Scopri di più su Sistemi di Gestione della Qualità (SGQ)
Che cos'è il Software di Gestione della Qualità?
Un sistema di gestione della qualità (QMS) semplifica la catena di approvvigionamento mantenendo i componenti principali dei processi di assicurazione della qualità. Questi componenti includono la pianificazione della qualità, il controllo della qualità, l'assicurazione della qualità e il miglioramento della qualità. Ciò consente alle aziende di migliorare la qualità dei processi aziendali fornendo un sistema più efficiente per le attività di qualità della catena di approvvigionamento.
La gestione della qualità aiuta le aziende ad automatizzare i processi di conformità alla qualità e ad allinearli agli standard del settore, alle normative e ai requisiti dei clienti. Sebbene questo tipo di software si concentri solitamente sulla qualità del prodotto, alcuni fornitori offrono anche funzionalità per automatizzare il controllo della qualità per le aziende di servizi professionali.
Cosa significa QMS?
QMS sta per sistema di gestione della qualità, a volte indicato come software di gestione della qualità aziendale (EQMS).
Quali tipi di Software di Gestione della Qualità esistono?
Il software di gestione della qualità può essere fornito come prodotto autonomo o come modulo di un altro software come i sistemi ERP o la gestione ambientale, della qualità e della sicurezza.
Un QMS è utilizzato in vari settori, tra cui manifatturiero, IT, automobilistico, medico, alimentare e vari settori dei servizi. Ogni settore ha un sistema di gestione standard che indica che un'azienda mantiene uno standard di qualità per il suo settore. Alcuni esempi di settori con standard di qualità distintivi sono:
Automobilistico: La task force internazionale automobilistica ha sviluppato il proprio QMS che si applica esplicitamente al settore automobilistico. Questo QMS si concentra su aree come la sicurezza delle auto, la gestione delle garanzie e la riduzione degli sprechi di materiali automobilistici.
QMS Medico: L'industria sanitaria ha sviluppato un QMS che ha requisiti standardizzati per i dispositivi medici. Questo aiuta nella progettazione, produzione, installazione e manutenzione di tutti i dispositivi medici.
Alimentare: L'industria alimentare ha sviluppato un QMS standardizzato che tenta di combattere i pericoli per la sicurezza alimentare all'interno della catena alimentare. Avere un QMS alimentare certificato comunica ai clienti che gli ingredienti che entrano nel loro cibo sono sicuri e di alta qualità.
Qual è un servizio QMS popolare per migliorare la qualità del software?
A seconda delle esigenze specifiche tue o dell'azienda, G2 offre diverse piattaforme QMS popolari adatte a varie esigenze, dalla conformità normativa all'automazione e scalabilità. Alcuni di questi principali contendenti sono:
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ETQ Reliance QMS: Ideale per la sua flessibilità e scalabilità in ambienti basati su cloud, offre gestione degli audit e vari strumenti di conformità.
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Qualio: Questo software è ottimo per le aziende tecnologiche, fornendo funzionalità di conformità con un focus sul deployment cloud, processi di audit e documentazione.
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MasterControl QMS: Fornisce soluzioni QMS per il controllo dei documenti, CAPA e gestione degli audit per garantire la conformità agli standard FDA e ISO.
Questi sono solo alcuni dei pochi Software di Gestione della Qualità (QMS) che possono aiutare a migliorare la qualità del software.
Quali sono le Caratteristiche Comuni del Software di Gestione della Qualità?
Le seguenti funzionalità di gestione della qualità possono aiutare gli utenti a definire, implementare e monitorare le attività di gestione della qualità totale:
Controllo dei documenti: Spesso, le aziende devono mantenere un archivio di documenti che contengono le migliori pratiche e procedure. Un QMS può aiutare a centralizzare la documentazione importante che consente ai lavoratori di accedere ai processi e alle procedure aziendali essenziali. Questo aiuta a promuovere la collaborazione, migliorare il processo decisionale e, in ultima analisi, risparmiare tempo ai lavoratori.
Gestione del rischio: QMS consente agli utenti di valutare il rischio standardizzando la documentazione di valutazione del rischio. Questo fornisce procedure, istruzioni e registrazioni per qualsiasi gestione del rischio.
Gestione delle ispezioni e audit interni: QMS consente alle aziende di condurre audit interni senza problemi. All'interno di un QMS, gli utenti possono programmare audit e avvisare i lavoratori appropriati per completare gli audit tempestivamente. Un QMS può anche memorizzare moduli di audit e creare report che analizzano i dati degli audit.
Azione correttiva e preventiva (CAPA): Le CAPA possono aiutare a fornire una struttura per ciò che è al centro delle inefficienze di un'azienda. Un QMS aiuta a gestire e tracciare le CAPA instradandole automaticamente ai responsabili della qualità, che possono rapidamente costruire un flusso di lavoro per identificare prontamente la causa principale del problema. Nel tempo, i dati raccolti possono essere analizzati per determinare le aree di miglioramento dei processi, come cambiamenti di attrezzature o materiali, riprogettazione dei processi o iniziative di sicurezza.
Gestione del cambiamento: Il software di gestione della qualità può rendere la gestione del cambiamento più efficiente e snella all'interno di un'azienda. Con una funzione di gestione del cambiamento, gli utenti possono riassumere quale cambiamento sta avvenendo all'interno della loro attività e quindi creare i piani d'azione necessari. Questo aiuta gli utenti a determinare l'impatto di un particolare cambiamento e fornisce flussi di lavoro per tutti i team che devono apportare i cambiamenti necessari.
Conformità: Le aziende devono tracciare la conformità normativa relativa alla gestione della qualità per la loro attività. Poiché i requisiti normativi possono variare in base al settore o alla posizione, le aziende utilizzano il software di gestione della qualità per identificare e monitorare le leggi e gli standard applicabili alle loro operazioni. Ci sono anche standard del settore stabiliti da organizzazioni come l'American Society for Quality, l'International Organization for Standardization o l'agenzia Food and Drug Administration (FDA) negli Stati Uniti.
Per garantire la conformità alle normative e agli standard, il software QMS include funzionalità per:
- Un archivio di dati di conformità che viene aggiornato regolarmente per fornire le ultime informazioni e documentare i cambiamenti
- Gestione delle politiche di qualità che definisce e implementa procedure e processi di lavoro conformi agli standard e alle normative
- Funzionalità di audit per identificare la non conformità o le politiche e procedure obsolete per il controllo della qualità
Altre Caratteristiche dei Sistemi di Gestione della Qualità (QMS): Capacità di Valutazione, Capacità di Certificazione, Capacità di Valutazione dei Fornitori, Capacità di Flussi di Lavoro
Qual è il miglior software di gestione della qualità per le aziende tecnologiche?
Basato su recensioni esperte di G2, questi sono alcuni dei migliori software di gestione della qualità per le aziende tecnologiche:
Questi strumenti sono progettati per aiutare le aziende tecnologiche a mantenere alti standard, garantire la conformità e migliorare la qualità del prodotto.
Quali sono i Benefici del Software di Gestione della Qualità?
Implementare un QMS è uno dei modi migliori per garantire il miglioramento continuo della qualità dei prodotti e servizi di un'azienda. Gli utenti dovrebbero considerare un QMS come un punto di riferimento unico per le risorse di assicurazione della qualità e come un modo per abilitare reazioni efficienti a qualsiasi opportunità e ostacolo che i dipendenti possono incontrare.
Documentazione migliorata: Uno dei benefici più significativi dell'implementazione di un QMS è la documentazione migliorata di tutti i processi e le procedure aziendali. Avere tutti i documenti critici in un'unica posizione migliora la visibilità e aiuta a mitigare i potenziali rischi.
Procedure unificate: Avere una posizione centrale per la gestione della qualità aiuta a definire gli standard aziendali e stabilisce come ogni processo di lavoro viene eseguito per adattarsi al sistema di qualità dell'azienda. Poiché ogni azienda ha il proprio set di documentazione, valori e conformità, deve esserci un sistema di qualità unificato che stabilisca come ogni azione si adatti alla struttura dell'azienda.
Mantenere forti relazioni con i clienti: Un QMS consente alle aziende di aggiornare le migliori pratiche aziendali che si correlano direttamente alle richieste dei clienti. Ogni volta che un'azienda identifica reclami costanti dei clienti, gli utenti possono aggiornare le procedure di conseguenza. Questo si traduce in una maggiore soddisfazione del cliente e in un miglioramento della fidelizzazione aziendale.
Risparmiare tempo: In definitiva, un QMS è destinato a mantenere un approccio coerente alle pratiche aziendali in tutta l'azienda. Questo significa mantenere la coerenza nelle attività di progetto, il che migliorerà l'uso delle risorse e del tempo all'interno dell'azienda. Il software di gestione della qualità può aiutare le aziende a risparmiare tempo su varie attività come lo sviluppo di nuovi prodotti, la produzione e la manutenzione.
Chi Utilizza il Software di Gestione della Qualità?
Il software di gestione della qualità è principalmente vantaggioso per le seguenti persone:
Professionisti del controllo qualità: I membri del team di assicurazione della qualità hanno bisogno del software QMS per rimanere aggiornati con gli ultimi cambiamenti nelle normative e definire e implementare i processi di controllo della qualità. Utilizzano anche il QMS per tracciare l'implementazione di questi processi in altri dipartimenti, come la produzione e lo sviluppo del prodotto.
Responsabili della produzione: Questo tipo di software aiuta i responsabili della produzione a implementare e monitorare le procedure di qualità durante tutte le attività di produzione. I processi di qualità possono variare significativamente a seconda del tipo di prodotto.
Team di sviluppo prodotto: I dati del QMS possono aiutare a sviluppare nuovi prodotti e migliorare i prodotti esistenti. I dati storici forniscono approfondimenti sui pro e contro di un prodotto da una prospettiva di qualità, il che aiuta i responsabili del prodotto a sviluppare prodotti migliori.
Quali sono le Alternative al Software di Gestione della Qualità?
Le alternative al software di gestione della qualità possono sostituire questo tipo di software, parzialmente o completamente:
Sistemi ERP: I sistemi ERP possono sostituire il software di gestione della qualità solo quando forniscono tutte o la maggior parte delle funzionalità di assicurazione della qualità descritte sopra. Le soluzioni ERP che includono solo funzionalità limitate, come la gestione delle ispezioni, non possono sostituire completamente il software di gestione della qualità e non dovrebbero essere considerate come alternative.
Software di gestione ambientale, della qualità e della sicurezza: Questo tipo di software combina funzionalità per la gestione della qualità e moduli di gestione ambientale, della salute e della sicurezza (EHS).
Software Correlati al Software di Gestione della Qualità
Soluzioni correlate che possono essere utilizzate insieme al software di gestione della qualità includono:
Software di gestione del ciclo di vita del prodotto (PLM): Il software PLM gestisce i dati durante lo sviluppo di un prodotto dall'inizio attraverso il processo di produzione, manutenzione e smaltimento. In sostanza, un PLM è strettamente correlato a un QMS poiché entrambi i software si occupano di snellire i processi aziendali e rendere il processo di produzione più efficiente. Mentre un PLM può aiutare a gestire i dati di produzione, un QMS può facilitare più azioni correttive e preventive per garantire che i dati siano accurati e conformi ai requisiti standard. Integrare i due può aiutare a migliorare il monitoraggio della progettazione e della produzione.
Piattaforme GRC: Le piattaforme GRC aiutano le aziende a garantire la conformità a molte normative, standard e politiche interne. Sebbene questo tipo di software possa gestire la documentazione sui requisiti di qualità, non fornisce le funzionalità per definire e implementare attività di controllo della qualità come ispezioni e azioni correttive.
Sistemi ERP: La pianificazione e la programmazione della produzione vengono effettuate utilizzando i sistemi ERP, ma questo tipo di software non include sempre funzionalità per il controllo della qualità. Anche quando l'ERP fornisce moduli di gestione della qualità, potrebbero non essere sufficienti per operazioni complesse e settori altamente regolamentati.
Software di sistema di esecuzione della produzione (MES): MES aiuta i produttori a monitorare la qualità sul piano di produzione. I produttori utilizzano QMS per definire le procedure di assicurazione della qualità implementate sul piano di produzione utilizzando soluzioni MES. MES monitora la produzione in tempo reale e fornisce metriche di qualità utilizzate dai responsabili della qualità per identificare la non conformità.
Sfide con il Software di Gestione della Qualità
Il software di gestione della qualità può presentare una serie di sfide.
Documentazione eccessiva: Molte organizzazioni che implementano il software di gestione della qualità esagerano con la documentazione riguardante le migliori pratiche aziendali e le procedure. Questo porta alcuni QMS ad avere più documenti per un metodo, il che può confondere i dipendenti e fuorviarli. Per combattere questo problema, le aziende devono assicurarsi che il QMS sia controllato costantemente per la documentazione duplicata.
Documentazione obsoleta: Molte organizzazioni che implementano un QMS non aggiornano sempre la documentazione riguardante le migliori pratiche aziendali e le procedure. Questo porta alcuni QMS ad avere dati di qualità obsoleti, che possono fuorviare i dipendenti. Per combattere questo problema, il QMS dovrebbe essere controllato costantemente per i nuovi cambiamenti nelle normative e nelle procedure.
Reingegnerizzazione dei processi aziendali: Un QMS non può essere molto efficiente a meno che gli utenti non seguano processi aziendali dettagliati e coerenti. Idealmente, le aziende che implementano la gestione della qualità dovrebbero rivedere le loro operazioni per garantire che siano ottimizzate per fornire la migliore qualità possibile e conformarsi alle normative. Questo richiede uno sforzo e un investimento extra e può essere trascurato dagli acquirenti, creando colli di bottiglia e incoerenze che il software non può risolvere.
Quali Aziende Dovrebbero Acquistare il Software di Gestione della Qualità?
La gestione della qualità è essenziale per tutte le aziende ma è critica per i seguenti tipi di aziende:
Produttori: La qualità del prodotto può essere un vantaggio competitivo essenziale nella produzione, specialmente in settori come i beni di consumo, dove molte aziende producono prodotti simili. Un numero crescente di consumatori preferisce pagare di più per una qualità migliore, e i produttori hanno bisogno di software di gestione della qualità per soddisfare le aspettative dei loro clienti. Anche le aziende che si concentrano meno sulla qualità e più sulla riduzione dei costi devono comunque conformarsi alle normative sulla qualità per evitare multe o azioni legali.
Aziende fortemente regolamentate: Le aziende in alcuni settori affrontano normative più severe perché le loro attività possono mettere a rischio la salute e la sicurezza dei loro dipendenti, clienti e del pubblico. Alcuni esempi sono i settori del petrolio e del gas, minerario, edile, sanitario, chimico e alimentare o delle bevande.
Come Acquistare il Software di Gestione della Qualità
Raccolta dei Requisiti (RFI/RFP) per il Software di Gestione della Qualità
I requisiti per la gestione della qualità dovrebbero concentrarsi sulla specificità di ciascun acquirente, come il loro settore o il tipo di prodotto che producono. Ad esempio, la produzione alimentare richiede un controllo di qualità avanzato perché la miscela sbagliata di ingredienti può causare gravi problemi di salute. I requisiti di qualità possono anche variare a seconda del tipo di operazioni, come lo sviluppo del prodotto, la produzione, lo stoccaggio e la logistica.
Le aziende globali devono conformarsi alle normative che si applicano alle loro sedi e ai mercati in cui operano. Mentre alcuni standard del settore sono applicati a livello globale, altri sono specifici di un particolare continente o paese.
Confrontare i Prodotti di Software di Gestione della Qualità
Creare una lista lunga
Esistono dozzine di soluzioni QMS, e una lista lunga può essere creata eliminando quelle che non sono adatte all'acquirente. Ad esempio, un'azienda sanitaria non trarrà beneficio da un software QMS che si concentra sulla produzione o sul petrolio e gas. Altri criteri per eliminare i fornitori dal processo di selezione sono la loro presenza geografica o il modello di fornitura del software (cloud vs. on premises).
Creare una lista corta
Per creare una lista corta, gli acquirenti devono eliminare più fornitori dalla lista lunga, il che richiede ulteriori informazioni. La lista dei requisiti menzionata sopra viene solitamente inviata ai fornitori della lista lunga, che forniscono dettagli su come supportano ciascun criterio. Le risposte dei fornitori vengono confrontate dagli acquirenti, il che consente loro di scegliere le migliori opzioni.
Le aziende devono comprendere chiaramente come viene fornita la funzionalità di gestione della qualità. Le funzionalità possono essere incluse nel sistema, fornite tramite integrazione con altre soluzioni o possono richiedere personalizzazioni e modifiche al codice sorgente del software. La funzionalità critica come la gestione delle ispezioni e le azioni correttive deve essere fornita out of the box (inclusa nella versione standard del sistema).
Il costo del software e dei servizi professionali correlati può anche essere un criterio utilizzato per creare una lista corta ma non dovrebbe essere il più importante. Gli acquirenti devono evitare di sacrificare funzionalità o servizi per risparmiare denaro.
Condurre demo
I prodotti della lista corta solitamente forniscono funzionalità simili, e gli acquirenti devono vedere demo dal vivo di ciascun prodotto per convalidare le capacità di ciascuna soluzione. Tutte le demo dovrebbero seguire uno script predefinito che simula le attività di controllo della qualità più importanti per l'acquirente.
È anche essenziale concentrarsi su normative o standard critici per l'azienda, come i requisiti FDA per le aziende di trasformazione alimentare o ISO 13485 per i produttori di dispositivi medici.
Selezione del Software di Gestione della Qualità
Scegliere un team di selezione
Il team di selezione dovrebbe includere responsabili della qualità, specialisti della conformità e membri del team di sviluppo del prodotto. Spesso sono coinvolti consulenti esterni a causa della loro esperienza in un'area o settore specifico, come la produzione o la catena di approvvigionamento.
Negoziazione
Sebbene il prezzo del software sia un fattore di negoziazione vitale, è preferibile confrontare i costi e i benefici del software. Invece di ottenere uno sconto sulle licenze software, gli acquirenti dovrebbero negoziare per funzionalità avanzate che non sono incluse nel sistema standard, come l'analisi predittiva della qualità o servizi estesi come supporto e formazione illimitati. Questi consentiranno all'azienda di supportare meglio i propri dipendenti coinvolti nei processi di assicurazione della qualità e migliorare la soddisfazione del cliente fornendo prodotti e servizi migliori.
Decisione finale
Sebbene spesso siano gli esecutivi a prendere la decisione finale, questa dovrebbe essere uno sforzo di squadra, e i manager devono assicurarsi che i dipendenti siano consapevoli dei pro e dei contro del software. L'accettazione degli utenti deve essere raggiunta prima della decisione finale, non durante l'implementazione.
Quanto Costa il Software di Gestione della Qualità?
Ci sono due tipi di costi relativi al software di gestione della qualità:
Costi diretti: Questo include licenze software, formazione, implementazione e servizi di consulenza offerti dal fornitore.
Costi indiretti: Questi costi riguardano i costi coinvolti nella formazione dei dipendenti per familiarizzare con le normative e gli standard a cui l'azienda deve conformarsi. Le aziende potrebbero anche dover assumere nuovi dipendenti con esperienza estesa nell'uso del software o di un sistema simile.
Ritorno sull'Investimento (ROI)
I principali benefici dell'utilizzo del software di gestione della qualità sono due:
- Risparmi realizzati riducendo i difetti ed evitando multe e sanzioni per non conformità
- Aumento delle vendite e della fidelizzazione dei clienti fornendo prodotti e servizi affidabili
Per calcolare il ROI del software, gli acquirenti devono stimare il valore finanziario sia dei costi che dei benefici. Ad esempio, il costo di assunzione di un responsabile della qualità può essere di $100,000 all'anno. Un'azienda che produce beni per un valore di $1,000,000 ogni mese e riduce i suoi difetti del 5% risparmierà $600,000 all'anno.
Per ottenere un ROI positivo, il valore finanziario dei benefici dovrebbe superare i costi dell'utilizzo del QMS.
Implementazione del Software di Gestione della Qualità
Come viene Implementato il Software di Gestione della Qualità?
La complessità dell'implementazione del QMS varia a seconda delle dimensioni dell'azienda, del settore e del tipo di prodotti e servizi che fornisce. Le piccole imprese con procedure di controllo della qualità standard tendono a implementare il QMS da sole, con l'aiuto del fornitore. Le aziende medie e grandi sono più propense a lavorare con un project manager dedicato del fornitore, il che può rallentare il processo di implementazione ma aumenta le sue possibilità di successo.
Supponiamo che l'acquirente stia anche sostituendo altre soluzioni correlate come l'ERP. In tal caso, è essenziale sincronizzare l'implementazione di entrambi i sistemi per garantire che siano compatibili e che i processi di gestione della qualità siano coerenti in tutti i sistemi.
Chi è Responsabile dell'Implementazione del Software di Gestione della Qualità?
L'implementazione del QMS è pianificata ed eseguita dall'acquirente con il supporto del fornitore o di uno dei suoi partner. Le aziende medie e grandi possono beneficiare di avere un project manager dedicato per l'implementazione e talvolta lavorano con consulenti esterni con vasta esperienza nella gestione della qualità.
L'esecuzione del piano di implementazione coinvolge tutti i membri del team di controllo della qualità e altri dipartimenti che possono beneficiare dell'utilizzo del sistema, come la produzione, la logistica e lo sviluppo del prodotto. I dipendenti che facevano parte del processo di selezione dovrebbero anche essere coinvolti nell'implementazione poiché sono già in qualche modo familiari con il nuovo sistema.
Come si Presenta il Processo di Implementazione per il Software di Gestione della Qualità?
Il processo di implementazione dovrebbe rivedere e migliorare i processi e i flussi di lavoro relativi all'assicurazione della qualità. Questo influenzerà tutte le altre fasi dell'implementazione, come segue:
Migrazione dei dati: La migrazione dei dati dai sistemi legacy e da altre fonti di dati dovrebbe concentrarsi sulle informazioni necessarie per i nuovi o migliorati processi. I dati storici obsoleti e le procedure obsolete non dovrebbero essere trasferiti al nuovo sistema.
Configurazione del sistema: Questo riguarda l'adattamento della soluzione QMS ai processi dell'azienda, non il contrario. Mentre il QMS fornisce funzionalità standard per funzionalità come la gestione delle ispezioni, gli acquirenti spesso le modificano in base ai loro flussi di lavoro.
Formazione: La formazione non dovrebbe concentrarsi esclusivamente sulle funzionalità e su come la funzionalità aiuta gli utenti a migliorare la qualità e collaborare con altri dipartimenti come le vendite.
Go live: Il go-live non dovrebbe avvenire fino a quando tutti i processi di controllo della qualità non sono stati chiaramente definiti e il sistema configurato di conseguenza.
Quando Dovresti Implementare il Software di Gestione della Qualità?
Non esiste un momento perfetto per l'implementazione, ma gli acquirenti dovrebbero evitare le stagioni di punta quando potrebbe interrompere significativamente le loro attività. L'implementazione dovrebbe essere pianificata con mesi di anticipo per consentire il tempo per la migrazione dei dati, l'integrazione e la formazione.
Quando gli acquirenti pianificano anche di implementare altri software correlati come ERP o EHS, è preferibile implementare tutti i sistemi contemporaneamente. Se ciò non è possibile, le aziende dovrebbero sincronizzare i loro piani per implementare più soluzioni software e rivedere i processi aziendali su più sistemi.
Tendenze del Software di Gestione della Qualità
Sostenibilità
Il software di gestione della qualità si sta concentrando sempre più sul miglioramento delle pratiche di sostenibilità. Questo include il miglioramento dei modi in cui le aziende possono ridurre gli sprechi e la loro impronta di carbonio. L'obiettivo generale è ridurre l'impatto umano sull'ambiente e praticare una migliore responsabilità sociale d'impresa.
Social media
Il software di gestione della qualità sta estraendo sempre più dati dei clienti dai siti di social media e li sta incorporando nel loro QMS. Questo consente alle aziende di vedere le menzioni sui loro prodotti e di cosa parlano i clienti, aiutandole così a soddisfare le aspettative dei clienti e migliorare i loro prodotti.
