Tipi di software di Enterprise Content Management (ECM)
Data la natura aperta della maggior parte dei sistemi ECM, sarebbe difficile dire che ci sono tipi distinti. Tuttavia, le distinzioni più facili possono essere fatte per gli strumenti ECM costruiti per settori specifici. Molti settori hanno processi altamente regolamentati riguardo alla gestione di file legali, cartelle cliniche, moduli di ispezione, certificazioni, ecc. Oltre agli standard imposti dal governo, alcune organizzazioni potrebbero aver bisogno di capacità e configurazioni specifiche. Molti fornitori di ECM offrono soluzioni industriali su misura basate su standard e implementazioni precedenti, e i settori con processi burocratici estesi troveranno il massimo utilizzo dai sistemi ECM. Esempi specifici includono, ma non sono limitati a, sanità, legge e servizio pubblico. Tuttavia, la maggior parte delle aziende moderne si trova regolarmente a gestire tutto, dalle fatture ai materiali di content marketing ai documenti sanitari, e i sistemi ECM sono progettati per aiutare a scansionare, categorizzare e archiviare tutto quanto sopra e altro ancora.
Caratteristiche del software di Enterprise Content Management (ECM)
I sistemi di gestione dei contenuti aziendali spesso forniscono le stesse caratteristiche di base. Tuttavia, i prodotti ECM per settori specifici includeranno spesso soluzioni di funzionalità specifiche.
Caratteristiche di gestione dei file
Supporto per tipi di file — Supporta l'archiviazione di più tipi di file. Questo include, ma non è limitato a, file basati su testo, PDF, immagini, video e file audio.
Metadati — Aggiunge automaticamente metadati descrittivi come dimensione del file e data di caricamento, inserisce campi di metadati standard come parole chiave e consente la creazione di campi e vocabolari personalizzati.
Scansione OCR — Facilita la strutturazione dei dati non strutturati attraverso software OCR o altri processi di archiviazione/tagging automatizzati per documenti scansionati.
Versioning — Tiene traccia delle versioni che cambiano incrementali dello stesso file.
Collaborazione — Supporta la collaborazione simultanea di più utenti nella creazione, annotazione e revisione di documenti.
Assemblaggio di documenti — Genera automaticamente documenti basati su modelli e invio di moduli.
Creazione di moduli — Supporta la creazione e la gestione di moduli utente inviabili.
Portali e siti — Fornisce la possibilità di creare portali e siti utente.
Disposizione — Archivia, elimina o revoca automaticamente l'accesso ai file che hanno raggiunto la fine del loro ciclo di vita.
Ricerca — Semplifica e facilita la scoperta di file tramite una ricerca semplice o avanzata.
Interfaccia web — Consente l'accesso ai documenti tramite un'interfaccia web senza richiedere l'installazione di un client su un dispositivo.
App mobili — Fornisce app per iOS, Android e Windows Phone con funzionalità che consentono agli utenti di eseguire le stesse funzioni che farebbero su un PC.
Caratteristiche del flusso di lavoro
Automazione dei processi — Automatizza i processi interni specificando una serie di condizioni e azioni, che possono essere personalizzabili alle complessità delle esigenze di un'organizzazione ed è facile da configurare ed eseguire.
Condizioni — Fornisce un motore di flusso di lavoro che è rilevante e personalizzabile alle condizioni necessarie per eseguire le regole.
Gestione dei record — Fornisce gli strumenti e le funzionalità necessari per mantenere prove delle attività aziendali e conformarsi ai requisiti governativi o agli standard del settore.
Gestione dei casi — Fornisce funzionalità specializzate per raggruppare contenuti strutturati e non strutturati, automatizzare processi adattivi e multipersona e impostare scadenze per i casi aperti. Consente anche il completamento e la chiusura dei casi e l'archiviazione e la futura verifica delle informazioni associate.
Caratteristiche di amministrazione
Gestione di utenti, ruoli e accessi — Concede l'accesso a dati, funzionalità, oggetti selezionati, ecc., in base agli utenti, ai ruoli degli utenti, ai gruppi, ecc.
Single sign-on — Facilita l'onboarding e l'offboarding dei membri del team con provider di identità basati su Active Directory/SAML.
Politiche e controlli — Fornisce la possibilità di controllare l'accesso a file/cartelle per utente o gruppo, permessi di condivisione esterna, politiche di modifica, restrizioni di posizione del dispositivo, ecc.
Limiti di archiviazione — Facilita l'amministrazione dei limiti di archiviazione per utente o gruppo.
Zone di archiviazione — Supporta la scelta del data center in cui i tuoi file dovrebbero essere archiviati.
Sicurezza — Archivia e trasferisce i file in un ambiente sicuro.
Caratteristiche della piattaforma
Internazionalizzazione — Consente alle organizzazioni multinazionali di utilizzare strumenti efficacemente in più lingue e valute.
Prestazioni e affidabilità — Garantisce che il software sia costantemente disponibile (uptime) e consente agli utenti di completare rapidamente le attività perché non stanno aspettando che il software risponda a un'azione che hanno intrapreso.
Reportistica e audit — Fornisce accesso a report predefiniti e personalizzati per monitorare l'attività degli utenti e l'archiviazione.
Integrazione del sistema di registrazione — Si integra con altri sistemi di registrazione come CRM, ERP, Outlook, Sharepoint.
API — Consente l'integrazione personalizzata con sistemi esterni.
Tendenze relative al software di Enterprise Content Management (ECM)
Popolarità in opzioni più flessibili — Per tutti i benefici che possono derivare da una gestione estesa dei contenuti, i sistemi ECM hanno una reputazione mista. Alcuni li considerano datati, e il termine stesso può scoraggiare i potenziali clienti. La gestione dei contenuti aziendali come tipo di software evoca associazioni con soluzioni on-premise vecchie di decenni, non intuitive, che erano difficili sia da implementare che da mantenere. Mentre queste soluzioni on-premise sono migliorate e sono utilizzate principalmente da grandi organizzazioni aziendali, la stragrande maggioranza delle soluzioni ECM disponibili oggi sono ora offerte snelle e basate su cloud. Gli sviluppatori di ECM stanno mettendo al primo posto interfacce utente scattanti e flessibilità nelle offerte moderne per competere con tipi di software di gestione dei documenti meno complicati. Tuttavia, questo ha offuscato le linee tra i sistemi di gestione dei contenuti aziendali e altri tipi simili di sistemi di gestione dei contenuti.
Lo spazio manca di forti distinzioni — L'intero spazio di gestione dei documenti nel suo complesso manca di delineazioni definitive tra i prodotti. La gestione dei contenuti è cambiata significativamente dai giorni delle soluzioni aziendali on-premise, e con l'industria nel suo complesso che si orienta verso prodotti eleganti e basati su cloud, le linee tra le soluzioni di gestione dei documenti si sono indebolite. Mentre una volta esistevano distinzioni tra software di gestione dei documenti semplici e ECM, si potrebbe sostenere che i termini specifici tra i prodotti sono principalmente a discrezione del fornitore.
Software e servizi correlati al software di Enterprise Content Management (ECM)
Gestione dei contenuti aziendali — Sia il software di gestione dei contenuti aziendali che il software di archiviazione e condivisione file sono repository di contenuti simili ai sistemi di gestione dei contenuti aziendali. Tuttavia, a un certo punto erano più semplificati, noti per essere offerte basate su cloud e scelte migliori per le piccole imprese. Tuttavia, con una spinta a livello industriale verso i prodotti cloud, ci sono poche differenze tra loro ora.
Gestione delle risorse digitali — Mentre i sistemi di gestione dei contenuti aziendali sono destinati a contenere tutti i contenuti di un'organizzazione, il software di gestione delle risorse digitali, o sistemi DAM, sono destinati specificamente ai file multimediali ricchi. Questo include file come immagini, video, audio e presentazioni. Il software DAM è utilizzato specificamente dai team di marketing per contenere il materiale di marketing in un repository su misura. Mentre sia gli ECM che i DAM sono entrambi capaci di contenere una quantità estesa di contenuti, i DAM hanno un caso d'uso più specifico e funzionalità per soddisfare, come miniature di anteprima avanzate e funzionalità di importazione ed esportazione semplificate.
