Más Información Sobre Sistemas de Gestión de Calidad (SGC)
¿Qué es el Software de Gestión de Calidad?
Un sistema de gestión de calidad (SGC) optimiza la cadena de suministro al mantener los componentes principales de los procesos de aseguramiento de la calidad. Estos componentes incluyen la planificación de la calidad, el control de calidad, el aseguramiento de la calidad y la mejora de la calidad. Esto permite a las empresas mejorar la calidad de los procesos empresariales al proporcionar un sistema más eficiente para las actividades de calidad de la cadena de suministro.
La gestión de calidad ayuda a las empresas a automatizar los procesos de cumplimiento de calidad y alinearlos con los estándares de la industria, regulaciones y requisitos del cliente. Aunque este tipo de software generalmente se enfoca en la calidad del producto, algunos proveedores también ofrecen características para automatizar el control de calidad para empresas de servicios profesionales.
¿Qué significa SGC?
SGC significa sistema de gestión de calidad, a veces referido como software de gestión de calidad empresarial (EQMS).
¿Qué tipos de Software de Gestión de Calidad existen?
El software de gestión de calidad puede entregarse como un producto independiente o como un módulo de otro software, como sistemas ERP o gestión ambiental, de calidad y seguridad.
Un SGC se utiliza en diversas industrias, incluyendo manufactura, TI, automotriz, médica, alimentaria y varias industrias de servicios. Cada industria tiene un sistema de gestión estándar que indica que una empresa mantiene un estándar de calidad para su industria. Algunos ejemplos de industrias con estándares de calidad distintivos son:
Automotriz: El grupo de trabajo internacional automotriz ha desarrollado su propio SGC que se aplica explícitamente a la industria automotriz. Este SGC se enfoca en áreas como la seguridad del automóvil, la gestión de garantías y la reducción de desechos de materiales del automóvil.
SGC Médico: La industria de la salud desarrolló un SGC que tiene requisitos estandarizados para dispositivos médicos. Esto ayuda con el diseño, producción, instalación y servicio de todos los dispositivos médicos.
Alimentación: La industria alimentaria ha desarrollado un SGC estandarizado que intenta combatir los peligros de seguridad alimentaria dentro de la cadena alimentaria. Tener un SGC alimentario certificado en su lugar comunica a los clientes que los ingredientes que entran en su comida son seguros y de alta calidad.
¿Cuál es un servicio popular de SGC para mejorar la calidad del software?
Dependiendo de tus necesidades específicas o las de la empresa, G2 ofrece varias plataformas populares de SGC adaptadas a diversas necesidades, desde el cumplimiento normativo hasta la automatización y escalabilidad. Algunos de estos principales contendientes son:
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ETQ Reliance QMS: Ideal por su flexibilidad y escalabilidad en entornos basados en la nube, ofrece gestión de auditorías y varias herramientas de cumplimiento.
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Qualio: Este software es excelente para empresas tecnológicas, proporcionando características de cumplimiento con un enfoque en la implementación en la nube, procesos de auditoría y documentación.
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MasterControl QMS: Proporciona soluciones de SGC para control de documentos, CAPA y gestión de auditorías para asegurar el cumplimiento con los estándares de la FDA e ISO.
Estos son solo algunos de los pocos Software de Gestión de Calidad (SGC) que pueden ayudar a mejorar la calidad del software.
¿Cuáles son las características comunes del Software de Gestión de Calidad?
La siguiente funcionalidad de gestión de calidad puede ayudar a los usuarios a definir, implementar y monitorear actividades de gestión de calidad total:
Control de documentos: A menudo, las empresas necesitan mantener un repositorio de documentos que alberguen las mejores prácticas y procedimientos. Un SGC puede ayudar a centralizar la documentación importante que permite a los trabajadores acceder a procesos y procedimientos empresariales esenciales. Esto ayuda a promover la colaboración, mejorar la toma de decisiones y, en última instancia, ahorrar tiempo a los trabajadores.
Gestión de riesgos: El SGC permite a los usuarios evaluar el riesgo estandarizando la documentación de evaluación de riesgos. Esto proporciona procedimientos, instrucciones y registros para cualquier gestión de riesgos.
Gestión de inspecciones y auditorías internas: El SGC permite a las empresas realizar auditorías internas sin problemas. Dentro de un SGC, los usuarios pueden programar auditorías y alertar a los trabajadores apropiados para completar las auditorías puntualmente. Un SGC también puede almacenar formularios de auditoría y crear informes que analicen los datos de auditoría.
Acciones correctivas y preventivas (CAPA): Las CAPA pueden ayudar a proporcionar una estructura para lo que está en el núcleo de las ineficiencias de una empresa. Un SGC ayuda a gestionar y rastrear las CAPA al dirigirlas automáticamente a los gerentes de calidad, quienes pueden construir rápidamente un flujo de trabajo para identificar rápidamente la causa principal del problema. Con el tiempo, los datos recopilados pueden analizarse para determinar áreas de mejora de procesos, como cambios en equipos o materiales, rediseño de procesos o iniciativas de seguridad.
Gestión del cambio: El software de gestión de calidad puede hacer que la gestión del cambio sea más eficiente y optimizada dentro de una empresa. Con una función de gestión del cambio, los usuarios pueden resumir qué cambio está ocurriendo dentro de su negocio y luego crear los planes de acción necesarios. Esto ayuda a los usuarios a determinar el impacto de un cambio particular y proporciona flujos de trabajo para todos los equipos que necesitan realizar los cambios necesarios.
Cumplimiento: Las empresas necesitan rastrear el cumplimiento normativo relacionado con la gestión de calidad para su negocio. Dado que los requisitos normativos pueden variar según la industria o la ubicación, las empresas utilizan software de gestión de calidad para identificar y monitorear las leyes y estándares aplicables a sus operaciones. También existen estándares de la industria establecidos por organizaciones como la Sociedad Americana de Calidad, la Organización Internacional de Normalización o la agencia de la Administración de Alimentos y Medicamentos (FDA) en los EE. UU.
Para asegurar el cumplimiento con regulaciones y estándares, el software SGC incluye características para:
- Un repositorio de datos de cumplimiento que se actualiza regularmente para proporcionar la información más reciente y documentar cambios
- Gestión de políticas de calidad que define e implementa procedimientos y procesos de trabajo conformes con estándares y regulaciones
- Funcionalidad de auditoría para identificar no conformidades o políticas y procedimientos obsoletos para el control de calidad
Otras características de los Sistemas de Gestión de Calidad (SGC): Capacidades de Evaluación, Capacidades de Certificación, Capacidades de Evaluación de Proveedores, Capacidades de Flujos de Trabajo
¿Cuál es el mejor software de gestión de calidad para empresas tecnológicas?
Basado en reseñas de expertos de G2, estos son algunos de los mejores software de gestión de calidad para empresas tecnológicas:
Estas herramientas están diseñadas para ayudar a las empresas tecnológicas a mantener altos estándares, asegurar el cumplimiento y mejorar la calidad del producto.
¿Cuáles son los beneficios del Software de Gestión de Calidad?
Implementar un SGC es una de las mejores maneras de asegurar la mejora continua de la calidad de los productos y servicios de una empresa. Los usuarios deben pensar en un SGC como una tienda integral de recursos de aseguramiento de la calidad y como una forma de habilitar reacciones eficientes a cualquier oportunidad y obstáculo que los empleados puedan encontrar.
Documentación mejorada: Uno de los beneficios más significativos de implementar un SGC es la mejora de la documentación de todos los procesos y procedimientos empresariales. Tener todos los documentos críticos en un solo lugar mejora la visibilidad y ayuda a mitigar el riesgo potencial.
Procedimientos unificados: Tener un lugar central para la gestión de calidad ayuda a definir los estándares de la empresa y establece cómo se realiza cada proceso de trabajo para encajar dentro del sistema de calidad del negocio. Dado que cada empresa tiene su propio conjunto de documentación, valores y cumplimiento, debe haber un sistema de calidad unificado que establezca cómo cada acción encaja dentro de la estructura del negocio.
Mantener relaciones sólidas con los clientes: Un SGC permite a las empresas actualizar las mejores prácticas empresariales que se correlacionan directamente con las demandas de los clientes. Siempre que una empresa identifique quejas consistentes de los clientes, los usuarios pueden actualizar los procedimientos en consecuencia. Esto resulta en una mayor satisfacción del cliente y una mejor retención del negocio.
Ahorrar tiempo: En última instancia, un SGC está destinado a mantener un enfoque consistente de las prácticas empresariales en toda una empresa. Esto significa mantener la consistencia en las actividades del proyecto, lo que mejorará el uso de recursos y tiempo dentro de la empresa. El software de gestión de calidad puede ayudar a las empresas a ahorrar tiempo en diversas actividades como el desarrollo de nuevos productos, la fabricación y el mantenimiento.
¿Quién usa el Software de Gestión de Calidad?
El software de gestión de calidad es principalmente beneficioso para las siguientes personas:
Profesionales de control de calidad: Los miembros del equipo de aseguramiento de la calidad necesitan software SGC para mantenerse al día con los últimos cambios en las regulaciones y definir e implementar procesos de control de calidad. También utilizan el SGC para rastrear la implementación de estos procesos en otros departamentos, como producción y desarrollo de productos.
Gerentes de producción: Este tipo de software ayuda a los gerentes de producción a implementar y monitorear procedimientos de calidad durante todas las actividades de fabricación. Los procesos de calidad pueden variar significativamente dependiendo del tipo de producto.
Equipos de desarrollo de productos: Los datos del SGC pueden ayudar a desarrollar nuevos productos y mejorar los productos existentes. Los datos históricos proporcionan información sobre los pros y contras de un producto desde una perspectiva de calidad, lo que ayuda a los gerentes de producto a desarrollar mejores productos.
¿Cuáles son las alternativas al Software de Gestión de Calidad?
Las alternativas al software de gestión de calidad pueden reemplazar este tipo de software, ya sea parcial o totalmente:
Sistemas ERP: Los sistemas ERP solo pueden reemplazar el software de gestión de calidad cuando proporcionan todas o la mayoría de las características de aseguramiento de calidad descritas anteriormente. Las soluciones ERP que solo incluyen funcionalidad limitada, como la gestión de inspecciones, no pueden reemplazar completamente el software de gestión de calidad y no deben considerarse como alternativas.
Software de gestión ambiental, de calidad y seguridad: Este tipo de software combina funcionalidad para la gestión de calidad y módulos de gestión ambiental, de salud y seguridad (EHS).
Software relacionado con el Software de Gestión de Calidad
Las soluciones relacionadas que pueden usarse junto con el software de gestión de calidad incluyen:
Software de gestión del ciclo de vida del producto (PLM): El software PLM gestiona datos durante el desarrollo de un producto desde su inicio hasta el proceso de fabricación, servicio y eliminación. En esencia, un PLM está estrechamente relacionado con un SGC, ya que ambos software se ocupan de optimizar los procesos empresariales y hacer que el proceso de producción sea más eficiente. Mientras que un PLM puede ayudar a gestionar datos de producción, un SGC puede facilitar más acciones correctivas y preventivas para asegurar que los datos sean precisos y cumplan con los requisitos estándar. Integrar ambos puede ayudar a mejorar el diseño y la monitorización de la producción.
Plataformas GRC: Las plataformas GRC ayudan a las empresas a asegurar el cumplimiento con muchas regulaciones, estándares y políticas internas. Aunque este tipo de software puede gestionar documentación sobre requisitos de calidad, no proporciona las características para definir e implementar actividades de control de calidad como inspecciones y acciones correctivas.
Sistemas ERP: La planificación y programación de la producción se realiza utilizando sistemas ERP, pero este tipo de software no siempre incluye funcionalidad para el control de calidad. Incluso cuando el ERP proporciona módulos de gestión de calidad, pueden no ser suficientes para operaciones complejas e industrias altamente reguladas.
Software de sistema de ejecución de fabricación (MES): MES ayuda a los fabricantes a monitorear la calidad en el piso de producción. Los fabricantes utilizan SGC para definir procedimientos de aseguramiento de la calidad desplegados en el piso de producción utilizando soluciones MES. MES monitorea la producción en tiempo real y proporciona métricas de calidad utilizadas por los gerentes de calidad para identificar no conformidades.
Desafíos con el Software de Gestión de Calidad
El software de gestión de calidad puede venir con su propio conjunto de desafíos.
Documentación excesiva: Muchas organizaciones que implementan software de gestión de calidad se exceden con la documentación sobre las mejores prácticas y procedimientos empresariales. Esto lleva a que algunos SGC tengan múltiples documentos para un solo método, lo que puede confundir a los empleados y llevarlos a error. Para combatir este problema, las empresas deben asegurarse de que el SGC se revise constantemente para detectar documentación duplicada.
Documentación obsoleta: Muchas organizaciones que implementan un SGC no siempre actualizan la documentación sobre las mejores prácticas y procedimientos empresariales. Esto lleva a que algunos SGC tengan datos de calidad obsoletos, lo que puede ser engañoso para los empleados. Para combatir este problema, el SGC debe revisarse constantemente para detectar nuevos cambios en las regulaciones y procedimientos.
Reingeniería de procesos empresariales: Un SGC no puede ser muy eficiente a menos que los usuarios sigan procesos empresariales detallados y consistentes. Idealmente, las empresas que implementan la gestión de calidad deberían revisar sus operaciones para asegurarse de que están optimizadas para proporcionar la mejor calidad posible y cumplir con las regulaciones. Esto requiere un esfuerzo e inversión adicionales y puede ser pasado por alto por los compradores, creando cuellos de botella e inconsistencias que el software no puede resolver.
¿Qué empresas deberían comprar Software de Gestión de Calidad?
La gestión de calidad es esencial para todas las empresas, pero es crítica para los siguientes tipos de empresas:
Fabricantes: La calidad del producto puede ser una ventaja competitiva esencial en la fabricación, especialmente en industrias como bienes de consumo, donde muchas empresas están haciendo productos similares. Un número creciente de consumidores prefiere pagar más por una mejor calidad, y los fabricantes necesitan software de gestión de calidad para cumplir con las expectativas de sus clientes. Incluso las empresas que se enfocan menos en la calidad y más en la reducción de costos aún necesitan cumplir con las regulaciones de calidad para evitar multas o acciones legales.
Empresas altamente reguladas: Las empresas en algunos sectores enfrentan regulaciones más estrictas porque sus actividades pueden poner en riesgo la salud y seguridad de sus empleados, clientes y el público. Algunos ejemplos son las industrias de petróleo y gas, minería, construcción, salud, productos químicos y alimentos o bebidas.
Cómo comprar Software de Gestión de Calidad
Recolección de Requisitos (RFI/RFP) para Software de Gestión de Calidad
Los requisitos para la gestión de calidad deben centrarse en la especificidad de cada comprador, como su industria o el tipo de producto que fabrican. Por ejemplo, la fabricación de alimentos requiere un control de calidad avanzado porque la mezcla incorrecta de ingredientes puede causar problemas de salud graves. Los requisitos de calidad también pueden variar dependiendo del tipo de operaciones, como desarrollo de productos, producción, almacenamiento y logística.
Las empresas globales necesitan cumplir con las regulaciones que se aplican a sus ubicaciones y mercados donde operan. Mientras que algunos estándares de la industria se aplican globalmente, otros son específicos de un continente o país en particular.
Comparar Productos de Software de Gestión de Calidad
Crear una lista larga
Existen docenas de soluciones SGC, y se puede crear una lista larga eliminando aquellas que no son adecuadas para el comprador. Por ejemplo, una empresa de salud no se beneficiará de un software SGC que se enfoque en la fabricación o petróleo y gas. Otros criterios para eliminar proveedores del proceso de selección son su presencia geográfica o el modelo de entrega del software (nube vs. en las instalaciones).
Crear una lista corta
Para crear una lista corta, los compradores necesitan eliminar más proveedores de la lista larga, lo que requiere más información. La lista de requisitos mencionada anteriormente generalmente se envía a los proveedores de la lista larga, quienes proporcionan detalles sobre cómo apoyan cada criterio. Las respuestas de los proveedores son comparadas por los compradores, lo que les permite elegir las mejores opciones.
Las empresas deben tener una comprensión clara de cómo se entrega la funcionalidad de gestión de calidad. Las características pueden estar incluidas en el sistema, proporcionadas a través de la integración con otras soluciones, o pueden requerir personalización y cambios en el código fuente del software. La funcionalidad crítica como la gestión de inspecciones y acciones correctivas debe entregarse lista para usar (incluida en la versión estándar del sistema).
El costo del software y los servicios profesionales relacionados también puede ser un criterio utilizado para crear una lista corta, pero no debe ser el más importante. Los compradores deben evitar sacrificar funcionalidad o servicios para ahorrar dinero.
Realizar demostraciones
Los productos de la lista corta generalmente proporcionan características similares, y los compradores necesitan ver demostraciones en vivo de cada producto para validar las capacidades de cada solución. Todas las demostraciones deben seguir un guion predefinido que simule las actividades de control de calidad más importantes del comprador.
También es esencial centrarse en las regulaciones o estándares críticos para la empresa, como los requisitos de la FDA para las empresas de procesamiento de alimentos o ISO 13485 para los fabricantes de dispositivos médicos.
Selección de Software de Gestión de Calidad
Elegir un equipo de selección
El equipo de selección debe incluir gerentes de calidad, especialistas en cumplimiento y miembros del equipo de desarrollo de productos. A menudo se involucran consultores externos debido a su experiencia en un área o industria específica, como la fabricación o la cadena de suministro.
Negociación
Si bien el precio del software es un factor vital de negociación, es preferible comparar los costos y los beneficios del software. En lugar de obtener un descuento en las licencias de software, los compradores deben negociar por características avanzadas que no están incluidas en el sistema estándar, como análisis de calidad predictiva o servicios extendidos como soporte y capacitación ilimitados. Estos permitirán a la empresa apoyar mejor a sus empleados involucrados en los procesos de aseguramiento de la calidad y mejorar la satisfacción del cliente al entregar mejores productos y servicios.
Decisión final
Si bien los ejecutivos a menudo toman la decisión final, esto debe ser un esfuerzo de equipo, y los gerentes deben asegurarse de que los empleados estén al tanto de los pros y contras del software. La aceptación de los usuarios debe lograrse antes de la decisión final, no durante la implementación.
¿Cuánto cuesta el Software de Gestión de Calidad?
Hay dos tipos de costos relacionados con el software de gestión de calidad:
Costos directos: Esto incluye licencias de software, capacitación, implementación y servicios de consultoría ofrecidos por el proveedor.
Costos indirectos: Estos costos se refieren a los costos involucrados en capacitar a los empleados para familiarizarlos con las regulaciones y estándares que la empresa necesita cumplir. Las empresas también pueden necesitar contratar nuevos empleados con amplia experiencia en el uso del software o un sistema similar.
Retorno de la Inversión (ROI)
Los principales beneficios de usar software de gestión de calidad son dos:
- Ahorros realizados al reducir defectos y evitar multas y sanciones por no conformidad
- Aumento de ventas y retención de clientes al proporcionar productos y servicios confiables
Para calcular el ROI del software, los compradores necesitan estimar el valor financiero de ambos costos y beneficios. Por ejemplo, el costo de contratar a un gerente de calidad puede ser de $100,000 por año. Una empresa que fabrica bienes por valor de $1,000,000 cada mes y reduce sus defectos en un 5% ahorrará $600,000 anualmente.
Para lograr un ROI positivo, el valor financiero de los beneficios debe superar los costos de usar el SGC.
Implementación del Software de Gestión de Calidad
¿Cómo se implementa el Software de Gestión de Calidad?
La complejidad de la implementación del SGC varía dependiendo del tamaño de la empresa, la industria y el tipo de productos y servicios que proporciona. Las pequeñas empresas con procedimientos estándar de control de calidad tienden a implementar el SGC por sí mismas, con la ayuda del proveedor. Las empresas medianas y grandes son más propensas a trabajar con un gerente de proyecto dedicado del proveedor, lo que puede ralentizar el proceso de implementación pero aumenta sus posibilidades de éxito.
Si el comprador también está reemplazando otras soluciones relacionadas como ERP, es esencial sincronizar la implementación de ambos sistemas para asegurar que sean compatibles y que los procesos de gestión de calidad sean consistentes en todos los sistemas.
¿Quién es responsable de la implementación del Software de Gestión de Calidad?
La implementación del SGC es planificada y ejecutada por el comprador con el apoyo del proveedor o uno de sus socios. Las empresas medianas y grandes pueden beneficiarse de tener un gerente de proyecto dedicado para la implementación y, a veces, trabajan con consultores externos con amplia experiencia en gestión de calidad.
La ejecución del plan de implementación involucra a todos los miembros del equipo de control de calidad y otros departamentos que pueden beneficiarse del uso del sistema, como producción, logística y desarrollo de productos. Los empleados que formaron parte del proceso de selección también deben estar involucrados en la implementación, ya que ya están algo familiarizados con el nuevo sistema.
¿Cómo es el proceso de implementación del Software de Gestión de Calidad?
El proceso de implementación debe revisar y mejorar los procesos y flujos de trabajo relacionados con el aseguramiento de la calidad. Esto impactará todas las demás fases de la implementación, de la siguiente manera:
Migración de datos: La migración de datos de sistemas heredados y otras fuentes de datos debe centrarse en la información necesaria para los nuevos o mejorados procesos. Los datos históricos obsoletos y los procedimientos obsoletos no deben transferirse al nuevo sistema.
Configuración del sistema: Esto se trata de adaptar la solución SGC a los procesos de la empresa, no al revés. Si bien el SGC proporciona características estándar para funcionalidades como la gestión de inspecciones, los compradores a menudo las modifican en función de sus flujos de trabajo.
Capacitación: La capacitación no debe centrarse exclusivamente en las características y cómo la funcionalidad ayuda a los usuarios a mejorar la calidad y colaborar con otros departamentos como ventas.
Puesta en marcha: La puesta en marcha no debe ocurrir hasta que todos los procesos de control de calidad hayan sido claramente definidos y el sistema configurado en consecuencia.
¿Cuándo deberías implementar el Software de Gestión de Calidad?
No hay un momento perfecto para la implementación, pero los compradores deben evitar las temporadas altas cuando puede interrumpir significativamente sus actividades. La implementación debe planificarse con meses de anticipación para permitir tiempo para la migración de datos, integración y capacitación.
Cuando los compradores también planean implementar otro software relacionado como ERP o EHS, es preferible implementar todos los sistemas simultáneamente. Si esto no es posible, las empresas deben sincronizar sus planes para implementar múltiples soluciones de software y revisar los procesos empresariales en múltiples sistemas.
Tendencias del Software de Gestión de Calidad
Sostenibilidad
El software de gestión de calidad se está enfocando más en mejorar las prácticas de sostenibilidad. Esto incluye mejorar las formas en que las empresas pueden reducir el desperdicio y su huella de carbono. El objetivo general es reducir el impacto humano en el medio ambiente y practicar una mejor responsabilidad social corporativa.
Redes sociales
El software de gestión de calidad está extrayendo cada vez más datos de clientes de sitios de redes sociales e incorporándolos en su SGC. Esto permite a las empresas ver menciones sobre sus productos y de qué están hablando los clientes, ayudándoles así a cumplir con las expectativas de los clientes y mejorar sus productos.
