Scopri di più su Strumenti di Process Mining
Cosa sono gli strumenti di Process Mining?
Alla base, gli strumenti di process mining aiutano le aziende a comprendere i loro processi per capire meglio cosa sono e come stanno funzionando. Quando si scava nelle radici di un'azienda, le strutture sottostanti sono spesso supportate da processi o dai flussi di lavoro e dalle funzioni aziendali che sostengono le operazioni. I processi sono i passaggi e i compiti necessari per portare a termine un lavoro. I migliori processi sono facilmente ripetibili e ben documentati. Tuttavia, non è sempre facile avere il controllo di tutti i processi in corso, poiché possono essere distribuiti tra individui, team e sistemi. È qui che entra in gioco il software di process mining. Questo software può aiutare le aziende a determinare come ottimizzare i loro processi attraverso l'automazione o rendendoli più efficienti. Gli strumenti di process mining analizzano i log da vari sistemi aziendali, come CRM, ERP e software di acquisto. Da lì, i leader aziendali possono prendere decisioni informate e basate sui dati sui loro processi e flussi di lavoro.
I processi possono rapidamente sfuggire di mano. Ad esempio, una persona potrebbe inserire dati su un cliente in un CRM, un'altra potrebbe trasferire quei dati in un software finanziario e un altro collega potrebbe analizzare quei dati per ricavare informazioni. Con il software di process mining implementato, le aziende possono ottenere visibilità su come i vari compiti disparati si combinano in processi e su quanto bene lavorano insieme.
Tradizionalmente, gli strumenti di process mining sono utilizzati da aziende di medie dimensioni e grandi imprese. Le aziende più grandi tendono ad avere dipartimenti più isolati e quando le azioni aziendali devono essere integrate per essere efficienti, il software di process mining è una soluzione facile. Tuttavia, anche le piccole imprese possono trarre vantaggio dalla tecnologia RPA, poiché anch'esse hanno processi.
Quali tipi di strumenti di Process Mining esistono?
Scoperta dei processi
Il software di process mining può concentrarsi sulla scoperta dei processi. Questi strumenti sono più semplici e consentono una panoramica dei processi. Alcuni, tuttavia, utilizzano tecniche più avanzate, come l'intelligenza artificiale, per scoprire e raggruppare i processi.
Verifica di conformità
La verifica di conformità è un metodo di process mining utilizzato per controllare la conformità. Confronta i log degli eventi o un processo reale con il modello di riferimento esistente, o modello target, per quel processo. Questa tecnica determina se il processo reale corrisponde al processo target.
Reingegnerizzazione dei processi
La reingegnerizzazione dei processi comporta la modifica del modello di processo. Include la riprogettazione dei processi aziendali fondamentali per migliorare drasticamente la produttività, i tempi di ciclo e la qualità. Questi strumenti si concentrano sull'analisi e la progettazione dei flussi di lavoro e dei processi.
Quali sono le caratteristiche comuni degli strumenti di Process Mining?
Di seguito sono riportate alcune caratteristiche fondamentali all'interno delle soluzioni di process mining che possono aiutare gli utenti in molti modi:
Gestione dei processi: Perché il software possa elaborare i processi, sono fondamentali capacità di integrazione robuste con strumenti aziendali, come il software CRM ed ERP. Questo software può consentire agli utenti di accedere e comprendere diversi processi in base ai loro ruoli. Ciò darà agli utenti la possibilità di trovare colli di bottiglia e identificare le lacune tra come dovrebbero essere le cose e come sono in realtà.
Analisi dei processi: La gestione è il primo passo e l'analisi è il secondo. Gli strumenti di process mining consentono agli utenti di condurre analisi dei processi in tempo reale, fornendo loro capacità di notazione dei processi e la possibilità di definire entità aziendali e responsabilità per determinati processi.
Automazione: L'automazione non è l'unico obiettivo del process mining, ma spesso è il risultato. Molti di questi strumenti si integrano con la tecnologia RPA, sia nativamente che tramite integrazioni di terze parti. Alcuni di essi consentono a clienti, partner e sviluppatori di terze parti di creare applicazioni sopra i processi aziendali.
Quali sono i vantaggi degli strumenti di Process Mining?
Di seguito sono menzionati alcuni vantaggi delle piattaforme di process mining:
Scoperta: La proliferazione di sistemi e applicazioni può portare alla proliferazione di confusione, ma non deve essere così. Il process mining può aiutare a scoprire i processi analizzando i dati di log prodotti dalle applicazioni. Questo software potrebbe integrarsi con il software CRM, ad esempio, per aiutare a ottenere una migliore comprensione di quanto sia efficiente ed efficace la gestione delle relazioni con i clienti di un'azienda. La potenza di questa tecnologia è che può integrarsi con una vasta gamma di tipi di strumenti e, come tale, può fornire una visione d'insieme di tutti i processi e di come lavorano insieme.
Monitoraggio: Una volta scoperti i processi, il vero lavoro può iniziare. I sistemi di process mining possono fornire una visione end-to-end dei processi in tutta l'azienda da una vasta gamma di applicazioni e sistemi diversi. Questa visione può mostrare quali processi stanno occupando più tempo e risorse, che si tratti di output finanziario o capitale umano.
Ottimizzazione: Visualizzare i processi non è un obiettivo in sé. Il punto e lo scopo del monitoraggio dei processi è ottimizzarli. Questo può assumere la forma di automazione (attraverso il software di automazione dei processi robotici (RPA), ad esempio) o garantendo che le persone coinvolte possano raggiungere il loro pieno potenziale.
Chi utilizza gli strumenti di Process Mining?
Leader delle vendite: I processi da lead a ordine possono richiedere molto tempo, aumentando il tempo di recupero degli investimenti di marketing. Le aziende possono scoprire le ragioni dietro questo problema e agire per ridurre il tempo del ciclo di vendita.
Professionisti IT: I sistemi IT potrebbero non fornire la soluzione corretta al primo tentativo. Gli strumenti di process mining possono produrre approfondimenti basati sui dati per aumentare il tasso di risoluzione al primo tentativo.
Responsabili finanziari: Errori e interventi manuali nei processi di acquisto a pagamento aumentano il tempo di consegna. Il process mining può aiutare le aziende a trovare aree compatibili per l'automazione.
Quali sono le alternative agli strumenti di Process Mining?
Le alternative agli strumenti di process mining possono sostituire questo tipo di software, parzialmente o completamente:
Software di automazione dei processi robotici (RPA): Le soluzioni software RPA a volte hanno capacità di process mining integrate. Pertanto, le aziende che già implementano bot RPA dovrebbero prima verificare se dispongono di funzionalità di process mining.
Software correlato agli strumenti di Process Mining
Le soluzioni correlate che possono essere utilizzate insieme al software di process mining includono:
Software di gestione dei processi aziendali (BPM): Un'azienda può implementare sia il software di process mining che il software di gestione dei processi aziendali (BPM) contemporaneamente per eseguire diverse funzioni di automazione dei processi. Tuttavia, un'azienda potrebbe anche decidere di optare per l'uno o l'altro. Il software BPM, che esiste da tempo, viene utilizzato per analizzare i processi a un livello molto alto, mentre gli strumenti di process mining entrano in dettagli più granulari.
Software di simulazione dei processi aziendali: Simile al process mining, il software di simulazione dei processi aziendali consente alle aziende di valutare i processi aziendali. Questo software fornisce strumenti più robusti per simulare questi processi e si concentra sul test e sulla convalida di scenari ipotetici. Fornisce strumenti per creare modelli e visualizzare i modelli e i risultati. Viene tipicamente utilizzato da dirigenti, manager e consulenti esterni che cercano di ottenere una migliore comprensione dei processi aziendali di un'azienda.
Sfide con gli strumenti di Process Mining
Le soluzioni software possono presentare le proprie sfide. Bisogna sempre tenere a mente che il process mining, come qualsiasi altra soluzione legata alla trasformazione digitale o all'automazione, non è una bacchetta magica. Pertanto, gli utenti devono tenere a mente questi ostacoli e problemi:
Integrazioni: Una preoccupazione di cui gli utenti del software di process mining dovrebbero essere consapevoli è il tipo di software con cui gli strumenti di process mining possono integrarsi per automatizzare i processi. Spesso, le aziende implementeranno strumenti di process mining sopra i sistemi ERP, gli strumenti di infrastruttura del contact center o il software di contabilità, tra molti altri tipi di software. Se il software che un'azienda spera di automatizzare i processi all'interno non è compatibile con lo strumento di process mining di loro scelta, allora non ha senso acquistare quel prodotto specifico.
Compatibilità: Gli acquirenti dovrebbero assicurarsi che la soluzione di process mining possa funzionare su Windows o macOS o su qualsiasi altro sistema operativo che potrebbero utilizzare nella loro azienda. La maggior parte degli strumenti di process mining sono indipendenti dalla piattaforma e possono funzionare con molti fornitori di software diversi; tuttavia, è sempre meglio verificare quando si acquista il software.
Costi imprevisti: Come con qualsiasi software, è essenziale considerare tutti i potenziali costi coinvolti. Con il software di process mining, gli utenti potrebbero scoprire di finire per spendere più di quanto pensassero.
Quali aziende dovrebbero acquistare strumenti di Process Mining?
Ogni settore può trarre vantaggio in qualche modo dal software di process mining e dall'implementazione di una strategia di automazione. Ecco un paio di esempi di settori in cui i benefici del process mining stanno dando i loro frutti:
Sanità: I turni in ospedale possono essere mentalmente e fisicamente estenuanti, e l'ultima cosa di cui un tecnico medico ha bisogno è rimanere sveglio su compiti ripetitivi e di bassa priorità. Il software di process mining può aiutare i leader sanitari a tenere conto dei processi e garantire che i processi siano ottimizzati o automatizzati secondo necessità.
Telecomunicazioni: Le aziende di telecomunicazioni sono sempre alla ricerca di migliorare i loro processi e offrire i migliori e più veloci servizi ai loro clienti. Il process mining può aiutarli a comprendere meglio i loro processi.
Come acquistare strumenti di Process Mining
Raccolta dei requisiti (RFI/RFP) per il software di Process Mining
Quando si cerca di implementare una soluzione di process mining, è fondamentale iniziare dall'inizio. In altre parole, un'azienda dovrebbe iniziare conducendo una panoramica dei processi aziendali. Se un'azienda è appena agli inizi e cerca di acquistare il suo primo software di process mining, o ovunque si trovi nel suo processo di acquisto, g2.com può aiutare a selezionare l'opzione migliore. Come menzionato sopra, gli acquirenti dovrebbero anche considerare il software e i servizi correlati e accessori che potrebbero voler implementare insieme al process mining, come RPA o servizi di consulenza per l'automazione dei processi robotici (RPA).
Prendere una visione olistica dei sistemi e dei processi aziendali aiuterà le aziende a identificare i punti critici. Questo li aiuterà a capire quale software acquistare (ad esempio, se può gestire efficacemente i processi aziendali) e sviluppare criteri di acquisto.
Una richiesta di informazioni (RFI) può essere utile, soprattutto se l'implementazione è di grande scala e portata. Producendo questo, un'azienda può essere ben posizionata per raccogliere informazioni dai venditori. A seconda della portata dell'implementazione, potrebbe essere utile produrre un RFI, un elenco di una pagina con alcuni punti elenco che descrivono ciò che è necessario dal software di process mining.
Confronta i prodotti di Process Mining Software
Crea una lista lunga
La valutazione dei fornitori dovrebbe iniziare con una lista lunga, che aiuterà a determinare se una determinata soluzione è adatta. Gli acquirenti dovrebbero creare un ampio elenco di strumenti che si allineano con i loro obiettivi aziendali. In modo che ci sia un campo di gioco equo, è importante porre lo stesso set di domande a ciascun venditore.
Crea una lista corta
Successivamente, dovrebbe avvenire una riduzione. Attraverso domande mirate, demo e prove, si può passare da una lista lunga a una corta. Anche se questo differirà per ogni azienda e caso d'uso, tre o cinque prodotti sono tipicamente un buon numero. Con questa lista in mano, le aziende possono produrre una matrice per confrontare le caratteristiche e i prezzi delle varie soluzioni.
Conduci demo
Per garantire un confronto approfondito, l'utente dovrebbe dimostrare ogni soluzione sulla lista corta utilizzando lo stesso caso d'uso e set di dati. Questo permetterà all'azienda di valutare come ogni venditore si confronta con la concorrenza.
Selezione del software di Process Mining
Scegli un team di selezione
Prima di iniziare, è fondamentale creare un team vincente che lavorerà insieme durante l'intero processo, dall'identificazione dei punti critici all'implementazione. Il team di selezione del software dovrebbe essere composto da membri dell'organizzazione con gli interessi, le competenze e il tempo giusti per partecipare a questo processo. Un buon punto di partenza è mirare a tre o cinque persone che ricoprano ruoli come il principale decisore, il project manager, il proprietario del processo, il proprietario del sistema o l'esperto di materia del personale, oltre a un responsabile tecnico, un amministratore IT o un amministratore della sicurezza. Nelle aziende più piccole, il team di selezione del fornitore può essere più piccolo, con meno partecipanti, multitasking e assumendo più responsabilità.
Negoziazione
Solo perché qualcosa è scritto sulla pagina dei prezzi di un'azienda non significa che sia definitivo, anche se alcune aziende non si muoveranno. È imperativo aprire una conversazione riguardo ai prezzi e alle licenze. Ad esempio, il venditore potrebbe essere disposto a offrire uno sconto per contratti pluriennali o a raccomandare il prodotto ad altri.
Decisione finale
Dopo questa fase, e prima di andare fino in fondo, si consiglia di avviare un test o un programma pilota per testare l'adozione con un piccolo campione di utenti. Se lo strumento è ben utilizzato e ben accolto, l'acquirente può essere sicuro che la selezione sia stata corretta. In caso contrario, potrebbe essere il momento di tornare al tavolo da disegno.
Quanto costano gli strumenti di Process Mining?
In generale, gli strumenti di process mining richiedono una licenza (prezzata annualmente o mensilmente). Inoltre, spesso si paga un extra per bot, con i bot non presidiati che sono più costosi di quelli presidiati.
Ritorno sull'investimento (ROI)
Poiché il process mining potrebbe sostituire i compiti (o i lavori) degli esseri umani, è necessario analizzare e confrontare il costo dell'automazione rispetto al fatto che gli esseri umani svolgano gli stessi compiti. Sebbene l'entità con cui il software impatta sul risultato economico dell'azienda sia un indicatore chiave di successo, non dovrebbe essere l'unico. Bisogna anche indagare sul ROI etico, o sull'impatto morale che lo spostamento dei posti di lavoro avrà.
Implementazione degli strumenti di Process Mining
Chi è responsabile dell'implementazione degli strumenti di Process Mining?
Sebbene alcune soluzioni di process mining richiedano un supporto IT significativo, la maggior parte può essere implementata direttamente dai leader aziendali. Questi leader aziendali avranno la migliore visibilità sui processi del loro team. Per implementazioni più complesse, sarà probabilmente necessario il supporto del team IT. Il team IT potrebbe anche essere coinvolto con la sicurezza. Poiché il software di process mining può accedere alle informazioni più sensibili, l'IT potrebbe essere coinvolto per testare quanto sia sicuro il software.
Come appare il processo di implementazione per lo strumento di Process Mining?
Quando si cerca di automatizzare i propri processi, bisogna iniziare con un'analisi approfondita di quei processi. Non è necessario iniziare con software costosi o un team esterno. Può iniziare con carta e penna o su una lavagna, digitale o meno. L'azienda, o il team, può individuare i processi più problematici o quelli maturi per l'automazione, come quelli più ripetitivi. Solo dopo questo duro lavoro può iniziare l'automazione effettiva.
Quando dovresti implementare lo strumento di Process Mining?
Molte soluzioni offrono prove gratuite per testare l'efficacia della tecnologia. Questo può aiutare un'azienda a determinare se la soluzione è giusta per loro. Se è stata presa la decisione di implementare il process mining, è fondamentale che non venga isolato in un solo dipartimento; altrimenti, la sua stessa implementazione potrebbe portare a ulteriori complicazioni e confusione sui processi.
Tendenze degli strumenti di Process Mining
Intelligenza artificiale (AI)
I fornitori di process mining stanno cercando di implementare elementi di AI e machine learning nelle loro soluzioni per consentire alle aziende di comprendere meglio i loro processi. Queste capacità di AI consentono agli strumenti di process mining di osservare visivamente i processi e di eseguirli in modo indipendente, senza intervento umano. Come con la maggior parte delle iniziative AI, i casi d'uso nel software di process mining sono relativamente grezzi. Tuttavia, per raggiungere una vera automazione, le due tecnologie dovranno lavorare senza soluzione di continuità. Questo aiuterà le aziende con la loro trasformazione digitale complessiva.
