Saiba Mais Sobre Software de Criação de Documentos
O que é Software de Criação de Documentos?
Ferramentas de criação de documentos baseadas em nuvem podem ser compartilhadas, visualizadas e ajustadas com qualquer pessoa que o usuário escolha para colaborar. Além disso, as ferramentas incluem configurações de privilégio de acesso para que apenas usuários com permissões possam visualizar determinados documentos. Ferramentas baseadas em nuvem também fornecem aos usuários acesso a documentos a qualquer hora, em qualquer lugar, desde que você tenha acesso à internet. Em alguns casos, as ferramentas de criação de documentos permitem ajustes offline — embora essas edições não sejam salvas até que o acesso à internet seja restabelecido — o que é particularmente útil para trabalhadores que estão viajando e não podem acessar facilmente a internet.
Além dos benefícios de acessibilidade, o software de criação de documentos permite uma melhor organização. Em muitos casos, o software fornece um repositório para armazenar e gerenciar todos os documentos criados. Tal repositório geralmente existe em um drive que pode ser facilmente compartilhado com uma equipe. Se toda a equipe tiver acesso aos documentos criados, eles podem localizar mais facilmente projetos específicos e colaborar melhor com os membros da equipe.
Principais Benefícios do Software de Criação de Documentos
- Fornece uma solução fácil de colaboração
- Configura facilmente as configurações para formalizar padrões de formatação consistentes e garantir privacidade
- Facilita o compartilhamento e gerenciamento de documentos armazenados
Por que Usar Software de Criação de Documentos?
Para empresas, o principal benefício de uma solução de criação de documentos é a colaboração em projetos escritos ou visuais. O software de criação de documentos pode simplificar significativamente projetos colaborativos, armazenando, organizando e permitindo edições em qualquer documentação relacionada ao projeto. Esse benefício pode ser sentido tanto em situações onde vários membros da equipe devem contribuir igualmente para um projeto quanto quando um único documento requer uma segunda opinião antes da publicação.
Além disso, o software de criação de documentos fornece uma solução perfeita para escritores. Tome, por exemplo, escritores freelancers remotos ou membros da equipe: em vez de enviar interminavelmente peças de conteúdo por e-mail, eles podem facilmente enviar seu conteúdo escrito em um drive compartilhado da empresa. Uma vez que o conteúdo existe no drive, ele pode ser facilmente compartilhado com outros membros da equipe e gerentes, encaixando-se perfeitamente em processos e fluxos de trabalho existentes.
Quem Usa Software de Criação de Documentos?
Conteúdo escrito e visual está em toda parte, independentemente da indústria, então todas as empresas e freelancers têm um caso de uso para software de criação de documentos. Ferramentas de criação de documentos são mais comumente vistas em indústrias que publicam ou compartilham conteúdo, como marketing, mídia e educação. Além disso, empresas de serviços financeiros, escritórios de advocacia e outras entidades corporativas usam ferramentas de criação de documentos para produzir documentos. Por exemplo, um originador de empréstimos pode usar um gerador de documentos para criar um contrato de empréstimo de forma rápida e fácil. O aspecto colaborativo ajuda a conectar equipes em projetos únicos, auxilia na conversão de arquivos e fornece uma solução fácil de processamento de texto, razão pela qual o software é popular em todas as indústrias.
Tipos de Software de Criação de Documentos
Existem alguns tipos diferentes de ferramentas de criação de documentos disponíveis:
Processador de texto — Quando o objetivo é colocar palavras na página, um processador de texto é o seu tipo de ferramenta de criação de documentos. Seja um relatório, contrato ou até mesmo notas de brainstorming, os processadores de texto fornecem uma variedade de recursos para facilitar o processo de escrita. Por exemplo, contagem de palavras e contagem de páginas, que são recursos comuns dos processadores de texto, ajudam o usuário a acompanhar quaisquer metas ou parâmetros de tarefa que tenham sido estabelecidos.
Criador/editor de PDF — Editores de PDF auxiliam na criação, edição e conversão de PDFs. Editores de PDF são úteis em situações onde o texto precisa ser redigido ou quando você precisa tornar o texto de um documento pesquisável.
Recursos do Software de Criação de Documentos
Apesar de sua aparente simplicidade, o software de criação de documentos vem repleto de recursos para agilizar o processo de digitação de documentos. A maioria dos produtos no mercado virá com os mesmos recursos básicos, mas muitas soluções baseadas em nuvem são capazes de fornecer recursos colaborativos extras devido à sua natureza sincronizável.
Processador de texto — Todas as soluções de criação de documentos servem como um processador de texto. O principal caso de uso básico de uma solução de criação de documentos é permitir que os usuários insiram, editem e formatem texto.
Verificação gramatical e ortográfica — A maioria das soluções de criação de documentos fornece um verificador gramatical e ortográfico embutido. Palavras que estão escritas incorretamente ou usadas incorretamente em termos de gramática são destacadas para que os usuários possam revisá-las e fazer alterações. Verificadores gramaticais e ortográficos também costumam fornecer uma correção recomendada que oferece a potencial grafia ou uso correto de uma palavra.
Modificadores de fonte — O software de criação de documentos pode fornecer dezenas de fontes pré-instaladas para os usuários escolherem. Para soluções locais, os usuários também podem baixar fontes online e usá-las dentro do software após a instalação. Os usuários também têm a capacidade de negritar, italicizar e sublinhar texto, e algumas opções também permitem que os usuários mudem a cor do texto e destaquem seções.
Salvar e armazenar — Os usuários podem salvar e armazenar seus documentos de dentro do software de criação de documentos. Soluções locais permitirão que os usuários nomeiem seus documentos e decidam onde em seu disco rígido desejam armazenar o documento. Soluções baseadas em nuvem geralmente se integrarão a um sistema de gerenciamento de conteúdo para armazenar documentos salvos. Todos os documentos salvos podem ser abertos novamente mais tarde para que os usuários possam continuar escrevendo ou editá-los.
Formatação de documentos — Ferramentas de criação de documentos permitem que os usuários alterem todos os aspectos de um documento, incluindo margens, cabeçalhos e rodapés, espaçamento entre linhas e indentação.
Modelos — Formatos de documentos podem ser salvos como um modelo para uso repetido. Muitas ferramentas de criação de documentos também fornecerão modelos prontos para documentos como currículos, formulários legais, cartas e folhetos.
Inserir imagens — Ferramentas de criação de documentos podem adicionar imagens a documentos a partir de armazenamento local salvo ou da nuvem, dependendo da solução. Algumas soluções podem até puxar imagens como gráficos ou tabelas de outros softwares como planilhas se integrações forem fornecidas.
Tipos de arquivo — A maioria das ferramentas de criação de documentos permitirá que os usuários salvem ou baixem seus documentos como diferentes tipos de arquivo, incluindo PDF, arquivos de texto simples e arquivos de texto rico.
Recursos Adicionais de Criação de Documentos
Edição colaborativa — Como as soluções de criação de documentos baseadas em nuvem podem sincronizar entre dispositivos, a maioria permite que vários usuários editem um documento ao mesmo tempo. Os usuários podem ver mudanças e adições em tempo real (e ver quem as está fazendo). Soluções baseadas em nuvem também permitem que os usuários vejam todos que estão visualizando o documento em um determinado momento, mesmo que não estejam fazendo nenhuma adição ao próprio documento.
Sugerir edições — Soluções baseadas em nuvem permitirão que os usuários compartilhem documentos com outros para que possam revisar seu trabalho. Revisores terão a opção de sugerir edições em vez de editar o documento diretamente. Essas edições sugeridas podem então ser aprovadas pelo proprietário do documento ou por quem o proprietário der permissão. Uma vez que as mudanças são aprovadas, a edição recomendada é então aplicada ao documento original.
Compartilhamento — Enquanto documentos criados usando soluções de criação de documentos locais terão que ser anexados a uma mensagem para compartilhá-los, aqueles feitos com soluções baseadas em nuvem podem simplesmente compartilhar um link que leva o usuário ao documento. O proprietário do documento pode definir diferentes permissões por documento ou usuário, como apenas visualização ou permitir que outros façam alterações.
Tendências Relacionadas ao Software de Criação de Documentos
À medida que as ferramentas de criação de documentos se tornam mais populares em ambientes colaborativos, há mais espaço para transformação digital:
Integração social — Muitas soluções de criação de documentos oferecem conexão a sites de mídia social, como Facebook e Twitter, o que melhora os recursos de colaboração e armazenamento. Por exemplo, algumas ferramentas baseadas em nuvem permitem que os usuários compartilhem instantaneamente um arquivo via mídia social.
Mais plataformas baseadas em nuvem — Existem inúmeros benefícios em aproveitar uma ferramenta de criação de documentos baseada em nuvem, como facilidade de colaboração, responsabilidade e gerenciamento de projetos. Por causa disso, mais e mais pessoas estão interessadas em usar ferramentas de criação de documentos baseadas em nuvem. À medida que as empresas reagem a essa mudança, soluções baseadas em nuvem estão se tornando mais abundantes e desenvolvidas.
Software e Serviços Relacionados ao Software de Criação de Documentos
Existem várias outras opções de software disponíveis que complementam as ferramentas de criação de documentos:
Software de planilhas — Semelhante ao software de criação de documentos, o software de planilhas organiza, cataloga e mantém dados, mas na forma de uma planilha. Os dados dentro da planilha podem então ser transformados em gráficos e tabelas. O software de planilhas também oferece recursos de colaboração semelhantes aos oferecidos no software de criação de documentos.
Software de apresentação — O software de apresentação permite que os usuários criem apresentações interativas baseadas em slides usando modelos personalizados ou prontos. Semelhante às ferramentas de criação de documentos, o software de apresentação permite que os usuários gerem documentos visuais de maneira colaborativa.
Pacotes de escritório — O software de criação de documentos às vezes vem incluído em um pacote maior de ferramentas de escritório que também incluirá software de apresentação e software de planilhas. Os usuários se beneficiarão do fato de que o software no pacote de escritório integrado se integra entre si, permitindo que os usuários puxem facilmente informações de um para outro. Por exemplo, uma ferramenta de criação de documentos que se integra a um software de planilhas pode puxar gráficos e tabelas dele e adicioná-los a um documento de texto sem exigir que o usuário saia do software.
Software de geração de documentos — O software de geração de documentos é semelhante ao software de criação de documentos, na medida em que ambos estão preocupados com a criação de documentos baseados em texto. No entanto, o software de geração de documentos é usado especificamente para documentos que requerem que dados sejam extraídos de uma fonte externa e usados para gerar um formulário. Enquanto ferramentas de criação de documentos podem ser usadas em instâncias não rotineiras, empresas que requerem um fluxo de trabalho simplificado entre dados e criação de formulários teriam suas necessidades melhor atendidas com uma solução de geração de documentos.
Software de edição de PDF — Embora ferramentas de criação de documentos geralmente possam salvar um documento como PDF, poucas podem editar PDFs por si mesmas. Se os usuários não tiverem acesso a uma versão não-PDF de um documento, eles não poderão fazer edições nele usando apenas uma solução de criação de documentos. Em vez disso, os usuários precisarão recorrer a um editor de PDF se quiserem fazer alterações em um arquivo PDF.
