En savoir plus sur Logiciel de facturation
Qu'est-ce qu'un logiciel de facturation ?
Les logiciels de facturation et de gestion des factures offrent une gamme de fonctionnalités essentielles pour collecter des revenus, l'objectif final de toutes les entreprises prospères. Ces solutions de facturation peuvent varier en termes de capacités ou cibler différentes professions et tailles d'entreprises, mais chacune offre la possibilité de rationaliser et d'automatiser le flux de travail de facturation et de gestion des factures. Collecter les paiements des clients peut être un défi, donc améliorer le processus de facturation et augmenter la facilité de collecte pour garantir des paiements en temps opportun est toujours bénéfique.
Le logiciel de facturation permet aux utilisateurs de créer une facture qui sera éventuellement envoyée à un client pour collecter le paiement. Souvent, les solutions de facturation offrent des modèles de factures préconstruits pour les utilisateurs qui recherchent des mises en page de factures simples et directes. Elles peuvent également offrir un créateur de factures pour les entreprises intéressées par la création de factures personnalisées, qui peuvent être marquées et personnalisées pour répondre aux critères d'une entreprise. Une fois la facture créée, les utilisateurs peuvent choisir de l'imprimer et de l'envoyer par courrier ; cependant, la facturation en ligne est plus largement utilisée dans le monde des affaires d'aujourd'hui.
Les utilisateurs peuvent définir des rappels de factures qui alertent le client qu'une date d'échéance de paiement approche, s'assurant qu'ils sont conscients de ce qu'ils doivent et aidant à anticiper le processus de collecte. Les clients peuvent répondre aux demandes de paiement sur place, soit par une passerelle de paiement, soit directement via la facture, avec une variété de méthodes de paiement différentes. Cela inclut les cartes de crédit ou d'autres formes de paiements électroniques, qui peuvent être configurés pour se répéter mensuellement ou sur une base d'abonnement.
Pour les entreprises basées sur des projets et des services, une fonctionnalité de suivi du temps est offerte pour enregistrer les heures travaillées et facturer ces heures en conséquence. Les taux horaires peuvent être ajustés en fonction du projet ou de l'employé ; les dépenses associées à ce projet et à cet employé peuvent également être documentées. Une fois ces informations enregistrées, les factures peuvent être envoyées et les paiements collectés.
La facturation s'intègre dans l'écosystème global des logiciels de comptabilité et n'est qu'un aspect de la gestion financière. Ces solutions s'intègrent généralement à d'autres outils de comptabilité, ERP ou CRM pour obtenir de meilleures informations et une plus grande transparence dans les processus commerciaux. À mesure qu'une entreprise développe sa base de clients, le logiciel de facturation fournit un emplacement central pour tous les besoins de facturation et de collecte, permettant aux entreprises de rester organisées et de maîtriser leurs finances et la gestion globale des revenus.
Pourquoi utiliser un logiciel de facturation ?
Les raisons d'utiliser un logiciel de facturation semblent simples au premier abord ; en réalité, les solutions de facturation offrent une multitude d'avantages pour les services comptables et les entreprises. Les problèmes commerciaux que le logiciel de facturation et de gestion des factures résout vont de l'organisation de base des factures, à la collecte automatisée, à la simplification de la tenue des registres et du suivi, et même à l'amélioration des relations avec les clients.
Amélioration de l'organisation – Lorsqu'une entreprise a plusieurs clients, il peut être difficile de suivre toutes les factures. C'est là que le logiciel de facturation et de gestion des factures entre en jeu. Les solutions de facturation fournissent un emplacement central pour toutes les factures, de sorte que les comptables ne sont jamais en train de chercher désespérément la documentation concernant les factures payées ou impayées. Ce centre de facturation garantit que les entreprises peuvent mieux suivre tous les clients et où ils en sont avec leurs paiements. Cela aide les entreprises à améliorer les relations avec les clients grâce à la capacité de suivre régulièrement et de demander des paiements lorsqu'ils sont dus. Cela aide également les services de comptes clients à suivre toutes les finances entrantes pour une meilleure comptabilité globale. Si une entreprise n'utilise pas un système de gestion des paiements, tel qu'un logiciel de facturation et de gestion des factures, alors les services comptables passeront des heures juste à essayer d'organiser les factures, sans parler de les comprendre.
Automatisation de la facturation – Avant l'automatisation de la facturation, les entreprises devaient généralement créer des factures dans un logiciel de création de documents de base (tel que Microsoft Word), imprimer la facture et l'envoyer par courrier à un client. Ce client devait généralement rédiger un chèque et le renvoyer à l'entreprise. Cependant, le logiciel de facturation et de gestion des factures permet aux utilisateurs d'automatiser ce processus de bout en bout. Les utilisateurs peuvent créer des factures en ligne et les envoyer instantanément aux clients par e-mail ou via un portail client. Cette facturation en ligne permet aux clients de payer instantanément via l'application, et l'entreprise reçoit son argent instantanément. Cette automatisation permet aux entreprises de gagner du temps et des efforts, et permet d'augmenter les capacités de suivi. Le plus grand problème commercial résolu avec l'automatisation de la facturation est de tenter d'éliminer les paiements en retard ou manqués par les clients. En faisant cela, les entreprises peuvent collecter de l'argent à temps et aider à améliorer la croissance des revenus mois après mois, trimestre après trimestre, et année après année pour une valorisation accrue.
Tenue de registres et suivi facilités – En intégrant le logiciel de facturation et de gestion des factures avec le logiciel de comptabilité, les utilisateurs peuvent facilement suivre les enregistrements comptables de bout en bout. Le logiciel de facturation suit spécifiquement toutes les dépenses et les enregistrements depuis la création de la facture jusqu'au paiement par le client. Cela offre plus de transparence pour les entreprises et permet une comptabilité précise jusqu'à la fin du cycle de facturation. Ces solutions fournissent également des informations sur la situation financière des clients, ce qui est un énorme avantage lorsque les clients sont configurés pour la facturation par abonnement.
Amélioration des relations avec les clients – Envoyer des alertes rapides aux clients avec des soldes impayés n'est pas seulement un bon moyen de garantir des paiements en temps opportun ; c'est aussi un moyen de contacter et de renforcer les relations avec les clients. On pourrait croire que ces notifications sont agaçantes, mais en réalité, les clients veulent payer à temps, donc être proactif dans ce scénario est utile. De plus, les portails clients offrent un moyen pour les comptables des deux côtés de la facture de converser rapidement ainsi qu'un moyen pour les entreprises de fournir un service client rapide. En restant au top des demandes de facturation, les entreprises peuvent maintenir des relations positives avec les clients et recevoir des paiements en temps opportun.
Qui utilise un logiciel de facturation ?
Le logiciel de facturation et de gestion des factures est utilisé par un certain nombre d'employés différents au sein d'une organisation. Le rôle principal qui utilise les solutions de facturation est celui des comptables. Comptable est un titre large, mais souvent les comptables internes sont responsables des comptes à payer et des comptes à recevoir, ce qui signifie qu'ils doivent collecter les paiements des clients. Ceux spécifiquement chargés de la collecte peuvent être considérés comme des coordinateurs de facturation ou des spécialistes de la collecte. Certaines grandes entreprises peuvent employer des analystes de facturation pour aider à prévoir et à budgétiser en fonction de l'historique de facturation et de revenus.
Pour les services professionnels, un chef de projet peut être chargé de facturer les clients. Cela se fait en fonction de projets spécifiques, du temps passé sur un projet et du coût horaire pour le client. Le chef de projet peut être chargé de travailler avec le client et de s'assurer que les paiements arrivent à temps, quel que soit l'avancement du projet.
Dans le monde des soins de santé, les facturiers et codeurs médicaux sont chargés de collecter les paiements en souffrance. Il s'agit d'une forme de collecte de facturation beaucoup plus complexe et réglementée en raison des demandes d'assurance et des complications liées à ce côté de l'entreprise. Pour les petites pratiques privées, le médecin ou l'administrateur de bureau peut être chargé de déposer les demandes d'assurance et de collecter les paiements. D'autres pratiques peuvent externaliser les services de facturation médicale.
Les propriétaires de petites entreprises peuvent être ceux chargés de collecter les paiements si l'entreprise n'est pas assez grande pour avoir sa propre équipe comptable. Souvent, ces utilisateurs auront un outil de comptabilité pour petites entreprises qui offre la facturation en ligne et des modèles de factures. Ces solutions sont conçues pour ceux qui n'ont pas l'expertise des comptables ou des spécialistes de la collecte.
Types de logiciels de facturation
Logiciel de facturation médicale – Le logiciel de facturation médicale est utilisé par les hôpitaux, les cabinets de médecins, les établissements de soins à domicile et d'autres institutions médicales pour créer, distribuer et gérer les factures et les factures pour les services qu'ils fournissent aux patients.
En raison des exigences uniques de l'industrie médicale et pour encourager la conformité avec les réglementations de confidentialité médicale, telles que la loi sur la portabilité et la responsabilité de l'assurance maladie (HIPAA), il est recommandé que les institutions médicales utilisent une solution de logiciel de facturation médicale plutôt qu'un logiciel de facturation et de gestion des factures plus général qui peut être utilisé dans n'importe quelle industrie. Ces outils offrent des fonctionnalités spécifiques qui sont particulièrement utiles pour les facturiers et codeurs médicaux, qui doivent coder les dossiers des patients après le traitement et initier les demandes d'assurance.
Les outils de facturation médicale sont souvent configurés pour s'intégrer facilement à d'autres outils qui sont fondamentaux pour le fonctionnement d'un hôpital ou d'une pratique médicale, tels que les outils EHR et les logiciels de gestion de pratique médicale. Les outils de gestion de pratique médicale incluent souvent des fonctionnalités de facturation et de gestion des factures natives, éliminant le besoin d'un outil de facturation médicale autonome. La décision d'utiliser un produit de facturation médicale autonome ou un outil de gestion de pratique médicale dépend largement du nombre de médecins, de patients et de procédures effectuées au sein de la pratique, les cabinets ou pratiques de taille moyenne à grande étant au niveau de maturité pour envisager un outil plus complet.
Logiciel de facturation juridique – Le logiciel de facturation juridique est un outil critique et fondamental pour tout cabinet d'avocats. Ce logiciel permet aux avocats de calculer les heures facturables et de générer des factures pour s'assurer que le paiement est demandé pour les services fournis. Le logiciel de facturation juridique peut être utilisé par des avocats travaillant indépendamment, des cabinets d'avocats entiers ou par des services juridiques au sein d'une organisation plus grande.
Les cabinets d'avocats facturent généralement à l'heure, et en tant que tel, les fonctionnalités de suivi du temps sont importantes à rechercher dans ce type de logiciel de facturation et de gestion des factures. Ces outils fournissent des fonctionnalités de facturation axées sur le juridique telles que les frais de retenue et la fonctionnalité de frais partagés ainsi que la possibilité de créer des normes utilisateur en fonction du rôle de la personne dont le temps est facturé. De plus, ils fournissent des fonctionnalités de codage d'activité natives qui s'alignent directement sur les codes d'activité basés sur les tâches uniformes de l'American Bar Association. L'automatisation de l'uniformité des informations de facturation aide à mieux servir les clients et les entreprises qui souhaitent suivre les repères de coûts juridiques ou suivre de plus près les dépenses juridiques. Ce qui aurait été une tâche administrative largement manuelle dans le passé, ou avec des outils de facturation plus généraux, devient rationalisé et automatisé avec le logiciel de facturation juridique.
Le type de logiciel de facturation juridique qui vous convient ou convient à votre entreprise dépendra largement du type d'opération juridique que vous dirigez. Les praticiens en solo, les petits cabinets et les grands cabinets auront tous des besoins variés en ce qui concerne les fonctionnalités du logiciel de facturation et de gestion des factures juridiques. Les fonctionnalités de facturation juridique sont souvent incluses dans les logiciels de gestion de pratique juridique, qui fournissent des outils pour gérer les opérations quotidiennes d'un cabinet d'avocats (y compris des fonctionnalités pour la gestion des affaires et la gestion des clients, entre autres fonctionnalités) en plus de la facturation juridique.
Logiciel de facturation pour petites entreprises – Dans une petite entreprise, le temps est l'une des ressources les plus précieuses, et les équipes comptables pourraient toujours en utiliser plus. Les petites entreprises s'appuient souvent sur un seul comptable, ou une petite équipe, pour gérer la facturation et la gestion des factures, les comptes à payer et à recevoir, et équilibrer le grand livre général de l'entreprise, parmi une myriade d'autres tâches pour maintenir les finances en ordre. Le logiciel de facturation pour petites entreprises peut aider à alléger une partie de la pression en rationalisant les processus de facturation et de collecte.
Pour maintenir une petite entreprise à flot, des pratiques de facturation efficaces et étroitement surveillées sont indispensables. Ces outils offrent fréquemment des fonctionnalités pour le suivi du temps, les dates d'échéance des factures et les rappels, les calculateurs de taxes, et plus encore. Ces automatisations, tâches modélisées et rappels aident un comptable occupé qui est potentiellement surchargé. Le logiciel de facturation pour petites entreprises est généralement une solution ponctuelle (un outil qui ne fournit que des fonctionnalités de facturation), mais il existe également des outils de comptabilité pour petites entreprises qui introduisent des automatisations dans le processus de gestion financière de bout en bout d'une petite entreprise, y compris le processus de facturation et de collecte.
Il existe un certain nombre de produits de logiciels de facturation gratuits, ou de produits qui offrent un essai gratuit, qui peuvent être bénéfiques pour une petite entreprise qui débute et qui ne connaît pas encore l'étendue des outils nécessaires ou qui cherche à limiter les dépenses. Ces offres sont généralement des versions simplifiées avec un fort accent sur la simplicité et la facilité d'utilisation.
Logiciel de facturation basé sur l'inventaire – Les entreprises qui vendent des biens physiques peuvent envisager d'acheter un outil de logiciel de facturation basé sur l'inventaire. Comme mentionné ci-dessus, de nombreux produits de logiciels de facturation sont orientés vers la facturation des heures ou des services. Cependant, les entreprises qui maintiennent un inventaire et vendent des biens peuvent envisager un outil de facturation basé sur l'inventaire avec des fonctionnalités spécifiques à leur cas d'utilisation.
Fonctionnalités du logiciel de facturation
Les fonctionnalités des logiciels de facturation et de gestion des factures ont de nombreux avantages ; cependant, la plupart se rapportent à la solution simple que ces produits aident à minimiser les paiements en retard ou manqués, ainsi qu'à optimiser et automatiser le processus de collecte global. Voici toutes les raisons pour lesquelles les entreprises devraient adopter un logiciel de facturation :
Création de factures – Le logiciel de facturation offre aux utilisateurs une création de factures facile et simple, alors qu'avant le logiciel de facturation, les utilisateurs devaient créer manuellement chaque facture. Au lieu de ce processus laborieux, les modèles de factures dans le logiciel de facturation permettent une création de factures rapide et rationalisée. En fournissant des modèles de factures préconstruits, les utilisateurs peuvent rapidement créer une facture à envoyer à un client.
Si l'on souhaite personnaliser une facture, ils peuvent inclure une variété d'informations personnalisées, telles qu'un logo, une adresse commerciale, des couleurs de marque de l'entreprise, et toute autre information nécessaire requise dans le formulaire. Les informations supplémentaires sur la facture peuvent inclure des reçus pour prouver les dépenses et les taux d'imposition, entre autres champs. Chacune de ces personnalisations aide à s'assurer qu'une entreprise reçoit toutes les informations formelles requises pour facturer un client.
Facturation en ligne – Avant le logiciel de facturation, les entreprises devaient non seulement créer manuellement leurs factures, mais aussi les envoyer par courrier. Cela prenait un temps considérable et rendait les collectes de fin de mois, de fin de trimestre et de fin d'année chronophages. Si une entreprise préfère imprimer des factures et les envoyer par courrier, de nombreux produits offrent la possibilité d'imprimer ; avec l'utilisation du logiciel de facturation, les entreprises peuvent instantanément envoyer une facture à un client via la facturation en ligne. Cela permet une facturation simultanée aux clients du monde entier. Les entreprises peuvent collecter rapidement, car les clients peuvent soumettre le paiement directement via la facture, peu importe leur emplacement. Cela est particulièrement pratique pour les entreprises mondiales car le logiciel de facturation peut enregistrer les enregistrements financiers dans toutes les devises et convertir en un total global. La rationalisation du processus de facturation est un avantage majeur pour les entreprises et une raison clé pour laquelle les entreprises choisissent le logiciel de facturation.
Rappels automatisés – Si un avocat ou un chef de projet a un client, il pourrait ne pas être un fardeau d'appeler ce client et de s'enquérir du paiement des factures chaque mois ; pour les entreprises avec des centaines ou des milliers de clients, cela peut être un gros problème. Le logiciel de facturation permet aux utilisateurs de configurer des alertes automatisées qui envoient des rappels aux clients avant que leurs paiements ne soient en retard. En configurant ces alertes automatisées pour tous les clients, l'équipe comptable d'une entreprise n'a jamais à se soucier de se souvenir de qui elle a ou n'a pas harcelé pour payer ses factures. De plus, personne n'a à prendre le temps de sa journée pour appeler et importuner un client pour de l'argent. Ces rappels automatisés aident à s'assurer qu'une entreprise manque moins de paiements de ses clients.
Estimations – Similaire à la création de factures, de nombreuses solutions de facturation permettent aux utilisateurs de créer des estimations grâce à l'utilisation de modèles préconstruits et de nombreuses options de personnalisation. L'avantage de créer des estimations dans le logiciel de facturation est que si le client accepte l'estimation, l'utilisateur peut transformer l'estimation en facture rapidement et sans effort, sans avoir à recréer toutes les informations sur la facture. En enregistrant l'historique des estimations, les entreprises peuvent suivre les taux d'acceptation et réévaluer les tactiques de tarification et de remise pour optimiser l'acquisition de nouvelles affaires.
Facturation récurrente – Pour les clients à long terme, les entreprises peuvent utiliser le logiciel de facturation pour configurer des paiements récurrents qui facturent automatiquement les clients à une cadence convenue. Si les clients ont soumis une carte de crédit comme mode de paiement préféré, elle sera automatiquement débitée par l'entreprise à chaque date correcte. Cela facilite la tâche à la fois pour l'entreprise et le client, car ils peuvent moins se soucier de faire et de recevoir le paiement et compter sur le logiciel pour faire le travail à leur place. Pour les entreprises qui utilisent un modèle de revenus basé sur l'abonnement, ces solutions sont souvent considérées comme des logiciels de gestion des abonnements ; cependant, il y a un certain chevauchement entre les deux.
Suivi du temps facturable – Au lieu d'exiger que les utilisateurs enregistrent leurs heures facturables dans une feuille de calcul ou une solution complémentaire, le logiciel de facturation offre souvent des capacités de suivi du temps. Cela permet aux employés d'enregistrer les heures exactes qu'ils travaillent sur des projets spécifiques et de facturer ensuite au taux approprié pour ce service. Cela permet d'avoir une vue d'ensemble du projet dans son ensemble et de combien il coûte au client. Cette fonctionnalité est utilisée dans le logiciel PSA, mais offre des capacités supplémentaires de gestion de projet et de ressources.
Options de facturation flexibles – Les fonctionnalités de gestion des abonnements dans le logiciel de facturation améliorent ces solutions en offrant facilement différents forfaits de tarification pour certains clients et des structures de facturation uniques. Ces options de tarification flexibles facilitent la vie des équipes de vente et des comptables en fournissant des raisons, des détails de valeur uniques, et le niveau de remise qu'ils offrent aux clients dans leur ensemble.
Pour les services professionnels ou les entreprises basées sur des projets, ces options de facturation flexibles sont très importantes. Les administrateurs peuvent définir des taux de facturation pour des employés ou des projets spécifiques au lieu d'avoir un taux standard pour toutes les unités commerciales. De plus, les entreprises peuvent choisir de facturer à certains jalons du projet, même s'il n'est pas terminé. Cela est particulièrement pratique lors de la facturation des matériaux pour le client. Cette fonctionnalité flexible est répandue dans le logiciel PSA.
Suivi et rapport des paiements – Lorsqu'une entreprise a alerté un client d'un paiement requis et qu'il ne respecte toujours pas ses engagements contractuels, le logiciel de facturation facilite la compréhension de qui est en défaut. Au lieu de fouiller dans des feuilles de calcul ou des livres pour savoir qui a et n'a pas payé pendant cette période de paiement, le logiciel de facturation offre des rapports de paiement pour obtenir une vue rapide des clients en défaut. De plus, ces rapports de paiement peuvent fournir des informations sur qui a peut-être trop payé sa facture et a gagné un crédit, ou quels clients nécessitent un remboursement.
Rapports de revenus – Le logiciel de facturation peut aider les entreprises à enregistrer et à suivre les revenus. Souvent, ces solutions s'intègrent à un outil CRM ou de comptabilité qui aide à suivre les détails financiers de bout en bout. En sachant quels comptes ont payé leurs factures et la situation financière globale de l'entreprise, les entreprises peuvent établir des budgets, prévoir et donner des images claires de leur statut de revenus. Les données de facturation peuvent alimenter les outils de gestion de la performance d'entreprise (CPM) pour aider à réaliser de telles projections.
Portails clients – Certaines solutions de facturation offrent un portail client ou un forum pour que les comptables des deux parties puissent communiquer entre eux pour résoudre les problèmes. Différents départements disposent également d'un emplacement centralisé pour visualiser et comprendre les détails de facturation. Les entreprises peuvent rendre les informations et options de paiement claires pour les clients par les méthodes indiquées par le produit de logiciel de facturation. En plus de la communication de base, un portail client fournit un emplacement pour que les clients puissent voir leur historique de transactions complet et tous les paiements en attente. Si un client a besoin d'une copie d'une facture ou d'un reçu particulier, au lieu de soumettre une demande pour ce document, il peut simplement le télécharger depuis son portail. Cela fait gagner du temps à la fois à l'entreprise et au client. Cette transparence est également particulièrement bénéfique pour les chefs de projet qui facturent un client pour des tâches ou des jalons spécifiques, ainsi que pour le suivi des dépenses. Le client peut avoir une vision exacte de l'avancement du projet et de ce pour quoi il est facturé.
Facturation mobile – De nombreuses solutions de facturation offrent une application mobile afin que les utilisateurs puissent envoyer et recevoir des factures en déplacement. Cela est particulièrement utile pour les entreprises de services, de sorte que lorsqu'un projet ou un travail est terminé, l'employé peut envoyer une facture immédiatement après l'achèvement. En l'envoyant depuis un téléphone mobile, l'employé n'a pas besoin d'enregistrer les informations après coup ; au lieu de cela, il envoie la facture et la reçoit sur place. C'est un gain de temps inestimable pour les petites entreprises.
Tendances des logiciels de facturation
L'industrie des logiciels de facturation n'a pas pris de nombreuses mesures progressives en termes d'innovation ces dernières années ; cependant, certaines tendances de base dans le monde entier des logiciels sont relatives aux logiciels de facturation et de gestion des factures, y compris les applications basées sur le cloud et mobiles, ainsi que les intégrations.
À l'avenir, les solutions de facturation pourraient inclure la technologie blockchain. Les registres blockchain aideraient à améliorer la vitesse des transactions d'entreprise à entreprise. De plus, cela aiderait à résoudre les problèmes de sécurité en gardant les termes d'un contrat cryptés, ainsi que le montant de la transaction privé. La blockchain pourrait aider les utilisateurs de facturation à optimiser les enregistrements de registres en automatisant l'étape entre la facturation et le grand livre général. Le paiement serait automatiquement mis dans un registre blockchain et les informations enregistrées. Cela aiderait à améliorer la clôture financière et à faciliter la vie des comptables à la fin des mois, trimestres et années.
Problèmes potentiels avec le logiciel de facturation
Chaque fois qu'une entreprise effectue des transactions, il y a aussi un risque d'erreur. Pour le logiciel de facturation et de gestion des factures, ces erreurs peuvent se présenter de différentes manières.
Transactions échouées – Une erreur peut être une transaction échouée, où le client fournit un paiement mais il ne passe pas. Cela peut se produire lorsque le client manque de liquidités ou que quelque chose de beaucoup moins préoccupant se produit, comme une carte de crédit expirée. Quoi qu'il en soit, cela peut causer des difficultés pour les équipes comptables car elles ne reçoivent pas le montant correct des fonds à temps.
Réductions et promotions – De nombreuses solutions de facturation offrent des options de paiement flexibles, mais si celles-ci ne sont pas communiquées correctement, les clients peuvent payer un montant incorrect. Si un représentant commercial a accordé une réduction incorrecte, cela peut entraîner des erreurs. Heureusement, les solutions de facturation affichent généralement combien de crédit un client a en cas de trop-payé.
Problèmes de facturation automatique – Cela est plus susceptible d'être une préoccupation avec le logiciel de gestion des abonnements, mais cela est également pertinent pour les solutions de facturation. Si un client est inscrit à la facturation automatique chaque mois, mais pour une raison quelconque a des fonds insuffisants sur son compte, alors la transaction automatique serait rejetée. Cela devient à nouveau problématique lorsqu'il s'agit de collecter des fonds à une date donnée. De plus, si un client n'est pas conscient qu'il est inscrit à la facturation récurrente et est ensuite facturé, il peut être mécontent.
Logiciels et services liés au logiciel de facturation
Il existe un certain nombre de catégories de logiciels connexes qui s'intègrent et fonctionnent en tandem avec le logiciel de facturation et de gestion des factures. Le logiciel de comptabilité est le plus évident de toutes les intégrations de facturation. En connectant le logiciel de facturation et de comptabilité, les entreprises peuvent améliorer les pratiques de suivi et d'enregistrement et automatiser davantage les tâches comptables fastidieuses. Les petites entreprises peuvent choisir d'utiliser un logiciel de comptabilité pour petites entreprises qui offre toutes les fonctionnalités comptables nécessaires pour les petites entreprises, y compris la création de factures et la facturation en ligne. De plus, les systèmes ERP peuvent fournir des modules de facturation au sein des solutions comptables offertes.
Les systèmes CRM peuvent se connecter aux solutions de facturation pour fournir des informations sur les comptes exacts et leur historique de facturation, ainsi que pour indiquer les paiements en attente qu'ils peuvent avoir. Cela est pratique car cela offre une transparence entre les unités commerciales, alignant les équipes de vente et de comptabilité. Les ventes peuvent également utiliser le logiciel CPQ, qui peut être impacté par la facturation dans le sens où les devis fournis par une solution CPQ peuvent être transformés en facture. Encore une fois, cela aide à optimiser les processus pour les ventes et la comptabilité.
Pour les entreprises de services professionnels, connecter le suivi du temps et la facturation est crucial car elles facturent fréquemment à l'heure. Fournir des informations sur le temps qu'un employé a consacré à un projet spécifique et combien il a gagné pour l'entreprise en fonction de ce suivi du temps est un processus commercial crucial. Souvent, les capacités de temps et de facturation sont combinées dans le logiciel d'automatisation des services professionnels (PSA), qui peut envoyer des factures directement depuis l'outil.
Le logiciel de gestion des abonnements offre une fonctionnalité de facturation récurrente pour les entreprises qui utilisent un modèle d'abonnement pour les revenus. Ces paiements seront traités automatiquement. Cela est particulièrement pratique pour les entreprises de commerce électronique qui dépendent des abonnements annuels ou mensuels.
