Más Información Sobre Software de Compartición de Pantalla
¿Qué es el Software de Compartición de Pantalla?
La compartición de pantalla es el proceso de ver o compartir el acceso a la ventana o escritorio de un usuario con el propósito de colaborar, presentar, brindar soporte técnico, etc. Las herramientas de compartición de pantalla permiten a un usuario presentar su pantalla en el portátil o dispositivo móvil de otro usuario, a un grupo durante una videoconferencia, o incluso a una pantalla digital pública en la oficina.
La mayoría de las herramientas de compartición de pantalla están disponibles como una característica secundaria de soluciones de software integrales, típicamente software de videoconferencia. Dependiendo de la naturaleza del software, la compartición de pantalla es una característica que a menudo apoya un caso de uso más amplio. La compartición de pantalla se utiliza comúnmente en entornos colaborativos, pero también se usa durante presentaciones, demostraciones de productos y capacitación de empleados. Si un producto es una solución independiente de compartición de pantalla, sus características de soporte suelen ser específicas para un caso de uso particular.
¿Qué Tipos de Software de Compartición de Pantalla Existen?
Existen muchas soluciones diferentes de compartición de pantalla disponibles. Algunos de estos productos permiten la compartición de pantalla como una característica de la solución general, y otros se centran en la compartición de pantalla como la función principal. A medida que la demanda de este tipo de software ha aumentado, es importante que los compradores entiendan la diferencia entre la compartición de pantalla como un producto independiente versus la compartición de pantalla como una característica de un producto más grande.
Software de compartición de pantalla independiente
Muchas soluciones de compartición de pantalla ponen esa funcionalidad al frente de su producto. Las herramientas de compartición de pantalla independientes suelen centrarse en un tipo particular de caso de uso, como la colaboración en equipo y las demostraciones de ventas. Aunque la compartición de pantalla es la función principal de estas soluciones independientes, a menudo vienen con características secundarias para apoyar su caso de uso previsto. Por esta razón, los compradores deben asegurarse de que una herramienta de compartición de pantalla independiente sea adecuada para su caso de uso particular.
Compartición de pantalla como característica
La compartición de pantalla es una característica popular dentro de otros software, particularmente dentro del software de videoconferencia y las plataformas de colaboración visual. Las plataformas de colaboración visual proporcionan espacios de trabajo digitales flexibles para hacer pizarras, adjuntar documentos y comunicarse con compañeros de equipo. En el caso de las plataformas de colaboración visual, los usuarios a menudo tendrán la opción de compartir su pantalla en un espacio de trabajo compartido, a otro dispositivo en una sala, o a través de una transmisión de videoconferencia.
¿Cuáles son las Características Comunes del Software de Compartición de Pantalla?
Las siguientes son algunas características principales dentro del software de compartición de pantalla que pueden ayudar a los usuarios con la colaboración, presentación, asistencia remota y otras tareas prácticas:
Videoconferencia: El software de compartición de pantalla a menudo permite a los usuarios comunicarse a través de canales de video. Dado que la mayoría de las opciones de compartición de pantalla están adjuntas a una plataforma de videoconferencia más grande, estas características a menudo se encuentran juntas. Incluso las soluciones de compartición de pantalla independientes incluirán una característica ligera de videoconferencia para permitir a los usuarios comunicarse.
Conferencia de audio: Este software permite a los usuarios comunicarse a través de canales de audio. Similar a la característica de videoconferencia, las herramientas de compartición de pantalla a menudo se combinan con la capacidad de conferencia de audio. En el caso de las plataformas de videoconferencia, los usuarios generalmente tendrán la opción de seleccionar conferencia de audio sin una transmisión de video, pero aún tendrán la opción de compartir su pantalla o escritorio.
Chat en vivo grupal: El software de compartición de pantalla proporciona un feed de chat en vivo durante una sesión de compartición de pantalla. El chat en vivo es particularmente útil si los usuarios están utilizando el software de compartición de pantalla para colaborar. En este caso, los participantes pueden discutir el contenido presentado sin interrumpir al orador. Esta es una característica popular vista en soluciones de compartición de pantalla integradas en plataformas de videoconferencia más completas.
Cambiar presentador: Las soluciones de compartición de pantalla permiten a los presentadores ceder el acceso de presentador a otro usuario en una llamada. Esta característica tiene beneficios contextuales dependiendo de para qué el usuario está aprovechando la compartición de pantalla. En el caso de la colaboración, cambiar de presentador permite a múltiples personas compartir información desde una sola presentación sin cambiar de dispositivos.
Vista previa en vivo: El software de compartición de pantalla proporciona a los usuarios una vista previa en vivo de lo que los espectadores están a punto de ver. Esto permite a los presentadores asegurarse de que están compartiendo la información que pretenden antes de hacer su pantalla visible. Esta es una característica útil que puede ayudar a proteger la privacidad del usuario.
Bloqueador de notificaciones: Este software bloquea las notificaciones de otras aplicaciones para que no aparezcan durante una sesión de compartición de pantalla. Esta característica es especialmente popular en herramientas independientes específicas para demostraciones de ventas, ya que los representantes de ventas no quieren que las notificaciones aparezcan en medio de llamadas con clientes. Además, esto es útil durante presentaciones importantes, seminarios web y sesiones de capacitación de empleados en las que las notificaciones serían una distracción no deseada.
Acceso remoto: Las soluciones de compartición de pantalla permiten a los usuarios dar a los miembros de la audiencia control de cursores o herramientas en la pantalla compartida. Similar a los bloqueadores de notificaciones, las características de acceso remoto son populares en herramientas de compartición de pantalla para demostraciones de ventas para proveedores de software B2B y B2C. El acceso remoto permite a los clientes interactuar con el software prospectivo en una llamada con un representante sin requerir que descarguen nada en su propio dispositivo. Además de las ventas, esta es una característica muy útil para el soporte técnico, ya que el representante podrá acceder al dispositivo y resolver problemas técnicos más rápidamente.
Protección con contraseña: El software de compartición de pantalla proporciona protección con contraseña para acceder a sesiones de compartición de pantalla. Esta es a menudo una característica secundaria dentro de las plataformas de videoconferencia. La protección con contraseña asegura que solo los participantes previstos se unan a una llamada dada.
Grabación: Este software permite a los usuarios grabar sesiones de compartición de pantalla para su revisión posterior. Algunos productos incluso enviarán automáticamente una grabación de una llamada a los participantes una vez que la sesión termine.
Aplicación en el navegador: El software de compartición de pantalla permite a los usuarios acceder al software dentro de un navegador web.
¿Cuáles son los Beneficios del Software de Compartición de Pantalla?
Conveniente: El software de compartición de pantalla es versátil y multipropósito. Tiene una amplia gama de aplicaciones prácticas y es ideal para reuniones virtuales, presentaciones, capacitaciones, soporte técnico y colaboración en proyectos.
Rentable: El software de compartición de pantalla permite a las empresas reducir costos al reunirse con clientes y proveedores virtualmente sin comprometer la efectividad y calidad de una presentación o demostración. Esto se aplica internamente así como cuando los empleados viajan entre las oficinas de una empresa, ya sea a nivel nacional o internacional. Con la tecnología adecuada, estos viajes pueden reducirse o eliminarse por completo.
Ahorra tiempo: El software de compartición de pantalla ayuda a reducir la comunicación de ida y vuelta, los correos electrónicos de seguimiento y las múltiples llamadas que los empleados a menudo experimentan. Cuando los usuarios pueden comunicarse y colaborar en tiempo real, se reduce la necesidad de métodos de comunicación de seguimiento extensos y que consumen tiempo.
Aumento de la productividad: La compartición de pantalla permite a los usuarios colaborar de manera fácil y productiva. Mejora la comunicación y la eficiencia, permitiendo reuniones más efectivas que pueden ahorrar tanto tiempo como dinero.
¿Quién Usa el Software de Compartición de Pantalla?
Representantes de ventas: Un caso de uso específico que algunas soluciones de compartición de pantalla apuntan son las demostraciones de ventas. Tanto los vendedores de software B2B como B2C pueden aprovechar las herramientas de compartición de pantalla para proporcionar de manera remota demostraciones detalladas de sus productos a clientes potenciales, firmas de analistas y otras partes interesadas. Las herramientas de compartición de pantalla destinadas específicamente a demostraciones de ventas a menudo incluyen características como bloqueadores de notificaciones, la capacidad de permitir que los participantes de la reunión interactúen con su pantalla y grabación de llamadas.
Miembros del equipo: El caso de uso más común y agnóstico de la industria para las herramientas de compartición de pantalla es la colaboración en equipo. Los equipos remotos y co-ubicados aprovechan la funcionalidad de compartición de pantalla para presentaciones, coautoría y una multitud de otros propósitos. Las herramientas de compartición de pantalla son inherentemente flexibles en naturaleza, por lo que los usuarios tienen mucha libertad para determinar para qué quieren usarlas.
Departamentos de TI: La capacidad de compartir pantalla es especialmente importante para los departamentos de TI que ofrecen soporte remoto, ya que algunos software de compartición de pantalla permiten a los usuarios ceder el control del escritorio a sus equipos técnicos para diagnosticar y resolver problemas técnicos. Esto es especialmente cierto para los trabajadores remotos que pueden no tener acceso en persona al departamento de TI de su empresa.
Recursos Humanos (RRHH): La compartición de pantalla es una herramienta muy útil para los departamentos de RRHH, ya que manejan frecuentemente orientaciones para nuevos empleados, capacitaciones y evaluaciones de desempeño. Al trabajar con empleados remotos, es útil para los departamentos de RRHH tener la capacidad de presentar documentos y revisar material juntos en tiempo real.
Software Relacionado con el Software de Compartición de Pantalla
Las soluciones relacionadas que pueden usarse junto con el software de compartición de pantalla incluyen:
Software de videoconferencia: Dado que los usuarios de software de videoconferencia ya están conectados por una transmisión de video, lo siguiente mejor es también incluir la capacidad de compartición de pantalla para que los usuarios puedan intercambiar información visual más fácilmente. La gran mayoría de las herramientas de videoconferencia también incluirán la compartición de pantalla como una característica estándar dentro de su oferta. Las opciones de compartición de pantalla más populares a menudo son aquellas que están integradas en el software de videoconferencia, ya que muchas ofrecen opciones gratuitas y son fáciles de implementar. Para algunos compradores, la capacidad de realizar llamadas de video en HD, ya sea para un pequeño equipo o como una llamada de conferencia, es una característica crítica para su negocio.
Plataformas de colaboración visual: Muchas plataformas de colaboración visual también incluyen una característica de compartición de pantalla, permitiendo a los colaboradores alojar su pantalla dentro de un lienzo infinito. Dado que las plataformas de colaboración visual tienen como objetivo ser un centro central para todas las necesidades de colaboración de una empresa, la funcionalidad de compartición de pantalla encaja bien con la multitud de otras características que estos tipos de herramientas proporcionan. Sin embargo, dado que las plataformas de colaboración visual están destinadas principalmente para uso interno, los usuarios que buscan compartir su pantalla con clientes externos o partes interesadas deberían considerar usar herramientas de videoconferencia o soluciones independientes de compartición de pantalla en su lugar.
Software de escritorio remoto: Una de las características principales del software de escritorio remoto es la compartición de pantalla. Sin embargo, en lugar de ser utilizado en contextos colaborativos, las herramientas de escritorio remoto son aprovechadas por técnicos de TI para ayudar a los usuarios con problemas informáticos de forma remota. Además de la compartición de pantalla, las soluciones de escritorio remoto proporcionan características como acceso de control remoto e integraciones con sistemas de tickets de soporte técnico.
Software de señalización digital: El software de compartición de pantalla a menudo funciona de manera muy similar al software de señalización digital en el sentido de que ambos permiten a los usuarios mostrar una imagen o mensaje dado en una pantalla designada. Sin embargo, las herramientas de señalización digital no están transmitiendo el contenido de una pantalla a otra, que es el caso del software de compartición de pantalla. En su lugar, el software de señalización digital extrae imágenes y videos de un sistema de gestión de contenido designado para mostrar en una o más pantallas digitales. Sin embargo, aquellos con soluciones de señalización digital únicas para oficinas a veces se apoyan en herramientas de compartición de pantalla.
Desafíos con el Software de Compartición de Pantalla
Problemas de conexión: Esta tecnología depende de una conexión a internet fuerte y potente para evitar retrasos, almacenamiento en búfer o problemas de conectividad. Se recomienda verificar los requisitos del sistema para el software para asegurarse de que haya un ancho de banda adecuado disponible. Típicamente, se recomienda que los usuarios tengan una velocidad de internet de 50-150 kilobits por segundo (kbps) para utilizar con éxito el software de compartición de pantalla.
Preocupaciones de seguridad: Una preocupación principal de seguridad relacionada con el software de compartición de pantalla es la posibilidad de exponer información confidencial o sensible a través de un error del usuario. Muchas aplicaciones dan al usuario la opción de elegir qué pantalla, escritorio o ventana les gustaría compartir durante una reunión. Sin embargo, es muy fácil elegir la pantalla o ventana incorrecta, dando a la audiencia acceso a información privada. Esta es una preocupación aún mayor si se da el control del escritorio a un usuario no confiable.
Cómo Comprar Software de Compartición de Pantalla
Recolección de Requisitos (RFI/RFP) para Software de Compartición de Pantalla
Ya sea que una empresa esté comenzando a explorar el software de compartición de pantalla o esté buscando una solución más adecuada para sus necesidades, g2.com puede ayudar a informar a los compradores sobre el mercado y asistirlos en la selección del mejor producto de software para su negocio.
El primer paso para decidir qué tipo de software de compartición de pantalla debe considerar un comprador es evaluar las necesidades de la organización en su conjunto. ¿La organización ya usa este tipo de software? Si es así, ¿qué funciona y qué no? ¿Es esta la primera vez que la organización usará software de compartición de pantalla? Si ese es el caso, los compradores deberán determinar cómo planean implementar este software y qué características necesitará la organización. Algunos puntos a considerar se dan a continuación:
Tamaño de la empresa: Los compradores deberán asegurarse de que los productos que están considerando se adapten al tamaño y necesidad de la organización. Al comprar software, es importante asegurarse de que el producto tenga la escalabilidad adecuada para adaptarse a las necesidades cambiantes.
Independiente o característica: Como se mencionó anteriormente, una distinción importante para que los compradores determinen es si la compartición de pantalla se necesita como parte de un producto integral o si esta es la única característica que requieren.
Comparar Productos de Software de Compartición de Pantalla
Crear una lista larga
El primer paso para encontrar la solución de software perfecta es crear una lista preliminar de productos que se ajusten a las necesidades generales del comprador. El siguiente paso es reducir la lista seleccionando características específicas que sean imprescindibles o requisitos para el comprador. G2.com proporciona información sobre el mejor software de compartición de pantalla, permitiendo a los compradores filtrar opciones así como reseñas de usuarios para ayudar a reducir la lista de productos a una selección más relevante.
Crear una lista corta
Crear una lista corta de productos de software es un paso importante en el proceso de compra. Aunque puede ser desalentador filtrar entre varios productos, los usuarios pueden obtener ayuda utilizando la función de comparación de G2. Esta función tomará los productos de elección y los mostrará lado a lado para que el comprador pueda determinar fácilmente qué software marca las casillas importantes en la lista.
Realizar demostraciones
Una vez que el comprador ha reducido la lista de productos, el siguiente paso es realizar una demostración. Las demostraciones permiten a los compradores ver un producto y sus características con más detalle. Para asegurarse de que un comprador obtenga el máximo provecho de una demostración, es importante ir preparado. Los compradores deben tener un escenario de negocio listo que pruebe completamente cada producto en consideración. Además, los compradores deben preguntar sobre el costo, el soporte del proveedor y cualquier preocupación que tengan sobre el producto. Una preparación adecuada facilitará al comprador comparar productos después de que se hayan completado las demostraciones.
Selección de Software de Compartición de Pantalla
Elegir un equipo de selección
El software de compartición de pantalla es muy práctico y ampliamente utilizado en muchas empresas. Con eso en mente, un buen punto de partida sería seleccionar de tres a cinco miembros del equipo de varios departamentos y niveles de antigüedad (como TI, gestión, ventas, etc.) para formar parte del equipo de selección. Cuanto más variado sea el equipo de selección, mejor podrá una empresa evaluar qué tan bien un producto satisfará sus necesidades.
Negociación
Una vez que el equipo de selección ha reducido sus opciones de software, es hora de discutir las opciones de personalización, precios y el tipo de soporte necesario del proveedor. Siempre es importante abordar las opciones de precios, incluso cuando están listadas en el sitio web de un proveedor. Muchos proveedores de software ofrecerán descuentos y opciones de precios personalizados basados en lo que el comprador está buscando adquirir.
Decisión final
Una vez que un comprador ha tomado la decisión final sobre un producto y está listo para avanzar con una compra, se recomienda realizar una demostración final, preguntar sobre una prueba y determinar cuáles son los siguientes pasos si el producto no se ajusta finalmente a sus necesidades. Estos pasos pueden proporcionar al comprador una sensación adicional de seguridad y confianza al tomar una decisión final.
Tendencias del Software de Compartición de Pantalla
El software de colaboración digital, específicamente el software de compartición de pantalla, ha estado en aumento desde que estalló la pandemia de COVID-19 en 2020. Además de que muchos usan este software para uso personal como una forma de pasar tiempo con la familia, muchas empresas están buscando el mejor software de compartición de pantalla para satisfacer las necesidades de sus equipos remotos. Características como el uso compartido de escritorio, herramientas de colaboración, compartición de archivos y herramientas de mensajería a menudo son parte de la oferta de un producto integral. Estas características están en alta demanda a medida que las empresas se adaptan al cambiante lugar de trabajo.
La nueva fuerza laboral virtual
La demanda de software de compartición de pantalla despegó al comienzo de la pandemia y no está disminuyendo. Las empresas continúan evaluando sus necesidades de software, lo que indica que las empresas están planeando incorporar el trabajo remoto como una opción a largo plazo para empleados existentes y futuros, creando la necesidad de encontrar una solución de software permanente.
Además de la compartición de pantalla, muchas empresas están buscando productos que ofrezcan capacidad de conferencias web, la capacidad de organizar reuniones en línea de varios tamaños, iniciar salas de reuniones de grupos de trabajo y encontrar un producto que funcione en una variedad de sistemas operativos y dispositivos para asegurar que cada empleado esté equipado para utilizar el software para satisfacer sus necesidades individuales.
