Mehr über Bestellverwaltungssoftware erfahren
Was ist Auftragsverwaltungssoftware?
Auftragsverwaltungssoftware (OMS) ist eine Art von Software, die Unternehmen dabei hilft, ihre Auftragsabwicklung und Erfüllungsprozesse zu verwalten. Sie bietet eine zentrale Plattform, auf der Unternehmen Bestellungen aus verschiedenen Vertriebskanälen wie E-Commerce-Shops, Marktplätzen und stationären Geschäften verwalten können. Diese Software umfasst in der Regel Funktionen wie Auftragsverfolgung, Bestandsverwaltung, Versandmanagement und Berichterstattung. Mit einem OMS können Unternehmen ihre Auftragsabwicklungsprozesse automatisieren, Fehler reduzieren und die Effizienz verbessern.
Wenn beispielsweise ein Kunde eine Bestellung auf einer E-Commerce-Website aufgibt, verarbeitet das OMS die Bestellung automatisch, erstellt ein Versandetikett und aktualisiert die Bestandsmengen. Dies trägt dazu bei, dass der Kunde seine Bestellung schnell und genau erhält, während die Arbeitsbelastung des Unternehmens reduziert wird. Die Software kann auch in andere Systeme integriert werden, wie z.B. Buchhaltungssoftware, Kundenbeziehungsmanagement-Tools (CRM) und Marketing-Automatisierungsplattformen, um eine nahtlose End-to-End-Lösung für Unternehmen bereitzustellen.
Wofür steht OMS?
OMS steht für Auftragsverwaltungssoftware oder Auftragsverwaltungssysteme.
Was sind die häufigsten Funktionen von Auftragsverwaltungssoftware?
OMS bietet in der Regel mehrere Funktionen, die die Auftragsverwaltung von der ersten Annahme bis zum endgültigen Versand sowie die Auftragsabwicklung, das Versandmanagement, die Bestandskontrolle und die Produktkatalogisierung erleichtern.
Bestandsverwaltung: Die Software verfolgt die Verfügbarkeit von Lagerbeständen, weist Bestellungen verschiedenen Lagern zu und identifiziert die besten Versandoptionen für Benutzer. Diese Funktion hilft, den Kunden ein transparentes und offenes Erlebnis vor und nach dem Verkauf zu bieten.
Verkaufshistorie: Sie speichert Produktinformationen, Verfügbarkeit und Beliebtheit, die kontinuierlich aktualisiert werden, wobei die Statistiken für Mitarbeiter und Kunden sichtbar sind.
Kundendatenbank: Sie hilft bei der Verwaltung von Kundeninformationen, Kontakten und Aktivitäten in Bezug auf Verkäufe und Feedback in der Kundendatenbank des OMS.
Eingabe und Umwandlung von Bestellungen oder Angeboten: OMS ermöglicht es Unternehmen, Kundenbestellungen und Angebote effizient und genau zu bearbeiten, wodurch das Risiko von Fehlern reduziert und die Kundenzufriedenheit verbessert wird. Dies ermöglicht es Unternehmen, alle ihre Vertriebskanäle an einem Ort zu verwalten, wodurch der Bedarf an manueller Dateneingabe reduziert und die Bestellgenauigkeit verbessert wird.
Was sind die Vorteile von Auftragsverwaltungssoftware?
OMS kann Unternehmen jeder Größe zahlreiche Vorteile bringen.
Erhöhte Effizienz: OMS automatisiert viele der manuellen Prozesse, die mit der Auftragsabwicklung verbunden sind, wodurch die Wahrscheinlichkeit von Fehlern verringert und der Prozess beschleunigt wird.
Kundenservice: Es bietet den Kunden Echtzeit-Auftragsverfolgung und -aktualisierungen, was zu höheren Kundenzufriedenheitswerten führt.
Analysen und Berichterstattung: Die Software erstellt Berichte über Bestellungen, Bestandsmengen und Kundenverhalten und bietet Einblicke in die Unternehmensleistung.
Integrationen: OMS wird oft in andere Softwaresysteme wie E-Commerce-Plattformen, CRM- oder Abrechnungssoftware und Versanddienstleister integriert, um einen reibungsloseren und kohärenteren Prozess zu schaffen.
Wer nutzt Auftragsverwaltungssoftware?
OMS kann von einer Vielzahl von Unternehmen genutzt werden, darunter Einzelhändler, Großhändler, Distributoren, Hersteller und E-Commerce-Unternehmen. Jedes Unternehmen, das Bestellungen erhält und erfüllt, kann von der Nutzung der Software profitieren.
Einzelhändler: Einzelhändler, die Bestände verwalten und Bestellungen intern erfüllen, können von der Nutzung eines OMS profitieren, um die Auftragsabwicklung zu automatisieren und die Erfüllung zu optimieren.
Großhändler: Großhändler, die große Mengen an Bestellungen bearbeiten, können ein OMS nutzen, um Bestellungen effizienter zu verwalten und eine genaue Erfüllung sicherzustellen.
Distributoren: Distributoren können die Software nutzen, um Bestellungen über mehrere Kanäle, Lager und Anbieter hinweg zu verwalten, was eine bessere Bestandsverwaltung und optimierte Prozesse ermöglicht.
Hersteller: Hersteller können OMS nutzen, um Bestellungen von Kunden und Anbietern zu verwalten, die Produktion und den Versand zu koordinieren und genaue Bestandsmengen zu halten.
E-Commerce: E-Commerce-Unternehmen können OMS nutzen, um Bestellungen von mehreren Online-Marktplätzen und ihrer eigenen Website zu verwalten, was die Auftragsabwicklung und Erfüllung optimiert.
Was sind die Alternativen zur Auftragsverwaltungssoftware?
Es gibt eine Vielzahl von Alternativen zu OMS, die Unternehmen je nach ihren Bedürfnissen und ihrem Budget in Betracht ziehen können. Hier sind einige der häufigsten Alternativen, die diese Art von Software teilweise oder vollständig ersetzen können:
E-Commerce-Software: Unternehmen, die hauptsächlich über eine E-Commerce-Plattform verkaufen, können die integrierten Auftragsverwaltungs-Tools der Plattform nutzen.
Buchhaltungssoftware: Einige Buchhaltungssoftware verfügen über Auftragsverwaltungsfunktionen, die es Unternehmen ermöglichen, Bestellungen und Bestände zu verfolgen.
Lagerverwaltungssoftware: Unternehmen, die ihre eigenen Lager betreiben, können Lagerverwaltungssoftware (WMS) verwenden, die Auftragsverwaltungsfunktionen umfasst.
ERP-Systeme: Unternehmen können ERP-Software verwenden, die Auftragsverwaltung als eines ihrer Module umfasst.
Herausforderungen mit Auftragsverwaltungssoftware
OMS kann mit eigenen Herausforderungen verbunden sein.
Mangel an Integrationen: Auftragsverwaltungsplattformen sind am besten, wenn sie mit anderen Geschäftsbereichen verbunden sind. Wenn ein OMS nicht mit einem CRM, Finanzmanagement, Lieferkette und anderen Softwaremodulen verbunden ist, kann man wertvolle Effizienz- und Kundenservice-Möglichkeiten verpassen.
Konfigurationen: Ein Unternehmen möchte möglicherweise den Zugang zu ihrem OMS für verschiedene Mitarbeiter öffnen, die in verschiedenen Phasen des Kundenlebenszyklus beteiligt sind. Wenn ein OMS keinen anpassbaren Datenzugriff, Berichte und andere Informationen zulässt, könnten den Mitarbeitern die Werkzeuge fehlen, die sie benötigen, um ihre Arbeit gut zu machen.
Datenqualität: Wie die meisten Systeme ist ein OMS stark auf genaue Daten angewiesen, und schlechte Datenqualität kann zu Fehlern, Verzögerungen und falscher Auftragsabwicklung führen.
Komplexität: Je nach Größe und Komplexität des Unternehmens kann das OMS komplex sein, und es kann einige Zeit dauern, bis das Personal mit seiner Nutzung vertraut ist.
Wie kauft man Auftragsverwaltungssoftware?
Anforderungserhebung (RFI/RFP) für Auftragsverwaltungssoftware
Bei der Auswahl eines OMS ist es wichtig, zunächst zu prüfen, wie das Unternehmen arbeitet, und sich dann mit den verfügbaren Softwaretypen vertraut zu machen. Es gibt verschiedene Optionen für OMS-Produkte, einschließlich solcher, die für die Geschäftsbedürfnisse von kleinen und mittelständischen Unternehmen entwickelt wurden. Zu den zu berücksichtigenden Aspekten gehören die Fähigkeit, Bestellungen aus jedem Kanal zu empfangen, Bestandsmengen zu überwachen und Kundenauftragsverfolgung bereitzustellen.
Vergleich von Auftragsverwaltungssoftware-Produkten
Erstellen Sie eine Longlist
Je nach Branche möchte der Käufer eine Longlist von Softwareprodukten erstellen, die Unternehmen in ihrer speziellen Branche helfen sollen. Zum Beispiel gibt es Plattformen, die speziell für Unternehmen entwickelt wurden, während andere Flexibilität in der Anzahl der Benutzer bieten und zusätzliche Plätze erlauben, wenn ein Unternehmen wächst.
Erstellen Sie eine Shortlist
Nach der Überprüfung und Recherche der Software auf der Longlist kann der Käufer sie basierend auf seinem Budget reduzieren. OMS ist für alle Budgets verfügbar, und einige allgemeine Anwendungen können kostenlos heruntergeladen oder zu einem niedrigeren Preis gekauft werden.
Käufer müssen jedoch daran denken, dass je spezialisierter eine Software ist, desto teurer wird sie. Dies liegt daran, dass die Benutzerbasis für spezialisierte Software relativ klein ist. Das Unternehmen sollte bereit sein, einen Aufpreis zu zahlen, wenn es etwas Spezifisches für seine Branche oder maßgeschneidert für sein Geschäft möchte.
Führen Sie Demos durch
Als Faustregel sollten Unternehmen alle Produkte auf ihrer Shortlist vorführen. Während der Demos sollten Käufer spezifische Fragen zu den Funktionen stellen, die ihnen am wichtigsten sind. Zum Beispiel könnte man darum bitten, durch Funktionen zur Verwaltung von Kundendaten, zur Eingabe von Bestellungen oder zur Überprüfung von Versandpräferenzen geführt zu werden.
Auswahl der Auftragsverwaltungssoftware
Wählen Sie ein Auswahlteam
Die Manager aus Abteilungen wie Versand, Beschaffung, Finanzen und Buchhaltung , die diese Software verwenden werden, müssen in den Auswahlprozess einbezogen werden. Jedes Unternehmen ist anders, und häufige Benutzer sind in der besten Position, um eine fundierte Meinung zu den besonderen Bedürfnissen des Unternehmens zu bieten. Einige Benutzer können sogar dem Unternehmen helfen, die ausgewählte Software zu installieren und einzurichten.
Nachdem eine Software ausgewählt wurde, müssen Käufer daran denken, dass sie nicht für immer an diese Auswahl gebunden sind; die meisten Plattformen erlauben Add-ons oder Modifikationen. Das Unternehmen sollte diese Entscheidung jedoch nicht leichtfertig treffen, da unabhängig davon, welche Software gewählt wird, ein erheblicher Zeit- und Geldaufwand erforderlich ist. Um eine Rendite auf die Investition (ROI) zu sehen, können Käufer ihre Meinung nicht nach ein paar Monaten ändern und die Software wechseln.
Verhandlung
Die Verhandlung eines Softwarevertrags ist entscheidend, um das Risiko zu minimieren, sei es in Bezug auf Leistungsschutz, Sicherheitsschutz oder einfach um sicherzustellen, dass beide Parteien sich darüber einig sind, was sie voneinander erwarten. Wenn ein Unternehmen über den Cashflow verfügt, könnte es um einen Rabatt im Gegenzug für eine jährliche Vorauszahlung bitten, und viele Softwareanbieter sind bereit, diesen Deal zu machen. Ein Softwareanbieter kann unbegrenzte Nutzung anbieten, wenn der Käufer im Voraus zahlt, anstatt einen monatlichen oder vierteljährlichen Paketpreis zu zahlen.
Käufer sollten auch bestimmen, ob sie Hilfe bei der Implementierung oder Integration der Software mit anderen Systemen benötigen. In der Regel wird das erste Angebot eines Softwareanbieters einige Implementierungsdienste in einem bestimmten Zeitrahmen enthalten. Käufer können darum bitten, diese Dienste zu entfernen, wenn sie es selbst verwalten können oder wenn ein Dritter es günstiger tun kann. Käufer müssen auch entscheiden, wie lange sie diese Software benötigen werden. Wenn das Unternehmen die Software über Jahre hinweg nutzt, kann der Käufer längere Laufzeiten aushandeln, was manchmal zu günstigeren Preisen führt.
Endgültige Entscheidung
Die endgültige Entscheidung sollte auf allen zuvor gesammelten Informationen basieren. Unternehmen sollten Prioritäten setzen und die Lösung auswählen, die die meisten, wenn nicht alle, ihrer Anforderungen erfüllt. Unternehmen müssen daran denken, dass es keine perfekte Software gibt, aber es gibt eine, die am besten für ihr Geschäft geeignet ist.
Wenn möglich, sollten Käufer versuchen, ein Pilotprogramm mit einer kleineren Benutzergruppe durchzuführen, um zu beurteilen, wie gut die Software angenommen, integriert und implementiert wird. Wenn die Plattform hohe Bewertungen erhält, können sie mit Zuversicht kaufen. Wenn das Tool ineffizient ist oder nicht wie erwartet funktioniert, könnte es an der Zeit sein, ein anderes Auftragsverwaltungstool zu testen.
Trends in der Auftragsverwaltungssoftware
Cloud-basiert
Cloud-basierte Auftragsverwaltungssysteme werden immer beliebter, da sie es Unternehmen ermöglichen, von überall mit einer Internetverbindung auf die Software zuzugreifen und eine größere Skalierbarkeit und Flexibilität bieten.
Omnichannel
Der Aufstieg des Omnichannel-Handels bedeutet, dass Unternehmen in der Lage sein müssen, Bestellungen über mehrere Kanäle hinweg zu verwalten, einschließlich stationärer Geschäfte, E-Commerce-Websites und Marktplätze.
Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen
KI und ML werden zunehmend in OMS eingesetzt, um Prozesse zu automatisieren, die Genauigkeit zu verbessern und prädiktive Analysen bereitzustellen.
