En savoir plus sur Logiciel de gestion de contrats
Qu'est-ce que le logiciel de gestion des contrats ?
Le logiciel de gestion des contrats offre aux utilisateurs finaux une vue collaborative des processus contractuels. Cela permet aux entreprises d'accélérer la création de contrats en automatisant les processus redondants.
Le logiciel de gestion des contrats propose des bases de données de contrats qui stockent tous les contrats dans un emplacement central. Ces bases de données de contrats disposent de capacités de recherche intégrées, ce qui facilite la recherche de certains contrats que vous recherchez.
Le logiciel de gestion des contrats augmente également l'engagement des clients en rendant les contrats plus clairs à lire. La gestion des contrats met en évidence les parties sur lesquelles les lecteurs doivent porter le plus d'attention afin de guider le lecteur tout au long du processus.
Bien que presque toutes les entreprises doivent rédiger des contrats, le logiciel de gestion des contrats peut particulièrement aider les entreprises telles que les sociétés de soins de santé et les cabinets d'avocats qui doivent rédiger des contrats longs et complexes.
Avec le logiciel de gestion des contrats, vous pouvez :
- Augmenter l'efficacité au sein de votre organisation en automatisant les processus contractuels complexes
- Simplifier la gestion des contrats en les rédigeant et en les stockant dans un emplacement centralisé
- Augmenter la communication entre les équipes internes et externes
- Améliorer les délais du cycle de vente en rationalisant le processus contractuel
- Renforcer les relations avec les partenaires commerciaux
- Surveiller de manière proactive les risques et la conformité
Pourquoi utiliser un logiciel de gestion des contrats ?
Le logiciel de gestion des contrats offre des avantages infinis pour les entreprises qui cherchent à rationaliser le processus contractuel avec leurs clients.
Certains de ces avantages incluent :
- Des bases de données de contrats qui stockent tous les contrats dans un emplacement central pour une recherche facile
- Une collaboration contractuelle qui permet aux utilisateurs de collaborer via un portail web partagé
- Des modèles de contrats qui permettent aux utilisateurs de profiter de clauses pré-écrites
- Des pièces jointes aux contrats telles que des images, des mémos et des factures
- Des processus d'approbation de contrats fluides pour que les flux de travail départementaux soient intégrés de manière transparente dans le système
Qui utilise le logiciel de gestion des contrats ?
Équipes de vente — Le logiciel de gestion des contrats aide à partager les contrats, à les sécuriser et à identifier les problèmes contractuels. Cela aide les équipes de vente à rationaliser le processus de signature des contrats et à minimiser les retards majeurs dans le règlement des contrats. De plus, les équipes de vente peuvent intégrer le logiciel de gestion des contrats avec des produits tels que CRM, CPQ et des solutions de signature électronique, ce qui aide à établir et à maintenir de bonnes relations avec les clients pendant la phase de signature du contrat.
Équipes financières — Le logiciel de gestion des contrats permet aux équipes financières d'identifier les failles dans le langage et de repérer les clauses à risque qui peuvent entraîner des problèmes juridiques futurs pour l'entreprise. Cela permet aux équipes financières d'améliorer la clarté des pistes d'audit en s'assurant que le contrat ne peut pas être manipulé par les clients.
Équipes juridiques — Le logiciel de gestion des contrats fournit aux équipes juridiques des bases de données de contrats pour rechercher tout ce dont elles ont besoin avec facilité. Étant donné que les équipes juridiques renouvellent constamment les contrats, le logiciel de gestion des contrats automatise également ces processus afin qu'elles n'aient pas à se souvenir des dates de renouvellement.
Types de logiciels de gestion des contrats
Basé sur le cloud — Le logiciel de gestion des contrats basé sur le cloud permet aux entreprises d'accéder à leurs contrats sur un serveur informatique hébergé. Cela permet aux entreprises d'accéder aux contrats depuis n'importe quel bureau plutôt que d'être limité à un ordinateur spécifique. Les principaux avantages de l'utilisation d'un logiciel de gestion des contrats basé sur le cloud sont l'accès à distance, des prix plus bas et une sécurité accrue. Si le disque dur d'un ordinateur tombe en panne et efface toutes les données stockées, les données seront toujours disponibles dans le cloud.
Hybride — Une solution de gestion des contrats hybride permet au logiciel d'être déployé dans le cloud ou sur site. En général, le logiciel de gestion des contrats hybride peut être un peu plus cher que les options basées sur le cloud, donc si le budget est une priorité pour votre entreprise, gardez cela à l'esprit.
Sur site — La gestion des contrats sur site fait référence au logiciel de gestion des contrats qui est stocké sur un ordinateur local. Les avantages d'avoir une solution qui peut être déployée sur site sont qu'elle ne nécessite aucune connexion Internet. Cela aide lorsque vous manquez de connexion Internet ou lorsque vous rencontrez des retards Internet frustrants.
Quelles sont les applications de gestion des contrats les mieux notées pour les petites entreprises ?
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PandaDoc : Création de contrats simple avec des modèles glisser-déposer, des signatures électroniques et de l'automatisation—idéal pour les petites équipes.
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Jotform Sign : Outil de signature électronique simplifié avec une grande bibliothèque de modèles de contrats prêts à l'emploi.
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Signeasy : Signature et suivi de contrats faciles avec un accent sur l'accessibilité mobile.
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Oneflow : Fournit une plateforme collaborative pour la création, la négociation et la signature électronique de contrats, permettant aux équipes de travailler ensemble en temps réel et d'accélérer le cycle de vie des contrats.
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GetAccept : Combine la gestion des contrats avec des fonctionnalités d'activation des ventes, y compris des introductions vidéo et un suivi en temps réel, aidant les petites entreprises à conclure des affaires plus rapidement.
Fonctionnalités du logiciel de gestion des contrats
Création de contrats — Les utilisateurs peuvent créer de nouveaux contrats au sein de la plateforme en utilisant des fonctionnalités de création de documents intégrées. Dans la fonctionnalité de création de contenu, les utilisateurs peuvent utiliser une fonction glisser-déposer qui vous permet d'identifier et d'insérer des déclarations pertinentes pour le contrat.
Modèles de contrats — Créez et accédez facilement à des modèles qui rationaliseront la création de contrats, en profitant de clauses et de champs de contrat pré-écrits. Les entreprises peuvent utiliser le même type de modèle de contrat avec plusieurs clients, économisant ainsi beaucoup de temps à l'avenir.
Édition de contrats — Les parties prenantes pertinentes du contrat peuvent éditer, comparer et réviser plusieurs versions de contrats.
Pièces jointes aux contrats — Des informations supplémentaires, telles que des images, des mémos et des factures, peuvent être jointes aux contrats en tant que ressources supplémentaires. Les aides visuelles aident les clients à mieux conceptualiser les détails du contrat.
Collaboration sur les contrats — Les utilisateurs internes et externes peuvent collaborer sur des contrats via un portail web partagé qui peut être équipé de fonctionnalités de messagerie. Cela augmente la communication et la qualité du contrat en permettant à plusieurs utilisateurs d'accéder au document en même temps.
Processus d'approbation — Rationalise les processus d'approbation des contrats pour que les flux de travail départementaux soient intégrés logiquement dans le système.
Notifications et rappels — La gestion des contrats permet aux utilisateurs de recevoir des notifications et de programmer des rappels avec des alertes en fonction des jalons du contrat. Cela aide les utilisateurs à respecter les délais et à s'assurer que le contrat est complété en temps opportun.
Base de données de contrats — Les contrats peuvent être stockés dans un référentiel en ligne central avec des capacités de recherche intégrées. Les entreprises peuvent gagner beaucoup de temps en recherchant des contrats numériquement plutôt que manuellement.
Intégrations/APIs — La plateforme de gestion des contrats peut s'intégrer avec le logiciel CRM pour associer des contrats à des enregistrements clients et avec le logiciel CPQ pour intégrer des détails de devis calculés dans le contrat.
Rapports et tableau de bord — Permet des rapports standard et ad hoc sur les statuts et les délais des contrats, et génère et accède à des aperçus en direct des activités contractuelles.
Quels sont les outils de gestion des contrats conviviaux ?
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ContractSafe : Offre une interface simple avec des fonctionnalités telles que le stockage centralisé des contrats, des alertes personnalisables et des capacités de recherche robustes, ce qui le rend idéal pour les petites équipes.
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Proposify : Spécialisé dans la création de propositions et de contrats visuellement attrayants avec une fonctionnalité glisser-déposer, des analyses et des intégrations CRM, rationalisant le processus de vente pour les petites entreprises.
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DealHub.io : Combine la gestion des contrats avec des outils d'activation des ventes, offrant des capacités de vente guidée, CPQ et de signature électronique dans une interface conviviale.
Tendances liées au logiciel de gestion des contrats
Intelligence artificielle — L'intelligence artificielle rend le logiciel de gestion des contrats plus efficace et plus dynamique. L'apprentissage automatique peut intégrer les retours humains dans votre logiciel de gestion des contrats, ce qui aide à mettre en œuvre des améliorations au fil du temps. Cela peut inclure la réduction du langage répétitif, la correction des erreurs grammaticales et la rendre le contrat globalement plus lisible.
Automatisation — Les tendances en matière d'automatisation accélèrent la phase du cycle de vie des contrats entre les entreprises et les clients. La fonctionnalité d'automatisation peut automatiquement acheminer les contrats vers les personnes nécessaires afin que toutes les signatures soient collectées en peu de temps. Elle peut également automatiser les notifications pour que toutes les parties soient rappelées des échéances, telles que les renouvellements et expirations à venir.
Problèmes potentiels avec le logiciel de gestion des contrats
Processus hérités vs. nouveaux processus — Le logiciel de gestion des contrats augmente l'efficacité des équipes internes en automatisant les flux de travail dans le processus contractuel. Vous pouvez cependant trouver un conflit entre les processus contractuels existants et la manière dont un produit de gestion des contrats est conçu pour gérer les flux de travail. Bien que de nombreuses options logicielles dans cette catégorie puissent être personnalisées pour répondre à des besoins spécifiques, une personnalisation excessive peut ralentir le processus de mise en œuvre et réduire en fait l'efficacité. Trouver une solution qui répond à la plupart de vos besoins avec une personnalisation minimale vous donnera un meilleur retour sur investissement.
Contrats hérités vs. nouveaux contrats — Avec la mise en œuvre d'un nouveau système de gestion des contrats, vous devrez décider quand les nouveaux contrats seront traités via le logiciel, ainsi que ce qu'il faut faire avec les contrats hérités inactifs. Cela peut s'avérer difficile car, en général, le processus contractuel est un processus continu. De plus, vous devrez déterminer si les contrats hérités doivent ou non être catalogués dans le nouveau système. Bien que stocker tous les contrats dans le même système soit plus pratique, cataloguer les contrats inactifs augmentera le temps nécessaire pour mettre en œuvre le nouveau logiciel.
Logiciels et services liés au logiciel de gestion des contrats
Signature électronique — Le logiciel de signature électronique donne aux utilisateurs la possibilité de recueillir des signatures sur des documents partagés électroniquement, éliminant le besoin d'enregistrer des signatures sur des documents physiques. La gestion des contrats et le logiciel de signature électronique vont de pair pour accélérer la finalisation d'un contrat. De plus, les normes de sécurité intégrées dans le logiciel de signature électronique rationalisent davantage le processus d'échange de documents juridiques et garantissent la légitimité et les implications légales des signatures effectuées via le logiciel. Cela aide avec l'aspect conformité du logiciel de gestion des contrats.
Gestion des devis — Étant donné que la création de devis est souvent la première étape de la phase d'un contrat, il est vital pour les équipes financières d'utiliser un logiciel de gestion des devis pertinent pour démarrer le processus. Cela permet aux entreprises de déterminer les besoins d'un client et de leur fournir des devis personnalisés qui répondent le mieux à ces besoins spécifiques.
CRM — Le logiciel de gestion des contrats est souvent intégré avec le logiciel CRM pour augmenter la visibilité à travers diverses équipes au sein d'une entreprise. Étant donné que de nombreuses équipes différentes peuvent avoir besoin d'accéder à des contrats existants ou à venir, elles peuvent bénéficier d'une solution intégrée qui garantit que les informations sur les relations entreprise-client sont stockées au même endroit.
