El software de gestión de gastos rastrea y gestiona los gastos empresariales no relacionados con la nómina, como el costo de materias primas y componentes, o servicios como marketing y suscripciones. Este software se utiliza para obtener información sobre el gasto de la empresa en toda la organización mediante la recopilación y análisis de datos de gastos. Este tipo de software ayuda a las empresas a evitar el gasto excesivo y a contabilizar los gastos empresariales, asegurando que se reflejen con precisión en los estados financieros. El software de gestión de gastos es utilizado principalmente por los departamentos de adquisiciones para planificar y monitorear los gastos empresariales, pero también puede ser utilizado por contadores para fines de informes financieros.
Este tipo de software no debe confundirse con el software de gestión de gastos, que se centra exclusivamente en los gastos iniciados por empleados y ad hoc, como pasajes aéreos, alojamiento y comidas. La gestión de gastos se integra con el software de adquisiciones y soluciones de cadena de suministro como el software de planificación de la cadena de suministro y el software de planificación de ventas y operaciones.
Para calificar para la inclusión en la categoría de Gestión de Gastos, un producto debe:
Proporcionar un repositorio centralizado de datos de adquisiciones y compras
Gestionar el gasto corporativo o de adquisiciones
Incluir reglas y flujos de trabajo para aprobar compras y pagos
Conciliar órdenes de compra, facturas de proveedores y pagos
Comparar presupuestos de adquisiciones con el gasto real
Proporcionar informes en tiempo real de las transacciones de gasto
Analizar datos históricos e identificar cambios y tendencias en el gasto
Ofrecer sugerencias de ahorro por producto, proveedor o departamento
