualizações de dados dos pacientes quando necessário.
Gerenciamento do tempo de vida da mensagem: Além de criptografar e proteger a comunicação baseada em texto, as soluções de mensagens compatíveis com HIPAA devem fornecer aos usuários funcionalidades de recall, tempo de vida, arquivamento e exclusão remota. Outro nível de conveniência que as soluções de conformidade com HIPAA fornecem é a capacidade de confirmar que as mensagens são entregues.
Outros recursos do software de mensagens compatível com HIPAA: Capacidades Compostas, Capacidades de Solução Pontual.
Quais são os Benefícios do Software de Mensagens Compatível com HIPAA?
Organizações e instituições de saúde estão sujeitas à conformidade com HIPAA. O software de mensagens compatível com HIPAA permite que hospitais e práticas melhorem suas práticas de comunicação com pacientes. Profissionais médicos podem aproveitar a tecnologia de mensagens de texto e combater problemas de hacking de dados e cibersegurança enviando emails criptografados com software de mensagens compatível com HIPAA. Essas ferramentas suportam fluxo de trabalho, eficiência de custos, conformidade e segurança geral para qualquer organização de saúde.
O software compatível com HIPAA fornece aos profissionais e funcionários médicos uma alternativa simples a outras soluções de comunicação e colaboração clínica. Os usuários implementam software compatível com HIPAA para se comunicarem entre si, além de se comunicarem com pacientes. O software de mensagens compatível com HIPAA baseado em texto é especialmente útil durante emergências, tanto internamente quanto externamente; mensagens de texto reduzem significativamente o tempo necessário para transmitir uma mensagem clara. Quebras de comunicação são evitadas, a coordenação é melhorada, readmissões e verificações de seguro são simplificadas, e o atendimento ao paciente é centralizado quando as organizações usam soluções de mensagens que são compatíveis com HIPAA.
Redução no "telefone sem fio": As soluções de mensagens compatíveis com HIPAA reduzem a necessidade de retornos de chamadas, mensagens de voz ou mensagens mal direcionadas. Além disso, o software de mensagens compatível com HIPAA fornece aos usuários notificações de entrega, recibos de leitura e a capacidade de arquivar ou apagar imediatamente informações sensíveis e compartilhadas do paciente.
Aumento da eficiência e produtividade: Vários usuários podem participar da mesma discussão, o que agiliza a coordenação do atendimento e aumenta a produtividade. Notas clínicas, raios-X e cronogramas de tratamento podem ser facilmente compartilhados entre a equipe e os sistemas de saúde, assim como prescrições e lembretes de consultas são compartilhados com os pacientes.
Aumento da segurança: O software de mensagens compatível com HIPAA é projetado para ajudar organizações e instituições de saúde a aderirem às regras de informações de saúde protegidas (PHI), HIPAA e outras regulamentações específicas do setor. Ao garantir a conformidade, os profissionais e médicos se preocupam menos com a violação e comprometimento da segurança dos dados dos pacientes.
Quem Usa Software de Mensagens Compatível com HIPAA?
Profissionais de saúde são os principais usuários do software de mensagens compatível com HIPAA; os pacientes não usam realmente um portal ou sistema especial quando recebem mensagens criptografadas e seguras. O melhor software de mensagens compatível com HIPAA cria uma experiência perfeita para os pacientes, de modo que, enquanto eles têm a garantia de que suas informações permanecem seguras, eles recebem uma correspondência por texto ou email de seu provedor ou sistema médico.
Profissionais médicos: Profissionais de saúde, equipe médica, farmacêuticos, associados de negócios de saúde, especialistas em reembolso do Medicaid e Medicare, todos se enquadram no âmbito dos profissionais médicos. Isso inclui qualquer tipo de profissional médico que deve compartilhar ou acessar informações sensíveis do paciente enquanto se comunica com profissionais médicos relevantes ou pacientes. Todos os profissionais médicos podem aproveitar o software de mensagens compatível com HIPAA para melhorar seu fluxo de trabalho.
Pacientes: Os pacientes podem receber comunicação de seu provedor via mensagem de texto ou email. Essas comunicações baseadas em texto são roteadas através de uma plataforma de compartilhamento segura e criptografada. Nesta plataforma, os pacientes podem receber atualizações, notificações e confirmações para consultas, prescrições e procedimentos.
Software Relacionado ao Software de Mensagens Compatível com HIPAA
O software de mensagens compatível com HIPAA não existe isoladamente. Os seguintes tipos de software podem ser usados em conjunto ou ao lado do software de mensagens compatível com HIPAA:
Software de comunicação e colaboração clínica: Embora as soluções de mensagens compatíveis com HIPAA possam ser aproveitadas para se comunicar com colegas profissionais médicos e pacientes, o software de comunicação e colaboração clínica ainda é uma solução específica para provedores. Este software coordena o fluxo de dados entre profissionais de saúde para fechar lacunas no atendimento ao paciente.
Software de engajamento do paciente: O software de engajamento do paciente fornece aos pacientes portais e plataformas para monitorar seu progresso de saúde, otimizar o pagamento e o agendamento de consultas, e se comunicar com seu provedor à sua conveniência. A troca de mensagens bidirecional compatível com HIPAA é uma versão do engajamento do paciente.
Software de agendamento de pacientes: O software de agendamento de pacientes agiliza e simplifica o processo de agendamento de uma consulta com um provedor. Notavelmente, o uso mais comum de mensagens compatíveis com HIPAA é lembrar os pacientes de consultas futuras e notificá-los quando é hora de agendar um acompanhamento. O maior benefício do software de mensagens compatível com HIPAA é reduzir faltas e aumentar o número de pacientes que um profissional vê em um dia.
Software de registro eletrônico de saúde (EHR): As soluções de mensagens compatíveis com HIPAA são centradas no paciente. Tudo comunicado através dessas soluções está vinculado aos registros dos pacientes. Os registros dos pacientes são armazenados e digitalizados em EHRs e EMRs.
Software de gerenciamento de dispositivos móveis (MDM): Se uma organização de saúde oferece uma política de BYOD, então provavelmente escolherá uma solução de mensagens compatível com HIPAA que suporte a prática de BYOD. O software de mensagens compatível com HIPAA que suporta BYOD deve oferecer capacidades de gerenciamento de dispositivos móveis. Isso permite que os administradores tenham acesso completo ao aplicativo de mensagens e garantam que os dados sejam armazenados na nuvem e não no dispositivo real.
Desafios com Software de Mensagens Compatível com HIPAA
Soluções de software podem vir com seu próprio conjunto de desafios. Os seguintes problemas podem prejudicar a adoção generalizada, mesmo após a implantação e implementação bem-sucedidas de uma solução de mensagens compatível com HIPAA.
Falta de adoção: Embora as soluções de mensagens compatíveis com HIPAA sejam projetadas para imitar a experiência do usuário de soluções de mensagens modernas, ainda existem algumas barreiras para a adoção organizacional. Algumas barreiras incluem o tempo que leva para os funcionários se sentirem confortáveis com a plataforma, configurações de acesso do usuário, escalabilidade e resposta dos pacientes.
Custo de configuração: Além do preço de uma solução de mensagens compatível com HIPAA, pode haver custos adicionais para manutenção mensal e serviços de segurança, ou para um fornecedor ou equipe de suporte de TI. Pesquisar todos os custos potenciais ao decidir qual solução implementar é importante.
Violações de dados: As violações de dados ainda acontecem hoje. Embora as soluções de mensagens compatíveis com HIPAA equipem os profissionais de saúde com as ferramentas para aderir à regulamentação e aliviar preocupações sobre comprometer informações sensíveis do paciente, as organizações devem entender que soluções como essas são preventivas. Isso significa que as violações de dados ainda são possíveis.
Métodos existentes de comunicação: Os benefícios de utilizar uma solução de mensagens compatível com HIPAA baseada em texto não impactarão imediatamente uma organização de saúde que é baseada em fax. Mesmo organizações que usam telefones móveis ou sistemas VoIP unificados devem entender as nuances entre diferentes tipos de sistemas operacionais. Usuários potenciais de software de mensagens compatível com HIPAA não devem olhar para a solução como uma ferramenta mágica para corrigir fluxos de trabalho de comunicação complicados ou ineficientes. Processos e soluções existentes devem ser considerados antes que uma ferramenta de mensagens compatível com HIPAA seja implantada em toda a organização.
Quais Empresas Devem Comprar Software de Mensagens Compatível com HIPAA?
Todas as organizações de saúde nos Estados Unidos que lidam com informações de pacientes protegidas pela HIPAA devem adquirir soluções de mensagens compatíveis com HIPAA.
Práticas médicas: Práticas médicas, particularmente as menores, constroem relacionamentos com seus pacientes. Soluções de mensagens compatíveis com HIPAA são uma ótima maneira de quebrar barreiras de comunicação entre o provedor e o paciente.
Hospitais: Hospitais podem se beneficiar da implementação de software de mensagens compatível com HIPAA, pois essas soluções agilizam a comunicação com os pacientes.
Como Comprar Software de Mensagens Compatível com HIPAA
Levantamento de Requisitos (RFI/RFP) para Software de Mensagens Compatível com HIPAA
Para elaborar uma lista abrangente de requisitos para uma solução de mensagens compatível com HIPAA, o comprador em potencial precisa determinar algumas coisas. Uma é se eles estão procurando uma solução pontual que lide apenas com mensagens, ou se estão procurando uma solução abrangente de engajamento do paciente, da qual a mensagem compatível com HIPAA seria uma parte. Uma vez que isso seja determinado, o comprador deve analisar os vários canais através dos quais gostaria de se comunicar com seus pacientes, bem como o número de pacientes com os quais se comunicaria. Uma parte importante da implementação de uma solução de mensagens compatível com HIPAA é o quão bem ela se integra com uma pilha de tecnologia existente, então os compradores em potencial devem estar cientes da interoperabilidade das soluções potenciais.
Comparar Produtos de Software de Mensagens Compatível com HIPAA
Crie uma lista longa
Os compradores devem remover quaisquer produtos que saibam que não atendem aos critérios básicos que eles elaboraram durante o levantamento de requisitos. Eles devem compilar uma lista padronizada de perguntas com base nesses requisitos para fazer aos fornecedores durante as conversas iniciais.
Crie uma lista curta
Uma vez que tenham sua lista longa com base nos fornecedores que atendem aos seus requisitos, os compradores em potencial devem enviar RFIs e analisar as respostas para ajudar a compilar uma lista curta. A equipe de compra deve pesquisar por todos os meios disponíveis neste ponto, procurando relatórios de pesquisa, avaliações de usuários e outras fontes de terceiros para expandir seu conhecimento sobre as soluções na lista curta.
Conduza demonstrações
Ao conduzir demonstrações, a equipe deve pedir para ver as soluções lidarem com situações típicas de seu trabalho diário. Por exemplo, os compradores devem pedir ao fornecedor para mostrar quão fácil é fazer upload e enviar resultados de exames laboratoriais para os pacientes. A equipe de seleção também deve pedir para ver a solução lidar com situações atípicas para testar toda a amplitude de funcionalidades da solução.
Seleção de Software de Mensagens Compatível com HIPAA
Escolha uma equipe de seleção
Os usuários reais do software devem estar envolvidos na conversa (provedores, administradores). Qualquer equipe que vá lidar com a implementação e integração na pilha de tecnologia existente também deve estar envolvida.
Negociação
O preço será um fator importante na fase de negociação. Os tomadores de decisão da equipe de seleção terão que pesar o custo contra os benefícios de um processo de comunicação entre provedor e paciente simplificado.
Quanto Custa o Software de Mensagens Compatível com HIPAA?
As soluções de mensagens compatíveis com HIPAA são tipicamente precificadas por usuário do software em uma base mensal. Pode haver custos adicionais para qualquer personalização ou implementações difíceis.
Retorno sobre o Investimento (ROI)
O ROI pode ser medido de várias maneiras para o software de mensagens compatível com HIPAA. Os principais indicadores a serem observados são a redução no "telefone sem fio", redução no tempo de espera para consultas, redução na duração média da estadia do paciente, melhoria na satisfação do paciente e redução em readmissões evitáveis. Acompanhar todos esses fatores antes e depois da implementação é uma excelente maneira de determinar o ROI do sistema.
Tendências do Software de Mensagens Compatível com HIPAA
Hospitais, profissionais individuais e qualquer tipo de organização envolvida na esfera médica devem levar em consideração a conformidade com HIPAA. Estas são algumas tendências que impactam o espaço de mensagens compatíveis com HIPAA; a tecnologia continua a inovar a forma como os profissionais médicos se comunicam com seus pacientes.
Integração de plataformas de comunicação em nuvem: Embora alguns fornecedores permitam bate-papo por vídeo seguro dentro de sua solução de mensagens compatível com HIPAA, isso não é um recurso padrão. Mais fornecedores estão percebendo a necessidade de integrações fortes com plataformas de comunicação em nuvem e canais VoIP para garantir ainda mais e facilitar a comunicação entre paciente e provedor e entre provedores. Isso significa que aplicativos de mensagens não específicos de saúde estão lidando com a necessidade de integrar ferramentas que ajudam as organizações a cumprir com HIPAA. A normalização da telemedicina e os crescentes custos de saúde incentivam as organizações a investir em soluções de mensagens compatíveis com HIPAA que aproveitam todos os meios de comunicação.
Serviços compatíveis com HIPAA: Os serviços de mensagens compatíveis com HIPAA ajudam as organizações a entender a complexidade dessas soluções. Eles incentivam a adoção dessas soluções, pois reduzem a quantidade de papelada envolvida para os provedores. Além disso, ajudam a esclarecer qualquer confusão sobre as soluções. Mais empresas e consultores estão surgindo com o objetivo de ajudar os profissionais médicos a cumprir com HIPAA e outras regulamentações.
Conformidade com regulamentações adicionais: GDPR, FERPA, HITECH e CCPA são todas regulamentações federais. HIPAA não é a única regulamentação federal com a qual organizações de saúde e empresas associadas devem cumprir. Embora existam soluções para ajudar especificamente as organizações com a conformidade com HIPAA, muitas também estão se equipando para lidar com qualquer tipo de regulamentação governamental que impacte a confidencialidade, integridade e segurança das informações de saúde protegidas.
