En savoir plus sur Logiciel de proposition
Qu'est-ce que le logiciel de proposition ?
Le logiciel de proposition offre des fonctionnalités qui simplifient le processus de rédaction, de gestion et d'envoi de propositions commerciales. En termes d'aide à la rédaction de propositions, le logiciel de proposition propose des interfaces de création de documents simples qui rendent les propositions visuellement attrayantes ainsi que faciles à lire et à suivre. Certaines entreprises passent d'innombrables heures à créer manuellement des propositions, tandis que le logiciel de proposition réduit ce temps en fournissant des modèles de proposition ainsi que des fonctionnalités de glisser-déposer pour ajouter des images et du contenu visuellement attrayants. Le logiciel de proposition est également doté d'intégrations de signature électronique qui permettent aux clients de scanner rapidement le document et de trouver les zones où ils doivent signer.
En termes d'aide à la gestion des propositions, le logiciel de proposition fournit généralement des fonctionnalités d'analyse et de notification qui peuvent aider les utilisateurs à suivre comment les clients interagissent avec une proposition. Cela permet aux utilisateurs de voir combien de fois un client a ouvert, consulté ou commenté une proposition. De plus, le client et l'entreprise qui envoie la proposition peuvent commenter dans la proposition s'il y a des questions que le client a. Cela permet une conversation facile plutôt que des échanges d'e-mails.
Quels types de logiciels de proposition existent ?
Logiciel de proposition basé sur le cloud
Les produits cloud fonctionnent souvent selon un modèle SaaS et sont exécutés sur Internet (dans le cloud). Ils sont généralement vendus sous forme d'abonnement et nécessitent un paiement récurrent, le plus souvent sous forme de paiements mensuels ou annuels. Le logiciel de proposition basé sur le cloud offre l'avantage majeur de la collaboration en temps réel avec le client. De cette façon, une entreprise peut partager sa proposition via Internet, puis le client peut commenter en temps réel et l'entreprise peut répondre avec des réponses. L'alternative est de télécharger la proposition, ce qui peut nécessiter de nombreuses conversations par e-mail ou par téléphone.
Logiciel de proposition sur site
Un logiciel de proposition sur site est souvent un paiement unique pour une licence perpétuelle. Ce type de solution devient moins courant chez la plupart des fournisseurs de logiciels, car les modèles d'abonnement prennent le dessus. Cependant, pour certaines entreprises, une solution sur site peut avoir du sens. Par exemple, les solutions sur site donnent aux entreprises la confiance que leurs serveurs sont sécurisés et qu'elles n'ont pas besoin de faire confiance à une autre entreprise avec leurs données privées. Cela peut rendre les propositions plus sécurisées si les données ne sont partagées qu'entre l'entreprise qui envoie et reçoit la proposition.
Quelles sont les fonctionnalités courantes du logiciel de proposition ?
Les fonctionnalités suivantes sont des fonctionnalités de base du logiciel de proposition qui peuvent aider les utilisateurs de différentes manières :
Interface de création de documents : Le logiciel de proposition permet aux utilisateurs de rechercher et d'ajouter facilement des fonctionnalités à une proposition avec une interface de création de documents. Cela inclut la personnalisation de la proposition avec différents modèles, marques et même médias. Cela peut être un facteur important pour afficher la valeur d'une entreprise. Par exemple, pour une entreprise de paysagisme ou de design d'intérieur, il sera extrêmement utile de fournir des vidéos et des images montrant l'efficacité de leur travail. Cela rend la proposition plus claire et plus professionnelle pour d'autres entreprises.
Collaboration : Souvent, une proposition nécessitera que des membres de diverses équipes interviennent et apportent leur expertise là où elle est nécessaire. Le logiciel de proposition permet à plusieurs utilisateurs de travailler sur le même document, ce qui offre plus de visibilité et de soutien pour chaque proposition. Les utilisateurs peuvent également créer, modifier et collaborer facilement sur des documents supplémentaires, ainsi que suivre les modifications directement dans le logiciel de proposition.
Flux de travail d'assemblage et d'approbation : Un avantage majeur du logiciel de proposition est la gestion des tâches et des équipes. Cela permet aux entreprises d'automatiser les flux de travail en acheminant les documents vers les personnes appropriées pour ajouter du contenu et obtenir une approbation.
Analytique : Le logiciel de proposition fournit aux entreprises une variété d'outils d'analyse. Avec des fonctionnalités de suivi de l'engagement, les équipes peuvent suivre qui consulte leur proposition, à quelle fréquence ou pendant combien de temps. Les entreprises peuvent également utiliser des rapports d'efficacité des propositions. Cela permet aux utilisateurs de voir quelles parties du contenu sont les plus performantes et leur offre des rapports et des tableaux de bord personnalisés sur le volume et l'acceptation des propositions. Ces outils d'analyse aideront les utilisateurs à créer des propositions plus efficaces à l'avenir.
Autres fonctionnalités du logiciel de proposition : Intégrations API, Intégrations CPQ, Capacités de suivi de l'engagement, Capacités de rapport d'efficacité des propositions
Quels sont les avantages du logiciel de proposition ?
Accélère le temps de proposition : Les propositions sont souvent un processus long et fastidieux qui peut prendre des mois pour être complété par les entreprises. Le logiciel de proposition réduit le temps nécessaire pour compléter une proposition en automatisant de nombreuses tâches répétitives dans le processus global de proposition. Cela inclut des réponses préenregistrées aux questions RFP familières, des modèles de proposition préexistants et des devis automatiques. Ces fonctionnalités, entre autres, permettent aux entreprises de passer moins de temps sur des tâches fastidieuses et de se concentrer sur la qualité globale de leur proposition.
Collaboration améliorée : En plus de l'automatisation, le logiciel de proposition aide à la gestion de contenu, à la collaboration d'équipe et à la gestion des flux de travail. Avec le logiciel de proposition, les employés peuvent travailler sur le document avec leurs collègues, assigner des tâches aux équipes concernées et suivre les délais des propositions.
Qui utilise le logiciel de proposition ?
Équipes de vente : Les équipes de vente jouent un rôle important dans le processus de proposition. Elles sont souvent celles qui doivent communiquer efficacement la valeur du travail d'une entreprise, et en faisant cela, elles doivent répondre aux RFP avec des réponses efficaces. Le logiciel de proposition permet à l'équipe de vente de collaborer en temps réel sur une proposition, ce qui permet à chacun d'ajouter son expertise. Le logiciel de proposition permet également aux équipes de vente d'accélérer l'ensemble du processus de vente en donnant à l'entreprise demandeuse la possibilité de signer la proposition en ligne. De plus, le logiciel de proposition s'intègre au logiciel CRM, qui contient toutes les informations de contact nécessaires qui doivent être incluses dans la proposition. Cela aide à identifier les parties prenantes clés à inclure dans la proposition.
Équipes marketing : Une proposition est un outil marketing important pour la plupart des entreprises. Le logiciel de proposition permet aux équipes marketing de prendre le contrôle de la marque et d'utiliser des modèles personnalisables pour présenter des propositions avec un aspect clair et professionnel. Le logiciel de proposition offre une variété de modèles qui peuvent être utilisés pour mettre en avant les points forts d'une entreprise. Cela inclut des modèles qui mettent en avant le SEO, les réseaux sociaux, le marketing de contenu, la production vidéo, et bien plus encore.
Responsables de proposition : Les responsables de proposition peuvent utiliser le logiciel de proposition pour diriger les efforts d'équipe pendant le processus de proposition. Dans le logiciel de proposition, les responsables de proposition peuvent utiliser des outils de gestion de projet pour assigner des tâches et suivre la progression de la proposition. Cela aide à garder les équipes concentrées et conscientes des délais de finalisation des propositions.
Quelles sont les alternatives au logiciel de proposition ?
Logiciel CPQ: Le logiciel de configuration, tarification, devis (CPQ) aide les entreprises à automatiser le cycle de vie du processus de devis et de proposition, en commençant par le moment où un client fournit ses besoins dans l'offre d'une entreprise et en terminant par l'envoi d'un devis détaillé au client ou au prospect. Cela peut être utilisé comme une alternative au logiciel de proposition car le logiciel CPQ offre de nombreuses fonctionnalités similaires en plus des fonctionnalités de tarification.
Logiciels liés au logiciel de proposition
Les solutions connexes qui peuvent être utilisées avec le logiciel de proposition incluent :
Logiciel CRM: De nombreuses solutions de logiciel de proposition peuvent s'intégrer au logiciel CRM. Si une entreprise utilise un CRM, elle peut rechercher des outils de proposition pour une intégration potentielle avec ce CRM. S'assurer que le logiciel de proposition s'intègre bien aux systèmes actuels ou élargir la recherche à des systèmes plus complexes qui peuvent gérer les propositions est essentiel pour choisir le bon logiciel.
Logiciel CPQ : Le logiciel de proposition fonctionne main dans la main avec le logiciel CPQ. Lorsque les entreprises rédigent leurs propositions, elles ont souvent besoin d'envoyer des devis détaillés en ligne avec ce qu'elles offrent. Le logiciel CPQ aide les entreprises à obtenir des devis précis et aide à rendre le processus de proposition beaucoup plus fluide.
Logiciel de signature électronique: Le logiciel de signature électronique donne aux utilisateurs la possibilité de recueillir des signatures sur des documents partagés électroniquement, éliminant ainsi le besoin de documents physiques pour enregistrer les signatures. C'est un excellent outil à intégrer avec le logiciel de proposition puisque la plupart des propositions nécessitent des signatures de l'entreprise demandeuse.
Défis avec le logiciel de proposition
Passer des systèmes hérités : Le logiciel de proposition peut stocker des documents dans leur format natif, tel que Microsoft Word et Excel, PDF ou HTML. La façon dont les systèmes existants d'une entreprise gèrent ces types de fichiers, et leur type de document préféré, peut être un obstacle potentiel lorsqu'ils passent à l'utilisation du logiciel de proposition.
Quelles entreprises devraient acheter un logiciel de proposition ?
Pratiquement toutes les entreprises qui ont une équipe de vente d'entreprise enverront, à un moment ou à un autre, une proposition à une autre entreprise. Pour cette raison, le logiciel de proposition peut vraiment être utilisé par des entreprises dans presque tous les secteurs qui doivent adapter des propositions de vente à un client. Bien que certains logiciels de proposition soient créés pour certains secteurs tels que la construction, l'éducation, la santé ou les services financiers, la plupart des logiciels de proposition sont agnostiques en termes de secteur et peuvent être utilisés dans n'importe quel secteur qui a une équipe de vente d'entreprise.
Quel est le coût du logiciel de proposition ?
Comme pour tout achat de logiciel, le prix du logiciel de proposition peut fluctuer en fonction de nombreux facteurs. La première chose qui affectera le prix est le nombre de licences ou de sièges qu'une entreprise doit acheter. Cela signifie essentiellement le nombre d'utilisateurs qui ont accès au logiciel avec leurs propres identifiants. Pour le logiciel de proposition, cela peut aller de 19 $ par utilisateur et par mois jusqu'à 70 $ par utilisateur et par mois. Plus un utilisateur souhaite acheter de sièges, plus il devra payer.
La raison de la large gamme de prix par siège peut être basée sur une variété de facteurs. Par exemple, certains logiciels de proposition fonctionnent sur un modèle où l'utilisateur est facturé en fonction du nombre de propositions qu'il souhaite utiliser par mois. Alors que les plans les plus basiques permettent aux utilisateurs d'avoir cinq propositions actives à la fois, les plans les plus chers permettent généralement aux utilisateurs d'envoyer un nombre illimité de propositions par mois.
Un autre facteur qui contribue au prix du logiciel de proposition est les fonctionnalités incluses. Les plans les plus basiques peuvent inclure des fonctionnalités de base telles que la signature électronique et les propositions modélisées, tandis que les plans les plus chers incluent des intégrations avec d'autres logiciels, des analyses et des formulaires de saisie client.
Retour sur investissement (ROI)
Voici la répartition du temps estimé pour le ROI selon les données d'évaluation sur G2 au 18 décembre 2020 :
- 55 % des acheteurs voient un ROI en 6 mois ou moins
- 28 % des acheteurs voient un ROI en 7-12 mois
- 10 % des acheteurs voient un ROI en 13-24 mois
- 7 % de tous les autres acheteurs voient un ROI à partir de 24 mois
Mise en œuvre du logiciel de proposition
Comment le logiciel de proposition est-il mis en œuvre ?
La mise en œuvre du logiciel de proposition est généralement un processus simple. Selon les données d'évaluation de G2 au 18 décembre 2020, 68 % des utilisateurs ont pu mettre en œuvre et mettre en service le logiciel de proposition en moins d'un mois. En général, ce processus est divisé en quelques étapes clés :
- Installation du logiciel
- Examen des processus et analyse des besoins
- Conception, configuration et intégrations
- Formation
- Support post-implémentation
Au cours de ce processus, certains utilisateurs peuvent rencontrer un ralentissement du temps de mise en œuvre lorsqu'il s'agit d'intégrations logicielles. Certains utilisateurs aiment mettre en œuvre leur logiciel de proposition avec d'autres produits dans leur pile logicielle, y compris les CRM, les systèmes de gestion de contenu, le traitement des paiements, et plus encore. Cela peut être un processus long, donc les entreprises doivent être prêtes à des temps de mise en œuvre plus longs si elles choisissent cette voie.
Comment acheter un logiciel de proposition
Collecte des exigences (RFI/RFP) pour le logiciel de proposition
La collecte des exigences pour le logiciel de proposition est essentielle pour s'assurer que l'entreprise met en œuvre un produit qui répond à tous ses besoins. Alors que certaines entreprises sont plus axées sur la présentation esthétique de leurs propositions, d'autres entreprises peuvent être plus axées sur l'intégration avec le logiciel de signature électronique. Quels que soient les besoins d'une entreprise, il est toujours préférable de créer une liste des fonctionnalités indispensables que l'entreprise doit prendre en compte pour acheter un logiciel de proposition.
Comparer les produits de logiciel de proposition
Créer une liste longue
Les listes longues sont créées en éliminant les options logicielles qui ne fournissent pas de fonctionnalités critiques. Pour créer une liste longue pour le logiciel de proposition, un acheteur doit examiner les fonctionnalités suivantes et déterminer quels produits fournissent les fonctionnalités nécessaires :
Créer une liste courte
Une fois qu'un acheteur a réduit sa liste à partir des fonctionnalités ci-dessus, il est important de préparer des exigences encore plus spécifiques. Par exemple, si une entreprise est dans un certain secteur, elle doit s'assurer qu'il existe des fonctionnalités qui pourraient l'aider à créer des propositions pour ce secteur. De même, si une entreprise utilise un certain CRM, elle doit s'assurer que le logiciel de proposition s'intègre à ce CRM.
Réaliser des démonstrations
Les démonstrations sont l'une des étapes les plus importantes du parcours d'achat. Cela permet à un acheteur d'assister à une démonstration réelle du produit et de voir si le produit répond à toutes les exigences. Pour s'assurer que la démonstration se déroule sans problème, les utilisateurs doivent s'assurer que le fournisseur dispose de toutes les exigences à l'avance afin qu'il puisse présenter correctement ses fonctionnalités.
Sélection du logiciel de proposition
Choisir une équipe de sélection
L'équipe de sélection pour le logiciel de proposition devrait inclure au moins un membre de l'équipe de vente d'entreprise, de l'équipe de réussite client et de l'équipe marketing. Ce sont probablement les équipes qui utiliseront le plus souvent le logiciel de proposition, et en tant que telles, elles devraient avoir le plus d'influence sur les fonctionnalités souhaitées du logiciel de proposition.
Négociation
Lors de la négociation pendant la phase d'achat, l'équipe de sélection devrait toujours s'efforcer d'inclure les frais de mise en œuvre et de support continu dans le coût. De cette façon, si un support continu est nécessaire, les entreprises peuvent toujours contacter leur représentant de réussite client ou de support.
Décision finale
Après la phase de négociation, la décision finale nécessite l'adhésion de tous les membres de l'équipe de sélection. Il est important de mettre tout le monde sur la même longueur d'onde pour s'assurer que toutes les exigences sont satisfaites et que la décision finale est soutenue par tous les participants.