Saiba Mais Sobre Software de Digitalização de Documentos
O que é Software de Digitalização de Documentos?
Dispositivos físicos de scanner existem há anos, processando documentos em papel com conteúdo impresso ou escrito em documentos digitais. Esse hardware há muito tempo acompanha impressoras padrão como ferramentas necessárias em um ambiente de escritório. Se você tinha um formulário importante, aplicação ou contrato que queria salvar ou compartilhar em seu estado original com diferentes usuários, essa era a única solução real. Agora, o software de digitalização de documentos permite que você processe esses dados em papel em digitalizações de alta qualidade usando uma câmera digital ou smartphone.
Você ainda pode desejar um scanner de documentos físico para digitalizar texto da maneira tradicional, mas para uma digitalização rápida de documentos de onde quer que você esteja, essas ferramentas podem ajudá-lo sem depender de dispositivos externos. Elas também podem ser uma substituição completa para scanners de arquivos, oferecendo recursos adicionais como gerenciamento de arquivos, assistência de fluxo de trabalho e exportação em diferentes formatos.
Principais Benefícios do Software de Digitalização de Documentos
- Aproveitar a imagem digital em vez de scanners físicos
- Produzir documentos digitais completos e de alta qualidade
- Permitir que digitalizações sejam salvas ou exportadas em vários tipos de arquivos
- Capacitar os usuários a fazer digitalizações rápidas e precisas de lotes de documentos
Por que Usar Software de Digitalização de Documentos?
À medida que a tecnologia evolui, as ferramentas de cada profissão estão mudando com ela. Seu smartphone substituiu a necessidade de vários dispositivos, desde telefones fixos até calculadoras e qualquer tarefa que os aplicativos mais recentes tenham aperfeiçoado. Graças às ferramentas de digitalização de documentos, você não precisa mais de um scanner de imagem volumoso para obter belas digitalizações de papéis importantes. Esses aplicativos podem converter fotos digitais de documentos em papel em imagens "digitalizadas" adequadas, sem exigir que você esteja perto da estação de impressora do escritório. Você pode então convenientemente salvar ou exportar os arquivos no formato de arquivo ideal e armazená-los para acesso posterior ou compartilhá-los com as partes relevantes. De contratos a códigos de barras de produtos, essas ferramentas podem ser úteis para qualquer pessoa em sua organização que esteja enviando ou recebendo documentos.
Quem Usa Software de Digitalização de Documentos?
Mesmo em nosso mundo cada vez mais digital, documentos em papel são uma presença diária em todos os lugares, desde janelas de caixas de banco até escritórios de restaurantes. Se sua empresa deseja converter esses documentos em digitais enquanto os preserva como foram concebidos, você pode se beneficiar de um dos produtos desta categoria. Dito isso, há alguns departamentos que são mais propensos a se beneficiar da adoção dessas tecnologias, devido ao volume e importância dos documentos em papel em suas funções gerais.
Recursos Humanos — Os departamentos de RH são sinônimos de papelada. Em um dia normal, esses indivíduos lidarão com documentos que variam de documentos legais (por exemplo, renúncias de funcionários, contratos) a acordos com fornecedores. Se sua equipe de RH também estiver envolvida no processo de recrutamento, isso pode adicionar materiais como currículos, cartas de oferta e acordos de novos contratados. Em vez de ficar no scanner físico o dia todo, um programa de digitalização de documentos de qualidade pode tornar rápido e indolor o upload desses materiais, organizá-los em um disco de armazenamento e redistribuí-los conforme necessário em toda a organização. Isso pode reduzir o estresse e liberar grandes blocos de tempo, enquanto ajuda os materiais a chegarem onde precisam estar no formato digital correto.
Além da papelada tradicional, essas ferramentas podem oferecer módulos para cartões de identificação e passaportes, que podem ser úteis no processo de integração e outras verificações de funcionários ou clientes. Elas também podem oferecer assistência com reivindicações de seguro, certificados ou outros documentos diversos que possam surgir.
Contabilidade — Independentemente do tamanho de sua equipe de contabilidade, este trabalho pode envolver um número esmagador de arquivos em papel e carregar uma imensa responsabilidade relacionada às finanças da empresa. Uma plataforma de software de contabilidade confiável será altamente vantajosa para acompanhar os números e garantir que nenhum detalhe seja perdido ao equilibrar orçamentos, calcular lucros, pagar fornecedores e gerenciar salários. Com uma ferramenta de digitalização de documentos, esses indivíduos podem vasculhar pilhas de contas, recibos, cheques assinados e outros documentos financeiros, convertendo-os em arquivos digitais. A partir daí, os números podem ser extraídos e classificados em suas respectivas planilhas, e versões adequadas podem ser armazenadas com segurança como registros e transferidas para diferentes funcionários ou clientes conforme necessário. Seja você uma startup em crescimento ou uma equipe empresarial, isso pode ser uma vantagem para sua equipe de contabilidade e melhorar sua eficiência e precisão em todas as questões financeiras.
Vendas — De fechar negócios a montar ofertas vencedoras, os departamentos de vendas lidam com documentos críticos para a missão todos os dias. A transformação digital permitiu que essas equipes aumentassem seus números e fechassem negócios em um ritmo mais rápido do que nunca. Isso pode causar um gargalo de papéis e aumentar o risco de arquivar incorretamente contratos oportunos ou outras informações. Com um aplicativo de digitalização de documentos, os representantes de vendas podem capturar, armazenar e compartilhar documentos concluídos ou aqueles que precisam de revisão e assinatura de onde quer que estejam, seja no campo ou correndo pelo chão de vendas. Ao carregar lotes dessas imagens na nuvem em tempo recorde, os representantes de vendas podem passar mais tempo em chamadas e reuniões com clientes e menos tempo processando documentos.
Software e Serviços Relacionados ao Software de Digitalização de Documentos
Software de Captura de Documentos — As ferramentas de captura de documentos ajudam na extração de informações de seus documentos variados, seja digitalizados a partir de papel ou carregados/baixados de diferentes fontes. Se você tiver faturas de vários fornecedores, esses aplicativos podem extrair os dados mais relevantes e distribuí-los onde necessário (por exemplo, software de planilhas, software de contabilidade). A captura inteligente de documentos pode trabalhar em conjunto com o software de digitalização de documentos para transformar páginas de texto em dados compartilháveis e acionáveis para colegas e clientes ou colocados em armazenamento para registros pessoais e uso posterior. Essas ferramentas aproveitam a tecnologia como OCR zonal (reconhecimento óptico de caracteres) para identificar e extrair dados dos campos apropriados. A tecnologia OCR não só extrai informações, mas as torna pesquisáveis e classificáveis.
Software de Conversão de Arquivos — Se você tiver arquivos de imagem de documentos comerciais, seja de digitalização em lote ou uploads individuais, esses aplicativos permitem que você os converta em diferentes tipos de arquivos conforme necessário. Você pode precisar compartilhar a imagem com usuários que não usam o mesmo software que você ou carregar arquivos em sites que não permitem certas extensões de arquivo. Você pode simplesmente desejar várias versões de seus documentos em papel para uso posterior. Esses aplicativos permitem que os usuários convertam arquivos com certas extensões de arquivo em diferentes tipos de arquivos. Além de imagens digitalizadas de documentos em papel, essas ferramentas podem trabalhar com arquivos de áudio, arquivos de vídeo, fotos ou outros tipos de documentos. Cada ferramenta nesta categoria processa um tipo específico de arquivo em um tipo secundário particular, então você pode precisar de várias soluções para diferentes resultados com base em suas necessidades.
Software de Armazenamento e Compartilhamento de Arquivos — Depois de processar seus documentos de texto, seja com plataformas de digitalização digital ou dispositivos tradicionais, essas plataformas oferecem armazenamento em disco ou na nuvem para que você possa organizar, acessar e editar os arquivos conforme necessário. Essas soluções oferecem recursos que permitem o gerenciamento ideal desses arquivos, incluindo permissões de usuário, pastas personalizáveis e downloads fáceis pelo seu público-alvo—seja colaborando com colegas ou compartilhando documentos em lote com clientes. Você pode considerar software de gerenciamento de conteúdo empresarial para um gerenciamento mais robusto e focado internamente de documentos.
Software de Automação de Formulários Móveis — Assim como o software de digitalização de documentos permite a captura e processamento móvel de formulários em papel, o software de automação de formulários móveis facilita a criação e distribuição de formulários usando dispositivos móveis. Esses formulários podem ser usados para extrair dados ou feedback valiosos e oportunos de funcionários ou clientes, que podem ser convenientemente acessados ou transferidos digitalmente e armazenados conforme necessário. Formulários distribuídos por meio dessas ferramentas podem incluir qualquer coisa, desde ordens de serviço até formulários de registro de clientes, e podem traduzir as informações adquiridas em insights oportunos usando análises. Essas ferramentas, como as plataformas de digitalização de documentos, oferecem recursos que podem ajudar sua empresa a reduzir o uso de papel enquanto agilizam o trabalho em lote.
Software de Edição de PDF — PDFs são um dos tipos de arquivo mais comuns que você encontrará, particularmente quando se trata de faturas, contratos, currículos e documentos semelhantes. Enquanto os produtos de digitalização de documentos podem ajudá-lo a pegar formulários em papel e rapidamente carregá-los em PDFs semelhantes a digitalizações, o software de edição de PDF pode transformar esses arquivos em documentos editáveis para que você possa modificá-los conforme necessário para vários propósitos. Se você digitalizar uma página de papel, mas depois descobrir uma informação ausente, essas ferramentas lhe dão a capacidade de corrigir isso sem solicitar uma nova versão da página ou refazer sua digitalização. Você também pode criar novos PDFs dentro dessas plataformas, proteger um determinado documento com senha ou usar um determinado PDF como um modelo pré-preenchido para uso posterior.
