Mehr über Ausgabenverwaltungssoftware erfahren
Was ist Ausgabenmanagement-Software?
Ausgabenmanagement-Software bezieht sich auf Lösungen, die von Mitarbeitern initiierte Ausgaben wie Flüge, Mietwagen, Unterkunft, Mahlzeiten, Wäsche, Geschäftsanrufe und den Versand von arbeitsbezogenen Gegenständen verarbeiten, bezahlen und prüfen. Diese Art von Software weist einige Ähnlichkeiten mit dem Ausgabenmanagement auf, das die Beschaffungsausgaben wie Rohstoffe, Geschäftsdienstleistungen oder Investitionen plant und überwacht.
Mitarbeiter können Ausgaben auf verschiedene Weise verwalten, von mobilen Apps zum Scannen von Belegen bis hin zu Unternehmenssoftware, die Reisebestimmungen, Genehmigungen, Ausgabenverfolgung und Reisekostenmanagement abdeckt.
Welche Arten von Ausgabenmanagement-Software gibt es?
Einige Buchhaltungssoftware und ERP-Systeme enthalten grundlegende Funktionen für das Ausgabenmanagement, die in der Regel für Unternehmen mit vielen mobilen Mitarbeitern unzureichend sind. Diese Systeme können verwendet werden, um Ausgabenmanagementdaten zu konsolidieren, sind jedoch keine gute Option für Ausgabengenehmigungen, -verfolgung und -überwachung.
Standalone
Standalone-Ausgabenmanagement-Software existiert unabhängig von anderen Systemen. Diese Art von Software konzentriert sich ausschließlich auf das Ausgabenmanagement und bietet wenig oder keine Funktionalität für das Reisemanagement. Anbieter bieten in der Regel Integration mit Reisemanagement-Software, ERP-Systemen und Buchhaltungssoftware an.
Reise und Ausgaben
Ausgabenmanagement-Software kann Teil von Reise- und Ausgabenlösungen sein, entweder als separates Modul oder als Paket, das nur als ein System gekauft und verwendet werden kann. Anbieter, die separate Module oder Produkte für Reise- und Ausgabenmanagement bereitstellen, neigen auch dazu, sie in Suiten für Unternehmen zu kombinieren, die beide Arten von Funktionen benötigen.
Was sind die häufigsten Funktionen von Ausgabenmanagement-Software?
Die folgenden sind einige Kernfunktionen innerhalb der Ausgabenmanagement-Software, die Benutzern helfen können, ihre Ausgaben zu kategorisieren, ihre Workflows zu optimieren und Ausgabenberichte zu erstellen, um nur einige zu nennen.
Ausgabenberichte: Um erstattet zu werden, müssen Mitarbeiter Ausgabenberichte erstellen und Informationen zu jeder Art von Ausgabe, dem Betrag und dem Datum angeben. Belege müssen in die Ausgabenberichterstattung aufgenommen werden, damit Manager und Buchhalter einen Nachweis darüber haben, dass der Mitarbeiter das Geld ausgegeben hat, für das er eine Erstattung beantragt. Ausgabenberichtsformulare haben typischerweise vordefinierte Felder, die Ausgaben nach Art, Abteilung oder Geschäftseinheit zuordnen.
Ausgabenkategorien: Unternehmen müssen Geschäftsausgaben kategorisieren, um die Unternehmensausgaben besser zu organisieren, wie Reisen, Büromaterial und Teamausflüge, und gleichzeitig die Verfolgung dieser Kosten zu optimieren. Die Hauptkategorien, die von Unternehmen verwendet werden, sind Transport, Mahlzeiten, Unterkunft, Umzugskosten und arbeitsbezogene Dienstleistungen (wie Geschäftsanrufe oder Wäsche). Unternehmen müssen auch zwischen steuerlich absetzbaren und nicht absetzbaren Ausgaben unterscheiden. Laut IRS sind Ausgaben absetzbar, wenn sie für Geschäft und Arbeit verwendet werden. Der Teil der Ausgaben, der für persönliche Zwecke verwendet wird, ist in der Regel nicht absetzbar. Manchmal können Unternehmen entscheiden, einige persönliche Ausgaben zu übernehmen, um die Mitarbeiterzufriedenheit zu verbessern.
Genehmigungs-Workflows: Reisekosten müssen von Managern genehmigt werden, um verarbeitet und erstattet zu werden. In einigen Fällen müssen auch Buchhalter Ausgaben genehmigen (zum Beispiel muss ein Umzugskosten von 10.000 $ von Managern und Buchhaltern genehmigt werden, bevor er verarbeitet wird). Um zu definieren, wer welche Arten von Ausgaben genehmigen muss, bietet die Ausgabenmanagement-Software Workflows zur Bestimmung der Schritte des Genehmigungsprozesses. Standard-Genehmigungs-Workflows werden in der Regel out-of-the-box geliefert, können jedoch von Unternehmen entsprechend ihren spezifischen Bedürfnissen angepasst werden.
Zahlungsintegration: Ausgabenrückerstattungen erfolgen durch Geldüberweisungen direkt auf das Bankkonto des Mitarbeiters. Unternehmen müssen verschiedene Arten von Zahlungen verwalten, wie z.B. Vorschüsse und Teilzahlungen. Es ist auch wichtig, Zahlungen anzupassen, wenn Fehler auftreten und Mitarbeiter den falschen Betrag erstattet bekommen. Da die meisten Ausgabenmanagementsysteme keine erweiterten Funktionen für Zahlungen bieten, ist es entscheidend, mit Zahlungsgateway-Software und anderen Zahlungslösungen zu integrieren.
Analytik: Ausgabentransaktionen erzeugen viele Daten, die analysiert werden müssen, um Ungenauigkeiten und Trends zu bestimmen. Ausgabenanalysen helfen Managern, die Reisekosten auf verschiedenen Ebenen des Unternehmens zu überwachen. Buchhalter verwenden auch Analysen, um zukünftige Beträge vorherzusagen und sie bei der Erstellung von Budgets zu berücksichtigen.
Andere Funktionen der Ausgabenmanagement-Software: Automatisierte Erinnerungen, Kreditkarten-Integrationen, Währungsumrechnung, Reiseplanverwaltung, Offline-Fähigkeiten, PCI-Regelungskonformität, Richtlinienkonformität, Belegerfassung und Reisebenachrichtigungen.
Was sind die Vorteile von Ausgabenmanagement-Software?
Reisekosten und Geschäftsausgaben senken: Ausgabenmanagement-Software rationalisiert den Berichts- und Genehmigungsprozess, was es Unternehmen ermöglicht, Mitarbeiterausgaben einfach zu verfolgen. Dies wiederum ermöglicht es Organisationen sicherzustellen, dass sie den besten Wert aus ihren Reise- und mitarbeiterbezogenen Ausgaben erhalten.
Ausgabenfehler reduzieren: Diese Software automatisiert mehrere der Schritte, die an der Verfolgung, Berichterstattung und Einreichung von Ausgaben beteiligt sind, was die Menge an menschlicher Beteiligung reduziert. Auch wenn es wahrscheinlich im besten Interesse eines Unternehmens ist, die im Workflow erledigte Arbeit weiterhin zu überprüfen, reduziert diese Automatisierung häufige Fehler, die von Menschen begangen werden.
Sicherstellen der Verantwortlichkeit von Mitarbeitern und Managern in Bezug auf Ausgaben: Die Verfolgung von Ausgaben und die erstellte "Papiertrail" ermöglicht es Unternehmen sicherzustellen, dass ihre Mitarbeiter für ihre Einkäufe verantwortlich gemacht werden und dass Ausgaben mit den Unternehmensrichtlinien übereinstimmen. Diese Funktion hilft auch, übermäßige Ausgaben von Mitarbeitern und unbefugte Erstattungen zu verhindern.
Erleichterung der Transparenz von Ausgabenrichtlinien für Mitarbeiter, Manager, Kunden und Investoren: Die Berichts- und Analysemöglichkeiten dieser Software ermöglichen allen Beteiligten einen sofortigen Einblick in mitarbeiterbezogene Ausgaben und die Richtlinien, die sie einhalten sollten.
Wer nutzt Ausgabenmanagement-Software?
Ausgabenmanagement-Software kann von einer Vielzahl von Mitarbeitern in einer breiten Palette von Branchen genutzt werden. Von reisenden Mitarbeitern über Buchhalter bis hin zu Auftragnehmern erklärt die folgende Liste, wie verschiedene Mitarbeiter von dieser Software profitieren können.
Mitarbeiter: Mitarbeiter, vor allem diejenigen, die häufig reisen, sind die größten Nutzer von Ausgabenmanagement-Software. Gelegentliche Reisekosten können auch mit dieser Art von Software verwaltet werden, aber es rechtfertigt nicht die Investition in Ausgabenmanagement-Software. Während Mitarbeiter Ausgabenmanagement-Software hauptsächlich verwenden, um Ausgaben einzureichen, die sie bereits getätigt haben, können sie das System auch nutzen, um vor der Buchung von Reisen eine Genehmigung zu beantragen.
Manager: Manager sind verantwortlich für die Genehmigung von Ausgaben und Erstattungen. Abhängig von den Ausgabenrichtlinien und -regeln des Unternehmens erfordern einige Arten von Ausgaben keine Genehmigung, während andere nur mit Genehmigung von einem oder mehreren Managern verarbeitet werden können. Manager verfolgen auch die Gesamtausgaben nach Team oder Abteilung und versuchen, Möglichkeiten zur Reduzierung der Ausgaben zu finden.
Auftragnehmer: Auftragnehmer, Berater, Freiberufler oder Projektmanager, die mit dem Unternehmen zusammenarbeiten, aber keine Vollzeitmitarbeiter sind, können diese Art von Software auch verwenden, um Reiseausgaben einzureichen und zu verfolgen. Eine Alternative zur Ausgabenmanagement-Software besteht darin, Reisekosten zu den Rechnungen für die von Auftragnehmern erbrachten Dienstleistungen hinzuzufügen.
Buchhalter: Buchhalter verwenden möglicherweise nicht immer direkt Ausgabenmanagement-Software, benötigen jedoch Ausgabeninformationen, um sie genau in ihren Büchern zu reflektieren.
Software im Zusammenhang mit Ausgabenmanagement-Software
Die folgenden sind Lösungen, die zusammen mit oder in enger Verbindung mit Ausgabenmanagement-Software verwendet werden können:
Reisemanagement-Software: Reisemanagement-Software hilft Mitarbeitern, die besten Reiseoptionen zu finden, sowie bei der Buchungsprozess. Buchungsbestätigungen und elektronische Rechnungen oder Belege können von Mitarbeitern verwendet werden, um Ausgabenberichte einzureichen. Es ist auch entscheidend, dass Reisekosten mit Reservierungen übereinstimmen, um ungenaue Erstattungen zu vermeiden.
Buchhaltungssoftware und ERP-Systeme: Buchhaltungssoftware und ERP-Systeme verfolgen und verwalten Reisekosten. Unternehmen müssen wissen, wie viel sie für Reisen ausgeben, was ein wesentlicher Teil ihrer Gesamtkosten sein kann und ihre Rentabilität beeinflusst.
Kilometerverfolgungssoftware: Kilometerverfolgungssoftware konzentriert sich auf Transportkosten, die mit privaten Fahrzeugen anfallen. Mitarbeiter können ihre Autos für den täglichen Arbeitsweg oder längere Reisen nutzen. Da Unternehmen einen Betrag pro Meile erstatten, müssen Mitarbeiter genaue Kilometerstände verfolgen und einreichen.
Geschäftsreisemanagement-Dienstleistungen: Reisevermittlungsdienste sind vorteilhaft für Unternehmen, die keine Software zur Verwaltung von Reisen verwenden möchten. Reisebüros können Dienstleistungen zur Buchung von Reisen für das Unternehmen und seine Mitarbeiter anbieten. Dies hilft Unternehmen, Geld zu sparen, indem sie nicht in Reisemanagement-Software investieren. Außerdem haben Reisebüros mehr Erfahrung auf dem Markt und arbeiten oft mit Reiseveranstaltern, Fluggesellschaften oder Hotelketten zusammen, was es ihnen ermöglicht, Reisekosten zu senken.
Herausforderungen mit Ausgabenmanagement-Software
Auch wenn Ausgabenmanagement-Software eine Vielzahl von Funktionen bietet, die jedem Unternehmen zugutekommen können, das eine erhebliche Anzahl von Mitarbeiterausgaben zu verfolgen und zu erstatten hat, können sie dennoch ihre eigenen Herausforderungen mit sich bringen.
Integration: Die Integration mit Reise- und Buchhaltungssystemen ist entscheidend, um Daten zwischen den Systemen zu übertragen. Informationen zur Reisebuchung müssen mit den tatsächlichen Ausgaben übereinstimmen, die dann konsolidiert und verschiedenen Kostenstellen in der Buchhaltung zugewiesen werden. Wenn die Daten nicht genau und konsistent über alle Systeme hinweg sind, kann das Unternehmen oder der Mitarbeiter Geld verlieren.
Bring your own software: Bring your own software und Apps ist ein Trend, der es Mitarbeitern ermöglicht, ihre eigene Software zu verwenden, die nicht vom Unternehmen autorisiert ist. Während Arbeitgeber in der Regel Ausgabenmanagement-Software bereitstellen, können Mitarbeiter andere Tools und Apps für die Buchung von Reisen, Verwaltung von Belegen oder für Treueprogramme verwenden.
Datenschutz: Datenschutz ist ein bedeutendes Anliegen, da Mitarbeiter ihre Kreditkarten für Zahlungen verwenden können und sie persönliche Bankinformationen für Erstattungen bereitstellen. Außerdem können Mitarbeiter Geschäfts- und Privatreisen mischen, was bedeutet, dass sie ihre Kreditkarte für beides verwenden können. Schließlich können persönliche Informationen, die für die Buchung eines Fluges oder eines Hotelzimmers erforderlich sind, in Ausgabenberichten enthalten sein. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass nur bestimmte Mitarbeiter und Manager auf private Daten zugreifen können. Schutz vor externen Bedrohungen ist ebenfalls notwendig.
Wie kauft man Ausgabenmanagement-Software
Anforderungserhebung (RFI/RFP) für Ausgabenmanagement-Software
Bei der Auswahl von Ausgabenmanagement-Software ist es wichtig, zunächst zu betrachten, wie Reisen und Ausgaben innerhalb des Unternehmens ablaufen, und sich dann mit den verschiedenen Arten von verfügbarer Software vertraut zu machen. Es gibt eine Vielzahl von Optionen, wenn es um Ausgabenmanagement-Softwareprodukte geht, einschließlich solcher, die für die Geschäftsbedürfnisse von kleinen und mittelständischen Unternehmen entwickelt wurden.
Vergleich von Ausgabenmanagement-Softwareprodukten
Erstellen Sie eine Longlist
Der Hauptzweck von Ausgabenmanagement-Software besteht darin, das Leben aller zu erleichtern; dazu gehören der Mitarbeiter, der einen Ausgabenbericht einreicht, der Manager, der die Ausgaben genehmigt, und das Mitglied des Finanz- und Buchhaltungsteams, das die Ausgaben verfolgt. Es ist wichtig, zunächst eine Longlist von Lösungen zu erstellen, die all diese Funktionen und Aufgaben in einem Dashboard zusammenbringen. Käufer können in Betracht ziehen, Software einzubeziehen, die eine mobile App für die Verwaltung von Ausgaben unterwegs bietet.
Ein weiterer Faktor, den es bei der Erstellung dieser Liste zu berücksichtigen gilt, ist, wie benutzerfreundlich die Software beim Erfassen und Einreichen von Ausgaben ist. Oftmals ist Ausgabenmanagement-Software, die für kleine Unternehmen entwickelt wurde, benutzerfreundlicher, hat jedoch weniger Funktionen als Unternehmenssoftware.
Erstellen Sie eine Shortlist
Nach der Überprüfung und Recherche der Software auf der Longlist kann der Käufer diese Liste basierend auf dem verfügbaren Budget verkleinern. Ausgabenmanagement-Software ist für alle Budgets verfügbar, während einige allgemeine Ausgabenmanagement-Anwendungen sogar kostenlos heruntergeladen oder zu einem niedrigeren Preis von der Stange gekauft werden können.
Käufer müssen jedoch bedenken, dass je spezialisierter eine Software ist, desto teurer wird sie. Dies liegt daran, dass die Benutzerbasis für spezialisierte Software in der Regel relativ klein ist. Wenn das Unternehmen etwas Spezifisches für seine Branche oder maßgeschneidert für das Geschäft möchte, sollten sie bereit sein, einen Aufpreis zu zahlen.
Führen Sie Demos durch
Als Faustregel sollten Unternehmen sicherstellen, dass sie alle Produkte, die auf ihrer Shortlist stehen, demonstrieren. Während der Demos sollten Käufer spezifische Fragen zu den Funktionen stellen, die ihnen am wichtigsten sind. Zum Beispiel könnte man fragen, wie man Ausgaben verfolgt, wie man Ausgabenberichte erstellt oder wie man Belege für die Erstattung importiert und einreicht.
Auswahl der Ausgabenmanagement-Software
Wählen Sie ein Auswahlteam
Die Mitarbeiter und Manager, die diese Software verwenden werden, müssen in den Auswahlprozess einbezogen werden. Jedes Unternehmen ist anders und die Benutzer sind höchstwahrscheinlich in der besten Position, um eine fundierte Meinung darüber abzugeben, welche die beste Wahl für die besonderen Bedürfnisse des Unternehmens ist.
Nachdem eine Software ausgewählt wurde, müssen Käufer daran denken, dass sie nicht für immer an diese Auswahl gebunden sind; die meisten Plattformen erlauben Add-ons oder Modifikationen. Diese Entscheidung sollte jedoch nicht leichtfertig getroffen werden, da unabhängig davon, welche Software gewählt wird, es eine große Zeit- und Geldinvestition sein wird. Um eine Rendite (ROI) zu erzielen, können Käufer nicht ein paar Monate später ihre Meinung ändern und die Software erneut wechseln.
Verhandlung
Das Verhandeln eines Softwarevertrags ist wichtig, um das Risiko zu minimieren, sei es in Bezug auf Leistungsschutz, Sicherheitsschutz oder einfach um sicherzustellen, dass beide Parteien vollständig darüber einig sind, was sie voneinander erwarten können. Wenn das Unternehmen über genügend Bargeld verfügt, könnten sie um einen Rabatt im Gegenzug für eine jährliche Vorauszahlung bitten, und viele Softwareanbieter sind bereit, diesen Deal zu machen. Andere Male kann ein Softwareanbieter unbegrenzte Nutzung anbieten, wenn die Käufer im Voraus zahlen, anstatt einen monatlichen oder vierteljährlichen Paketpreis zu zahlen.
Käufer sollten auch bestimmen, ob sie Hilfe bei der Implementierung der Ausgabenmanagement-Software oder der Integration mit einem anderen System benötigen. In der Regel wird das erste Angebot eines Softwareanbieters einige Implementierungsdienste in einem bestimmten Zeitrahmen enthalten. Käufer können darum bitten, diese Dienste zu entfernen, wenn sie es selbst verwalten können oder wenn ein Dritter es zu einer niedrigeren Gebühr tun kann. Sie müssen auch entscheiden, wie lange sie diese Software benötigen werden. Wenn das Unternehmen die Software für die kommenden Jahre nutzen wird, kann der Käufer längere Laufzeiten verhandeln, was manchmal zu günstigeren Preisen führt.
Endgültige Entscheidung
Die endgültige Entscheidung sollte auf allen zuvor gesammelten Informationen basieren. Unternehmen sollten versuchen, Bedürfnisse zu priorisieren und die Lösung auszuwählen, die die meisten, wenn nicht alle, ihrer Anforderungen erfüllt. Unternehmen müssen daran denken, dass es keine perfekte Software gibt, aber es gibt wahrscheinlich eine, die am besten für ihr Geschäft geeignet ist.
Trends in der Ausgabenmanagement-Software
Konsolidierung von Reisen und Ausgaben
Die Konsolidierung mit dem Reisemanagement ermöglicht es Mitarbeitern, Flüge und Unterkünfte zu buchen, während sie die Ausgabenregeln und -richtlinien des Unternehmens einhalten. Abhängig von ihren Rollen haben Mitarbeiter begrenzte Optionen, wenn es um die Höhe ihrer Reisekosten geht. Zum Beispiel kann ein Unternehmen entscheiden, dass der maximale Tagessatz 50 $ beträgt, was bedeutet, dass jede Ausgabe, die das Limit überschreitet, nicht erstattet wird.
Neue Technologien
Cloud und Mobile sind Mainstream-Technologien, die von Softwareanbietern und Mitarbeitern genutzt werden. Die Cloud kann IT-Kosten senken und ermöglicht es Mitarbeitern, das System von jedem Computer oder Gerät mit Internetverbindung zu nutzen. Die meisten Anbieter von Ausgabenmanagement bieten auch native mobile Apps für ihre Produkte an, um die Benutzererfahrung zu verbessern. Die Cloud vereinfacht auch die Integration mit anderen Lösungen wie ERP, Buchhaltung oder Reisemanagement.
Künstliche Intelligenz
Künstliche Intelligenz (KI) im Ausgabenmanagement befindet sich noch in den Anfängen, kann jedoch erhebliche Vorteile für Benutzer dieser Lösungen bieten. Der Hauptvorteil besteht darin, dass KI große Datenmengen aus Tausenden oder Zehntausenden von Ausgaben analysieren und Fehler und Trends genauer identifizieren kann als herkömmliche Software.
