Il software di gestione documentale cattura, archivia, gestisce e condivide in modo sicuro i documenti aziendali. Queste soluzioni archiviano documenti elettronici, come documenti Word, PDF, presentazioni, fatture e immagini scansionate di documenti cartacei, in una posizione centralizzata. Il software di gestione documentale è progettato per controllare l'intero ciclo di vita dei documenti, inclusa la conservazione, la creazione e l'accessibilità dei documenti. Gestiscono anche le tracce di audit, l'indicizzazione, il versioning e i flussi di lavoro. Tipicamente, le organizzazioni avranno un sistema centrale di gestione documentale che archivia i documenti aziendali, ma è anche comune che diversi team abbiano i propri sistemi di archiviazione. Questo software aiuta le organizzazioni a ridurre il tempo necessario per cercare e accedere ai documenti, minimizzare la necessità di archiviazione fisica dei documenti, ridurre il rischio di non conformità e violazioni della sicurezza, e migliorare la collaborazione e i flussi di lavoro.
Sebbene la gestione documentale possa esistere come soluzione autonoma, è spesso un modulo incluso nelle applicazioni software aziendali, come i sistemi di gestione dei contenuti aziendali e il software di collaborazione sui contenuti cloud.
Per qualificarsi per l'inclusione nella categoria Gestione Documentale, un prodotto deve:
Archiviare contenuti strutturati in vari tipi di file in un repository centralizzato
Consentire agli utenti di trovare e gestire documenti tramite funzionalità di ricerca e filtraggio avanzato e tagging
Offrire il controllo delle versioni per mantenere un registro delle varie versioni dei documenti
Impostare diritti di accesso per individui o dipartimenti utilizzando strutture di permessi
