Meilleur Logiciel de gestion du cycle de vie des contrats (CLM)
Le logiciel de gestion du cycle de vie des contrats (CLM) est utilisé pour rationaliser l'ensemble du processus du cycle de vie des contrats, de la pré-signature à la post-signature. Le logiciel CLM peut simplifier le processus de gestion des contrats à travers les étapes clés du cycle de vie telles que la création de contrats, la négociation, l'exécution, l'approbation et le renouvellement.
Le logiciel CLM suit les jalons, les échéances et les obligations décrits dans le contrat, en envoyant des rappels et des notifications automatisés aux parties concernées. Bien qu'il soit traditionnellement utilisé par les équipes juridiques, le logiciel CLM est largement utilisé par d'autres équipes au sein d'une organisation, telles que les ventes, les achats et la finance. En automatisant les flux de travail des contrats, ces outils aident à gérer plus efficacement de grands volumes d'accords de routine.
Contrairement au logiciel de gestion des contrats, le logiciel CLM aide les utilisateurs à gérer les actions post-signature (ou post-exécution), y compris le suivi des obligations, la gestion de la performance et de la conformité, et la résolution des litiges. Ces outils fournissent une plateforme centralisée pour stocker tous les termes d'obligation et les communications. Cela aide les entreprises à atténuer les risques, en s'assurant que toutes les parties internes et externes comprennent et respectent leurs obligations contractuelles. Disposer d'un référentiel centralisé et d'un accès pour la collaboration, de flux de travail automatisés partagés et de visibilité sur les analyses de performance des contrats aide à améliorer la conformité et l'efficacité globale de la gestion des contrats.
Le logiciel CLM s'intègre couramment avec le logiciel de gestion de la relation client (CRM), le logiciel de proposition, le logiciel de comptabilité, et le logiciel de signature électronique.
Pour être inclus dans la catégorie de la gestion du cycle de vie des contrats (CLM), un produit doit :
Fournir toutes les fonctionnalités d'une solution de gestion des contrats Gérer l'ensemble du cycle de vie des contrats de bout en bout Suivre et surveiller le processus de création et de livraison des contrats Permettre aux utilisateurs d'estimer l'efficacité du cycle de vie des contrats et de trouver des moyens de l'améliorer Fournir des rapports réguliers aux parties internes et externes concernées sur les contrats et la performance par rapport aux obligations Se conformer aux exigences de l'industrie, aux réglementations gouvernementales, aux audits et aux réponses aux poursuites judiciairesLogiciel de gestion du cycle de vie des contrats (CLM) en vedette en un coup d'œil
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En savoir plus sur Logiciel de gestion du cycle de vie des contrats (CLM)
Qu'est-ce que le logiciel de gestion du cycle de vie des contrats (CLM) ?
Le logiciel de gestion du cycle de vie des contrats (CLM) aide les entreprises à chaque étape du cycle de vie des contrats en rationalisant le processus de la création aux activités post-signature, y compris le suivi des obligations, la résolution des contrats et la gestion de la conformité des contrats. Ces outils aident les organisations à s'assurer que les parties prenantes internes et externes sont informées et respectent leurs obligations contractuelles en stockant toutes les données contractuelles dans un référentiel centralisé, fournissant un moyen de collaborer et de communiquer.
Les outils CLM diffèrent des logiciels de gestion de contrats traditionnels. Les solutions CLM permettent aux utilisateurs de gérer les activités après l'exécution du contrat, y compris la performance et la conformité du contrat, le suivi des obligations et la résolution des litiges. Les produits CLM offrent des fonctionnalités pour notifier les parties des jalons contractuels à venir afin d'aider à rationaliser le processus de renouvellement des contrats et d'informer les parties appropriées de la performance des contrats.
Divers départements d'une organisation utilisent des solutions CLM, car les contrats sont inhérents à de nombreuses opérations commerciales. Les outils CLM s'intègrent généralement à divers logiciels, y compris les logiciels CRM, les logiciels de signature électronique, les logiciels de comptabilité, les logiciels de proposition, et les logiciels CPQ.
Quelles sont les fonctionnalités courantes du logiciel de gestion du cycle de vie des contrats (CLM) ?
Voici quelques fonctionnalités de base du logiciel CLM :
Création de contrats et modèles : Les contrats sont naturellement nuancés et nécessitent un langage standardisé et des clauses spécifiques. Les outils CLM permettent aux organisations de créer des contrats et des modèles pour rationaliser le processus de création et garantir l'uniformité des documents. Cette fonctionnalité permet aux non-juristes de créer des contrats de base en toute confiance, en s'assurant que le langage requis est fourni et correct.
Édition de contrats : Une fonctionnalité clé des solutions CLM est la révision des contrats, ou la capacité d'éditer des contrats et de comparer plusieurs versions. L'édition de contrats peut être effectuée en interne et en externe et est essentielle dans la gestion des contrats car elle fournit une piste d'audit qui met en évidence les changements entre les itérations de contrat.
Base de données de contrats : Cette fonctionnalité aide à stocker les contrats dans un référentiel central avec des capacités de recherche natives. Les organisations peuvent augmenter leur efficacité en recherchant numériquement dans les contrats plutôt que manuellement.
Notifications et rappels : Les outils CLM offrent des fonctionnalités pour planifier des rappels pour les utilisateurs et les notifier des jalons contractuels à venir, tels que le renouvellement ou l'expiration du contrat. Cela aide les utilisateurs à respecter les délais contractuels et garantit que les contrats sont complétés à temps. De plus, cette fonctionnalité garantit que les entreprises savent et prennent les mesures nécessaires pour renouveler les contrats ou communiquer les modifications ou amendements proposés aux futures itérations de contrat.
Intégrations ou API : Une autre fonctionnalité de base des solutions CLM est sa capacité à s'intégrer aux systèmes clés de l'entreprise, tels que les logiciels CRM pour associer les contrats aux comptes clients et les logiciels CPQ pour intégrer les informations de devis calculées dans le contrat.
Analyse avancée des contrats : Les outils CLM exploitent l'analyse pour optimiser la gestion des contrats avec cette fonctionnalité. Cela fournit aux entreprises un aperçu du processus de création et de livraison des contrats et aide à identifier les goulots d'étranglement et les moyens d'améliorer l'efficacité du processus.
Rapports et tableaux de bord : Les solutions CLM exploitent les données contractuelles pour fournir des rapports standard et ad hoc sur les statuts et les délais des contrats, avec la possibilité de surveiller des aperçus en direct des activités contractuelles.
Approbations de contrats : Rationalisez les processus d'approbation des contrats pour intégrer logiquement les flux de travail entre les départements avec cette solution logicielle. Cela augmente l'efficacité de chaque étape du processus CLM, en coordonnant facilement avec les parties prenantes appropriées et en garantissant que les normes sont respectées.
Quels sont les avantages du logiciel de gestion du cycle de vie des contrats (CLM) ?
Le logiciel CLM offre divers avantages aux organisations, notamment :
Collaboration accrue : Les solutions CLM fournissent un moyen numérique pour les utilisateurs de collaborer, réviser et examiner les contrats avec les parties prenantes internes et externes. Cela accélère l'ensemble du processus contractuel, en particulier l'étape de révision interne et de négociation des contrats.
Automatisation améliorée : Un avantage clé des outils CLM est la capacité de rationaliser les flux de travail pour chaque étape du processus de gestion des contrats afin de minimiser les tâches manuelles et de garantir que les procédures appropriées sont suivies. L'automatisation peut être utilisée pour notifier les utilisateurs et suivre les données contractuelles clés, telles que les dates d'expiration ou de renouvellement, et rationaliser les flux de travail des contrats pour minimiser le temps de cycle des contrats.
Piste d'audit : En raison de la nature sensible des contrats et des risques financiers et juridiques associés aux contrats, les organisations doivent disposer d'une piste d'audit de toutes les activités contractuelles pour garantir la conformité des contrats. Les outils CLM fournissent une piste d'audit pour suivre facilement toutes les modifications ou révisions apportées à un contrat et conserver des enregistrements de conformité comptable précis.
Suivi des performances : Un avantage essentiel des solutions logicielles CLM est d'évaluer facilement la performance des contrats en termes d'obligations et de conformité. Ces outils fournissent aux parties prenantes un tableau de bord centralisé pour suivre efficacement la performance d'un contrat afin de garantir une valeur maximale et éviter les fuites de revenus potentielles.
Augmentation de l'auto-service : La capacité de fournir des modèles de contrats est un avantage significatif pour les non-juristes. Cela leur permet de créer des accords ou des contrats en toute confiance et d'éviter le goulot d'étranglement des juristes rédigeant le contrat initial. Cela permet aux équipes juridiques de se concentrer sur des éléments de priorité plus élevée et permet à d'autres groupes non juridiques d'effectuer le travail nécessaire pour commencer le processus contractuel.
Qui utilise le logiciel de gestion du cycle de vie des contrats (CLM) ?
Les contrats sont un aspect essentiel des opérations commerciales, et en tant que tel, les parties prenantes qui utilisent les outils CLM sont larges et peuvent varier en fonction des besoins et des processus commerciaux uniques. Voici quelques exemples de groupes d'affaires qui utilisent probablement régulièrement des solutions CLM.
Équipes juridiques : Le logiciel CLM permet aux professionnels du droit de rationaliser le processus de gestion des contrats en créant des modèles pour les collègues non juristes, en fournissant un référentiel de contrats, en suivant les obligations et en garantissant la conformité. Ces outils fournissent également aux équipes juridiques des rappels et des notifications de renouvellements et d'expirations de contrats, ce qui est vital car la plupart des équipes juridiques sont responsables de la gestion d'une multitude de contrats simultanément.
Équipes de vente : Les outils CLM permettent aux équipes de vente de partager des contrats en toute sécurité, de collaborer avec des parties internes et externes et de faire signer des contrats. Les outils CLM aident les équipes de vente à rationaliser le processus de signature des contrats et à atténuer les risques associés à des informations inexactes, car les informations sont généralement intégrées à partir de solutions CRM, CPQ ou de signature électronique. En plus de réduire les risques, cela peut accélérer le processus de signature des contrats et aider à établir de bonnes relations avec les clients.
Équipes RH : Les professionnels des RH peuvent tirer parti des solutions CLM pour reproduire rapidement des contrats ou des accords à l'aide des modèles de contrats pré-créés, rationalisant les processus d'embauche.
Équipes financières : Le logiciel CLM aide les équipes financières à suivre les obligations et la performance des contrats, à identifier les revenus perdus et à trouver des opportunités d'économies de coûts. Les solutions CLM notifient également les équipes financières des expirations et renouvellements de contrats à venir pour s'assurer que les équipes ne manquent pas de renouvellements ou d'opportunités de revenus potentielles.
Quel est le meilleur logiciel de gestion du cycle de vie des contrats pour les entreprises technologiques ?
- Ironclad : Une plateforme CLM basée sur le cloud offrant des flux de travail personnalisables, une analyse de contrat assistée par l'IA et des intégrations transparentes avec des outils comme Salesforce et Google Drive.
- LinkSquares : Fournit une analyse de contrat et une gestion du cycle de vie alimentées par l'IA, permettant aux entreprises technologiques d'obtenir des informations sur les termes, obligations et risques des contrats.
- DocuSign CLM : Va au-delà des signatures électroniques pour offrir une gestion de contrat de bout en bout, y compris des flux de travail automatisés et un suivi de la conformité, s'intégrant à plus de 900 services.
- Juro : Une plateforme d'automatisation des contrats tout-en-un conçue pour les équipes juridiques internes. Combine la création, la négociation et la signature électronique de contrats dans une interface collaborative native du navigateur — parfaite pour les startups et les entreprises SaaS.
- Ironclad : Conçu pour les équipes juridiques des entreprises technologiques en forte croissance, Ironclad offre des flux de travail modernes et personnalisables, des intégrations transparentes (comme Salesforce et Slack) et une analyse de contrat puissante par l'IA.
Quelle est la solution CLM leader pour les équipes à distance ?
- ContractPodAi : Une plateforme native du cloud conçue pour les équipes juridiques et d'approvisionnement, offrant la rédaction de contrats, le routage des approbations et l'automatisation des documents — idéale pour la collaboration à distance à grande échelle.
- Gatekeeper : Une plateforme de gestion du cycle de vie des fournisseurs et des contrats qui offre l'automatisation, l'extraction de données par l'IA et une solution sécurisée pour gérer les contrats et les fournisseurs, ce qui la rend adaptée à la collaboration à distance.
- Evisort : Fournit une analyse de contrat alimentée par l'IA, une collaboration en temps réel et une accessibilité cloud, permettant aux équipes juridiques et d'approvisionnement de gérer efficacement les contrats de n'importe où.
Logiciels liés au logiciel de gestion du cycle de vie des contrats (CLM)
Les solutions connexes qui peuvent être utilisées avec le logiciel CLM incluent :
Logiciel de signature électronique : La signature électronique, également connue sous le nom de logiciel de signature électronique, permet aux utilisateurs de collecter des signatures en toute sécurité sur des documents numériques, éliminant le besoin de copies physiques et permettant aux utilisateurs de signer en temps réel. Les solutions de signature électronique et les outils CLM s'intègrent couramment pour accélérer le processus de signature tout en garantissant la sécurité et la conformité aux normes et réglementations de l'industrie.
Logiciel CRM : Le logiciel CLM s'intègre généralement avec le logiciel CRM pour augmenter la visibilité à travers plusieurs unités commerciales d'une entreprise. Cette intégration permet également aux équipes de vente d'associer des contrats à un compte particulier dans une base de données centrale pour comprendre pleinement l'aspect contractuel d'une relation client.
Logiciel CPQ : Le CPQ, ou logiciel de configuration, tarification, devis, s'intègre couramment avec les outils CLM pour intégrer les données de devis et de tarification. L'intégration entre ces logiciels réduit le risque d'erreur manuelle et garantit que les informations de tarification sont conformes aux politiques de l'entreprise.
Logiciel de proposition : Le logiciel de proposition aide à générer des demandes de propositions (RFP) pour les opérations de vente. Ces outils s'intègrent généralement avec les logiciels CRM et CPQ pour automatiser la récupération des données. Le logiciel de proposition s'intègre souvent avec les produits CLM lorsque la proposition est finalisée et passe à l'étape suivante du processus contractuel.
Logiciel d'analyse de contrats : Le logiciel d'analyse de contrats s'intègre souvent avec les solutions CLM pour récupérer et analyser les données contractuelles. Les outils d'analyse de contrats utilisent l'intelligence artificielle (IA) ou l'apprentissage automatique (ML) pour éliminer les doublons et extraire les données contractuelles clés telles que les mots-clés, les conditions de paiement ou les obligations.
Défis avec le logiciel de gestion du cycle de vie des contrats (CLM)
Les produits CLM peuvent présenter leur propre ensemble de défis. En voici quelques-uns.
Sécurité : Les contrats sont extrêmement sensibles car ils peuvent contenir des informations financières, des informations personnellement identifiables (PII) ou d'autres données contractuelles qui sont une cible clé lors des violations de données. Assurer la sécurité est d'une importance capitale lors de l'utilisation d'un outil CLM, et les entreprises doivent être conscientes des normes de l'industrie en termes de sécurité, d'implémentation et d'opérations. Comme la plupart des outils CLM sont basés sur le cloud, les entreprises peuvent ne pas être en mesure de contrôler et de sécuriser l'environnement cloud de manière indépendante. De plus, comme les contrats sont fréquemment collaborés à travers plusieurs unités commerciales, il est essentiel de s'assurer qu'ils sont travaillés dans un environnement sécurisé.
Exigences de conformité : Comme les solutions CLM gèrent chaque étape du processus contractuel, il est crucial que les entreprises comprennent les différentes normes et réglementations auxquelles elles doivent se conformer, qui peuvent dépendre de l'industrie et de l'emplacement.
Intégrations complexes : Les outils CLM s'intègrent souvent à divers systèmes, ce qui entraîne des intégrations lourdes. Les entreprises qui choisissent des outils CLM doivent s'assurer que l'outil choisi peut s'intégrer à leur infrastructure informatique existante et comprendre les processus détaillés pour garantir sa compatibilité et ses flux de travail. Les entreprises doivent également être conscientes des flux de travail requis pour leur logiciel CLM car il peut entrer en conflit avec les processus commerciaux existants et nécessiter des ajustements internes.
Accessibilité et adoption : Un défi auquel certaines organisations sont confrontées lors de l'utilisation d'un outil CLM est l'accessibilité adéquate. Les CLM gèrent l'ensemble du processus contractuel, de la présignature à l'exécution post-contractuelle. Ainsi, il est crucial de s'assurer que toutes les unités commerciales pertinentes ont accès au système et disposent des contrôles appropriés. Pour que les produits CLM soient les plus efficaces, ils doivent être largement adoptés dans toute l'organisation, car sans adoption par les utilisateurs, le système ne peut pas fonctionner à pleine capacité.
Comment acheter un logiciel de gestion du cycle de vie des contrats (CLM)
Collecte des exigences (RFI/RFP) pour le logiciel de gestion du cycle de vie des contrats (CLM)
La collecte des exigences pour les outils CLM est essentielle pour s'assurer que l'entreprise utilise un produit qui répond à ses besoins. Pour ce faire, les entreprises doivent évaluer le logiciel en fonction de leurs besoins critiques, comme indiqué ci-dessous.
Comparer les produits de gestion du cycle de vie des contrats (CLM)
Créer une liste longue
Les listes longues sont créées en éliminant les solutions logicielles qui ne fournissent pas de fonctionnalités critiques. Pour créer une liste longue pour un produit CLM, un acheteur doit évaluer les fonctions essentielles et analyser quels produits fournissent les fonctionnalités nécessaires. Le logiciel CLM fournit des fonctions tout au long du cycle de vie du contrat, allant de la création de contrats et de la modélisation à la génération de rapports et à l'analyse. Une liste longue typique ne devrait pas contenir plus de 10 produits, sauf s'il existe de nombreuses options similaires. Dans ce cas, les acheteurs devraient considérer la capacité d'un produit à s'intégrer avec le logiciel existant, sa scalabilité, sa personnalisation, son accessibilité mobile et toute réglementation ou norme industrielle pertinente pour éliminer les produits.
Créer une liste courte
À partir de la liste longue des fournisseurs CLM, il est utile de réduire la liste et de développer une liste plus courte de prétendants, de préférence pas plus de trois à cinq. Avec cela en main, les entreprises peuvent produire une matrice pour comparer les différentes offres en termes de fonctionnalités, de compatibilité et de tarification.
Effectuer des démonstrations
Pour s'assurer que la comparaison est approfondie, l'utilisateur doit essayer une démonstration ou un essai gratuit pour chaque solution logicielle de la liste courte avec les mêmes cas d'utilisation et critères. Cela permettra à l'entreprise d'évaluer de manière équitable et de voir comment chaque produit se compare à la concurrence.
Sélection du logiciel de gestion du cycle de vie des contrats
Choisir une équipe de sélection
Le logiciel CLM impacte une variété d'unités commerciales au sein d'une organisation, soulignant l'importance de sélectionner une équipe de sélection critique. Il est vital de prendre en compte les contributions et les critères de qualification de chaque membre de l'unité commerciale qui utilisera le logiciel, car les besoins et les cas d'utilisation peuvent varier. Le comité de sélection pour un outil CLM peut être composé d'un membre de chaque département destiné à utiliser le logiciel, tel qu'un représentant juridique, un employé des RH, un responsable des ventes et un professionnel de l'informatique pour garantir la compatibilité logicielle. Le comité de sélection sera responsable d'évaluer chaque cas d'utilisation du logiciel et de garantir la conformité aux normes organisationnelles et industrielles.
Négociation
Lors de la négociation d'un contrat logiciel, il est essentiel de s'assurer d'abord que le logiciel respectera les réglementations et normes de l'industrie et fournira un moyen sécurisé de gérer l'ensemble du cycle de vie des contrats. Cela est impératif car le coût des outils CLM peut varier énormément. Le prix dépend de la taille de l'entreprise, de la quantité de stockage nécessaire et du nombre de licences, entre autres facteurs. De plus, comme les produits CLM s'étendent à plusieurs unités commerciales, les acheteurs devraient également déterminer s'ils ont besoin d'aide pour l'implémentation ou l'intégration avec d'autres systèmes de support commercial. Enfin, les entreprises devraient considérer la durée du contrat la plus appropriée à leurs besoins pour mieux négocier des contrats à long terme.
Décision finale
Les acheteurs devraient prendre la décision finale en se basant sur toutes les informations recueillies précédemment. Les entreprises devraient classer leurs besoins par ordre d'importance et sélectionner l'outil qui répond d'abord à leurs besoins les plus critiques, puis évaluer quel logiciel correspond le mieux à leurs besoins commerciaux.