Scopri di più su Software di Gestione delle Relazioni con i Pazienti (PRM)
Che cos'è il software di gestione delle relazioni con i pazienti (PRM)?
Il software di gestione delle relazioni con i pazienti (PRM), noto anche come software di gestione delle relazioni con i clienti nel settore sanitario, ottimizza e supporta l'intero percorso di cura del paziente, consente un flusso efficace di informazioni all'interno dei sistemi sanitari e aumenta e coltiva il coinvolgimento dei pazienti. Il PRM è più strettamente correlato a una versione sanitaria del software di analisi del percorso del cliente, orchestrando e gestendo l'esperienza del paziente dal rinvio all'avvocato. Il software PRM consente un'assistenza centrata sul paziente migliorando l'accesso e la comunicazione che alla fine migliorano i risultati dei pazienti, le relazioni tra fornitori e pazienti e aumentano l'efficienza del personale.
Il software PRM migliora e centralizza i dati e le funzionalità del software di cartelle cliniche elettroniche (EHR) e del software di coinvolgimento dei pazienti. I vantaggi significativi del software PRM includono l'aggregazione di tutte le cartelle cliniche e l'incoraggiamento e l'enfasi sulla partecipazione attiva dei pazienti alla loro salute. Sfruttando il software PRM, i sistemi sanitari e le organizzazioni possono meglio applicare l'assistenza basata sul valore, le prestazioni e gli sforzi di rimborso, senza compromettere la qualità dell'assistenza fornita.
Quali sono le caratteristiche comuni del software di gestione delle relazioni con i pazienti (PRM)?
Di seguito sono riportate alcune caratteristiche principali del software PRM che possono aiutare gli utenti a coinvolgere più pazienti e gestire una pratica più efficiente.
Messaggistica: La messaggistica è un metodo di comunicazione preferito da molti consumatori. Il software PRM dovrebbe includere una funzione di messaggistica per raggiungere i pazienti ovunque si trovino. Gli acquirenti dovrebbero cercare funzionalità come messaggistica di massa, messaggistica bidirezionale, promemoria per appuntamenti e richieste di recensioni della clinica.
Promemoria per appuntamenti: Il software PRM può prevenire appuntamenti mancati con promemoria personalizzati per raggiungere i pazienti tramite messaggi, email e telefono. La soluzione può anche fornire flessibilità per programmare i promemoria a un ritmo che funzioni sia per i fornitori che per i pazienti.
Pianificazione online: La pianificazione online è un metodo preferito di pianificazione per molti consumatori. Le pratiche mediche possono fornire ai pazienti opzioni di pianificazione facili per consentire loro di selezionare il miglior appuntamento per i loro orari. Il software PRM può integrarsi con un sistema di pianificazione della pratica in modo che gli utenti possano accettare, segnalare o riprogrammare gli appuntamenti.
Check-in digitale: Il check-in senza contatto crea un ambiente sicuro per i pazienti e il personale medico. Un processo di check-in digitale include promemoria per appuntamenti, moduli di screening, avvisi di testo e consente ai pazienti di verificare e apportare modifiche alle loro informazioni.
Portale per i pazienti: Un portale consente ai fornitori di servizi medici di interagire facilmente con i pazienti. Un portale per i pazienti dovrebbe includere elementi come la pianificazione degli appuntamenti, la messaggistica sicura, il pagamento online delle fatture, la registrazione dei pazienti, i riassunti clinici, i risultati dei test e le opportunità di educazione dei pazienti.
Social media integrati: Le pratiche sanitarie possono continuare a coinvolgere i pazienti attuali e attrarre nuovi pazienti sui social media. Possono pubblicare aggiornamenti sulla pratica, eventi, informazioni educative e testimonianze nel portale per i pazienti e poi condividerli automaticamente sui social media per aumentare il coinvolgimento.
Email marketing: È importante rimanere rilevanti e presenti nella mente dei pazienti. Un contatto regolare tramite newsletter o campagne mirate può aiutare un fornitore a mostrare i risultati e a trasmettere messaggi pertinenti ai pazienti. Il software PRM dovrebbe offrire segmentazione del pubblico email, cronologia completa delle campagne e metriche delle prestazioni email.
Messaggi di richiamo: I pazienti inattivi sono una preoccupazione comune per molte pratiche mediche. È una buona strategia riattivare i pazienti dormienti tramite contatti. Una soluzione PRM deve supportare la messaggistica di richiamo automatizzata per informare i pazienti su quando programmare controlli annuali o altri appuntamenti. I promemoria di richiamo automatici inviati tramite email, messaggi e telefono sono necessari per riconnettersi con i pazienti disimpegnati.
Quali sono i vantaggi del software di gestione delle relazioni con i pazienti (PRM)?
Sfruttare il feedback dei pazienti: Il feedback dei pazienti fornisce informazioni preziose su cosa pensano i pazienti dei servizi sanitari. Esaminare i tassi di soddisfazione dei pazienti fornirà un'idea di cosa funziona bene e cosa necessita di miglioramento nel modo in cui viene fornita l'assistenza e come viene gestita la pratica.
Tracciare il percorso del paziente: Un percorso del paziente è il processo che i pazienti attraversano quando ricevono un trattamento. Questo consiste in diverse fasi (pre-, durante e post-visita), dove ogni fase consiste in uno o più punti di contatto. I pazienti possono vedere più fornitori all'interno della stessa rete. Un PRM stabilirà un approccio semplificato per tracciare o mappare il percorso del paziente, che è una mappa dei punti di contatto che un paziente attraversa nel suo percorso sanitario.
Miglioramento dei risultati dei pazienti: Un software PRM consentirà ai pazienti di essere più coinvolti nel loro percorso di cura. I pazienti avranno una comunicazione più aperta e costante con i fornitori, il che li aiuterà a sentirsi più a loro agio e potenziati.
Miglioramento della comunicazione con i pazienti: Una soluzione PRM fornisce diversi metodi per comunicare con i pazienti. Il software aiuta ad automatizzare e centralizzare le comunicazioni e a raggiungere i pazienti attraverso il loro metodo preferito: messaggi, email o telefono.
Ridurre le assenze: Fornire un promemoria rapido e cortese ai pazienti sugli appuntamenti imminenti può aiutare a migliorare la fedeltà dei pazienti. Molti pazienti si affidano ai promemoria per comodità. I promemoria automatici consentono ai pazienti di confermare, annullare o riprogrammare gli appuntamenti. Questi messaggi faranno risparmiare tempo e denaro alla pratica.
Aumento del coinvolgimento dei pazienti: Un sistema PRM crea opportunità per connettersi regolarmente con i pazienti. Con l'aiuto degli strumenti PRM, le pratiche mediche saranno posizionate per essere orientate al paziente e focalizzate su cure personalizzate. Attraverso una comunicazione continua, i pazienti saranno attivamente coinvolti nella raccolta di informazioni e nella presa di decisioni sulle loro opzioni di trattamento. Pazienti più coinvolti portano a una maggiore ritenzione dei pazienti.
Miglioramento della reputazione della clinica: Gli strumenti PRM consentono agli utenti di scoprire cosa si dice sulla loro pratica medica. Il software aiuta a dare priorità all'esperienza del paziente distribuendo sondaggi, rispondendo a recensioni negative, impegnandosi nella valutazione e analizzando i risultati dei pazienti, e costruendo una forte presenza sui social media.
Eliminare il carico amministrativo: Ci sono molti compiti amministrativi associati alla gestione delle relazioni con i pazienti. Utilizzare un sistema eliminerà la documentazione cartacea e il lavoro manuale costoso e dispendioso in termini di tempo tipicamente associato alla gestione dei pazienti, come l'invio manuale di email e la realizzazione di chiamate telefoniche individuali.
Chi utilizza il software di gestione delle relazioni con i pazienti (PRM)?
Fornitori di servizi sanitari: I fornitori di servizi sanitari possono utilizzare il software PRM per comunicare con i pazienti tramite messaggi sicuri, aggiungere note post-visita, tenere traccia dei farmaci e dei problemi medici dei pazienti e monitorare il percorso del paziente.
Personale degli uffici medici: Il personale di supporto sanitario può utilizzare il software PRM per gestire appuntamenti, prescrizioni, note e altri dati relativi ai pazienti. Dovrebbe esserci un'opzione per creare e mantenere un profilo paziente completo e dettagliato che possa essere utilizzato per follow-up e comunicazioni.
Pazienti: I pazienti possono utilizzare il PRM per svolgere un ruolo attivo nel loro percorso sanitario, inclusa l'invio di messaggi al loro team di cura, la pianificazione degli appuntamenti, la revisione dei risultati dei test e l'aggiornamento delle loro informazioni personali.
Software correlati al software di gestione delle relazioni con i pazienti (PRM)
Le soluzioni correlate che possono essere utilizzate insieme alla gestione delle relazioni con i pazienti includono:
Software EHR: Le cartelle cliniche elettroniche (EHR), note anche come cartelle cliniche elettroniche (EMR), sono versioni digitali in tempo reale delle informazioni mediche dei pazienti. Il software EHR consente ai professionisti medici di più organizzazioni sanitarie di accedere, inserire e modificare i dati dei pazienti. Consente inoltre ai pazienti di accedere ai loro profili per rimanere aggiornati sulle loro cartelle cliniche. Poiché il software EHR è progettato per condividere informazioni con più fornitori di servizi sanitari, come farmacie e laboratori, il profilo di un paziente può contenere informazioni da tutti i professionisti coinvolti nella cura del paziente. Quando i professionisti medici utilizzano un EHR, hanno una visione più olistica della salute del paziente e saranno in grado di servire i loro pazienti in modo più efficace.
Software di coinvolgimento dei pazienti: Il software di coinvolgimento dei pazienti facilita l'incoraggiamento della partecipazione attiva di un paziente nel mantenimento della propria salute, la costruzione di una relazione collaborativa paziente-medico e il miglioramento dell'esperienza complessiva del paziente. Ospedali, pratiche mediche e altre organizzazioni sanitarie stanno diventando sempre più soggette agli stessi tipi di aspettative che affrontano i settori del retail e dell'ospitalità; di conseguenza, i pazienti si aspettano compassione, riconoscimento, comunicazione immediata e facile accesso alle informazioni dai loro fornitori di servizi sanitari.
Software di pianificazione dei pazienti: Ospedali e centri sanitari richiedono software di pianificazione dei pazienti per gestire gli appuntamenti dei pazienti, automatizzare i flussi di lavoro amministrativi e allocare il personale medico di conseguenza. Questo tipo di software include algoritmi di pianificazione che mirano a ridurre i tempi di attesa dei pazienti. Gestisce anche la comunicazione tra pazienti e personale medico per confermare le sessioni di esame e trattamento programmate.
Software di accettazione dei pazienti: Un software di accettazione dei pazienti facilita la cattura efficiente e proattiva dei dati dei pazienti prima di un appuntamento medico. Le soluzioni di accettazione dei pazienti riducono il tempo che i pazienti trascorrono nella registrazione, riducono eventuali errori dovuti a dati scritti a mano, proteggono la privacy dei pazienti e semplificano l'integrazione dei dati dei pazienti nell'EHR. Sia il personale medico che i pazienti, stabiliti e nuovi, beneficiano del software. Con il software di accettazione dei pazienti, i colli di bottiglia del processo sono alleviati, la soddisfazione è aumentata, il carico di lavoro è ridotto e la produttività è aumentata.
Software di cura interattiva del paziente: I sistemi di cura interattiva del paziente (IPC) consentono ai fornitori di servizi sanitari di coinvolgere, intrattenere ed educare i pazienti attraverso tablet, dispositivi multimediali, TV in camera e portali per pazienti online. Le soluzioni IPC inizialmente si riferivano alle comunicazioni e alle risorse del caregiver fornite al paziente al letto fisico, ma le soluzioni si sono evolute per includere risorse educative che il paziente e la loro famiglia potrebbero accedere anche dopo la dimissione dall'ospedale. I pazienti beneficiano della capacità dei sistemi IPC di ridurre il loro isolamento, solitudine e confusione. A loro volta, i sistemi IPC aiutano ospedali e organizzazioni sanitarie a migliorare i risultati dei pazienti e la qualità dell'assistenza, oltre a ridurre i tassi di riammissione.
Software di gestione dei casi dei pazienti: Il software di gestione dei casi dei pazienti migliora la qualità dell'assistenza e, in ultima analisi, l'esperienza del paziente ottimizzando il coordinamento dell'assistenza in un ospedale, una pratica o una clinica di assistenza ausiliaria. Il software di gestione dei casi dei pazienti centralizza aspetti dell'assistenza ai pazienti come la pianificazione, la registrazione, la pianificazione del trattamento e la fatturazione medica per determinare accuratamente lo stato di salute di un paziente. I gestori dei casi possono utilizzare il software di gestione dei casi dei pazienti per facilitare la comunicazione e la collaborazione clinica, oltre a fornire una migliore assistenza post-dimissione. Pertanto, anche i pazienti beneficiano di un software di gestione dei casi dei pazienti efficace, che può offrire loro strumenti di servizi personalizzati simili a un sistema IPC a cui avrebbero avuto accesso durante il trattamento.
Sfide con il software di gestione delle relazioni con i pazienti (PRM)
Integrazioni: Le soluzioni di gestione delle relazioni con i pazienti spesso hanno integrazioni con una varietà di altre applicazioni esterne. Questa opzione farà risparmiare tempo agli amministratori nel trasferire manualmente i dati avanti e indietro tramite applicazioni di terze parti. I fornitori possono anche addebitare costi aggiuntivi per ulteriori integrazioni.
Migrazione dei dati: Può essere difficile spostare i dati da un prodotto all'altro a causa dell'esclusività della piattaforma ospitata dal fornitore. Gli utenti possono incontrare difficoltà nel migrare con successo i loro dati. Le domande sulla migrazione dei dati dovrebbero essere affrontate nelle dimostrazioni e nelle discussioni con i fornitori.
Sicurezza: Le organizzazioni sanitarie devono adottare un approccio proattivo alla sicurezza perché le minacce alla sicurezza informatica sono reali. Le persone possono essere la risorsa più grande per prevenire il crimine informatico. I leader devono formare tutti i dipendenti su questioni di sicurezza. Le violazioni dei dati possono causare seri problemi alla reputazione di un'organizzazione e comportare multe a causa del mancato rispetto della conformità HIPAA.
Formazione e onboarding: Come qualsiasi pezzo di tecnologia, corsi di formazione efficaci e onboarding accelereranno l'adozione del software di gestione delle relazioni con i pazienti. Più rapidamente i professionisti e gli amministratori si sentiranno a proprio agio con il software, più si sentiranno potenziati nell'utilizzare e comunicare la soluzione. La formazione regolare ridurrà anche eventuali usi errati, documentazione insufficiente o incomprensioni. La formazione beneficerà il personale quando si tratta di corsi di formazione per lo sviluppo professionale, costruzione di competenze e mantenimento della conformità.
Come acquistare il software di gestione delle relazioni con i pazienti (PRM)
Raccolta dei requisiti (RFI/RFP) per il software di gestione delle relazioni con i pazienti (PRM)
Ci sono molte questioni da considerare quando si sceglie un software di gestione delle relazioni con i pazienti. Ci sono esigenze uniche da considerare quando si valuta il software da acquistare: dimensioni e numero di membri del team, processo di onboarding, costo del software, opzioni di supporto clienti del fornitore, compatibilità mobile e personalizzazione sono alcune di esse. Gli acquirenti devono determinare quale insieme di funzionalità aiuterà gli utenti a essere più efficienti e soddisfare le esigenze del processo di gestione dei reclami.
Confrontare i prodotti di gestione delle relazioni con i pazienti (PRM)
Creare una lista lunga
Un elenco iniziale di potenziali soluzioni di gestione delle relazioni con i pazienti dovrebbe includere tutti i prodotti che soddisfano i requisiti di funzionalità di base. A questo punto, gli acquirenti dovrebbero mirare a ottenere un'idea delle opzioni che soddisfano le loro esigenze essenziali.
Creare una lista corta
Dopo aver creato una lista lunga, è il momento di esaminare ogni prodotto in modo più dettagliato per determinare se soddisferà le esigenze dei fornitori di servizi sanitari interessati all'acquisto di questo software. Questo dovrebbe includere la valutazione delle funzionalità aggiuntive di ciascun prodotto oltre a quelle identificate come essenziali per determinare se funzionalità aggiuntive fornirebbero più valore, efficienze e requisiti di conformità. La scalabilità è particolarmente importante e determinare se nuove funzionalità possono essere aggiunte in futuro, come più utenti o più corsi.
Condurre dimostrazioni
Le dimostrazioni sono un'ottima opportunità per gli acquirenti di vedere come funziona il software. Solo i fornitori selezionati dovrebbero essere invitati a dimostrare le loro soluzioni. Le dimostrazioni dovrebbero essere eseguite dal vivo, utilizzando il sistema, e non tramite presentazioni e schermate. Tutti i fornitori dovrebbero seguire uno scenario predeterminato che simula i processi aziendali dell'acquirente. Gli acquirenti dovrebbero richiedere di vedere una panoramica dalla prospettiva di tutti gli utenti per capire come appare l'interfaccia per entrambe le parti e garantire che sia user-friendly per tutti.
Quando si restringe l'elenco dei fornitori, gli acquirenti dovrebbero considerare domande come:
- Come funziona il modello di prezzo per questo prodotto? Ci sono costi capitali e ricorrenti? Quali sono i costi annuali di licenza e manutenzione?
- Quanto è conosciuto il fornitore? Hanno un numero considerevole di clienti nel settore sanitario?
- Possono essere assegnate restrizioni specifiche agli utenti a seconda del tipo di utente?
- Quanto bene funziona il software di gestione delle relazioni con i pazienti sui dispositivi mobili?
- Quanto facilmente può essere ampliato il software di gestione delle relazioni con i pazienti per supportare un numero maggiore di utenti e contenuti?
- Il software è conforme ai protocolli e alle normative di sicurezza e privacy sanitaria?
- Esiste un piano di recupero in caso di disastro? Dove sono ospitati i server?
Selezione del software di gestione delle relazioni con i pazienti (PRM)
Scegliere un team di selezione
Per scegliere un team di selezione, i decisori devono coinvolgere esperti di materia di tutti i team che utilizzeranno il sistema. Per qualsiasi organizzazione, ciò probabilmente coinvolgerà professionisti sanitari, personale d'ufficio, dipendenti della gestione dei reclami e decisori. Un amministratore IT dovrebbe anche essere presente per esprimere preoccupazioni tecniche sui prodotti. Il team di selezione dovrebbe essere una rappresentazione delle persone che utilizzeranno il sistema.
Negoziazione
Dopo aver individuato il prodotto preferito, è il momento di negoziare un pacchetto di prezzi. Gli acquirenti devono considerare il modello di prezzo del software, ad esempio, se il venditore addebita una tariffa mensile fissa o, più comunemente, addebita una tariffa basata su quanti posti utente l'acquirente necessita. Gli acquirenti dovrebbero anche notare se possono negoziare per aggiungere più posti utente a un pacchetto che altrimenti soddisferebbe le loro esigenze. Potrebbero anche considerare di negoziare uno sconto in cambio della firma di un contratto pluriennale.
Decisione finale
La decisione finale dovrebbe spettare agli utenti principali del software, come i manager e i loro dipendenti. Tutte le parti dovrebbero considerare se il software è facile da usare, facile da implementare, migliora l'efficienza operativa e consente una migliore esperienza del paziente.
