Wir alle können ein kleines, aber konstantes Problem bei der Arbeit auflisten, das unseren Rhythmus stört.

Dies umfasst alles, von verlegten Notizen über das Warten auf E-Mail-Antworten für kleinere Anfragen bis hin zum Vergessen, welche Aufgaben von anderen abhängig sind.

Obwohl keines dieser Probleme einzeln betrachtet ein großes Problem darstellt, können sich diese Hindernisse im Laufe der Zeit summieren. Und wenn man diese Probleme auf ein Team anwendet, spürt jeder die Verlangsamung.

Team-Kollaborationstools zielen darauf ab, Herausforderungen zu glätten, die den Arbeitsablauf auf jeder Ebene behindern, indem sie eine schnelle Kommunikation erleichtern und klare Fahrpläne für den Fortschritt eines Projekts erstellen. Es ist einfach, einmalige Softwarelösungen zu finden, um die Ziele Ihres Teams zu organisieren und eine schnelle Kommunikation zu fördern.

Ein Team-Kollaborationstool zielt darauf ab, Mitarbeiter auf dem gleichen Stand zu halten, sicherzustellen, dass keine isolierte Teamkommunikation stattfindet, und Ziele zu erreichen. Ein gutes Beispiel für ein Team-Kollaborationstool ist Microsoft Sharepoint, das in Microsoft 365 enthalten ist. Diese Software ermöglicht es Benutzern, Inhalte, Wissen und Apps zu teilen und zu verwalten, um die Teamarbeit zu fördern, Informationen schnell zu finden und nahtlos zusammenzuarbeiten.

Der Kollaborationsbereich ist geschäftig, und das Verstehen des Lärms kann die Suche nach Lösungen behindern, die Ihr Team zu einer organisierteren und kommunikativeren Zukunft führen. Ein guter Ausgangspunkt ist, die Art und Weise, wie Sie über Kollaborationstools denken, einschließlich ihrer Funktionen und beabsichtigten Verwendungen, neu zu gestalten.

Wer nutzt Team-Kollaborationstools?

Kollaborationstools sind nützlich für Organisationen und agile Teams jeder Größe. Kollaborationssoftware hilft Menschen innerhalb eines Unternehmens, auf ein gemeinsames Ziel hinzuarbeiten. Kollaborationstools sind in der Regel cloudbasierte Lösungen, auf die Benutzer jederzeit und überall mit einem Computer, Tablet oder Smartphone mit Internetverbindung zugreifen können. 

Wenn Sie Echtzeit-Dokumentenbearbeitung, sichere Dateifreigabe oder nahtlose Projektkollaboration benötigen, schauen Sie sich die Top-Cloud-Content-Kollaborationstools an.

Bedeutung der Nutzung von Team-Kollaborationstools

Analysten prognostizieren, dass der Wert des Marktes für Kollaborationssoftware bis 2024 13,58 Milliarden US-Dollar erreichen wird. Mit neueren Verbesserungen in der Technologie und einem Anstieg der Remote-Arbeiter aufgrund von COVID-19 gibt es einen steigenden Bedarf an Kollaborationssoftware.

Verbesserte Produktivität

Geteilte Daten und organisierte Gespräche helfen Kollegen, Ziele mit Fokus zu erreichen. Mit Anwendungen wie Microsoft Teams für Arbeitsplätze, die in Microsoft 365 enthalten sind, kommunizieren Teams, richten Meetings ein, tätigen Anrufe, bestimmen Verfügbarkeit und finden alte Gespräche.

Verbesserter Informationsaustausch 

Mitarbeiter können die Informationen selbst über eine Team-Kollaborationsplattform abrufen, anstatt sich auf bestimmte Kollegen zu verlassen. Microsoft Sharepoint von Microsoft 365 hilft Unternehmen, eine einheitliche Datenbank für Mitarbeiter zu pflegen, damit jeder schnell auf wichtige Informationen zugreifen kann. 

Bessere Ausrichtung

Mitarbeiter können so in die Arbeit vertieft sein, dass sie die übergeordneten Ziele und Werte ihres Unternehmens aus den Augen verlieren. Kollaborationssoftware bietet regelmäßige Benachrichtigungen über interne Änderungen und Updates, damit Mitarbeiter diese täglich in ihre Arbeit einfließen lassen können.

Bessere Ergebnisse

Office-Suiten wie Microsoft Office helfen Mitarbeitern, Dokumente in verschiedenen Formaten wie Word-Dokumenten, Tabellenkalkulationen und Präsentationen zu erstellen, zu teilen, zu bearbeiten und zu kritisieren. Die Verwendung solcher Lösungen verhindert, dass Mitarbeiter ständig zwischen mehreren Softwareanwendungen wechseln müssen.

Funktionen von Team-Kollaborationstools

Team-Kollaborationstools sind auf dem Markt weit verbreitet, und es gibt viele Optionen, aus denen Sie wählen können. Von Suiten wie Microsoft 365 bis hin zu eigenständigen Produkten kann es verwirrend sein, das richtige Kollaborationstool für Ihre Organisation auszuwählen. Hier sind einige Funktionen, die Sie berücksichtigen sollten: 

• Messaging. Team-Kollaborationstools bieten eine Instant-Messaging-Lösung, wie Microsoft Teams, das in Microsoft 365 enthalten ist. Das Messaging-Tool hilft, Echtzeitkommunikation und Räume oder Gruppen zu bieten, um die funktionsübergreifende Zusammenarbeit innerhalb von Organisationen zu verbessern. 
• Dateifreigabe. Lösungen wie OneDrive mit Microsoft 365 helfen Kollegen, Dateien schnell zu teilen, ein wesentlicher Bestandteil einer Team-Kollaborationssuite. Teams können dies entweder über die Instant-Messaging-Anwendung oder eine eigenständige Lösung tun, um große Mengen wichtiger Dateien zu speichern. 
• Suche. Team-Kollaborationstools verfügen über erweiterte Suchfunktionen, um Benutzern zu helfen, schnell die benötigten Inhalte zu finden. 
• Dokumentenkollaboration. Team-Kollaborationstools bieten Dokumentenkollaboration, wie die Hauptfunktion in Microsoft Word. Es ermöglicht Benutzern, andere Dokumente in Echtzeit anzusehen und zu bearbeiten. 
• Videokonferenzen. Einige Team-Kollaborationssoftwarelösungen bieten Videokonferenzen, sodass Benutzer an einem Meeting teilnehmen und überall zusammenarbeiten können. 
• Aufgabenmanagement. Microsoft To-Do ist ein primäres Beispiel für eine leistungsstarke Aufgabenmanagementlösung. Es ermöglicht Benutzern, Projekte zu erstellen und zu verwalten sowie sie in Echtzeit zu verfolgen.
• Kalender. Viele Team-Kollaborationslösungen bieten die Möglichkeit, individuelle und Teamkalender anzuzeigen und zu verwalten. Diese Kalender können auch mit E-Mail-Lösungen und Projektmanagement- und Aufgabenmanagementsoftware integriert werden.

Vier Arten von Kollaborationssoftware

Kollaborationstools sind in ihren Funktionen unglaublich vielfältig. Die Funktionalität dieser Tools reicht von schneller Kommunikation über Aufgabenverfolgung bis hin zur Planung von Unternehmensmissionen. Bei der Vielzahl von Produkten auf dem Markt kann es schwierig sein, die Breite der verfügbaren Optionen zu verstehen.

Der Kollaborationsbereich wird jedoch zugänglicher, wenn er nach Struktur und fester Funktionalität organisiert wird. Tools, die freiere Räume für Zeitmanagement, Kollaboration und Kommunikation bieten, sind weniger strukturiert und flexibler in ihren Funktionen.

Andere Produkte, die strengere Funktionalitäten wie Aufgabenverteilung oder Projektplanung bieten, können als strukturierter und fester in ihren beabsichtigten Anwendungsfällen beschrieben werden.

Kommunikationstools

Niemand mag es, lange E-Mail-Ketten zu durchforsten, um eine einzige Satzbestätigung zu finden. Kommunikationstools helfen, sofortige Peer-to-Peer-Interaktionen zu erleichtern, um die Nutzung formellerer und längerer Tools zu vermeiden.  

Tools, die für schnelle Kommunikation verwendet werden, wie Teams, das in Microsoft 365 for Business enthalten ist, gehören zu den am wenigsten strukturierten Kollaborationsprodukten und ermöglichen es Unternehmen, sie zur Lösung zahlreicher Probleme zu nutzen und ihre Rolle im Software-Ökosystem zu gestalten.

Einige gängige Arten von Kommunikationstools sind:

• Interne Kommunikationstools: Es wäre schwer, ein Unternehmen zu finden, das keine Form von interner Kommunikations-App verwendet. Interne Kommunikationssoftware bietet Mitarbeitern ein Tool, um schnell miteinander oder mit ihrem Team zu kommunizieren, ähnlich wie eine Text- oder Sofortnachricht.
• Videokonferenztools: Face-to-Face-Kommunikation ist zweifellos der beste Weg, um Ideen auszutauschen oder schnell mit Kollegen zu kommunizieren. Videokonferenzsoftware hilft, diese Gespräche zu ermöglichen, wenn Entfernung sonst ein Hindernis darstellen würde.
• VoIP-Anbieter: Ähnlich wie bei Videokonferenzen bietet VoIP-Software den Komfort der Echtzeitkommunikation, um sofortige Fragen und Bedenken schnell zu klären. Viele VoIP-Angebote funktionieren über eine Internetverbindung, sodass Benutzer über Audiokonferenzen aus der ganzen Welt ohne Telefonverbindung kommunizieren können.

Organisierte Kollaborationstools

Das Nachverfolgen von endgültigen Entscheidungen oder das Diskutieren von Ideen aus Meetings kann eine Unannehmlichkeit sein. Diese Auswahl an Produkten hilft, ansonsten unorganisierte Ideenfindung und Brainstorming zu sammeln und zu verwalten. Sie sind jedoch immer noch freier in ihrer Nutzung im Vergleich zu breiter fokussierten Produkten.

Arten von organisierten Kollaborations-Apps umfassen:

• Meeting-Management-Plattformen: Jeder hat schon einmal mit unorganisierten Meetings zu tun gehabt, die nirgendwohin führen. Meeting-Management-Software zielt darauf ab, Struktur in die freien Prozesse der Projektplanung, des Brainstormings und der Entscheidungsfindung zu bringen.
• Ideenmanagement-Tools: Brainstorming-Sitzungen innerhalb eines Teams können eine effektive Methode sein, um Informationen zu sammeln und die beste Lösung für ein Problem zu finden. Ideenmanagement-Software formalisiert diesen Prozess und hilft, eine Mindmap zu erstellen, die einen Raum bietet, um Ideen zu erfassen und zu speichern, die später überprüft und umgesetzt werden können.
• Board-Management-Produkte: Vorstandsmitglieder und andere Unternehmensleiter verwenden Board-Management-Software, um die Werkzeuge zur Zusammenarbeit während Meetings bereitzustellen und fundierte Entscheidungen über langfristige Ziele zu treffen. Diese Software ist einzigartig, da sie einige kollaborative Aspekte mit dem Entscheidungsfokus von Roadmap-Tools verbindet.
• Notiz-Apps: Es ist immer hilfreich, Notizen aus Meetings sofort aufzuschreiben, sobald sie auftauchen. Notiz-Management-Software ermöglicht es Benutzern, alle Notizen in einer formalen App zu speichern, um sicherzustellen, dass sie organisiert und durchsuchbar sind. Einige Notiz-Apps ermöglichen sogar die Zusammenarbeit, sodass mehrere Personen auf Notizen zugreifen können, um sie später als Referenz zu verwenden.

Zeiterfassungstools

Sich an alle Aufgaben zu erinnern, die man erledigen muss, ist schon eine Herausforderung für sich, aber wenn man Eventualitäten und sich überschneidende Fristen hinzufügt, kann es schnell überwältigend werden. Zeiterfassungstools konzentrieren sich darauf, den täglichen Verantwortlichkeiten Struktur zu verleihen, indem sie in verdauliche Aufgaben unterteilt werden und Erinnerungen für Fristen bieten.

Diese Tools sind strukturierter im Vergleich zu den zuvor besprochenen. Sie konzentrieren sich jedoch mehr auf die täglichen Aktivitäten von Teams, und ihr kurzfristiger Fokus gibt ihnen immer noch mehr Flexibilität als ihre langfristigeren Cousins.

Arten von Zeiterfassungstools umfassen:

• Aufgabenmanagement-Tools: Den Überblick über tägliche Aufgaben zu behalten und sich an Fristen zu erinnern, kann entmutigend werden, wenn die Arbeit sich häuft. Aufgabenmanagement-Software bietet eine saubere Checkliste von Aufgaben, die abgehakt werden können, sobald sie erledigt sind. Der Benutzer erstellt entweder selbst Aufgaben oder wird von einem Vorgesetzten Aufgaben zugewiesen. Andere können benachrichtigt werden, wenn eine Aufgabe abgeschlossen wurde.
• Kalendersoftware: Integrierte Kalender sind ein hervorragendes Check-in-System für beschäftigte Teams. Viele Kalendersoftware bietet einen Teamkalender, in dem Mitglieder posten können, wann sie erwarten, Projekte abzuschließen oder wann sie nicht im Büro sein werden.

Roadmap-Tools

Das Konzept, ein ganzes Projekt oder eine Produktveröffentlichung zu planen und durchzuführen, ist angstinduzierend. Zum Glück gibt es viele spezialisierte Tools, die darauf abzielen, dem Lebenszyklus eines Produkts oder Projekts oder der Planung langfristiger Unternehmensziele Struktur zu verleihen.

Diese Auswahl an Tools ist die rigideste der besprochenen Angebote. Sie bringen sehr klare Organisation mit wenig Spielraum für freie Nutzung. Dies ist jedoch nicht negativ; Teams möchten ihre langfristigen Pläne gut durchdacht und aufgeschlüsselt haben.

Gängige Arten von Roadmap-Tools sind:

• Projektmanagement-Software: Diese Tools zerlegen große Projekte in kleinere Aufgaben, die einzelnen Personen mit Eventualitäten und Fristen zugewiesen werden können. Viele Projektmanagement-Software fungiert entweder auch als Aufgabenmanagement-Tool oder integriert sich mit einem, sodass einzelne Teammitglieder eine Pipeline von Aufgaben haben, die sie erledigen müssen, die zu einem größeren Projekt beitragen. Es gibt auch viele kostenlose Projektmanagement-Software-Tools für Einzelpersonen oder Teams mit kleinem Budget.

• Strategische Planungsprodukte: Eine Unternehmensvision oder eine Geschäftsmission zu entscheiden, ist bereits eine massive Aufgabe. Tatsächlich die Planung und Verfolgung des Fortschritts in Richtung dieser Unternehmensziele hinzuzufügen, macht die Aufgabe nur scheinbar unmöglich. Strategische Planungssoftware versucht, den Prozess des Aufbaus einer Missionserklärung zu organisieren, einen Plan für deren Umsetzung zu erstellen und dann den Gesamtfortschritt in Richtung dieses Ziels zu verfolgen.

Vorteile von Kollaborationstools

Die wesentliche Softwarelösung in einem Unternehmen ist ein Team-Kollaborationstool, und die Auswahl des richtigen Sets kann einen großen Unterschied machen. 

Die richtigen Kollaborationstools, wie die in Microsoft 365 enthaltenen, können einem Unternehmen sehr zugutekommen und einen großen Einfluss haben. 

Hier sind die Vorteile der Implementierung eines Team-Kollaborationstools in Ihrem Unternehmen: 

• Die richtige Arbeitskultur. Eine zentralisierte Team-Kollaborationssoftware hilft Mitarbeitern, noch einmal nachzudenken, bevor sie negative Kommentare in einem Forum teilen, da die gesamte Organisation sie sehen kann. Sie ermöglicht es den Mitarbeitern, besser zu arbeiten und sich auf Teamziele zu konzentrieren, anstatt unproduktive Gespräche zu führen. 
• Ein Ort für alles. Der Wechsel zwischen mehreren Anwendungen kann im Büro unproduktiv sein, dennoch tun es viele Menschen immer noch. Team-Kollaborationstools helfen, dies zu verhindern und die Produktivität zu verbessern. 
• Transparenz. Teams ohne isolierte Kommunikation können Aufgaben schnell ausführen und Probleme beheben. Team-Kollaborationstools verbessern die Sichtbarkeit von Kalendern, Berichten und anderen wichtigen Dokumenten, um den Mitarbeitern zu helfen, verantwortlich zu bleiben.
• Verbesserte Teamarbeit. Da Team-Kollaborationstools isolierte Kommunikation überbrücken, hilft es ihnen, schneller Unterstützung zu erhalten und Anfragen zu klären. Es hilft ihnen auch, schneller zusammenzuarbeiten.

Herausforderungen von Team-Kollaborationstools

Selbst mit Team-Kollaborationstools können zu viele Beteiligte an einem Projekt Missverständnisse und Verwirrung verursachen.

Einige andere Herausforderungen von Kollaborationstools umfassen: 

• Unfähigkeit, Key Performance Indicators (KPIs) zu definieren und klare Ziele zu setzen
• Erhöhter Wettbewerb unter den Mitarbeitern kann Hindernisse für den Wissensaustausch und die echte Zusammenarbeit schaffen 
• Gezielte mangelnde Transparenz innerhalb eines Teams wirkt sich negativ auf die Teammitglieder aus 
• Leistungsschwache Mitglieder verursachen negative Auswirkungen auf das gesamte Team, was zu Ineffektivität und Konflikten führt 
• Reduzierte Engagements führen zur Unfähigkeit, Probleme zu identifizieren und anzugehen, anstatt gemeinsam Lösungen zu finden 
• Unentschlossenheit und Meinungsverschiedenheiten unter den Führungskräften schaffen unklare Erwartungen und verzögerte Fristen. 
• Der Konflikt zwischen verschiedenen Abteilungen, die unterschiedliche Kollaborationstools und -methoden verwenden 

Ihr gesamtes Kollaborationsökosystem

Kein Produkttyp ist von Natur aus besser als ein anderer. Ein Projektmanagement-Tool wird nicht unbedingt die Peer-to-Peer-Kommunikation erleichtern, und eine interne Kommunikations-App bietet nicht denselben breiten, langfristigen Überblick über Teamziele, um die Menschen auf Kurs zu halten.

Dies sind auch keine festen Abgrenzungen. Viele Kollaborationstools erscheinen in mehreren Kategorien über das Spektrum hinweg, abhängig von der Funktionalität, die sie bieten. Kollaborationstools neigen auch dazu, sich miteinander zu integrieren, um ein kohärentes, nahtloses Software-Ökosystem zu schaffen, das Ihr Team unterstützt, wo immer es gerade zusammenarbeitet.

Unternehmen sollten darauf abzielen, eine Reihe von Produkten aus den verschiedenen Strukturebenen auszuwählen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die Möglichkeit haben, mit mehreren Lösungen zu arbeiten. Konzentrieren Sie sich darauf, die Schwächen Ihres Unternehmens zu identifizieren und Softwarelösungen zu finden, um die Lücken zu füllen. Dies kann bedeuten, ein umfassendes Produkt auszuwählen, das alle Grundlagen abdeckt, oder einige Produkte zu verwenden, um eine umfassende Abdeckung zu schaffen.

Die Auswahl der besten Kollaborationssoftware für Ihr Team kann schwierig sein. Zum Glück gibt es viele Optionen. Erfahren Sie mehr darüber, wie Produktivitätssoftware Ihnen hilft, Ihre Arbeit zu verbessern und die Teamkommunikation zu verbessern.