Le logiciel de gestion des dépenses suit et gère les dépenses commerciales non liées à la paie, telles que le coût des matières premières et des composants, ou des services tels que le marketing et les abonnements. Ce logiciel est utilisé pour obtenir un aperçu des dépenses de l'entreprise dans l'ensemble de l'organisation en collectant et en analysant les données de dépenses. Ce type de logiciel aide les entreprises à éviter les dépenses excessives et à comptabiliser les dépenses commerciales, en s'assurant qu'elles sont correctement reflétées dans les états financiers. Le logiciel de gestion des dépenses est principalement utilisé par les départements des achats pour planifier et surveiller les dépenses commerciales, mais peut également être utilisé par les comptables à des fins de reporting financier.
Ce type de logiciel ne doit pas être confondu avec le logiciel de gestion des frais, qui se concentre exclusivement sur les dépenses initiées par les employés et ad hoc, telles que les billets d'avion, l'hébergement et les repas. La gestion des dépenses s'intègre avec le logiciel d'approvisionnement et les solutions de chaîne d'approvisionnement telles que le logiciel de planification de la chaîne d'approvisionnement et le logiciel de planification des ventes et des opérations.
Pour être inclus dans la catégorie Gestion des Dépenses, un produit doit :
Fournir un référentiel centralisé de données d'approvisionnement et d'achat
Gérer les dépenses d'entreprise ou d'approvisionnement
Inclure des règles et des flux de travail pour approuver les achats et les paiements
Faire correspondre les bons de commande, les factures des fournisseurs et les paiements
Comparer les budgets d'approvisionnement avec les dépenses réelles
Fournir des rapports en temps réel des transactions de dépenses
Analyser les données historiques et identifier les changements et les tendances des dépenses
Fournir des suggestions d'économies par produit, fournisseur ou département
