Mehr über Software zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung erfahren
Was ist AP-Automatisierungssoftware?
Unternehmen nutzen Software zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung (AP), um große Mengen an Rechnungen und Finanztransaktionen zwischen einem Unternehmen und seinen Lieferanten zu verwalten. AP-Automatisierungssoftware kann manuelle Arbeit reduzieren und menschliche Fehler vermeiden sowie die Effizienz und Genauigkeit der AP-Abteilung verbessern und bei anderen Buchhaltungsaktivitäten wie dem finanziellen Abschluss helfen. Die Funktionalität zur Verwaltung der Kreditorenbuchhaltung ist in den meisten Buchhaltungssystemen enthalten, reicht jedoch nicht immer aus für Unternehmen, die mit Hunderten von Lieferanten Geschäfte machen und Tausende oder Zehntausende von Rechnungen und Zahlungen verarbeiten müssen.
AP-Automatisierungssoftware sollte nicht mit Abrechnungs- und Rechnungsverwaltungssystemen verwechselt werden – der Hauptunterschied zwischen ihnen besteht darin, dass sich die AP-Automatisierung ausschließlich auf Einkaufstransaktionen konzentriert, während Abrechnungs- und Rechnungssoftware sowohl Verkaufs- als auch Einkaufsrechnungen verwaltet.
Welche Arten von AP-Automatisierungssoftware gibt es?
AP-Automatisierungssoftware ist in der Regel auf zwei verschiedenen Plattformen verfügbar:
Eigenständige AP-Automatisierungssoftware
AP-Automatisierungssoftware wird in der Regel als eigenständiges Produkt geliefert, das mit anderer Software wie ERP- oder Buchhaltungslösungen integriert werden muss. Der Hauptvorteil dieser Art von Software besteht darin, dass sie sich ausschließlich auf die AP-Automatisierung konzentriert und die fortschrittlichsten Funktionen auf dem Markt für diesen Geschäftsbedarf bietet.
Procure-to-Pay-Suiten, die AP-Automatisierung beinhalten
Da die AP-Automatisierung direkt mit dem Einkauf zusammenhängt, haben einige Anbieter beschlossen, Procure-to-Pay-Suiten zu erstellen, die alle Beschaffungsbedürfnisse abdecken, einschließlich der AP-Verwaltung. Procure-to-Pay-Suiten bestehen in der Regel aus separaten Produkten oder Modulen, die in verschiedenen Kombinationen verwendet werden können. Käufer sollten sich bewusst sein, dass nicht alle Procure-to-Pay-Suiten die AP-Automatisierung als Standardmodul enthalten.
Was sind die häufigsten Funktionen von AP-Automatisierungssoftware?
Rechnungsverwaltung: Die Rechnungsverwaltung bezieht sich auf Einkaufsrechnungen (oder AP). Während diese Rechnungen mit ERP-Systemen oder Buchhaltungssoftware erstellt werden können, müssen sie zur Verarbeitung an eine AP-Automatisierungslösung übertragen werden. Der Import von Rechnungen umfasst die Datenübertragung, das Scannen mit optischer Zeichenerkennung (OCR) oder die Dokumentübertragung für Dateien in verschiedenen Formaten wie PDF oder Text.
Lieferantenverwaltung: Die Lieferantenverwaltung für die AP-Automatisierung ist in der Regel auf die für Zahlungen erforderlichen Finanzinformationen beschränkt, wie z. B. die Bankverbindung des Lieferanten. Die genaue Pflege der finanziellen Informationen der Lieferanten hilft Unternehmen, Bankfehler zu vermeiden und sicherzustellen, dass Lieferanten ihre Zahlungen erhalten.
Abgleich von Bestellungen (PO): Der Abgleich von Bestellungen hilft Unternehmen sicherzustellen, dass Lieferanten ihnen die Produkte und Dienstleistungen in Rechnung stellen, die sie erhalten haben. Zwischen dem Zeitpunkt, an dem Unternehmen eine Bestellung aufgeben, und dem Rechnungsdatum können beide Parteien Änderungen vereinbaren, wie z. B. den Betrag, die Anzahl der Produkte oder die Zahlungsbedingungen der Rechnung.
Zahlungsverwaltung: Die Nachverfolgung von Zahlungen bezieht sich nicht auf die Zahlungsabwicklung, sondern auf die Fähigkeit, zu erkennen, welche Rechnungen bezahlt wurden, welche Rechnungen fällig sind und wann, sowie auf Zahlungsfehler. Ähnlich wie beim Abgleich von Bestellungen müssen Zahlungen mit den Einkaufsrechnungen übereinstimmen, um Über- oder Unterzahlungen zu vermeiden.
Genehmigungen: Genehmigungs-Workflows ermöglichen es Managern zu entscheiden, welche Rechnungen wann bezahlt werden sollen, basierend auf mehreren Kriterien wie Rechnungsdatum und Priorität. Genehmigungen sind auch erforderlich, wenn Unternehmen entscheiden, dass jede Rechnung, die einen bestimmten Betrag überschreitet, nicht automatisch verarbeitet werden sollte.
Weitere Funktionen der Automatisierungssoftware für die Kreditorenbuchhaltung: Benchmarking, Lieferantenportal
Welches AP-Automatisierungssystem ist das beste für große Unternehmen?
-
Sage Intacct: Eine cloudbasierte Finanzmanagementplattform, die fortschrittliche AP-Automatisierungsfunktionen bietet, einschließlich Echtzeit-Transparenz, Unterstützung für mehrere Einheiten und nahtlose ERP-Integrationen.
-
Airbase: Eine einheitliche Ausgabenmanagementplattform, die AP-Automatisierung, Firmenkarten und Spesenmanagement kombiniert. Ideal für wachsende Unternehmen, die Echtzeitkontrolle und Buchhaltungsintegration benötigen.
-
Coupa: Bietet einkaufsgeführte AP-Automatisierung mit KI-Einblicken, Lieferantenmanagement und Ausgabenoptimierung – gut geeignet für große, globale Unternehmen.
-
Tipalti: Am besten für globale Massenzahlungen. Unterstützt Mehrwährungszahlungen, Steuerkonformität und Betrugserkennung – ideal für Unternehmen, die internationale Lieferanten verwalten.
-
Stampli: Konzentriert sich auf schnelle, kollaborative Rechnungsverarbeitung. Bietet intelligente Rechnungserfassung, Genehmigungsrouting und Prüfpfade, was die Integration in bestehende ERPs erleichtert.
Was sind die Vorteile von AP-Automatisierungssoftware?
Es gibt viele Vorteile dieser Software, die nicht nur Aufgaben automatisiert, sondern auch Zeit und Geld spart.
Weniger menschliches Eingreifen: AP-Automatisierungssoftware kann unnötige manuelle Eingriffe eliminieren, die die Prozesse und Effizienzen eines AP-Teams verlangsamen können. Bei der Verwendung manueller AP-Workflows und -Verfahren, von der Rechnungserfassung bis zur Zahlung, gibt es zu viele Schritte, die menschliches Eingreifen erfordern. Jeder dieser manuellen Schritte kann den Prozess der Rechnungszahlung, der korrekten Genehmigung und letztendlich der endgültigen Zahlung verlängern. AP-Automatisierungssoftware kann helfen, die meisten dieser manuellen Schritte zu eliminieren, sodass AP-Teams mehr tun können, als nur Rechnungen zu verfolgen und zu bezahlen.
Genauigkeit: Genauigkeit in der AP wird durch den Abgleich von Bestellungen, Lieferantenrechnungen und Zahlungen erreicht. Dies hilft Unternehmen sicherzustellen, dass sie nur für das bezahlen, was sie gekauft haben, und dass es keine Verarbeitungsfehler gibt, die ihre Rentabilität beeinträchtigen könnten.
Return on Investment (ROI): Der ROI kann für AP-Automatisierungssoftware relativ schnell erreicht werden. Diese Art von Software ist nicht sehr teuer, und die meisten Produkte sind in der Cloud, was die Implementierung erleichtert. AP-Automatisierung bringt sofortige Vorteile, wie Kosteneinsparungen und erhöhte Produktivität.
Skalierbarkeit: Die Skalierbarkeit der Kreditorenoperationen kann eine erhebliche Herausforderung für Unternehmen darstellen, deren Aktivitäten zeitlich schwanken. Beispielsweise kann ein Geschäftshöhepunkt die Verarbeitung von Tausenden von Rechnungen wöchentlich oder monatlich erfordern, während langsame Perioden nur Dutzende von Rechnungen generieren. AP-Automatisierung kann diesem Unternehmenstyp helfen, die Operationen zu skalieren, ohne in zusätzliches Personal für Spitzenzeiten zu investieren oder während der langsamen Perioden überbesetzt zu sein.
Wer nutzt AP-Automatisierungssoftware?
Buchhaltungsabteilungen: Buchhalter müssen AP-Informationen mit den anderen Finanzdaten des Unternehmens konsolidieren. Wenn die AP-Automatisierung separat bereitgestellt wird, müssen die von ihr verwalteten Daten an ein Buchhaltungs- oder ERP-System für die unten genannten Teams übertragen werden. AP-Automatisierungssoftware sollte daher Buchhaltern ermöglichen, Daten zu exportieren und zu importieren. Da Fehler unvermeidlich sind, müssen Buchhalter auch in der Lage sein, Transaktionsdetails zu finden, die die Quelle von Ungenauigkeiten sein könnten, wie z. B. Rechnungsdatum, Betrag oder Zahlungsbedingungen.
Einkaufsteams: Einkaufsspezialisten können von der Nutzung von AP-Automatisierungssoftware profitieren, um Bestellungen und Verbindlichkeiten abzugleichen. Durch die genaue Bezahlung der Lieferanten können Unternehmen eine gute Geschäftsbeziehung aufrechterhalten und in Zukunft auf sie zählen. Lieferanten können gute Zahler auch belohnen, indem sie ihnen spezielle Rabatte und andere Anreize (z. B. kostenlosen Versand, hohe Priorität bei Lieferungen) anbieten.
Verkäufer und Lieferanten: Lieferanten nutzen Online-Portale innerhalb der Software, wo sie Rechnungen und Informationen für Zahlungen einreichen und mit Kunden kommunizieren können. Sie können auch den Status der Rechnungen und Zahlungen für die von ihnen gelieferten Produkte oder Dienstleistungen verfolgen.
Manager und Führungskräfte: Das obere Management kann AP-Verarbeitungsaktivitäten überwachen und Arbeitskräfte auf die Verbesserung des Working Capital Managements und der Leistungsoptimierung umleiten. Sie können weniger Zeit mit der Korrektur von Fehlern und der Pflege von Lieferantenbeziehungen verbringen und mehr Zeit darauf verwenden, ihre Bemühungen auf strategischere und wertschöpfende Projekte zu konzentrieren.
Software im Zusammenhang mit AP-Automatisierungssoftware
Buchhaltungssoftware: Buchhaltungssoftware verwaltet alle Finanztransaktionen eines Unternehmens, einschließlich AP. Während Standard-Buchhaltungssoftware grundlegende AP-Funktionalität umfasst, sind fortschrittliche Funktionen für die AP-Automatisierung normalerweise nicht abgedeckt.
ERP-Systeme: ERP-Systeme verwalten die meisten Geschäftsoperationen, die direkt (Einkauf) oder indirekt (Verkauf, Bestandsverwaltung und Zahlungen) mit AP zusammenhängen.
Einkauf: Einkaufssoftware verwaltet Beschaffungsaktivitäten, von der Beschaffung bis zur Bestellverwaltung und dem Empfang der von Lieferanten gelieferten Waren. Die Beschaffung kann auch den Erwerb von Dienstleistungen von externen Beratern, Maklern und anderen Anbietern von professionellen Dienstleistungen umfassen.
Treasury-Management: Treasury-Management verwaltet die Liquidität eines Unternehmens, die direkt mit seiner Fähigkeit verbunden ist, Lieferanten zu bezahlen. Wenn Unternehmen nicht genug Geld haben, um Lieferanten rechtzeitig zu bezahlen, können sie bestraft werden oder sogar Beziehungen zu Lieferanten verlieren, die für ihr Geschäft entscheidend sind.
Abrechnung: Unternehmen nutzen Abrechnungssoftware, um Rechnungen an Kunden zu erstellen und zu senden, um die Zahlung für die von ihnen gelieferten Produkte und Dienstleistungen anzufordern. Durch die Nutzung dieser Art von Software können Unternehmen die Zeit und den Aufwand, die für die Verwaltung von Rechnungen erforderlich sind, reduzieren und die Genauigkeit ihrer Abrechnungsprozesse verbessern.
Rechnungsverwaltung: Rechnungsverwaltungssoftware hilft Unternehmen, Aufgaben im Zusammenhang mit der Rechnungsverarbeitung zu automatisieren. Wenn Unternehmen oder Buchhaltungsabteilungen Rechnungen erhalten, durchlaufen diese Rechnungen in der Regel einen Genehmigungsprozess, nach dem ihre Informationen mit Verkäufen und Bestellungen sowie Zahlungen abgeglichen werden. Rechnungsverwaltungssoftware rationalisiert diesen Workflow, indem sie Rechnungen scannt, Daten in das System liest und zieht und Zahlungen elektronisch überträgt.
Welche AP-Automatisierungssoftware ist die beste für kleine Unternehmen?
-
BILL AP/AR: Bietet eine flexible, cloudbasierte Plattform zur Automatisierung von Workflows für Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, die kleinen Unternehmen hilft, Rechnungen, Genehmigungen und Zahlungen mit eingebauter Betrugserkennung und Prüfpfaden zu rationalisieren.
-
Ramp: Kombiniert Rechnungszahlung, Spesenverfolgung und Firmenkartenmanagement in einer einzigen Plattform, automatisiert AP-Aufgaben und bietet Echtzeit-Transparenz und Budgetkontrolle – ideal für schlanke Finanzteams.
-
Melio: Maßgeschneidert für kleine Unternehmen, ermöglicht Melio nahtlose Rechnungszahlungen per Banküberweisung oder Karte, selbst wenn Lieferanten nur Schecks akzeptieren, was es zu einer einfachen und erschwinglichen AP-Automatisierungslösung macht.
Herausforderungen mit AP-Automatisierungssoftware
Die Automatisierung der AP kann Unternehmen Zeit und Geld sparen, wenn sie richtig implementiert und eingeführt wird, aber alle Softwarelösungen können ihre eigenen Herausforderungen mit sich bringen.
Integration: Die Integration mit Buchhaltungs- und ERP-Systemen ist entscheidend, da die meisten AP-Automatisierungslösungen eigenständig sind und keine Buchhaltungsfunktionen bieten. Da die meisten eigenständigen AP-Automatisierungslösungen in der Cloud bereitgestellt werden, ist die Integration mit anderer Software einfacher. Die meisten Anbieter bieten auch APIs oder Partnerschaften mit ERP- oder Buchhaltungsanbietern an, um die Integration zu verbessern. Dies bedeutet jedoch nicht, dass AP-Automatisierung leicht mit jeder Art von Software integriert werden kann. Die Integration mit On-Premises-Software kann immer noch eine Herausforderung sein, insbesondere für Unternehmen, die veraltete Systeme auf Basis veralteter Technologie und alter Programmiersprachen wie COBOL verwenden.
Lernkurve: Alle neue Software kommt mit einer Lernkurve, aber einige sind komplexer als andere. Wenn einige AP-Automatisierungsfunktionen zu kompliziert oder umständlich sind, könnte die Automatisierung dem Unternehmen mehr Geld kosten, als sie spart. Oftmals wird eine Plattform automatische Updates bereitstellen, die neue Funktionen oder Updates enthalten können, die erfordern, dass Mitarbeiter lernen, wie man die Software erneut verwendet.
Wie kauft man AP-Automatisierungssoftware?
Anforderungserhebung (RFI/RFP) für AP-Automatisierungssoftware
Bei der Auswahl von AP-Automatisierungssoftware ist es wichtig, zunächst zu prüfen, wie das Unternehmen arbeitet, und sich dann mit den verschiedenen verfügbaren Softwaretypen vertraut zu machen. Es gibt eine Vielzahl von Optionen, wenn es um AP-Automatisierungssoftwareprodukte geht, einschließlich solcher, die für die Geschäftsbedürfnisse von kleinen und mittelständischen Unternehmen entwickelt wurden.
Vergleichen Sie AP-Automatisierungssoftwareprodukte
Erstellen Sie eine Longlist
Je nach Branche möchte der Käufer möglicherweise zunächst eine Longlist von Software erstellen, die darauf ausgelegt ist, Unternehmen in der jeweiligen Branche zu helfen. Beispielsweise gibt es Plattformen, die speziell für Unternehmen im Einzelhandel, Hersteller, Restaurants usw. sowie für viele andere Arten von kommerziellen Organisationen entwickelt wurden.
Erstellen Sie eine Shortlist
Nach der Überprüfung und Recherche der Software auf der Longlist kann der Käufer diese Liste basierend auf dem Budget verkleinern. AP-Automatisierungssoftware ist für alle Budgets verfügbar, und einige allgemeine Anwendungen können kostenlos heruntergeladen oder zu einem niedrigeren Preis im Handel gekauft werden.
Käufer müssen jedoch bedenken, dass je spezialisierter eine Software ist, desto teurer wird sie. Dies ist der Fall, weil die Benutzerbasis für spezialisierte Software in der Regel relativ klein ist. Wenn das Unternehmen etwas Spezifisches für seine Branche oder maßgeschneidert für das Geschäft möchte, sollte es bereit sein, einen Aufpreis zu zahlen.
Führen Sie Demos durch
Als Faustregel sollten Unternehmen sicherstellen, dass sie alle Produkte, die auf ihrer Shortlist stehen, vorführen. Während der Demos sollten Käufer spezifische Fragen zu den Funktionen stellen, die ihnen am wichtigsten sind, zum Beispiel könnte man fragen, wie Bildaufnahmefunktionen funktionieren, wie man Berichte erstellt oder wie man Lieferantenrechnungen mit den entsprechenden Bestellungen abgleicht.
Auswahl der AP-Automatisierungssoftware
Wählen Sie ein Auswahlteam
Es ist wichtig, dass die Buchhalter oder Mitglieder des AP-Teams, die diese Software verwenden werden, in den Auswahlprozess einbezogen werden. Der Buchhalter könnte eine Anwendung bevorzugen, die mit den von ihm derzeit verwendeten kompatibel ist. Jedes Unternehmen ist anders und der Buchhalter ist wahrscheinlich in der besten Position, um eine fundierte Meinung darüber abzugeben, welche die beste Wahl für die besonderen Bedürfnisse des Unternehmens ist. Der Buchhalter könnte sogar in der Lage sein, dem Unternehmen bei der Installation und Einrichtung der ausgewählten Software zu helfen.
Nachdem eine Software ausgewählt wurde, müssen Käufer daran denken, dass sie nicht für immer an diese Auswahl gebunden sind; die meisten Plattformen erlauben Add-ons oder Modifikationen. Diese Entscheidung sollte jedoch nicht leichtfertig getroffen werden, da unabhängig davon, welche Software gewählt wird, es eine große Zeit- und Geldinvestition sein wird. Um einen ROI zu sehen, können Käufer nicht nach ein paar Monaten ihre Meinung ändern und die Software erneut wechseln.
Verhandlung
Die Verhandlung eines Softwarevertrags ist wichtig, um das Risiko zu minimieren, sei es in Bezug auf Leistungsschutz, Sicherheitsschutz oder einfach um sicherzustellen, dass beide Parteien vollständig darüber einig sind, was sie voneinander erwarten können.
Wenn das Unternehmen über den Cashflow verfügt, könnte es um einen Rabatt im Gegenzug für eine jährliche Vorauszahlung bitten, und viele Softwareanbieter sind bereit, diesen Deal zu machen. Andere Male kann ein Softwareanbieter unbegrenzte Nutzung anbieten, wenn die Käufer im Voraus zahlen, anstatt einen monatlichen oder vierteljährlichen Paketpreis zu zahlen.
Käufer sollten auch bestimmen, ob sie Hilfe bei der Implementierung der AP-Automatisierung Software oder der Integration mit einem anderen System benötigen. In der Regel wird das erste Angebot eines Softwareanbieters einige Implementierungsdienste in einem bestimmten Zeitrahmen enthalten. Käufer können darum bitten, diese Dienste zu entfernen, wenn sie es selbst verwalten können oder wenn ein Dritter es günstiger tun kann.
Sie müssen auch entscheiden, wie lange sie diese Software benötigen werden. Wenn das Unternehmen die Software über Jahre hinweg nutzen wird, kann der Käufer längere Laufzeiten verhandeln, was manchmal zu günstigeren Preisen führt.
Endgültige Entscheidung
Die endgültige Entscheidung sollte auf allen zuvor gesammelten Informationen basieren. Unternehmen sollten versuchen, Bedürfnisse zu priorisieren und die Lösung auszuwählen, die die meisten, wenn nicht alle, ihrer Anforderungen erfüllt. Unternehmen müssen daran denken, dass es keine perfekte Software gibt, aber es gibt eine, die am besten für ihr Geschäft geeignet ist.
Wenn möglich, sollten Käufer ein Pilotprogramm mit einer kleineren Benutzergruppe durchführen, um zu beurteilen, wie gut die Software angenommen wird. Wenn die Plattform hohe Bewertungen erhält, können sie mit mehr Vertrauen kaufen. Wenn das Tool als ineffizient oder nicht wie erwartet funktionierend empfunden wird, könnte es an der Zeit sein, eine andere Software zu testen.
Trends in der AP-Automatisierungssoftware
Künstliche Intelligenz (KI)
KI hat das Potenzial, große Mengen an AP-Transaktionen zu analysieren, um versteckte Fehler oder Trends zu erkennen. KI kann auch verwendet werden, um potenzielle Probleme bei zukünftigen Einkäufen zu identifizieren, wie z. B. verspätete Zahlungen. Diese Art von Technologie kann auch verwendet werden, um Bots zu erstellen, die Mitarbeitern und Lieferanten helfen können. Während KI noch in den Kinderschuhen steckt, wird sie bereits verwendet, um die Genauigkeit zu verbessern und die Zeit zu reduzieren, die benötigt wird, um große Mengen an Transaktionen zu verarbeiten.
Cloud-basierte Lösungen
Cloud-basierte AP-Automatisierungsplattformen werden immer beliebter, da sie Vorteile gegenüber On-Premises-Optionen bieten. Die Integration neuer Technologien in bestehende Systeme, wie ein ERP, kann einfacher sein, was es ermöglicht, Produkt-Upgrades und neue Funktionen regelmäßig an Kunden zu veröffentlichen. Außerdem können Unternehmen mit einer vorgefertigten oder maßgeschneiderten AP-Automatisierungsplattform schneller in Betrieb gehen, was den ROI verbessert.
