Mehr über Vertragslebenszyklus-Management (CLM) Software erfahren
Was ist Software für das Vertragslebenszyklusmanagement (CLM)?
Software für das Vertragslebenszyklusmanagement (CLM) unterstützt Unternehmen in jeder Phase des Vertragslebenszyklus, indem sie den Prozess von der Erstellung bis zu Aktivitäten nach der Unterzeichnung rationalisiert, einschließlich der Nachverfolgung von Verpflichtungen, der Vertragsauflösung und des Vertragskonformitätsmanagements. Diese Tools helfen Organisationen sicherzustellen, dass interne und externe Interessengruppen informiert sind und ihre vertraglichen Verpflichtungen einhalten, indem alle Vertragsdaten in einem zentralen Repository gespeichert werden, das eine Plattform für Zusammenarbeit und Kommunikation bietet.
CLM-Tools unterscheiden sich von herkömmlicher Vertragsmanagement-Software. CLM-Lösungen ermöglichen es Benutzern, Aktivitäten nach der Vertragserfüllung zu verwalten, einschließlich Leistung und Vertragskonformität, Nachverfolgung von Verpflichtungen und Streitbeilegungen. CLM-Produkte bieten Funktionen, um Parteien über bevorstehende Vertragsmeilensteine zu benachrichtigen, um den Vertragsverlängerungsprozess zu optimieren und die entsprechenden Parteien über die Vertragserfüllung zu informieren.
Verschiedene Abteilungen in einer Organisation nutzen CLM-Lösungen, da Verträge ein wesentlicher Bestandteil vieler Geschäftsprozesse sind. CLM-Tools integrieren sich typischerweise mit verschiedenen Softwarelösungen, einschließlich CRM-Software, E-Signatur-Software, Buchhaltungssoftware, Angebotssoftware und CPQ-Software.
Was sind die häufigsten Funktionen von Software für das Vertragslebenszyklusmanagement (CLM)?
Die folgenden sind einige Kernfunktionen von CLM-Software:
Vertragserstellung und Vorlagen: Verträge sind von Natur aus nuanciert und erfordern standardisierte Sprache und spezifische Klauseln. CLM-Tools ermöglichen es Organisationen, Verträge und Vorlagen zu erstellen, um den Erstellungsprozess zu rationalisieren und Einheitlichkeit in den Dokumenten zu gewährleisten. Diese Funktion ermöglicht es Nicht-Juristen, grundlegende Verträge mit Vertrauen zu erstellen und sicherzustellen, dass die erforderliche Sprache bereitgestellt und korrekt ist.
Vertragsbearbeitung: Eine Schlüsselkomponente von CLM-Lösungen ist das Redlining von Verträgen oder die Möglichkeit, Verträge zu bearbeiten und mehrere Versionen zu vergleichen. Die Vertragsbearbeitung kann intern und extern erfolgen und ist entscheidend im Vertragsmanagement, da sie einen Prüfpfad bietet, der die Änderungen zwischen den Vertragsversionen hervorhebt.
Vertragsdatenbank: Diese Funktion hilft, Verträge in einem zentralen Repository mit nativen Suchfunktionen zu speichern. Organisationen können die Effizienz steigern, indem sie digital durch Verträge suchen, anstatt manuell.
Benachrichtigungen und Erinnerungen: CLM-Tools bieten Funktionen, um Benutzern Erinnerungen zu planen und sie über bevorstehende Vertragsmeilensteine zu informieren, wie z.B. Vertragsverlängerung oder -ablauf. Dies hilft Benutzern, vertragliche Fristen einzuhalten und sicherzustellen, dass Verträge rechtzeitig abgeschlossen werden. Darüber hinaus stellt diese Funktion sicher, dass Unternehmen wissen und die notwendigen Maßnahmen ergreifen, um Verträge zu verlängern oder vorgeschlagene Änderungen oder Ergänzungen zu zukünftigen Vertragsversionen zu kommunizieren.
Integrationen oder APIs: Eine weitere Kernfunktion von CLM-Lösungen ist die Fähigkeit, sich mit wichtigen Geschäftssystemen zu integrieren, wie z.B. CRM-Software um Verträge mit Kundenkonten zu verknüpfen und CPQ-Software, um berechnete Angebotsinformationen in den Vertrag zu ziehen.
Erweiterte Vertragsanalysen: CLM-Tools nutzen Analysen, um das Vertragsmanagement mit dieser Funktion zu optimieren. Dies bietet Unternehmen Einblicke in den Prozess der Vertragserstellung und -lieferung und hilft, Engpässe zu identifizieren und Möglichkeiten zur Verbesserung der Effizienz des Prozesses zu finden.
Berichte und Dashboards: CLM-Lösungen nutzen Vertragsdaten, um Standard- und Ad-hoc-Berichte über Vertragsstatus und -zeitpläne bereitzustellen, mit der Möglichkeit, Live-Übersichten über Vertragsaktivitäten zu überwachen.
Vertragsgenehmigungen: Rationalisieren Sie Prozesse für Vertragsgenehmigungen, um Workflows über Abteilungen hinweg logisch zu integrieren mit dieser Softwarelösung. Dies erhöht die Effizienz jeder Phase des CLM-Prozesses, indem es die Koordination mit den entsprechenden Interessengruppen erleichtert und sicherstellt, dass Standards eingehalten werden.
Was sind die Vorteile von Software für das Vertragslebenszyklusmanagement (CLM)?
CLM-Software bietet Organisationen verschiedene Vorteile, darunter:
Erhöhte Zusammenarbeit: CLM-Lösungen bieten ein digitales Medium für Benutzer, um mit internen und externen Interessengruppen zusammenzuarbeiten, Verträge zu überarbeiten und zu überprüfen. Dies beschleunigt den gesamten Vertragsprozess, insbesondere die interne Überprüfung und die Vertragsverhandlungsphase.
Erhöhte Automatisierung: Ein wesentlicher Vorteil von CLM-Tools ist die Fähigkeit, Workflows für jede Phase des Vertragsmanagementprozesses zu rationalisieren, um manuelle Aufgaben zu minimieren und sicherzustellen, dass geeignete Verfahren befolgt werden. Automatisierung kann verwendet werden, um Benutzer zu benachrichtigen und wichtige Vertragsdaten zu verfolgen, wie z.B. Ablauf- oder Verlängerungsdaten, und Vertragsworkflows zu optimieren, um die Vertragszykluszeit zu minimieren.
Prüfpfad: Aufgrund der sensiblen Natur von Verträgen und des finanziellen und rechtlichen Risikos, das mit Verträgen verbunden ist, müssen Organisationen einen Prüfpfad aller Vertragsaktivitäten haben, um die Vertragseinhaltung sicherzustellen. CLM-Tools bieten einen Prüfpfad, um alle Änderungen oder Überarbeitungen eines Vertrags leicht nachzuverfolgen und genaue Buchhaltungskonformitätsaufzeichnungen zu führen.
Leistungsverfolgung: Ein wesentlicher Vorteil von CLM-Softwarelösungen ist die einfache Bewertung der Vertragserfüllung in Bezug auf Verpflichtungen und Konformität. Diese Tools bieten Interessengruppen ein zentrales Dashboard, um effizient zu verfolgen, wie ein Vertrag erfüllt wird, um den maximalen Wert zu erhalten und potenziellen Einnahmeverlust zu vermeiden.
Erhöhte Selbstbedienung: Die Möglichkeit, Vertragsvorlagen bereitzustellen, ist ein bedeutender Vorteil für Nicht-Juristen. Es ermöglicht ihnen, Vereinbarungen oder Verträge mit Vertrauen zu erstellen und den Engpass von Juristen zu vermeiden, die den ursprünglichen Vertrag entwerfen. Dies ermöglicht es den Rechtsteams, sich auf höher priorisierte Aufgaben zu konzentrieren, und ermöglicht es anderen nicht-juristischen Gruppen, die notwendige Arbeit zu leisten, um den Vertragsprozess zu beginnen.
Wer nutzt Software für das Vertragslebenszyklusmanagement (CLM)?
Verträge sind ein wesentlicher Bestandteil von Geschäftsprozessen, und daher sind die Interessengruppen, die CLM-Tools nutzen, breit gefächert und können je nach den einzigartigen Geschäftsbedürfnissen und -prozessen variieren. Nachfolgend sind einige Beispiele für Geschäftsgruppen aufgeführt, die wahrscheinlich regelmäßig CLM-Lösungen verwenden.
Rechtsteams: CLM-Software ermöglicht es Juristen, den Vertragsmanagementprozess zu rationalisieren, indem sie Vorlagen für nicht-juristische Kollegen erstellen, ein Vertragsrepository bereitstellen, Verpflichtungen nachverfolgen und die Einhaltung sicherstellen. Diese Tools bieten Rechtsteams auch Erinnerungen und Benachrichtigungen über Vertragsverlängerungen und -abläufe, was entscheidend ist, da die meisten Rechtsteams für die gleichzeitige Verwaltung einer Vielzahl von Verträgen verantwortlich sind.
Vertriebsteams: CLM-Tools ermöglichen es Vertriebsteams, Verträge sicher zu teilen, mit internen und externen Parteien zusammenzuarbeiten und Verträge zu unterzeichnen. CLM-Tools unterstützen Vertriebsteams dabei, den Prozess der Vertragsunterzeichnung zu optimieren und Risiken im Zusammenhang mit ungenauen Informationen zu mindern, da Informationen typischerweise aus CRM-, CPQ- oder E-Signatur-Lösungen integriert werden. Neben der Risikominderung kann dies den Vertragsunterzeichnungsprozess beschleunigen und helfen, gute Beziehungen zu Kunden aufzubauen.
HR-Teams: HR-Profis können CLM-Lösungen nutzen, um Verträge oder Vereinbarungen schnell mit den vorerstellten Vertragsvorlagen zu replizieren und so den Einstellungsprozess zu optimieren.
Finanzteams: CLM-Software hilft Finanzteams, Vertragsverpflichtungen und -leistungen zu verfolgen, verlorene Einnahmen zu identifizieren und Kosteneinsparungsmöglichkeiten zu finden. CLM-Lösungen benachrichtigen auch Finanzteams über bevorstehende Vertragsabläufe und -verlängerungen, um sicherzustellen, dass Teams keine Verlängerungen oder potenzielle Einnahmemöglichkeiten verpassen.
Welche Software für das Vertragslebenszyklusmanagement ist die beste für Technologieunternehmen?
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Ironclad: Eine cloudbasierte CLM-Plattform, die anpassbare Workflows, KI-unterstützte Vertragsanalysen und nahtlose Integrationen mit Tools wie Salesforce und Google Drive bietet.
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LinkSquares: Bietet KI-gestützte Vertragsanalysen und Lebenszyklusmanagement, die es Technologieunternehmen ermöglichen, Einblicke in Vertragsbedingungen, Verpflichtungen und Risiken zu gewinnen.
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DocuSign CLM: Geht über E-Signaturen hinaus und bietet ein umfassendes Vertragsmanagement, einschließlich automatisierter Workflows und Konformitätsüberwachung, mit Integration in über 900 Dienste.
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Juro: Eine All-in-One-Vertragsautomatisierungsplattform, die für interne Rechtsteams entwickelt wurde. Kombiniert Vertragserstellung, Verhandlung und E-Signatur in einer browsernativen, kollaborativen Oberfläche – ideal für Startups und SaaS-Unternehmen.
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Ironclad: Entwickelt für Rechtsteams in schnell wachsenden Technologieunternehmen, bietet Ironclad moderne, anpassbare Workflows, nahtlose Integrationen (wie Salesforce und Slack) und starke KI-Vertragsanalysen.
Was ist die führende CLM-Lösung für Remote-Teams?
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ContractPodAi: Eine cloud-native Plattform, die für Rechts- und Beschaffungsteams entwickelt wurde und Vertragsautorisierung, Genehmigungsrouting und Dokumentenautomatisierung bietet – ideal für die Zusammenarbeit im großen Maßstab.
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Gatekeeper: Eine Plattform für das Management von Anbietern und Vertragslebenszyklen, die Automatisierung, KI-Datenextraktion und eine sichere Lösung für das Management von Verträgen und Anbietern bietet, was sie für die Remote-Zusammenarbeit geeignet macht.
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Evisort: Bietet KI-gestützte Vertragsanalysen, Echtzeit-Zusammenarbeit und Cloud-Zugänglichkeit, die es Rechts- und Beschaffungsteams ermöglichen, Verträge effizient von überall aus zu verwalten.
Software im Zusammenhang mit Software für das Vertragslebenszyklusmanagement (CLM)
Verwandte Lösungen, die zusammen mit CLM-Software verwendet werden können, umfassen:
E-Signatur-Software: E-Signatur, auch bekannt als elektronische Signatur-Software, ermöglicht es Benutzern, Unterschriften auf digitalen Dokumenten sicher zu sammeln, wodurch physische Kopien überflüssig werden und Benutzer in Echtzeit unterschreiben können. E-Signatur-Lösungen und CLM-Tools integrieren sich häufig, um den Unterzeichnungsprozess zu beschleunigen und gleichzeitig Sicherheit und Konformität mit Branchenstandards und -vorschriften zu gewährleisten.
CRM-Software: CLM-Software integriert sich typischerweise mit CRM-Software, um die Sichtbarkeit über mehrere Geschäftseinheiten in einem Unternehmen zu erhöhen. Diese Integration ermöglicht es Vertriebsteams auch, Verträge mit einem bestimmten Konto in einer zentralen Datenbank zu verknüpfen, um den vertraglichen Aspekt einer Kundenbeziehung vollständig zu verstehen.
CPQ-Software: CPQ, oder Configure, Price, Quote-Software, integriert sich häufig mit CLM-Tools, um Angebots- und Preisdaten zu übernehmen. Die Integration zwischen dieser Software reduziert das Risiko manueller Fehler und stellt sicher, dass Preisinformationen mit den Unternehmensrichtlinien übereinstimmen.
Angebotssoftware: Angebotssoftware unterstützt bei der Erstellung von Anfragen für Angebote (RFPs) für Vertriebsoperationen. Diese Tools integrieren sich typischerweise mit CRM- und CPQ-Software, um die Datenabfrage zu automatisieren. Angebotssoftware integriert sich oft mit CLM-Produkten, da das Angebot abgeschlossen ist und in die nächste Phase des Vertragsprozesses übergeht.
Vertragsanalysesoftware: Vertragsanalysesoftware integriert sich häufig mit CLM-Lösungen, um Vertragsdaten abzurufen und zu analysieren. Vertragsanalysetools verwenden künstliche Intelligenz (KI) oder maschinelles Lernen (ML), um Duplikate zu eliminieren und wichtige Vertragsdaten wie Schlüsselwörter, Zahlungsbedingungen oder Verpflichtungen zu extrahieren.
Herausforderungen mit Software für das Vertragslebenszyklusmanagement (CLM)
CLM-Produkte können mit eigenen Herausforderungen verbunden sein. Einige davon sind unten aufgeführt.
Sicherheit: Verträge sind äußerst sensibel, da sie finanzielle Informationen, persönlich identifizierbare Informationen (PII) oder andere Vertragsdaten enthalten können, die bei Datenverletzungen ein wichtiges Ziel sind. Die Gewährleistung der Sicherheit ist von größter Bedeutung bei der Nutzung eines CLM-Tools, und Unternehmen sollten sich der Branchenstandards in Bezug auf Sicherheit, Implementierung und Betrieb bewusst sein. Da die meisten CLM-Tools cloudbasiert sind, können Unternehmen möglicherweise nicht die Cloud-Umgebung unabhängig kontrollieren und sichern. Darüber hinaus ist es entscheidend, sicherzustellen, dass Verträge in einer sicheren Umgebung bearbeitet werden, da sie häufig über mehrere Geschäftseinheiten hinweg bearbeitet werden.
Compliance-Anforderungen: Da CLM-Lösungen jede Phase des Vertragsprozesses verwalten, ist es entscheidend, dass Unternehmen die verschiedenen Standards und Vorschriften verstehen, die sie einhalten müssen, die je nach Branche und Standort variieren können.
Komplexe Integrationen: CLM-Tools integrieren sich häufig mit verschiedenen Systemen, was zu umständlichen Integrationen führen kann. Unternehmen, die CLM-Tools auswählen, sollten sicherstellen, dass das gewählte Tool in ihre bestehende IT-Infrastruktur integriert werden kann und die detaillierten Prozesse verstehen, um seine Kompatibilität und Workflows sicherzustellen. Unternehmen sollten sich auch der erforderlichen Workflows für ihre CLM-Software bewusst sein, da diese mit bestehenden Geschäftsprozessen in Konflikt geraten und interne Anpassungen erfordern können.
Zugänglichkeit und Akzeptanz: Eine Herausforderung, der einige Organisationen bei der Nutzung eines CLM-Tools gegenüberstehen, ist die angemessene Zugänglichkeit. CLMs verwalten den gesamten Vertragsprozess, von der Vorunterzeichnung bis zur Vertragserfüllung. Daher ist es entscheidend sicherzustellen, dass alle relevanten Geschäftseinheiten Zugang zum System haben und über angemessene Kontrollen verfügen. Damit CLM-Produkte am effektivsten sind, müssen sie in der gesamten Organisation weit verbreitet sein, da das System ohne Benutzerakzeptanz nicht seine volle Leistungsfähigkeit entfalten kann.
Wie kauft man Software für das Vertragslebenszyklusmanagement (CLM)?
Anforderungserhebung (RFI/RFP) für Software für das Vertragslebenszyklusmanagement (CLM)
Die Anforderungserhebung für CLM-Tools ist entscheidend, um sicherzustellen, dass das Unternehmen ein Produkt nutzt, das seinen Bedürfnissen entspricht. Dazu müssen Unternehmen die Software anhand ihrer kritischen Bedürfnisse bewerten, wie unten angegeben.
Vergleich von Produkten für das Vertragslebenszyklusmanagement (CLM)
Erstellen Sie eine Longlist
Longlists werden erstellt, indem Softwarelösungen eliminiert werden, die keine kritischen Funktionen bieten. Um eine Longlist für ein CLM-Produkt zu erstellen, sollte ein Käufer die wesentlichen Funktionen bewerten und analysieren, welche Produkte die erforderliche Funktionalität bieten. CLM-Software bietet Funktionen über den gesamten Vertragslebenszyklus hinweg, von der Vertragserstellung und -vorlagen bis hin zu Berichten und Analysen. Eine typische Longlist sollte nicht mehr als 10 Produkte enthalten, es sei denn, es gibt viele ähnliche Optionen. In diesem Fall sollten Käufer die Fähigkeit eines Produkts berücksichtigen, sich in bestehende Software zu integrieren, Skalierbarkeit, Anpassungsfähigkeit, mobile Zugänglichkeit und alle relevanten Branchenvorschriften oder -standards, um Produkte zu eliminieren.
Erstellen Sie eine Shortlist
Aus der Longlist der CLM-Anbieter ist es hilfreich, die Liste einzugrenzen und eine kürzere Liste von Kandidaten zu erstellen, vorzugsweise nicht mehr als drei bis fünf. Mit dieser in der Hand können Unternehmen eine Matrix erstellen, um die verschiedenen Angebote in Bezug auf Funktionen, Kompatibilität und Preis zu vergleichen.
Führen Sie Demos durch
Um sicherzustellen, dass der Vergleich gründlich ist, sollte der Benutzer eine Demo oder einen kostenlosen Test für jede Softwarelösung auf der Shortlist mit denselben Anwendungsfällen und Kriterien ausprobieren. Dies ermöglicht es dem Unternehmen, gleichwertig zu bewerten und zu sehen, wie sich jedes Produkt im Vergleich zur Konkurrenz schlägt.
Auswahl von Software für das Vertragslebenszyklusmanagement
Wählen Sie ein Auswahlteam
CLM-Software wirkt sich auf verschiedene Geschäftseinheiten innerhalb einer Organisation aus, was die Bedeutung der Auswahl eines kritischen Auswahlteams hervorhebt. Es ist wichtig, die Eingaben und Qualifikationskriterien von jedem Mitglied der Geschäftseinheit zu berücksichtigen, das die Software nutzen wird, da Bedürfnisse und Anwendungsfälle variieren können. Das Auswahlkomitee für ein CLM-Tool kann aus einem Mitglied jeder Abteilung bestehen, die die Software nutzen soll, wie z.B. einem juristischen Vertreter, einem HR-Mitarbeiter, einem Vertriebsleiter und einem IT-Experten, um die Softwarekompatibilität sicherzustellen. Das Auswahlkomitee ist verantwortlich für die Bewertung jedes Anwendungsfalls der Software und die Sicherstellung der Einhaltung von Organisations- und Branchenstandards.
Verhandlung
Bei der Verhandlung eines Softwarevertrags ist es entscheidend, zunächst sicherzustellen, dass die Software den Branchenvorschriften und -standards entspricht und ein sicheres Medium bietet, um den gesamten Vertragslebenszyklus zu verwalten. Dies ist entscheidend, da die Kosten für CLM-Tools erheblich variieren können. Der Preis hängt von der Größe des Unternehmens, der benötigten Speichermenge und der Anzahl der Lizenzen ab, unter anderem. Da CLM-Produkte über mehrere Geschäftseinheiten hinweg eingesetzt werden, sollten Käufer auch bestimmen, ob sie Unterstützung bei der Implementierung oder Integration mit anderen Geschäftssystemen benötigen. Schließlich sollten Unternehmen die Vertragsdauer berücksichtigen, die am besten zu ihren Bedürfnissen passt, um langfristige Verträge besser zu verhandeln.
Endgültige Entscheidung
Käufer sollten die endgültige Entscheidung auf der Grundlage aller zuvor gesammelten Informationen treffen. Unternehmen sollten ihre Bedürfnisse nach Wichtigkeit ordnen und das Tool auswählen, das ihre wichtigsten Bedürfnisse zuerst erfüllt, und dann bewerten, welche Software am besten zu ihren Geschäftsanforderungen passt.
