Meilleur Fournisseurs de services de réceptionniste virtuel

Qu'est-ce qu'un fournisseur de services de réceptionniste virtuel ?

Comment fonctionnent les réceptionnistes virtuels ?

Qui utilise les services de réceptionniste virtuel ?

Réceptionniste virtuel vs assistants virtuels 

Bien que les réceptionnistes virtuels et les assistants virtuels soient tous deux des services de support à distance, ils diffèrent dans leurs rôles, leur champ d'action, leur domaine d'expertise, leur interaction avec les clients et leur utilisation par les entreprises.

Réceptionnistes virtuels

Les entreprises utilisent couramment les réceptionnistes virtuels pour un soutien supplémentaire dans la gestion du volume d'appels et le service client professionnel sans avoir une équipe interne. Le rôle principal est de prendre les appels entrants de l'entreprise. Leurs tâches sont généralement plus axées sur la réception : filtrer les appels, prendre des messages, diriger les clients vers les parties appropriées et planifier des rendez-vous. Les réceptionnistes virtuels doivent avoir de bonnes compétences en communication et en service client, ainsi qu'une compréhension de base de l'entreprise.

Assistants virtuels

Les assistants virtuels soutiennent les entreprises et leurs équipes internes. Vous pouvez les utiliser pour une large gamme de services, comme effectuer des tâches administratives, gérer les e-mails, la comptabilité, la recherche et la gestion des réseaux sociaux. Pour effectuer ces tâches, les assistants virtuels ont un ensemble de compétences diversifiées. Ils sont souvent minutieux, compétents avec différentes plateformes logicielles et possèdent de solides compétences organisationnelles et administratives.

Avantages des réceptionnistes virtuels

Il y a plusieurs avantages à embaucher un service de réceptionniste virtuel, tels que la disponibilité 24/7, la flexibilité et les économies de coûts. Ces services sont particulièrement utiles pour les propriétaires de petites entreprises en croissance.

• Disponibilité 24/7 : De nombreux réceptionnistes virtuels fournissent des services 24 heures sur 24, même pendant les week-ends, les jours fériés et après les heures de travail, permettant aux entreprises de répondre aux demandes des clients à tout moment.
• Productivité accrue : L'un des domaines de concentration des réceptionnistes virtuels est d'éliminer les prospects non qualifiés et les appelants indésirables, et de diriger les prospects qualifiés et les appels des clients actuels vers les bonnes personnes. Cela garantit que le personnel interne se concentre sur les activités principales de l'entreprise.
• Économies de coûts : Comparé à l'embauche d'un réceptionniste à temps plein, les réceptionnistes virtuels sont moins chers à long terme. Avec ces services, vous économisez sur le coût de la formation, des entretiens, de l'équipement, des avantages sociaux et de l'espace de bureau.
• Support multilingue : Les réceptionnistes virtuels multilingues servent une clientèle diversifiée. Ils peuvent facilement communiquer avec les appelants quelle que soit leur langue. Cela élargit le marché et met en évidence votre engagement envers l'inclusivité mondiale.
• Amélioration de l'expérience client : Les réceptionnistes virtuels qualifiés gèrent tous les appels de manière professionnelle et rapide. Cela augmente la satisfaction des clients, entraînant des taux de recommandation et de rétention plus élevés.
• Capture de prospects accrue : Un volume élevé de prospects épuise rapidement les ressources internes. Les réceptionnistes virtuels s'assurent qu'il n'y a pas d'appels manqués, de réponses retardées ou d'opportunités perdues de convertir des clients potentiels.

Défis de travailler avec un service de réceptionniste virtuel

Certains défis doivent être relevés lors de l'emploi d'un service de réceptionniste virtuel, tels que le coût initial d'embauche, l'interaction personnelle limitée et la potentielle mauvaise communication.

• Perte de contact personnel : Établir un rapport et créer des connexions personnelles avec les clients peut parfois être moins efficace en utilisant des réceptionnistes virtuels qu'en effectuant des interactions directes avec les employés.
• Préoccupations de coût : Certaines petites entreprises peuvent préférer des outils gratuits et à faible coût comme les répondeurs et les arbres téléphoniques même si les appelants n'aiment généralement pas ces solutions. De plus, si le service est facturé en fonction des minutes d'utilisation, un volume d'appels élevé peut augmenter les coûts par rapport à l'embauche d'un réceptionniste sur site.
• Limitations des tâches : Gérer une charge de travail lourde ou travailler sur trop de tâches peut poser un risque d'inefficacité. Il y a aussi des limitations en termes de gestion du courrier physique, de fourniture de services d'accueil sur site ou d'autres responsabilités en personne.
• Contrôle limité : Externaliser le poste réduit la supervision directe des opérations quotidiennes, ce qui peut être un ajustement pour certaines entreprises.
• Potentielle mauvaise communication : Un réceptionniste virtuel peut être moins informé des nuances de l'entreprise qu'un réceptionniste sur site, ce qui peut entraîner des malentendus ou des informations inexactes.

Coût des services de réceptionniste virtuel

Le coût d'un service de réceptionniste virtuel dépend de facteurs tels que le volume d'appels ou de tâches, le niveau de spécialisation requis, le service choisi et le modèle de tarification. Vous pouvez vous attendre à trouver des services adaptés dans la fourchette de 50 à 300 $. Cependant, il est à noter que des options sont disponibles à des prix encore plus bas, ainsi que des services premium qui peuvent dépasser 300 $ en coût.

Les prix ci-dessus sont une estimation basée sur les données Internet. Vérifiez toujours avec l'équipe commerciale pour obtenir les prix les plus à jour.

Les différentes structures de tarification pour les services de réceptionniste virtuel sont discutées ici.

• Modèles de paiement à la minute vous facturent en fonction du temps qu'un réceptionniste virtuel passe à prendre des appels en votre nom. Le coût ici est fortement influencé par votre sélection de services et le nombre d'appels. 
• Modèles de paiement par appel vous facturent pour chaque appel que le réceptionniste prend, quelle que soit sa durée. Le montant facturé pour un appel de trois minutes est égal à un appel de 30 minutes.
• Abonnements mensuels offrent un forfait prépayé de minutes. Votre abonnement mensuel dicte le nombre de fonctionnalités, le nombre d'appels ou de minutes et le type d'assistance.
• Tarification par niveaux vous permet de choisir le niveau de service qui convient le mieux à votre budget et à vos besoins. Les niveaux inférieurs ou les plans de base facturent moins et peuvent inclure quelques services comme la réponse aux appels, la messagerie vocale ou la planification. À l'autre extrémité, les niveaux supérieurs offrent des fonctionnalités avancées comme le support multilingue, l'analyse des données et les services de centre d'appels à un tarif premium.

Retour sur investissement (ROI) pour les services de réceptionniste virtuel

Bien que les réceptionnistes virtuels ne contribuent pas directement aux revenus, ils améliorent le ROI en influençant positivement plusieurs aspects clés de votre entreprise.

• Capture de prospects: Avec un réceptionniste virtuel qui répond à tous vos appels d'entreprise, vous avez moins de chances de manquer des opportunités et une plus grande possibilité de gagner de nouveaux clients.
• Économies de temps : Votre équipe principale économise beaucoup de temps lorsqu'elle n'a pas à gérer les appels ou à effectuer des tâches de réception de base. Ce temps économisé peut être dirigé vers des tâches qui contribuent aux revenus.
• Économies de coûts : Vous pouvez réduire considérablement les coûts généraux en externalisant le rôle de réceptionniste. Comparez le coût du service à la dépense d'embauche d'un réceptionniste interne à temps plein (y compris le salaire, les avantages sociaux, l'espace de travail et l'équipement) pour calculer l'argent que vous économiserez.
• Résolution plus rapide des demandes : Une première impression professionnelle combinée à une résolution rapide des demandes élève l'expérience client, entraînant plus de prospects convertis et de rétention de clients.
• Évolutivité et flexibilité : Un service de réceptionniste virtuel évolue avec votre entreprise. Vous pouvez même modifier votre abonnement pour réduire les frais pendant les périodes creuses afin de favoriser l'efficacité et la rentabilité. 

Comment choisir le meilleur service de réceptionniste virtuel pour votre entreprise

Pour choisir le bon service de réceptionniste virtuel pour votre entreprise qui s'aligne sur vos besoins, vos valeurs et vos objectifs, suivez la liste de contrôle ci-dessous : 

• Identifiez vos besoins : Pour commencer, notez vos besoins commerciaux. Évaluez le volume et la nature des appels entrants, les langues requises et toutes les compétences ou connaissances spécifiques à l'industrie.
• Recherchez différents fournisseurs de services : Explorez divers fournisseurs de services de réceptionniste virtuel pour trouver ceux qui répondent à vos besoins commerciaux. Recherchez des entreprises ayant un historique prouvé, des avis positifs et des recommandations de sources fiables. Assurez-vous que les réceptionnistes virtuels sont bien informés dans votre secteur, ont de solides compétences en communication et peuvent facilement s'adapter à la voix de votre marque.
• Évaluez les services offerts : Passez en revue la gamme de services fournis et leur flexibilité à évoluer. Cela inclut la réponse aux appels, la prise de messages, la planification de rendez-vous et le traitement des commandes.
• Examinez la technologie et l'infrastructure : Assurez-vous que le service de réceptionniste virtuel peut communiquer de manière fiable, garder les données en sécurité et fonctionner sans problème avec vos systèmes existants, comme le logiciel CRM.
• Optez pour des démonstrations ou des périodes d'essai : Identifiez comment divers services conviennent à votre entreprise en vous inscrivant à des périodes d'essai ou des démonstrations. Considérez la qualité du service, la réactivité, les forfaits de paiement, les frais d'installation, les abonnements et tous les frais supplémentaires.
• Examinez les termes du contrat : Avant de vous engager dans un service, assurez-vous de comprendre les termes et conditions, les politiques d'annulation, la durée du contrat et toutes les clauses liées aux accords de niveau de service.

Questions à poser à un service de réceptionniste virtuel avant de l'embaucher

Lors de la vérification de la liste de contrôle ci-dessus, posez ces questions avant de conclure l'accord.

• Qu'est-ce qui est inclus dans le forfait ?
• Les réceptionnistes virtuels fournissent-ils un support 24 heures sur 24 ou travaillent-ils selon des heures de bureau prédéterminées ?
• Le fournisseur peut-il évoluer avec la croissance de notre entreprise ?
• Le service peut-il être personnalisé ?
• Les scripts d'appel peuvent-ils être personnalisés ?
• Quelle expérience le fournisseur a-t-il avec les services de réceptionniste virtuel ? Depuis combien de temps l'entreprise est-elle active dans ce secteur ?
• Quelles mesures sont en place pour protéger les données de l'entreprise et des clients ?
• Quel type d'analytique d'appel est en place ? Quel type de rapport puis-je m'attendre à recevoir ? À quelle fréquence ?
• Quel type de technologie le fournisseur utilise-t-il ?
• Quelles sont les étapes pour gérer les problèmes techniques ?
• Quels retours d'autres clients ont-ils donné, en particulier ceux de mon secteur ? Y a-t-il une étude de cas que je peux consulter ?

Recherché et écrit par Marina Schlosser

Revu et édité par Aisha West