Meilleur Logiciel de messagerie conforme à la HIPAA
Logiciel de messagerie conforme à la HIPAA en vedette en un coup d'œil
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Qu'est-ce que le logiciel de messagerie conforme à la HIPAA ?
Le logiciel de messagerie conforme à la Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) permet aux hôpitaux, aux organisations de soins de santé et aux entreprises associées de communiquer en toute sécurité avec les patients et de partager des informations de santé protégées électroniques (ePHI) avec des utilisateurs autorisés. Le logiciel de messagerie conforme à la HIPAA aide les pratiques médicales et les hôpitaux à se conformer à la HIPAA et à d'autres réglementations de l'industrie, à rationaliser les communications du personnel, à réduire les absences des patients, à diminuer les appels téléphoniques et à optimiser leur flux de travail. Les solutions de messagerie conformes à la HIPAA sont modélisées d'après des applications de messagerie instantanée, de logiciels de messagerie électronique et de messagerie texte similaires, familières aux consommateurs. Les principales caractéristiques de ce logiciel incluent la messagerie textuelle et la sécurisation des messages conformément aux réglementations HIPAA.
De nombreuses solutions de messagerie sécurisée existent et ont été utilisées dans l'industrie médicale pour communiquer avec les patients. Cependant, la sécurité ne garantit pas nécessairement la conformité réglementaire. Les solutions de messagerie conformes à la HIPAA garantissent que les réglementations sont respectées et fournissent aux professionnels de la santé un outil intuitif pour partager des informations et communiquer avec les patients de manière transparente. Le logiciel de messagerie conforme à la HIPAA est similaire au logiciel de communication et de collaboration clinique lorsqu'il est utilisé en interne entre le personnel médical. Cependant, la majorité des applications et outils de messagerie conformes à la HIPAA sont utilisés entre les patients et les équipes de soins de santé pour améliorer l'expérience des patients avec les soins de santé. Le logiciel de messagerie conforme à la HIPAA garantit que les hôpitaux, les pratiques et les prestataires de soins de santé ne compromettent pas les informations médicales sensibles.
Quels types de logiciels de messagerie conformes à la HIPAA existent ?
Bien que de nombreuses discussions tournent autour de la messagerie textuelle conforme à la HIPAA, les fournisseurs proposent également des solutions qui cryptent et sécurisent les e-mails, les outils de visioconférence, les chatbots et les outils de support technique.
SMS ou messagerie texte
Les fournisseurs de messagerie texte conforme à la HIPAA ajoutent un niveau supplémentaire de sécurité et de conformité aux solutions de messagerie texte sécurisées non conformes à la HIPAA.
Les fournisseurs d'e-mails conformes à la HIPAA cryptent tous les e-mails sortants pour garantir la confidentialité des PHI. Toutes les solutions d'e-mail conformes à la HIPAA prennent en charge les e-mails sortants et certaines prennent également en charge les réponses entrantes.
Télémédecine
Les directives HIPAA exigent que tout système ou méthode utilisé pour la télémédecine ou les consultations virtuelles ne puisse pas être communiqué via des canaux non sécurisés comme Skype. Les organisations et les praticiens peuvent utiliser un service vidéo spécifique conforme à la HIPAA ou mettre en œuvre des solutions conformes à la HIPAA qui offrent des conférences vidéo ou audio sécurisées.
Support technique ou chatbot
Les chatbots peuvent même être équipés pour crypter et garantir la conformité HIPAA pour les organisations de soins de santé. En général, le logiciel de chatbot conforme à la HIPAA redirige la communication d'une plateforme de messagerie comme Facebook Messenger ou Twitter vers un chat conforme à la HIPAA.
Quelles sont les caractéristiques communes du logiciel de messagerie conforme à la HIPAA ?
Les fonctionnalités standard de messagerie conforme à la HIPAA incluent la prise en charge de la messagerie instantanée et du transfert sécurisé de fichiers. La prise en charge de l'intégration de logiciels spécifiques, de la messagerie de groupe, de l'archivage des messages et de la recherche de messages peut aider les acheteurs à distinguer les différentes offres de logiciels. Voici quelques fonctionnalités de base du logiciel de messagerie conforme à la HIPAA qui peuvent aider les professionnels de la santé à communiquer avec leurs patients tout en maintenant la conformité HIPAA :
Messagerie bidirectionnelle : Toutes les solutions de messagerie conformes à la HIPAA prennent en charge la messagerie instantanée bidirectionnelle, à la fois en interne et en externe. La messagerie instantanée peut se faire via SMS, e-mail ou chatbot. La messagerie bidirectionnelle réduit les appels manqués, les appels manqués et les messages vocaux. La messagerie texte conforme à la HIPAA est un élément clé des solutions de messagerie conformes à la HIPAA. La communication textuelle facilite la communication en temps réel des patients avec leurs prestataires. Certaines solutions permettent aux prestataires d'automatiser l'envoi de messages sécurisés pour rationaliser la communication avec leurs patients.
Partage de fichiers : Les solutions de messagerie conformes à la HIPAA permettent le partage de fichiers entre le prestataire et le patient. Cela est particulièrement utile lorsqu'un prestataire souhaite envoyer des résultats de laboratoire ou un autre type de document afin que le patient puisse voir le document dans son intégralité.
Administration centralisée des utilisateurs : Les solutions de messagerie conformes à la HIPAA fournissent un emplacement central pour que les administrateurs gèrent les utilisateurs. Les mesures d'authentification garantissent que les messages sont envoyés et reçus par la personne exacte qui devrait avoir accès à ces messages. Les solutions de messagerie conformes à la HIPAA permettent aux utilisateurs de gérer et d'accéder à ces paramètres pour garantir qu'aucun utilisateur autorisé ne peut compromettre la sécurité des solutions.
Cryptage des messages : Les solutions de messagerie conformes à la HIPAA doivent crypter les messages pendant le transit de la livraison des messages. Une fonctionnalité de cryptage plus complète peut inclure le cryptage de l'annuaire d'une organisation et la redirection vers un portail Web sécurisé et des informations pratiques propriétaires.
Certains logiciels de messagerie conformes à la HIPAA contiennent des fonctionnalités supplémentaires :
Prise en charge BYOD : De nombreux hôpitaux et pratiques médicales soutiennent les pratiques de type "apportez votre propre appareil" (BYOD). Les solutions de messagerie conformes à la HIPAA peuvent être chargées sur des appareils personnels, ce qui permet finalement à une organisation de soins de santé d'économiser de l'argent sur du matériel et des équipements coûteux.
Intégration d'applications de stockage en nuage : Les solutions de messagerie conformes à la HIPAA qui peuvent s'intégrer aux applications de stockage en nuage simplifient encore le partage et le classement des informations des patients entre l'expéditeur et le destinataire.
Intégration des dossiers de santé électroniques (EHR) : Les solutions de messagerie conformes à la HIPAA qui s'intègrent aux EHR ou aux dossiers médicaux électroniques (EMR) facilitent l'accès des organisations de soins de santé aux dossiers de données des patients et la synchronisation des mises à jour des données des patients si nécessaire.
Gestion de la durée de vie des messages : Au-delà du cryptage et de la sécurisation de la communication textuelle, les solutions de messagerie conformes à la HIPAA doivent fournir aux utilisateurs des fonctionnalités de rappel, de durée de vie, d'archivage et de suppression à distance. Un autre niveau de commodité que les solutions de conformité HIPAA offrent est la possibilité de confirmer que les messages sont livrés.
Autres fonctionnalités du logiciel de messagerie conforme à la HIPAA : Capacités Composées, Capacités de Solution Ponctuelle.
Quels sont les avantages du logiciel de messagerie conforme à la HIPAA ?
Les organisations et institutions de soins de santé sont soumises à la conformité HIPAA. Le logiciel de messagerie conforme à la HIPAA permet aux hôpitaux et aux pratiques d'améliorer leurs pratiques de communication avec les patients. Les professionnels de la santé peuvent tirer parti de la technologie de messagerie texte et lutter contre le piratage de données et les problèmes de cybersécurité en envoyant des e-mails cryptés avec le logiciel de messagerie conforme à la HIPAA. Ces outils soutiennent le flux de travail, l'efficacité des coûts, la conformité et la sécurité globale pour toute organisation de soins de santé.
Le logiciel conforme à la HIPAA offre aux professionnels et au personnel médical une alternative simple à d'autres solutions de communication et de collaboration cliniques. Les utilisateurs mettent en œuvre le logiciel conforme à la HIPAA pour communiquer entre eux en plus de communiquer avec les patients. Le logiciel de messagerie textuelle conforme à la HIPAA est particulièrement utile en cas d'urgence, à la fois en interne et en externe ; la messagerie texte réduit considérablement le temps nécessaire pour transmettre un message clair. Les ruptures de communication sont évitées, la coordination est améliorée, les réadmissions et la vérification des assurances sont rationalisées, et les soins aux patients sont centralisés lorsque les organisations utilisent des solutions de messagerie conformes à la HIPAA.
Réduction des appels manqués : Les solutions de messagerie conformes à la HIPAA réduisent le besoin de rappels, de messages vocaux ou de messages mal dirigés. De plus, le logiciel de messagerie conforme à la HIPAA fournit aux utilisateurs des notifications de livraison, des accusés de lecture et la possibilité d'archiver ou d'effacer immédiatement les informations sensibles partagées avec les patients.
Augmentation de l'efficacité et de la productivité : Plusieurs utilisateurs peuvent participer à la même discussion, ce qui rationalise la coordination des soins et améliore la productivité. Les notes cliniques, les radiographies et les calendriers de traitement peuvent être facilement partagés entre le personnel et les systèmes de soins de santé aussi facilement que les ordonnances et les rappels de rendez-vous sont partagés avec les patients.
Augmentation de la sécurité : Le logiciel de messagerie conforme à la HIPAA est conçu pour aider les organisations et institutions de soins de santé à respecter les règles des informations de santé protégées (PHI), de la HIPAA et d'autres réglementations spécifiques à l'industrie. En garantissant la conformité, les praticiens et les professionnels de la santé s'inquiètent moins de la violation et de la compromission de la sécurité des données des patients.
Qui utilise le logiciel de messagerie conforme à la HIPAA ?
Les professionnels de la santé sont les principaux utilisateurs du logiciel de messagerie conforme à la HIPAA ; les patients n'utilisent pas réellement un portail ou un système spécial lorsqu'ils reçoivent des messages cryptés et sécurisés. Le meilleur logiciel de messagerie conforme à la HIPAA crée une expérience transparente pour les patients afin que, tout en étant assurés que leurs informations restent en sécurité, ils reçoivent une correspondance par texte ou e-mail de leur prestataire ou système médical.
Professionnels de la santé : Les professionnels de la santé, le personnel médical, les pharmaciens, les associés commerciaux de la santé, les spécialistes du remboursement Medicaid et Medicare relèvent tous du domaine des professionnels de la santé. Cela inclut tout type de professionnel de la santé qui doit partager ou accéder à des informations sensibles sur les patients tout en communiquant avec les professionnels de la santé ou les patients concernés. Tous les professionnels de la santé peuvent tirer parti du logiciel de messagerie conforme à la HIPAA pour améliorer leur flux de travail.
Patients : Les patients peuvent recevoir des communications de leur prestataire par message texte ou e-mail. Ces communications textuelles sont acheminées via une plateforme de partage sécurisée et cryptée. Sur cette plateforme, les patients peuvent recevoir des mises à jour, des notifications et des confirmations pour les rendez-vous, les ordonnances et les procédures.
Logiciels liés au logiciel de messagerie conforme à la HIPAA
Le logiciel de messagerie conforme à la HIPAA n'existe pas dans une bulle. Les types de logiciels suivants peuvent être utilisés en conjonction avec ou à côté du logiciel de messagerie conforme à la HIPAA :
Logiciel de communication et de collaboration clinique : Bien que les solutions de messagerie conformes à la HIPAA puissent être utilisées pour communiquer avec d'autres professionnels de la santé et les patients, le logiciel de communication et de collaboration clinique reste une solution spécifique au prestataire. Ce logiciel coordonne le flux de données entre les professionnels de la santé pour combler les lacunes dans les soins aux patients.
Logiciel d'engagement des patients : Le logiciel d'engagement des patients fournit aux patients des portails et des plateformes pour surveiller leur progression en matière de soins de santé, optimiser le paiement et la planification des rendez-vous, et communiquer avec leur prestataire à leur convenance. La messagerie bidirectionnelle conforme à la HIPAA est une version de l'engagement des patients.
Logiciel de planification des patients : Le logiciel de planification des patients rationalise et simplifie le processus de prise de rendez-vous avec un prestataire. Notamment, le cas d'utilisation le plus courant de la messagerie conforme à la HIPAA est de rappeler aux patients les rendez-vous à venir et de les informer lorsqu'il est temps de planifier un suivi. Le plus grand avantage du logiciel de messagerie conforme à la HIPAA est de réduire les absences et d'augmenter le nombre de patients qu'un praticien voit en une journée.
Logiciel de dossier de santé électronique (EHR) : Les solutions de messagerie conformes à la HIPAA sont centrées sur le patient. Tout ce qui est communiqué via ces solutions est lié aux dossiers des patients. Les dossiers des patients sont stockés et numérisés dans les EHR et les EMR.
Logiciel de gestion des appareils mobiles (MDM) : Si une organisation de soins de santé propose une politique BYOD, elle choisira probablement une solution de messagerie conforme à la HIPAA qui prend en charge la pratique BYOD. Le logiciel de messagerie conforme à la HIPAA qui prend en charge le BYOD devrait offrir des capacités de gestion des appareils mobiles. Cela permet aux administrateurs d'avoir un accès complet à l'application de messagerie et de s'assurer que les données sont stockées dans le cloud et non sur l'appareil lui-même.
Défis avec le logiciel de messagerie conforme à la HIPAA
Les solutions logicielles peuvent présenter leur propre ensemble de défis. Les problèmes suivants peuvent nuire à l'adoption généralisée même après le déploiement et la mise en œuvre réussis d'une solution de messagerie conforme à la HIPAA.
Manque d'adoption : Bien que les solutions de messagerie conformes à la HIPAA soient conçues pour imiter l'expérience utilisateur des solutions de messagerie modernes, il existe encore quelques obstacles à l'adoption organisationnelle. Certains obstacles incluent le temps qu'il faut aux employés pour se sentir à l'aise avec la plateforme, les paramètres d'accès des utilisateurs, l'évolutivité et la réponse des patients.
Coût de mise en place : Outre le prix d'une solution de messagerie conforme à la HIPAA, il peut y avoir des coûts supplémentaires pour la maintenance mensuelle et les services de sécurité, ou pour un fournisseur ou une équipe de support informatique. Il est important de rechercher tous les coûts potentiels lors du choix de la solution à mettre en œuvre.
Violations de données : Les violations de données se produisent encore aujourd'hui. Bien que les solutions de messagerie conformes à la HIPAA équipent les professionnels de la santé des outils pour se conformer à la réglementation et apaiser les inquiétudes concernant la compromission des informations sensibles des patients, les organisations doivent comprendre que des solutions comme celles-ci sont préventives. Cela signifie que les violations de données sont toujours possibles.
Méthodes de communication existantes : Les avantages de l'utilisation d'une solution de messagerie textuelle conforme à la HIPAA n'auront pas immédiatement d'impact sur une organisation de soins de santé basée sur le fax. Même les organisations qui utilisent des téléphones mobiles ou des systèmes VoIP unifiés devraient comprendre les nuances entre les différents types de systèmes d'exploitation. Les utilisateurs potentiels du logiciel de messagerie conforme à la HIPAA ne devraient pas considérer la solution comme un outil magique pour résoudre des flux de travail de communication complexes ou inefficaces. Les processus et solutions existants doivent être pris en compte avant qu'un outil de messagerie conforme à la HIPAA ne soit déployé dans toute une organisation.
Quelles entreprises devraient acheter un logiciel de messagerie conforme à la HIPAA ?
Toutes les organisations de soins de santé aux États-Unis qui traitent des informations sur les patients protégées par la HIPAA devraient acheter des solutions de messagerie conformes à la HIPAA.
Pratiques médicales : Les pratiques médicales, en particulier les plus petites, établissent des relations avec leurs patients. Les solutions de messagerie conformes à la HIPAA sont un excellent moyen de briser les barrières de communication entre le prestataire et le patient.
Hôpitaux : Les hôpitaux peuvent bénéficier de la mise en œuvre d'un logiciel de messagerie conforme à la HIPAA, car ces solutions rationalisent la communication avec les patients.
Quel est le coût du logiciel de messagerie conforme à la HIPAA ?
Les solutions de messagerie conformes à la HIPAA sont généralement tarifées par utilisateur du logiciel sur une base mensuelle. Il peut y avoir des coûts supplémentaires pour toute personnalisation ou mise en œuvre difficile.
Retour sur investissement (ROI)
Le ROI peut être mesuré de plusieurs manières pour le logiciel de messagerie conforme à la HIPAA. Les principaux indicateurs à examiner sont la réduction des appels manqués, la réduction du temps d'attente pour les consultations, la réduction de la durée moyenne de séjour des patients, l'amélioration de la satisfaction des patients et la réduction des réadmissions évitables. Suivre tous ces facteurs avant et après la mise en œuvre est un excellent moyen de déterminer le ROI du système.
Tendances du logiciel de messagerie conforme à la HIPAA
Les hôpitaux, les praticiens individuels et tout type d'organisation impliquée dans le domaine médical doivent prendre en compte la conformité HIPAA. Voici quelques tendances qui impactent l'espace de messagerie conforme à la HIPAA ; la technologie continue d'innover la façon dont les professionnels de la santé communiquent avec leurs patients.
Intégration des plateformes de communication en nuage : Bien que certains fournisseurs permettent le chat vidéo sécurisé au sein de leur solution de messagerie conforme à la HIPAA, ce n'est pas une fonctionnalité standard. De plus en plus de fournisseurs réalisent le besoin d'intégrations solides avec les plateformes de communication en nuage et les canaux VoIP pour sécuriser et faciliter davantage la communication patient-prestataire et prestataire-prestataire. Cela signifie que les applications de messagerie non spécifiques aux soins de santé sont confrontées au besoin d'intégrer des outils qui aident les organisations à se conformer à la HIPAA. La normalisation de la télémédecine et les coûts croissants des soins de santé encouragent les organisations à investir dans des solutions de messagerie conformes à la HIPAA qui exploitent chaque moyen de communication.
Services conformes à la HIPAA : Les services de messagerie conformes à la HIPAA aident les organisations à comprendre la complexité de ces solutions. Ils encouragent l'adoption de ces solutions car ils réduisent la quantité de paperasse pour les prestataires. De plus, ils aident à clarifier toute confusion concernant les solutions. De plus en plus d'entreprises et de consultants apparaissent pour aider les professionnels de la santé à se conformer à la HIPAA et à d'autres réglementations.
Conformité à d'autres réglementations : Le RGPD, la FERPA, la HITECH et la CCPA sont toutes des réglementations fédérales. La HIPAA n'est pas la seule réglementation fédérale à laquelle les organisations de soins de santé et les entreprises associées doivent se conformer. Bien que des solutions existent pour aider spécifiquement les organisations à se conformer à la HIPAA, beaucoup sont également équipées pour gérer tout type de réglementation gouvernementale qui impacte la confidentialité, l'intégrité et la sécurité des informations de santé protégées.
Comment acheter un logiciel de messagerie conforme à la HIPAA
Collecte des exigences (RFI/RFP) pour le logiciel de messagerie conforme à la HIPAA
Pour établir une liste complète des exigences pour une solution de messagerie conforme à la HIPAA, l'acheteur potentiel doit déterminer quelques éléments. L'un d'eux est de savoir s'il recherche une solution ponctuelle qui ne gère que la messagerie, ou s'il recherche une solution complète d'engagement des patients, dont la messagerie conforme à la HIPAA serait une partie. Une fois cela déterminé, l'acheteur doit examiner les différents canaux par lesquels il souhaite communiquer avec ses patients, ainsi que le nombre de patients avec lesquels il communiquerait. Une partie importante de la mise en œuvre d'une solution de messagerie conforme à la HIPAA est de savoir à quel point elle s'intègre à une pile technologique existante, de sorte que les acheteurs potentiels doivent être conscients de l'interopérabilité des solutions potentielles.
Comparer les produits de messagerie conformes à la HIPAA
Créer une liste longue
Les acheteurs doivent supprimer tous les produits qu'ils savent ne pas répondre aux critères de base qu'ils ont établis lors de la collecte de leurs exigences. Ils doivent compiler une liste standardisée de questions basées sur ces exigences à poser aux fournisseurs lors des premières conversations.
Créer une liste courte
Une fois qu'ils ont leur liste longue basée sur les fournisseurs qui répondent à leurs exigences, les acheteurs potentiels doivent envoyer des RFI et examiner les réponses pour aider à compiler une liste courte. L'équipe d'achat doit rechercher par tous les moyens disponibles à ce stade, en consultant des rapports de recherche, des avis d'utilisateurs et d'autres sources tierces pour approfondir leur connaissance des solutions sur la liste courte.
Conduire des démonstrations
Lors de la conduite de démonstrations, l'équipe doit demander à voir les solutions gérer des situations typiques de leur travail quotidien. Par exemple, les acheteurs doivent demander au fournisseur de montrer à quel point il est facile de télécharger et d'envoyer des résultats de laboratoire aux patients. L'équipe de sélection doit également demander à voir la solution gérer des situations exceptionnelles pour tester toute l'étendue des fonctionnalités de la solution.
Sélection du logiciel de messagerie conforme à la HIPAA
Choisir une équipe de sélection
Les utilisateurs réels du logiciel doivent être impliqués dans la conversation (prestataires, administrateurs). Quelle que soit l'équipe qui va s'occuper de la mise en œuvre et de l'intégration dans la pile technologique existante doit également être impliquée.
Négociation
Le prix sera un facteur important lors de la phase de négociation. Les décideurs de l'équipe de sélection devront peser le coût par rapport aux avantages d'un processus de communication prestataire-patient rationalisé.