Saiba Mais Sobre Software de Gestão de Práticas Médicas
O que é Software de Gestão de Práticas Médicas?
O software de gestão de práticas médicas alivia as atividades diárias de hospitais, clínicas, práticas médicas e outras organizações de saúde, ajudando-as a funcionar da forma mais eficiente possível. O software de prática médica é uma solução abrangente que proporciona melhor supervisão, gestão de tarefas, manutenção de registros e interface com soluções independentes ou suplementares. O software automatiza responsabilidades necessárias, como acompanhar as mudanças nas regulamentações do setor. Os objetivos finais do software de gestão de práticas médicas são proporcionar uma melhor experiência de saúde para os pacientes, uma melhor experiência de trabalho para os provedores médicos e manter os padrões de segurança.
O software de gestão de práticas médicas pode ser implantado na nuvem, em um desktop ou em um servidor. Cada tipo de implantação tem seus próprios prós e contras, mas independentemente de a solução de gestão de práticas estar vinculada a um desktop físico ou poder ser acessada simplesmente via internet, qualquer tipo de software ainda pode gerenciar as operações diárias.
As soluções de gestão de práticas médicas existem como software flexível que pode atender às necessidades de qualquer prática de saúde ou são projetadas para apoiar especialidades específicas (como fisioterapia, saúde mental ou instalações de vida assistida) ou diferentes tamanhos de práticas. Por exemplo, um escritório ou prática menor, independentemente da especialidade, provavelmente utilizará uma solução tudo-em-um, pois isso seria mais econômico.
Quais são os Recursos Comuns do Software de Gestão de Práticas Médicas?
Gerenciar informações do paciente: Os usuários podem gerenciar a entrada de pacientes e atualizar informações regularmente, e o software é capaz de corrigir e atualizar quaisquer erros que encontrar nos dados. Isso alivia o fardo administrativo e a entrada manual de dados tanto para o paciente quanto para os gerentes de práticas médicas.
Agendar consultas: O agendamento online de pacientes pode aumentar os pedidos de consulta e liberar tempo essencial da equipe que pode ser dedicado à experiência do paciente. Oferecer aos pacientes uma opção de agendamento online permite que eles selecionem as melhores datas e horários para suas agendas. Os pacientes também podem receber lembretes de consultas, o que ajuda a diminuir as consultas perdidas. É importante lembrar que nem todo software de gestão de práticas médicas possui capacidades de criação de consultas voltadas para o paciente.
Acompanhar a jornada do paciente: As equipes de cuidados e os gerentes de práticas médicas podem acompanhar a interação de um paciente com o sistema de saúde, que começa com o paciente desenvolvendo sintomas, buscando informações e eventualmente cuidados de um provedor de saúde e continua a partir daí através do diagnóstico e tratamento, até a recuperação, ajuste a um novo modo de vida, alertas e escalonamentos, tudo em tempo real. Informações em tempo real capacitam os usuários a gerenciar melhor a jornada do paciente em canais físicos e digitais.
Telemedicina: Quando apropriado, a telemedicina ou telessaúde permite que os profissionais de saúde avaliem, diagnostiquem e tratem pacientes remotamente de forma eficaz. A telemedicina utiliza dispositivos inteligentes e tecnologias eletrônicas (como videoconferências e aplicativos móveis) para fornecer um modo alternativo de tratamento às visitas presenciais em clínicas. Com a telemedicina integrada a um sistema de gestão de práticas médicas, os profissionais de saúde podem fornecer tratamento e cuidados em tempo real aos seus pacientes 24 horas por dia, além de oferecer conveniência aos pacientes, melhorar o acompanhamento e o engajamento dos pacientes e reduzir o número de consultas perdidas e cancelamentos.
Realizar procedimentos de faturamento: Melhorar a experiência do paciente é um foco chave em todos os departamentos de prática médica. Mudar os métodos e meios pelos quais os pacientes podem pagar por serviços médicos pode proporcionar conveniência e garantir uma experiência amigável ao usuário. Os pacientes podem aproveitar planos de pagamento e não precisarão lutar para enviar pagamentos em dia, e as práticas não precisarão rastrear pagamentos atrasados por meio de cobranças.
Enviar reivindicações de seguro: Processar e limpar reivindicações eletronicamente permite que o departamento financeiro de uma prática médica opere em um volume maior, de forma mais eficiente e em tempo hábil. Ao enviar reivindicações para serem limpas e processadas, as práticas médicas podem evitar o processo demorado de reenviá-las devido a erros.
Verificação de seguro: Verificar o status da cobertura de seguro de um paciente e a elegibilidade antes de sua chegada ajuda a minimizar qualquer situação desconfortável ou confrontacional. Isso beneficia a equipe da recepção, especialmente se a solução escolhida tornar o processo de verificação de elegibilidade e gerenciamento do processo de reembolso fácil e simples.
Gerar relatórios: A geração de relatórios é uma função crítica que ajuda as práticas a se manterem no caminho certo com metas e objetivos. Identifica o desempenho financeiro da prática médica, como cobranças, pagamentos e ajustes. Através de relatórios e visualização de dados, as práticas médicas podem obter uma compreensão e uma visão geral de suas operações.
Quais são os Benefícios do Software de Gestão de Práticas Médicas?
Reduzir fluxos de trabalho baseados em papel: Embora a regulamentação exija que todos os hospitais mudem para registros eletrônicos de saúde (EHR), nem todos os aspectos de uma prática de saúde se tornaram automaticamente digitais. O software de gestão de práticas médicas coleta informações do paciente em formato digital, apoiando a criação e organização de prontuários sem papel que podem ser facilmente navegados e pesquisados.
Otimizar operações: O software de gestão de práticas otimiza as operações gerais por meio de comunicação simplificada, processos automatizados e notificações e gatilhos úteis que podem ser configurados de acordo com as necessidades da prática. O software também aumenta a eficiência da prática, ajuda os membros da equipe, médicos, profissionais e outros profissionais de saúde a centralizar e coordenar operações administrativas, logísticas e financeiras.
Priorizar o cuidado ao paciente: As capacidades de automação do software de gestão de práticas médicas ajudam a liberar o precioso tempo da equipe médica. Quanto menos tempo os médicos precisarem gastar transcrevendo suas notas, acompanhando consultas e compartilhando informações do paciente, mais tempo poderão dedicar a oferecer o melhor nível de cuidado aos seus pacientes, aumentando assim a satisfação do paciente. Um software de gestão de práticas médicas pode lidar com tarefas administrativas para que os médicos possam se concentrar no cuidado ao paciente.
Conformidade: Manter a conformidade e os padrões regulatórios é facilitado com o software de gestão de práticas médicas, especialmente software que possui salvaguardas integradas e funcionalidades de avaliação de risco.
Personalização: O software de gestão de práticas médicas não é destinado a ser uma ferramenta única para todos. Diferentes especialidades médicas têm necessidades diferentes, e muitas soluções são adaptadas às necessidades de especialidades específicas ou são flexíveis o suficiente para aceitar os fluxos de trabalho específicos da prática.
Quem Usa o Software de Gestão de Práticas Médicas?
Provedores de saúde: Os provedores de saúde podem utilizar o software de gestão de práticas médicas para se comunicar com os pacientes por meio de mensagens seguras, adicionar notas pós-visita, acompanhar os medicamentos e problemas médicos dos pacientes e monitorar a jornada do paciente.
Equipe de escritório médico: A equipe de suporte de saúde e os gerentes de práticas médicas podem utilizar a solução para gerenciar consultas, prescrições, notas e outros dados relacionados ao paciente. Deve haver uma opção para criar e manter um perfil de paciente abrangente e detalhado que possa ser usado para acompanhamentos e comunicação.
Pacientes: Os pacientes podem utilizar o software de gestão de práticas médicas para desempenhar um papel ativo em sua jornada de saúde e bem-estar geral, incluindo o envio de mensagens para sua equipe de cuidados, agendamento de consultas, revisão de resultados de exames e atualização de suas informações pessoais.
Recursos Humanos de Saúde: Os departamentos de recursos humanos de saúde devem enfrentar desafios de conformidade com ferramentas que oferecem métodos simplificados e rastreáveis para monitorar resultados clínicos e conformidade. Um software de gestão de práticas médicas pode ajudar a reduzir o fardo administrativo, centralizar materiais e melhorar o rastreamento de dados.
Software Relacionado ao Software de Gestão de Práticas Médicas
Software de agendamento de equipe médica: O software de agendamento de equipe médica garante que os horários da equipe médica sejam mantidos, devidamente gerados e distribuídos de forma justa. O software de agendamento de equipe médica é exclusivamente interno e pode existir como uma ferramenta independente ou como uma oferta da solução geral de gestão de práticas médicas.
Software de agendamento de pacientes: Os pacientes podem usar o software de agendamento de pacientes para solicitar e agendar consultas com seu médico ou doutor. As organizações de saúde usam o software de agendamento de pacientes para melhorar a experiência do paciente, bem como aliviar o fardo de assumir manualmente os pedidos de consulta de pacientes. O software de agendamento de pacientes se integra com aquelas soluções de gestão de práticas médicas que não oferecem um criador de consultas voltado para o paciente.
Software de faturamento médico: Hospitais, clínicas e práticas usam software de faturamento médico para criar e enviar faturas por serviços de saúde prestados. Embora o software de faturamento médico possa e exista como uma ferramenta fora de gestão do ciclo de receita e soluções de gestão de práticas médicas, ele deve se integrar com este último para acessar seu banco de dados de pacientes.
Software de gestão do ciclo de receita: Com o software de gestão do ciclo de receita, as organizações de saúde podem acompanhar efetivamente todo o ciclo financeiro de seus pacientes. O software de gestão do ciclo de receita unifica os lados comercial e clínico da saúde, por isso se beneficiaria dos repositórios centralizados criados e mantidos por sistemas de gestão de práticas médicas.
Software de credenciamento de saúde: Embora algumas soluções de gestão de práticas médicas forneçam um módulo de credenciamento, o software de credenciamento de saúde existe especificamente para assumir o processo de verificação e validação das informações de seguro dos pacientes.
Software de gestão de relacionamento com o paciente (PRM): O software de gestão de relacionamento com o paciente, também conhecido como CRM de saúde, agrega dados de pacientes de qualquer banco de dados ao qual possa se conectar. A integração com o repositório de pacientes de uma solução de gestão de práticas médicas fortalecerá o próprio banco de dados do PRM e sua eficácia em fomentar relações produtivas entre paciente e médico.
Software de gestão de utilização: O software de gestão de utilização ajuda as organizações de saúde a minimizar procedimentos, diagnósticos e tratamentos desnecessários, reduzindo, em última análise, despesas. Tanto a gestão de utilização quanto as soluções de gestão de práticas médicas devem se integrar com EHRs para serem o mais eficazes possível. O software de gestão de utilização automatiza aprovações de serviços médicos, o que leva diretamente a benefícios no agendamento de pessoal e no cuidado ao paciente.
Software de mensagens compatível com HIPAA: A maioria das comunicações que uma organização de saúde tem com seus pacientes deve aderir ao HIPAA, é aí que o software de mensagens compatível com HIPAA entra em jogo. O software de gestão de práticas médicas simplifica o fluxo de comunicação e se beneficia de uma ferramenta projetada para manter o HIPAA ao enviar mensagens de texto ou e-mails.
Como Comprar Software de Gestão de Práticas Médicas
Levantamento de Requisitos (RFI/RFP) para Software de Gestão de Práticas Médicas
Há muitas questões a considerar ao escolher um software de gestão de práticas médicas. Muitas vezes, há necessidades únicas a serem consideradas ao avaliar o software para compra—tamanho e número de membros da equipe, processo de integração, custo do software, opções de suporte ao cliente do fornecedor, compatibilidade móvel e personalização são algumas delas. Os compradores devem determinar qual conjunto de recursos ajudará os usuários a serem mais eficientes e atender às necessidades do processo de gestão de reivindicações.
Comparar Produtos de Software de Gestão de Práticas Médicas
Crie uma lista longa
Uma lista inicial de potenciais soluções de gestão de práticas médicas deve incluir quaisquer produtos que atendam aos requisitos básicos de recursos. Neste ponto, os compradores devem estar visando obter uma noção das opções que atendem às suas necessidades essenciais.
Crie uma lista curta
Depois que uma lista longa foi criada, é hora de olhar para cada produto em mais detalhes para determinar se parece que atenderá às necessidades dos provedores de saúde interessados em comprar este software. Isso deve incluir a avaliação de recursos adicionais de cada produto além dos identificados como essenciais para determinar se funcionalidades adicionais proporcionariam mais valor, eficiência e requisitos de conformidade. A escalabilidade é particularmente importante, assim como determinar se novos recursos podem ser adicionados no futuro, como mais usuários ou mais cursos.
Conduza demonstrações
As demonstrações são uma ótima oportunidade para os compradores verem como o software funciona. Apenas os fornecedores pré-selecionados devem ser convidados a demonstrar suas soluções. As demonstrações devem ser realizadas ao vivo, usando o sistema, e não por meio de apresentações de slides e capturas de tela. Todos os fornecedores devem seguir um cenário predeterminado que simule os processos de negócios do comprador. Os compradores devem solicitar para ver um passo a passo da perspectiva de todos os usuários para entender como a interface se parece para ambos os lados e garantir que seja amigável para todos.
Ao reduzir a lista de fornecedores, os compradores devem considerar fazer perguntas como:
- Como funciona o modelo de precificação deste produto? Existem custos de capital e recorrentes? Quais são os custos anuais de licenciamento e manutenção?
- Quão conhecido é o fornecedor? Eles têm uma quantidade considerável de clientes no mercado de saúde?
- O software de gestão de práticas médicas é personalizável? Quanto custam módulos ou plug-ins adicionais? Certos recursos podem ser desativados ou modificados?
- Restrições específicas de usuário podem ser atribuídas dependendo do tipo de usuário?
- Quão bem o software de gestão de práticas médicas funciona em dispositivos móveis?
- Quão facilmente o software de gestão de práticas médicas pode ser expandido para suportar um número maior de usuários e conteúdo?
- Que tipos de relatórios o software de gestão de práticas médicas oferece?
- O software de gestão de práticas médicas está em conformidade com protocolos e regulamentações de segurança e privacidade de saúde?
- Existe um plano de recuperação de desastres? Onde os servidores estão hospedados?
Seleção de Software de Gestão de Práticas Médicas
Escolha uma equipe de seleção
Para escolher uma equipe de seleção, os tomadores de decisão precisam envolver especialistas em assuntos de todas as equipes que usarão o sistema. Para qualquer organização, isso provavelmente envolverá profissionais de saúde, gerentes de escritório, membros da equipe e funcionários de gestão de reivindicações. Um administrador de TI também deve estar presente para opinar sobre preocupações técnicas com os produtos. A equipe de seleção deve ser uma representação das pessoas que usarão o sistema.
Negociação
Após se concentrar no produto preferido, é hora de negociar um pacote de preços. Os compradores devem considerar o modelo de precificação do software, como se o vendedor cobra uma taxa mensal fixa ou, mais comumente, cobra uma taxa com base em quantos assentos de usuário o comprador precisa. Os compradores também devem observar se podem negociar para adicionar mais assentos de usuário a um pacote que, de outra forma, atenderia às suas necessidades. Eles também podem considerar negociar um desconto em troca de assinar um contrato de vários anos.
Decisão final
A decisão final deve caber aos principais usuários do software, como médicos, enfermeiros, gerentes de escritório e membros da equipe. Todas as partes devem considerar se o software é fácil de usar, fácil de implementar, melhora a eficiência operacional e permite uma melhor experiência do paciente.
Tendências do Software de Gestão de Práticas Médicas
A tecnologia moderna está finalmente impactando a indústria de saúde e suas abordagens para "bom ter" e "deve ter" quando se trata de requisitos tecnológicos. Melhorar a experiência do paciente tem estado na vanguarda dos cuidados de saúde há alguns anos, e sua influência é clara na evolução dos portais de pacientes, aplicativos médicos e outras formas de engajamento do paciente. Mas que outras tendências estão impactando o mundo do software de gestão de práticas médicas?
Cibersegurança: As violações de segurança de dados e os ataques cibernéticos impactaram diretamente a indústria de saúde. Mais precauções e medidas deliberadas estão sendo tomadas para proteger as informações dos pacientes e qualquer peça de hardware ou software que faça um hospital ou prática funcionar. O software de saúde, em geral, está adaptando suas funcionalidades e fortalecendo quaisquer recursos relacionados à segurança, então os fornecedores de software de gestão de práticas médicas não são diferentes.
Inteligência artificial (IA): Os avanços em IA ou aprendizado de máquina (ML) têm o potencial de automatizar e simplificar ainda mais os processos diários. Por exemplo, modelos de formulários e prontuários já são recursos comuns do software de gestão de práticas médicas, mas a IA pode dar um passo adiante e começar a preencher automaticamente o conteúdo dos modelos com base em linguagem recorrente. A IA também pode ajudar no processamento de dados, otimizar resultados clínicos e incorporar algoritmos preditivos em tarefas clínicas e administrativas.
Saúde da população: Criar um repositório centralizado de informações de pacientes facilita a geração de relatórios sobre tendências em doenças, tratamentos e saúde geral dos pacientes. A integração perfeita entre EHR e software de gestão de práticas médicas captura tendências precisas na saúde dos pacientes. A precisão na tradução desse tipo de dados de pacientes pode levar a melhores opções de tratamento e ofertas de cuidados baseados em valor, o que pode reduzir ainda mais os custos gerais ou a tensão desnecessária em recursos humanos ou físicos.
Reconciliação de múltiplas práticas: Uma prática médica não é necessariamente uma única instalação. Adicione a telemedicina, e a prática pode muito bem exigir várias soluções para acompanhar todos os dados recebidos. O software de gestão de práticas médicas baseado em nuvem facilita o armazenamento e compartilhamento de documentação clínica. Aproveitar o software para promover a reconciliação e continuidade entre práticas é o próximo passo lógico.
