Scopri di più su Software di Automazione dei Processi Robotici (RPA)
Che cos'è il software RPA?
L'automazione dei processi robotici (RPA) può sembrare intimidatoria e minacciosa, ma in realtà è una soluzione estremamente pratica per compiti tradizionalmente dispendiosi in termini di tempo. Lo scopo degli strumenti RPA è automatizzare processi che hanno sempre richiesto un intervento umano fisico per essere eseguiti, ma che non richiedono necessariamente un pensiero strategico.
RPA non è necessariamente un concetto nuovo. Nei primi anni 2000, tecnologie emergenti come l'intelligenza artificiale (AI), l'automazione dei flussi di lavoro e lo screen scraping sono state esplorate per ridurre il tempo dedicato a compiti semplici. La combinazione di queste tecnologie ha dato vita all'RPA, un metodo di automazione più efficiente.
Cosa significa RPA?
RPA sta per "automazione dei processi robotici". Tuttavia, quando viene implementata correttamente, è tutt'altro che robotica. I venditori hanno aggiunto e continuano ad aggiungere funzionalità avanzate come l'apprendimento automatico, l'elaborazione del linguaggio naturale (NLP) e il process mining per semplificare il processo di automazione.
Quali tipi di software RPA esistono?
Esistono un paio di diversi tipi e casi d'uso di RPA, ma ciascuno aiuta un'organizzazione a semplificare il proprio business. Sebbene tutti questi strumenti automatizzino i processi, differiscono in termini di quanto sia necessario essere pratici con l'automazione.
Automazione assistita
L'automazione assistita è rivolta a compiti che possono essere potenziati da robot software ma che richiedono ancora l'intervento umano in un modo o nell'altro. Durante le istanze di automazione assistita, gli utenti hanno bot che funzionano in background mentre svolgono i loro compiti normali; tuttavia, i bot vengono attivati da azioni umane e lavorano in collaborazione con un dipendente umano. Queste azioni eseguite dai bot aiutano a semplificare i flussi di lavoro per l'umano, consentendogli di concentrarsi maggiormente sul compito critico e strategico a portata di mano. Questo può includere l'assistenza a un cliente al telefono o la creazione di report finanziari, tra molti altri usi.
Automazione non assistita
L'automazione non assistita viene utilizzata durante i processi che non richiedono intervento umano. Le aziende possono distribuire robot per eseguire funzioni particolari senza pagare un dipendente per svolgere il compito e avere la certezza che non ci saranno errori umani che comprometteranno l'intero processo. I bot non assistiti vengono programmati dall'amministratore del software RPA e funzionano essenzialmente inosservati dai dipendenti dell'azienda. Alcuni processi comunemente automatizzati con bot non assistiti includono la generazione di report finanziari o l'inserimento di dati laboriosi.
Quali sono le caratteristiche comuni del software RPA?
Il software RPA può facilitare la creazione dei robot stessi, i flussi di lavoro e i processi che i bot eseguiranno infine, e la gestione e la distribuzione di quei bot. In queste tre aree degli strumenti RPA, ci sono una serie di caratteristiche comuni:
Flussi di lavoro drag-and-drop: Molte soluzioni RPA consentono agli utenti di costruire flussi di lavoro con editor visivi drag-and-drop. Non è necessario codificare azioni per i bot da eseguire. Questo avvantaggia gli amministratori che non hanno un background altamente tecnico. Invece, possono creare visualizzazioni simili a diagrammi di flusso che delineano ogni passaggio in un processo che verrà infine eseguito da un bot.
Registrazione del flusso di lavoro: Un altro modo in cui gli strumenti RPA aiutano a semplificare la costruzione dei processi è consentendo agli utenti di registrarsi mentre eseguono compiti manuali. I robot software possono imitare le esatte azioni eseguite dall'utente e svolgere i compiti ripetibili solitamente condotti da un dipendente umano.
Modelli predefiniti: Per facilitare il compito agli sviluppatori e agli amministratori RPA, molti strumenti offrono modelli di flusso di lavoro predefiniti in modo che gli utenti possano costruire rapidamente ed efficientemente processi su cui i bot possano agire. Questi modelli fanno parte dell'ambiente di drag and drop e registrazione del flusso di lavoro per garantire semplicità agli utenti.
Visione artificiale: La maggior parte dei fornitori di RPA ha capacità di AI e apprendimento automatico integrate nei loro strumenti. Queste funzionalità di deep learning possono includere la visione artificiale, che può aiutare a identificare immagini e parole nei documenti attraverso il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR). Questa caratteristica è importante poiché consente al sistema di "vedere" e comprendere i documenti.
Comprensione del linguaggio naturale (NLU): Altre capacità di apprendimento automatico includono NLU, un sottoinsieme di NLP. Con questa funzionalità, il software può leggere e "comprendere" le parole e utilizzare tale conoscenza per automatizzare i processi in modo più intelligente. Ad esempio, un'organizzazione mediatica potrebbe utilizzare queste capacità NLU per rilevare errori di ortografia nel lavoro di un giornalista. Se venisse rilevato un errore di ortografia, potrebbe indirizzare il lavoro a un editor. Se non venissero rilevati errori di ortografia, potrebbe indirizzare il lavoro alla divisione di pubblicazione.
Integrazioni: Le aziende spesso implementano strumenti RPA per eseguire compiti all'interno di altri tipi di applicazioni aziendali, inclusi CRM, sistemi ERP e software di contabilità, tra molti altri. La capacità di integrarsi e lavorare in collaborazione con questi sistemi è una caratteristica importante per il software RPA.
Programmazione dei bot: Essere in grado di programmare le distribuzioni dei bot in anticipo è una caratteristica critica del software RPA. Gli utenti possono impostare il bot per avviare il processo utilizzando trigger come il tempo di un evento o un'azione umana specifica.
Analisi: Non solo la distribuzione e la programmazione dei robot sono importanti, ma essere in grado di monitorare le prestazioni dei bot è un aspetto critico del software RPA. Molte soluzioni RPA offrono analisi e dashboard per garantire che i bot stiano conducendo i processi correttamente ed efficientemente.
Molti strumenti di automazione dei processi robotici offrono anche le seguenti caratteristiche:
Quali sono i vantaggi del software RPA?
Ci sono diversi motivi per utilizzare gli strumenti RPA, ma il motivo principale è che le aziende possono risparmiare tempo e risorse, liberando i propri dipendenti per svolgere compiti più strategici e critici per il business. L'automazione sta diventando un aspetto chiave della trasformazione digitale complessiva, e il software RPA ha la capacità di semplificare l'automazione dei processi per le aziende. Distribuendo bot per eseguire rapidamente compiti ripetitivi, le aziende hanno il lusso di dare priorità a lavori e progetti che richiedono l'intelligenza umana.
Il software di automazione è più prezioso per compiti manuali e dispendiosi in termini di tempo come l'inserimento dati che possono richiedere ore di tempo e centinaia di clic su un computer per un dipendente umano per essere completati. I bot distribuiti negli strumenti RPA possono eseguire questi compiti laboriosi in una frazione del tempo che gli umani possono. Non solo questo fa risparmiare tempo ai dipendenti delle aziende, ma fa anche risparmiare denaro non dovendo pagare per il lavoro umano.
Inoltre, i bot RPA possono ridurre gli errori umani durante l'esecuzione di determinati compiti. Ad esempio, quando si generano report finanziari basati su dati di contabilità generale, garantire una precisione precisa è fondamentale. Inserire anche un solo numero errato può compromettere le proiezioni di bilancio e previsione e fuorviare gli stakeholder. Sfruttando il software RPA, gli utenti possono garantire che l'errore umano sia completamente eliminato da questo processo ed eliminare questo particolare rischio. Una nota importante: il software RPA non è un sostituto dell'infrastruttura IT di un'azienda. Invece, l'RPA si sovrappone e agisce come complemento ai sistemi esistenti.
Efficienza: In qualsiasi azienda, i processi spesso si sviluppano per includere più persone e più passaggi. Sebbene gli umani possano lavorare insieme per migliorare questi processi, l'RPA può aiutare a renderli più efficienti. Ad esempio, i professionisti delle risorse umane devono frequentemente caricare documenti di identificazione per i nuovi dipendenti. Poi potrebbero dover copiare informazioni da quei documenti e inserirle nei sistemi di gestione delle risorse umane. Questo dipendente delle risorse umane può utilizzare l'RPA per rimuovere passaggi e rendere questo più facile. In questo caso, tutto ciò che dovrebbero fare sarebbe caricare i documenti pertinenti, e il bot potrebbe procedere a inserire le informazioni in vari sistemi e programmi.
Precisione: Per quanto intelligenti e capaci siano gli umani, commettono errori. Quando addestrati correttamente, i bot RPA possono imitare perfettamente le azioni umane. Cioè, se un umano consente al software RPA di catturare il suo schermo e i suoi clic, il bot può successivamente copiare quell'azione e ripeterla all'infinito. Bisogna considerare anche il rovescio della medaglia: se il software RPA è addestrato male su processi scadenti, il bot copierà anche questo, portando alla ripetizione di un lavoro scadente.
Ritorno sull'investimento (ROI): Il software RPA è uno strumento che semplifica il lavoro e, se fatto correttamente, porta a meno errori. Come tale, può avere un ROI enorme. Un lavoro migliorato porta a risultati migliorati, che possono facilmente portare a un aumento delle entrate. Va notato che ci sono considerazioni etiche su questo. Vale a dire, fino a che punto un'azienda dovrebbe riorganizzare il proprio business, distribuendo bot RPA al posto dei dipendenti umani?
Chi utilizza il software RPA?
Tradizionalmente, gli strumenti RPA sono utilizzati da aziende di medie dimensioni e grandi imprese. Le aziende più grandi tendono ad avere dipartimenti più isolati, e quando le azioni aziendali ripetitive devono essere integrate per essere efficienti, il software RPA è una soluzione facile. Tuttavia, anche le piccole imprese possono trarre vantaggio dalla tecnologia RPA, poiché, dopo tutto, hanno anche processi ripetitivi.
All'interno delle aziende, gli strumenti RPA sono frequentemente utilizzati da amministratori delle operazioni e IT, e persino dai CIO, ma possono espandersi a qualsiasi dipartimento che necessita di automatizzare i processi aziendali. Alcune aziende possono avere analisti aziendali dedicati o direttori di processo che garantiscono che i processi interni siano il più possibile semplificati. Ecco alcuni esempi specifici per dipartimento:
Risorse umane (HR): Uno dei compiti più noiosi nell'amministrazione aziendale è il processo di approvvigionamento, o il processo di pianificazione, monitoraggio e acquisto di un bene o servizio. Utilizzando il software RPA, le aziende possono automatizzare molti dei compiti amministrativi associati all'approvvigionamento. Ad esempio, i robot possono essere distribuiti per monitorare i livelli di inventario e attivare una risposta quando l'inventario è basso. Si sta dedicando troppo tempo all'elaborazione delle fatture? Utilizzando l'RPA con capacità OCR, i robot possono scansionare ed estrarre i dati delle fatture con precisione e pubblicarli nel sistema contabile.
Vendite: Il software RPA può aiutare ad automatizzare le azioni eseguite da un team di vendita, in particolare quando si tratta di creazione e approvazione di contratti. Molti strumenti RPA offrono funzionalità di gestione dei documenti specificamente costruite per la creazione di contratti. Una volta che un rappresentante di vendita convince un potenziale cliente ad acquistare, il passo successivo nel flusso di lavoro è inviare un contratto.
Catena di approvvigionamento: Una volta finalizzato un accordo, il passo successivo in un flusso di lavoro può essere spedire i beni acquistati. Se un documento è firmato, il software RPA può aiutare a effettuare l'ordine esatto acquistato dal cliente. Questo è il punto in cui lo strumento passa dal lavorare con il software CRM di un'azienda al lavorare con il loro software di logistica della catena di approvvigionamento. L'ordine viene automaticamente inserito nel sistema ERP di un'azienda e i beni vengono prodotti e spediti.
Contabilità: Ora che i beni sono stati spediti e ricevuti, il dipartimento contabile deve annotare l'esatto scambio di beni (cioè, quanto è stato spedito, quanto hanno pagato, ecc.). Queste informazioni possono essere inserite in un sistema contabile utilizzando il software RPA.
L'RPA può essere facilmente integrato con il software contabile di un'azienda. Uno dei vantaggi di questa integrazione è l'elaborazione più rapida delle fatture. Innanzitutto, i bot verranno distribuiti utilizzando l'OCR per scansionare ed estrarre dati strutturati dalle fatture. Poi, assembleranno i dati in un modello e li faranno passare attraverso un sistema ERP per convalidare le fatture. Le fatture non convalidate verranno archiviate per un operatore umano per inviarle nuovamente al cliente.
È difficile imparare a usare il software RPA?
Le tecnologie RPA sono progettate per essere semplici da usare e addestrare per i non sviluppatori, e miglioramenti vengono apportati dalle aziende RPA ad ogni rilascio per consentire un numero ancora maggiore di compiti da completare nel modo più semplice possibile. Detto questo, la difficoltà dell'RPA dipende quasi interamente dai sistemi esistenti su cui si basa la tua azienda e dalla complessità dei compiti e dei processi che desideri automatizzare con l'RPA. Mentre la maggior parte dei compiti può essere addestrata attraverso una semplice registrazione dello schermo, ci saranno sempre soluzioni più personalizzate richieste da ogni azienda che necessitano di logica o programmazione più complessa per essere realizzate.
Quali sono le alternative al software RPA?
Le alternative al software RPA possono sostituire questo tipo di software, parzialmente o completamente:
Software di gestione dei processi aziendali (BPM): Sia il software RPA che il software BPM possono essere implementati contemporaneamente da un'azienda per eseguire diverse funzioni di automazione dei processi. Tuttavia, un'azienda potrebbe anche decidere di optare per uno o l'altro. Il software BPM, che esiste da tempo, viene utilizzato per analizzare i processi a un livello molto alto, mentre gli strumenti RPA eseguono quei processi. Gli utenti possono persino utilizzare uno strumento BPM per delineare e fare brainstorming sui processi che attraversano team e dipartimenti e poi implementare uno strumento RPA per eseguire quei compiti.
Software correlato all'automazione dei processi robotici (RPA)
Soluzioni correlate che possono essere utilizzate insieme al software RPA includono:
Software di process mining: Mentre l'RPA esegue flussi di lavoro e processi al posto di un dipendente umano, il software di process mining monitora quei processi per garantire che i passaggi non vengano saltati o bypassati. Inoltre, può aiutare i leader delle operazioni e gli amministratori RPA a comprendere meglio ogni passaggio unico in un processo. Può aiutare a identificare lacune o vulnerabilità all'interno del processo complessivo e semplificare se necessario. Un certo numero di strumenti RPA include funzionalità di process mining, aiutando a valutare quali processi sono migliori da automatizzare.
Software di simulazione dei processi aziendali: Simile al process mining, il software di simulazione dei processi aziendali consente alle aziende di valutare i processi aziendali. Questo software fornisce strumenti più robusti per simulare questi processi ed è focalizzato sul test e la convalida di scenari ipotetici. Fornisce strumenti per creare modelli e visualizzare i modelli e i risultati. Viene tipicamente utilizzato da dirigenti, manager e consulenti esterni che cercano di ottenere una migliore comprensione dei processi aziendali di un'azienda. Può anche essere utilizzato da consulenti per aiutare le aziende.
Sfide con il software RPA
Le soluzioni software possono presentare le proprie sfide. Bisogna sempre tenere a mente che l'RPA, come qualsiasi altra soluzione di trasformazione digitale o automazione, non è una bacchetta magica. Pertanto, tenere a mente questi ostacoli e problemi:
Integrazioni: Una preoccupazione che gli utenti del software RPA dovrebbero essere consapevoli è il tipo di software con cui gli strumenti RPA possono integrarsi per automatizzare i processi. Spesso, le aziende distribuiscono strumenti RPA sopra i sistemi ERP, strumenti di infrastruttura del contact center o software di contabilità, tra molti altri tipi di software. Se il software che un'azienda spera di automatizzare i processi all'interno non è compatibile con lo strumento RPA di loro scelta, allora non ha senso acquistare quel prodotto specifico.
Compatibilità: Gli acquirenti dovrebbero assicurarsi che la soluzione RPA possa funzionare su Windows o MacOS, o qualsiasi altro sistema operativo che potrebbero utilizzare nella loro azienda. Molti strumenti RPA sono agnostici rispetto alla piattaforma e possono funzionare con molti diversi fornitori di software; tuttavia, è sempre meglio verificare quando si acquista un software RPA.
Costi imprevisti: Come con qualsiasi soluzione software, è importante considerare tutti i potenziali costi coinvolti. Con il software RPA, gli utenti potrebbero scoprire di finire per spendere più di quanto pensassero. Ad esempio, dopo averlo acquistato, potrebbero successivamente decidere di acquistare software di process mining o consulenti esterni per determinare correttamente i processi giusti da automatizzare.
Quali aziende dovrebbero acquistare il software RPA?
Ogni settore può beneficiare in qualche modo del software RPA e implementare una strategia di automazione. Ecco cinque esempi di settori in cui i vantaggi dell'RPA stanno dando i loro frutti:
Sanità: I turni in ospedale possono essere mentalmente e fisicamente estenuanti, e l'ultima cosa di cui un tecnico medico ha bisogno è rimanere sveglio su compiti ripetitivi e di bassa priorità. Il software RPA può facilmente mantenere aggiornati i record medici, automatizzare l'inserimento degli ordini, il supporto decisionale e l'elaborazione delle richieste. Questo potrebbe liberare tempo per i tecnici medici, permettendo loro di realizzare di più durante la giornata.
Finanza: La valutazione accurata del credito e il rilevamento delle frodi sono alcuni dei compiti più noiosi ma necessari nel settore dei servizi finanziari. Fortunatamente, molti bot possono essere distribuiti contemporaneamente per esaminare conti e dati di transazione per rilevare comportamenti fraudolenti. Nel settore bancario, il software RPA sta riducendo con successo la necessità di analisti umani costosi attraverso l'automazione delle chiusure di conti, delle cancellazioni di addebiti diretti, dei report di audit e molto altro.
Telecomunicazioni: Le aziende di telecomunicazioni sono sempre alla ricerca di migliorare i loro processi e offrire i migliori e più veloci servizi ai loro clienti. Pertanto, l'RPA può aiutarli a semplificare il loro lavoro. Ad esempio, può aiutare a ridurre il tempo che i dipendenti trascorrono nell'inserimento dati. Un cliente potrebbe inserire le proprie informazioni sul sito web di un fornitore di rete. Con poco o nessun feedback umano, quelle informazioni potrebbero essere inserite in vari sistemi, come un CRM, software di email marketing, e altro ancora. Inoltre, con le capacità NLU, i bot RPA possono comprendere intelligentemente il feedback di un cliente e inviare una risposta basata su quel feedback.
Come acquistare il software RPA
Raccolta dei requisiti (RFI/RFP) per il software di automazione dei processi robotici (RPA)
Quando si cerca di distribuire una soluzione RPA, è importante iniziare dall'inizio. In altre parole, un'azienda dovrebbe iniziare conducendo una panoramica dei processi aziendali. Se un'azienda sta appena iniziando e cerca di acquistare il suo primo software RPA, o ovunque si trovi nel processo di acquisto, g2.com può aiutare a selezionare l'opzione migliore. Come menzionato sopra, si dovrebbe anche considerare il software e i servizi correlati e accessori che si potrebbero voler distribuire insieme all'RPA, come il software di process mining o i servizi di consulenza RPA.
Prendere una panoramica olistica dei sistemi e dei processi aziendali aiuterà le aziende a identificare i punti critici. Questo li aiuterà a capire quale software acquistare (ad esempio, se può gestire efficacemente i processi aziendali) e a sviluppare criteri di acquisto. Una checklist accuratamente creata può aiutare a determinare le caratteristiche necessarie e desiderabili, come funzionalità, budget, integrazioni, numero di utenti, requisiti di sicurezza, soluzioni cloud o on-premises e altro ancora.
Una richiesta di informazioni (RFI) può essere utile, soprattutto se la distribuzione è ampia in scala e portata. Producendo questo, un'azienda può essere ben posizionata per raccogliere informazioni dai venditori. A seconda della portata della distribuzione, potrebbe essere utile produrre un RFI, un elenco di una pagina con alcuni punti elenco che descrivono ciò che è necessario dal software RPA.
Confronta i prodotti di automazione dei processi robotici (RPA)
Crea una lista lunga
La valutazione dei fornitori dovrebbe iniziare con una lista lunga, che aiuterà a determinare se una determinata soluzione è adatta o meno. Gli acquirenti dovrebbero creare un ampio elenco di strumenti che si allineano con i loro obiettivi aziendali. In modo che ci sia un campo di gioco equo, è importante porre lo stesso set di domande a ciascun venditore.
Crea una lista corta
Successivamente, dovrebbe avvenire una riduzione. Attraverso domande mirate, demo e prove, si può passare da una lista lunga a una corta. Sebbene questo differirà per ogni azienda e caso d'uso, tre-cinque prodotti è tipicamente un buon numero. Con questa lista in mano, le aziende possono produrre una matrice per confrontare le caratteristiche e i prezzi delle varie soluzioni.
Conduci demo
Per garantire che il confronto sia approfondito, l'utente dovrebbe dimostrare ogni soluzione sulla lista corta con lo stesso caso d'uso e set di dati. Questo permetterà all'azienda di valutare come ogni venditore si confronta con la concorrenza.
Selezione del software di automazione dei processi robotici (RPA)
Scegli un team di selezione
Prima di iniziare, è fondamentale creare un team vincente che lavorerà insieme durante l'intero processo, dall'identificazione dei punti critici all'implementazione. Il team di selezione del software dovrebbe essere composto da membri dell'organizzazione che hanno il giusto interesse, competenze e tempo per partecipare a questo processo. Un buon punto di partenza è mirare a tre-cinque persone che ricoprano ruoli come il principale decisore, il project manager, il proprietario del processo, il proprietario del sistema o l'esperto di materia del personale, nonché un responsabile tecnico, un amministratore IT o un amministratore della sicurezza. Nelle aziende più piccole, il team di selezione del fornitore può essere più piccolo, con meno partecipanti che svolgono più compiti e assumono più responsabilità.
Negoziazione
Solo perché qualcosa è scritto sulla pagina dei prezzi di un'azienda, non significa che sia fisso (anche se alcune aziende non si muoveranno). È imperativo aprire una conversazione riguardo ai prezzi e alle licenze. Ad esempio, il venditore potrebbe essere disposto a offrire uno sconto per contratti pluriennali o per raccomandare il prodotto ad altri.
Decisione finale
Dopo questa fase, e prima di impegnarsi completamente, è consigliabile avviare un test o un programma pilota per testare l'adozione con un piccolo campione di utenti. Se lo strumento è ben utilizzato e ben accolto, l'acquirente può essere sicuro che la selezione sia stata corretta. In caso contrario, potrebbe essere il momento di tornare al tavolo da disegno.
Quanto costa il software di automazione dei processi robotici (RPA)?
Generalmente, il software RPA richiederà una licenza (prezzata annualmente o mensilmente). Inoltre, spesso si pagherà un extra per bot, con i bot non assistiti che sono più costosi di quelli assistiti.
Ritorno sull'investimento (ROI)
Poiché l'RPA sostituirà frequentemente i compiti (o i lavori) degli umani, è necessario analizzare e confrontare il costo di distribuire i bot rispetto a far svolgere gli stessi compiti agli umani. Sebbene l'impatto del software sul risultato economico dell'azienda sia un indicatore chiave di successo, non dovrebbe essere l'unico. Bisogna anche indagare sul ROI etico, o sull'impatto morale che lo spostamento dei posti di lavoro avrà.
Implementazione del software RPA
Come viene implementato il software di automazione dei processi robotici (RPA)?
I robot sono generalmente a basso costo da distribuire, e come abbiamo appreso in precedenza, sono abbastanza semplici da programmare per i compiti poiché non è richiesta una conoscenza approfondita del software. Tuttavia, come qualsiasi pezzo di software, è sempre consigliabile avere un operatore umano a disposizione per intervenire e risolvere i problemi quando necessario. Lo stesso vale per il software RPA, specialmente quando si tratta di automazione di massa. Per determinare quali processi dovrebbero essere automatizzati, si può utilizzare il process mining (che può essere incluso nel software RPA) o consulenti esterni.
Chi è responsabile dell'implementazione del software di automazione dei processi robotici (RPA)?
Sebbene alcune soluzioni RPA richiedano un supporto IT significativo, la maggior parte delle soluzioni può essere distribuita direttamente dai leader aziendali. Questi leader aziendali avranno la migliore visibilità sui processi del loro team. Per distribuzioni più complesse, sarà probabilmente necessario il supporto del team IT. Il team IT potrebbe anche essere coinvolto in merito alla sicurezza. Poiché il software RPA può accedere alle informazioni più sensibili, l'IT potrebbe essere coinvolto per testare quanto sia sicuro il software.
Come appare il processo di implementazione per il software di automazione dei processi robotici (RPA)?
Non saltare nel profondo. Quando si cerca di automatizzare i propri processi, iniziare con un'analisi approfondita di quei processi. Non è necessario iniziare con software costosi o un team esterno. Può iniziare con carta e penna o su una lavagna, digitale o meno. L'azienda, o il team, può individuare i processi più problematici o quelli che sono maturi per l'automazione, come quelli più ripetitivi. Solo dopo questo duro lavoro può iniziare l'automazione effettiva.
Quando dovresti implementare il software di automazione dei processi robotici (RPA)?
Molte soluzioni offrono prove gratuite che possono essere utilizzate per testare l'efficacia della tecnologia. Questo può aiutare un'azienda a determinare se la soluzione è adatta a loro. Se è stata presa la decisione di distribuire l'RPA, è fondamentale che non venga isolato in un solo dipartimento, altrimenti la sua stessa distribuzione potrebbe portare a ulteriori complicazioni e confusione sui processi.
Quali sono i linguaggi di programmazione più comuni per il software RPA?
Sebbene le competenze di programmazione non siano un prerequisito richiesto per l'utilizzo delle tecnologie RPA, possono aiutare con l'addestramento per alcune delle funzioni più avanzate colmando il divario tra i processi umani e il linguaggio informatico. Il linguaggio di programmazione specifico utilizzato da una determinata soluzione software RPA è determinato dal linguaggio base su cui è stata costruita l'applicazione, ma alcuni dei linguaggi più comuni includono: Java, Python, C++, C#, Visual Basic, e SQL e JavaScript. Il linguaggio di cui hai bisogno si basa sia sul tipo di compito da eseguire, sia sul linguaggio base del tuo software RPA.
Tendenze del software di automazione dei processi robotici (RPA)
Intelligenza artificiale (AI)
I fornitori di RPA stanno cercando di implementare elementi di AI e apprendimento automatico nelle loro soluzioni per consentire ai bot di apprendere e comprendere meglio le funzioni che stanno eseguendo. Tuttavia, la maggior parte delle soluzioni RPA utilizza già una qualche forma di visione artificiale (riconoscimento delle immagini) o NLP per eseguire i loro compiti.
Queste capacità AI consentono agli strumenti RPA di osservare visivamente i processi e di eseguirli autonomamente, senza intervento umano. Come con la maggior parte delle iniziative AI, i casi d'uso nel software RPA sono relativamente grezzi. Tuttavia, per raggiungere una vera automazione, le due tecnologie dovranno lavorare senza soluzione di continuità. Questo aiuterà le aziende con la loro trasformazione digitale complessiva.
Process mining
Come menzionato in precedenza, il punto di partenza per l'RPA deve essere con i processi stessi. Pertanto, sempre più attori RPA stanno collaborando o incorporando (attraverso acquisizioni o sviluppo) funzionalità di process mining nel loro software. Questo aiuta gli acquirenti a utilizzare il software nel modo più ottimizzato possibile, poiché vengono guidati ad automatizzare i processi che hanno il più alto potenziale di automazione. È anche vantaggioso per i venditori, poiché più processi possono aiutare i loro clienti ad automatizzare, più denaro possono ottenere.
Quali rischi sono associati alla distribuzione del software RPA?
Sebbene il software RPA possa essere uno strumento prezioso per automatizzare i processi più noiosi di un'azienda e risparmiare tempo ai dipendenti, non è privo di rischi. Il primo rischio da essere consapevoli con gli strumenti RPA sono le ipotesi e le aspettative iniziali per lo strumento: molte aziende si avvicinano all'RPA come una soluzione magica che sarà in grado di eseguire qualsiasi funzione, a volte con l'assunzione che possa sostituire interi team di persone in un'azienda. Questo approccio può portare a delusioni da parte dei leader aziendali, a un basso ROI percepito dagli strumenti e persino alla perdita di talenti di alto livello e conoscenze istituzionali da un'azienda. Per mitigare questo rischio, le aziende che adottano l'RPA dovrebbero iniziare in piccolo automatizzando solo alcuni processi chiave, avere aspettative realistiche su ciò che gli strumenti possono realizzare e dedicare tempo a pianificare come i team che eseguono i processi attuali si adatteranno alle loro nuove funzioni modificate post RPA. L'RPA non dovrebbe essere implementato semplicemente per ridurre i costi riducendo i dipendenti a tempo pieno (FTE), ma piuttosto sfruttato come un modo per consentire a quei FTE di concentrarsi sugli aspetti strategici e creativi dei loro ruoli.
La seconda sfida intrinseca dell'RPA è fornire una comunicazione chiara ai team sulle responsabilità che avevano (e che sono state spostate all'RPA), rispetto alle responsabilità che hanno ancora insieme all'RPA. Questa sfida appare quando l'RPA viene adottato per la prima volta, ma anche durante i cambiamenti ai software e ai sistemi sottostanti su cui lo strumento RPA è stato addestrato. Utilizzare l'RPA può significare che questi processi aziendali fondamentali diventano meno trasparenti per i leader e i manager non tecnici, e un'azienda che utilizza l'RPA per questi compiti richiede spesso specialisti per determinare cosa è andato storto quando si passa a un nuovo sistema o strumento. Man mano che la complessità e la portata delle soluzioni RPA aumentano, i rischi aumentano anche.
Sebbene ci siano rischi associati all'RPA, la maggior parte delle aziende ottiene molto più valore dall'automazione dei processi di quanto rischi con gli scenari sopra descritti, tuttavia comprendendo i rischi dell'utilizzo dell'RPA e stabilendo aspettative chiare e realistiche per i team di leadership ed esecuzione della tua azienda, la tua azienda sarà tanto più probabile che tragga vantaggio dai meravigliosi benefici che l'automazione dei processi robotici ha da offrire.
