Más Información Sobre Software de pizarra colaborativa
¿Qué es el Software de Pizarra Colaborativa?
El software de pizarra colaborativa, a veces llamado pizarra digital, en línea o virtual, proporciona un lienzo digital que puede ser editado simultáneamente por múltiples participantes. Las pizarras colaborativas están equipadas con múltiples características para apoyar la capacidad de un usuario de representar sus ideas visualmente, incluyendo pinceles, colores, formas, imágenes y plantillas. Estas herramientas de colaboración son increíblemente flexibles, y las empresas pueden utilizarlas fácilmente para una multitud de propósitos. Los casos de uso populares de este tipo de software incluyen, pero no se limitan a, gestión de proyectos, visualización de flujos de trabajo, gestión de reuniones y sesiones de lluvia de ideas.
¿Cuáles son las Características Comunes del Software de Pizarra Colaborativa?
Las siguientes son algunas características principales dentro del software de pizarra colaborativa que pueden ayudar a los usuarios a colaborar simultáneamente y de forma remota:
Dibujo a mano alzada: La característica básica de las pizarras colaborativas es la capacidad de los usuarios para dibujar a mano alzada. La mayoría de las pizarras digitales permiten a los usuarios modificar su herramienta de dibujo proporcionando diferentes anchos de pincel, texturas y colores. El dibujo a mano alzada es la característica fundamental dentro de una pizarra colaborativa, y la mayoría de las empresas que buscan aprovechar una tienen esta característica en mente para facilitar la colaboración en tiempo real del equipo.
Activos predefinidos: La mayoría de las soluciones de pizarra colaborativa proporcionan activos predefinidos para que los usuarios los utilicen en un lienzo, incluyendo formas, imágenes y emojis. Los activos predefinidos son útiles para permitir a los usuarios representar rápidamente una idea en un lienzo sin tener que dibujarla ellos mismos.
Chat en tiempo real: Algunas pizarras colaborativas están principalmente destinadas a facilitar la colaboración remota simultánea en lugar de la colaboración co-ubicada. Las soluciones remotas a menudo proporcionan un chat en vivo en tiempo real al que pueden acceder los miembros del equipo que usan el mismo lienzo. Esto permite a los equipos remotos comunicarse por texto mientras usan la pizarra.
Comentarios: Muchos equipos aprovechan el software de pizarra colaborativa para facilitar la colaboración asincrónica, ya que las pizarras pueden ser editadas por múltiples usuarios en diferentes momentos. Una característica que muchas pizarras en línea proporcionan para apoyar este caso de uso es la capacidad de comentar para los usuarios. Las pizarras virtuales con esta característica permiten a los usuarios dejar anotaciones en partes del lienzo para que sus compañeros las lean más tarde. Algunas pizarras ofrecerán una función de nota adhesiva para lograr el mismo objetivo.
Plantillas: Algunas pizarras colaborativas vienen con plantillas predefinidas para tipos específicos de tablas o diagramas, incluyendo mapas mentales, tableros Kanban y mapas de historias de usuario. Las plantillas son útiles para proporcionar el marco para ejercicios específicos de lluvia de ideas o técnicas de planificación de proyectos.
Compartir pantalla: Algunas pizarras digitales también incluirán capacidades de compartir pantalla dentro de su oferta. Los usuarios pueden aprovechar esta característica para compartir información desde una aplicación o navegador con sus compañeros sin salir de la pizarra. Compartir pantalla y pizarras colaborativas también pueden ser características secundarias de software de videoconferencia y plataformas de colaboración visual, por lo que los compradores que buscan ambas capacidades también pueden encontrar soluciones potenciales allí.
¿Cuáles son los Beneficios del Software de Pizarra Colaborativa?
Las pizarras colaborativas son flexibles por naturaleza, lo que permite a las empresas aprovecharlas en muchos contextos diferentes. Las pizarras digitales son adecuadas para apoyar múltiples tipos de colaboración, por lo que las empresas pueden utilizarlas en múltiples escenarios y casos de uso.
Colaboración flexible en tiempo real: Si bien muchas herramientas de colaboración apoyan la colaboración en tiempo real, las pizarras virtuales encajan de manera única en un nicho para la colaboración flexible y abierta. Dado que no hay un caso de uso estricto para las pizarras en línea, los equipos pueden decidir cómo quieren aprovechar una en función del tipo de reunión o actividad.
Colaboración asincrónica: Una característica clave de las pizarras en línea es la capacidad de los usuarios para realizar cambios o actualizaciones en diferentes momentos. La capacidad de colaborar de manera efectiva de forma asincrónica es útil para equipos con horarios variados o aquellos distribuidos en múltiples zonas horarias.
Colaboración visual: Pocas herramientas de colaboración proporcionan la capacidad de colaboración visual que ofrecen las pizarras digitales. Si bien muchas soluciones conectan a los equipos a través de canales de texto o voz, las pizarras colaborativas permiten a los equipos representar visualmente y registrar sus ideas y procesos de pensamiento.
¿Quién Usa el Software de Pizarra Colaborativa?
Las pizarras colaborativas no tienen un caso de uso establecido, y como resultado, son altamente flexibles. Potencialmente, cualquier tipo de equipo podría encontrar un uso para una pizarra digital, ya sea para la gestión de proyectos, la gestión de reuniones o para hacer una lluvia de ideas. Sin embargo, hay algunos casos de uso donde las pizarras colaborativas son especialmente pertinentes.
Equipos creativos: Dentro de una empresa, el caso de uso más obvio para una pizarra colaborativa es dentro de los equipos creativos. Los departamentos creativos, incluyendo diseño de productos, experiencia de usuario y equipos de marketing, ya están manejando tareas creativas visuales. Las pizarras interactivas pueden ser una herramienta efectiva para la planificación de proyectos, la creación de maquetas y mapas de historias de usuario, y la lluvia de ideas visual.
Equipos remotos: El trabajo remoto se está volviendo más prevalente, y muchos en la fuerza laboral tienen la opción de trabajar de forma remota parte o todo el tiempo. Si bien el trabajo remoto tiene muchos beneficios, la colaboración orgánica entre equipos co-ubicados puede ser difícil de replicar en un entorno virtual. Las pizarras virtuales apoyan la colaboración del equipo dentro de los equipos remotos al permitirles colaborar visualmente. Muchos equipos remotos también emplean pizarras colaborativas como un espacio para compartir ideas y proporcionar actualizaciones en lugar de una sala de descanso de oficina.
Entornos de aula: Las pizarras colaborativas pueden reemplazar una pizarra física en entornos de aula tanto físicos como virtuales. Las aulas físicas pueden beneficiarse de una pizarra digital a la que los estudiantes y profesores pueden contribuir y que se puede guardar para referencia posterior. Algunas aulas presenciales también aprovechan una pizarra digital física como un análogo de hardware para una pizarra física tradicional. Los entornos de aula remotos también se están volviendo cada vez más comunes; las pizarras interactivas pueden ayudar a mantener a los estudiantes comprometidos y proporcionar un espacio compartido para compartir ideas y hacer una lluvia de ideas para actividades de clase.
¿Cuáles son las Alternativas al Software de Pizarra Colaborativa?
Las alternativas al software de pizarra colaborativa pueden reemplazar este tipo de software, ya sea parcial o completamente:
Software de diagramación: Las herramientas de diagramación son muy similares a las pizarras en línea en las características que proporcionan. Sin embargo, las primeras están más preocupadas específicamente con la creación de diagramas, mientras que las pizarras ofrecen una expresión de ideas más libre.
Software de mapas mentales: El software de mapas mentales está destinado específicamente a la creación de mapas mentales. Al igual que el software de diagramación, las herramientas de mapas mentales apoyan un tipo específico de colaboración visual. Las empresas deben considerar la amplitud y profundidad de lo que esperan crear en una herramienta de tipo colaboración visual antes de decidirse por una categoría de software a seguir.
Plataformas de colaboración visual: Las plataformas de colaboración visual toman las características básicas de las pizarras colaborativas y las amplían añadiendo canales de comunicación integrados e integraciones más profundas con otras soluciones de software. Si bien las plataformas de colaboración visual proporcionan todas las características de una pizarra digital, no todas las empresas buscan la funcionalidad extendida proporcionada por una plataforma de colaboración visual.
Software de videoconferencia: Al igual que las plataformas de colaboración visual, algunas soluciones de software de videoconferencia incluyen una función de pizarra dentro de su oferta. Sin embargo, dado que estas pizarras están integradas en plataformas de videoconferencia más grandes, los usuarios pueden no tener la capacidad de acceder a ellas a menos que estén en un chat de video. Además, estas pizarras integradas pueden no proporcionar una funcionalidad tan extensa como las soluciones de pizarra independientes.
Desafíos con el Software de Pizarra Colaborativa
Las soluciones de software pueden venir con su propio conjunto de desafíos.
Requiere un plan de implementación sólido: Como se mencionó anteriormente, las pizarras colaborativas son abiertas en cuanto a cómo pueden ser utilizadas. Si bien esto les permite ser aprovechadas en muchos contextos y por diferentes tipos de equipos, las empresas sin un plan de implementación concreto para una podrían encontrarse desperdiciando capital. Sin un caso de uso específico, los empleados pueden abandonar la herramienta por completo si no encuentran su propio uso personal para ella. Para evitar esto, las empresas deben integrar el uso de una pizarra colaborativa en sus procesos y flujos de trabajo para asegurar la adopción de la solución de software.
¿Qué Empresas Deberían Comprar Software de Pizarra Colaborativa?
Dado que las pizarras colaborativas no tienen un caso de uso establecido, prácticamente cualquier empresa o negocio podría encontrar un uso para una dentro de sus procesos. Hay equipos específicos o tipos de negocios que pueden tener una necesidad más obvia de pizarras virtuales, pero estas soluciones son lo suficientemente abiertas en su naturaleza que las empresas podrían fácilmente encontrar un uso para una.
Cómo Comprar Software de Pizarra Colaborativa
Recolección de Requisitos (RFI/RFP) para Software de Pizarra Colaborativa
Si bien la mayoría de las opciones de pizarra colaborativa proporcionan las mismas características básicas, todavía hay algunas consideraciones que las empresas deben evaluar al decidir qué productos deben seguir. En particular, las empresas deben considerar las siguientes preguntas específicas para pizarras colaborativas:
- ¿Estamos buscando una herramienta independiente o estamos abiertos a pizarras virtuales integradas en otras soluciones como software de videoconferencia?
- ¿Podrían nuestras necesidades ser satisfechas con una solución más enfocada como una herramienta de diagramación o de mapas mentales?
- ¿Son nuestros requisitos lo suficientemente amplios o profundos como para que nuestras necesidades se satisfagan mejor con una plataforma de colaboración visual más grande?
- ¿Qué características clave son imprescindibles para nosotros además del dibujo a mano alzada (compartir pantalla, plantillas predefinidas, etc.)?
Además de estas preguntas, las empresas también deben evaluar consideraciones comunes de compra de software como el número de asientos requeridos, precios y modelo de pago.
Comparar Productos de Software de Pizarra Colaborativa
Crear una lista larga
Basado en la recolección de requisitos, las empresas deben armar una lista de no más de 10 productos que califiquen. Usar G2 es una excelente manera de reducir qué productos en una categoría se ajustan a los requisitos de una empresa. Los usuarios pueden filtrar productos en una categoría por las características que proporcionan, disponibilidad de precios y el tamaño del negocio de los revisores.
Crear una lista corta
Después de crear una lista larga, los compradores deben crear una lista corta para reducir las opciones de la empresa. Una forma de comenzar es eliminando opciones que están fuera del presupuesto o que no proporcionan características imprescindibles. Este también es un buen momento para comenzar a contactar a los proveedores con un RFI, y sus respuestas pueden reducir aún más las opciones si los proveedores no proporcionan información satisfactoria o de otra manera no pueden cumplir con las necesidades particulares del negocio.
Realizar demostraciones
Una vez que una empresa tiene una lista corta de productos que cumplen con sus requisitos, pueden comenzar a contactar a los proveedores de software para demostraciones de su producto. Las demostraciones proporcionan información clave sobre la viabilidad de una solución de software dentro de una empresa, por lo que los compradores deben tomar notas sobre la demostración y pensar críticamente sobre las fortalezas y debilidades del software. En el caso de una pizarra colaborativa, es crucial tomar nota de la facilidad de uso del producto y cualquier limitación que el producto pueda tener (número limitado de pizarras guardadas, controles de administrador, etc.).
Selección de Software de Pizarra Colaborativa
Elegir un equipo de selección
Un equipo de selección debe comenzar con un patrocinador ejecutivo para proporcionar apoyo de la dirección de la empresa y un gerente de proyecto para manejar la logística del proceso de compra de software. Este equipo también debe incluir expertos en la materia dentro de la organización, así como aquellos que usarán el software como parte de su trabajo.
Para las organizaciones que buscan aprovechar las pizarras colaborativas en un contexto de aula, puede ser útil apoyarse en las reseñas de los usuarios de los estudiantes para un producto para informar esa perspectiva. Si es posible, puede ser útil permitir que los estudiantes prueben un producto de pizarra para asegurar que el equipo de selección tenga tanta información para trabajar como sea posible.
Negociación
Antes de firmar un contrato, es beneficioso verificar si hay descuentos disponibles. Los compradores deben explorar opciones de pago y servicios de implementación y capacitación también, durante este tiempo.
Decisión final
Después de que una empresa encuentra su solución de pizarra de elección, los siguientes pasos pueden variar dependiendo del proveedor. Algunos proveedores requieren que sus clientes firmen un contrato junto con la compra de su solución. Sin embargo, muchas pizarras colaborativas están disponibles como soluciones SaaS ligeras, y muchos de estos productos no requerirán que un cliente firme ningún papeleo extenso. De hecho, algunas soluciones en el espacio están disponibles de forma gratuita como una aplicación de navegador o software de código abierto.
