Beste Kilometer-Tracking-Software
Kilometerverfolgungssoftware verfolgt und verwaltet die von Mitarbeitern zu Geschäftszwecken zurückgelegten Entfernungen. Diese Art von Software wird verwendet, um Kilometer für Erstattungs- und Steuerzwecke zu protokollieren. Kilometerverfolgungstools werden von mobilen Mitarbeitern wie Vertriebsmitarbeitern, Außendiensttechnikern oder Projektmanagern verwendet. Auch Buchhalter nutzen Kilometerverfolgungslösungen, um Reisekosten zu berechnen, während Abteilungsleiter diese Produkte nutzen, um Ausgaben zu überprüfen und zu genehmigen.
Kilometerverfolgungssoftware kann als eigenständiges Produkt oder als Teil von Reise- und Spesensoftware bereitgestellt werden. Wenn sie separat geliefert wird, muss die Kilometerverfolgungssoftware mit Ausgabenmanagement-Software integriert werden.
Um in die Kategorie Kilometerverfolgung aufgenommen zu werden, muss ein Produkt:
-Mitarbeitern ermöglichen, Kilometer automatisch zu protokollieren -Standortbasierte Technologie zur Verbesserung der Verfolgung verwenden -Zwischen Arten von Reisen wie geschäftlich oder privat unterscheiden -Workflows für Manager zur Genehmigung von Ausgaben enthalten -Standard- und benutzerdefinierte Erstattungsprogramme bereitstellen -Feste und variable Kosten im Zusammenhang mit Reisen verfolgen -Kosten und Einsparungen nach Mitarbeiter, Team oder Unternehmen analysierenVorgestellte Kilometer-Tracking-Software auf einen Blick
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Was ist eine Kilometerverfolgungssoftware?
Eine Kilometerverfolgungssoftware ermöglicht es Arbeitgebern aller Größen, die Reisekilometer ihrer Mitarbeiter zu verfolgen, Spesenabrechnungen zu überprüfen und zu genehmigen sowie andere Berichte für Steuer- und Abzugsinformationen zu erstellen. Mitarbeiter können die Kilometerverfolgungssoftware nutzen, um ihre Kilometer zu verfolgen und einzugeben sowie Spesenabrechnungen zur Erstattung einfach einzureichen.
In den frühen Tagen der Kilometerverfolgung wurde ein einfaches Tabellenkalkulationsprogramm verwendet, um das Reisedatum, den Geschäftszweck, den Ausgangspunkt, das Ziel, die Kilometerzählerstände und die gefahrenen Meilen zu verfolgen. Heute hilft die Kilometerverfolgungssoftware, die Verfolgung und Einreichung dieser Daten zu automatisieren, sodass Unternehmen genauere Informationen, bessere Berichte und eine effizientere und produktivere Mitarbeiterleistung erhalten.
Hauptvorteile der Kilometerverfolgungssoftware
- Automatische und genaue Verfolgung der Kilometer mit GPS-Technologie
- Führen von Reiselogs, die den IRS-Regeln und Standardkilometersätzen entsprechen
- Analyse von Kosten und Einsparungen nach Mitarbeiter, Team oder Unternehmen
- Unterscheidung zwischen geschäftlichen oder privaten Reisen
- Einfache Überprüfung und Genehmigung von Spesenabrechnungen
Warum Kilometerverfolgungssoftware verwenden?
Die Hauptfunktion der Kilometerverfolgungssoftware besteht darin, die Verfolgung, Einreichung und Berichterstattung der Reisekilometer der Mitarbeiter zu vereinfachen und zu automatisieren. Für Arbeitgeber ist es wichtig, Kilometerverfolgungssoftware zu verwenden, um Kosten zu verfolgen und sicherzustellen, dass die richtige Person die Spesenabrechnungen überprüft und genehmigt. Dies ermöglicht es Unternehmen auch, sicherzustellen, dass Mitarbeiter ihre Kilometer genau melden und nicht zu viel ausgeben. Die meisten Kilometerverfolgungssoftware verwenden standortbasierte Technologie und GPS-Technologie, um die Kilometer der Mitarbeiter genau zu verfolgen, wodurch die manuelle Verfolgung und Dateneingabe durch die Mitarbeiter selbst reduziert wird. Unternehmen nutzen diese Software auch, um Berichte zu erstellen, die es ihnen ermöglichen, ihre Aufzeichnungen zu digitalisieren und Kosten und Einsparungen nach Einzelperson, Team oder Unternehmen zu analysieren.
Für Mitarbeiter ist die Verwendung von Kilometerverfolgungssoftware vorteilhaft, da sie ihre Kilometer mit GPS genau verfolgen, zwischen privaten und beruflichen Kilometern unterscheiden und ihre Spesenabrechnungen elektronisch einreichen können. Die Verwendung von GPS oder anderer standortbasierter Technologie zur Verfolgung von Kilometern verringert die Wahrscheinlichkeit unzureichender oder fehlerhafter Daten, die den Einreichungs- und Genehmigungsprozess verlangsamen und langfristig zusätzliche Arbeit für den Mitarbeiter verursachen könnten. Die Möglichkeit, zwischen privaten und beruflichen Kilometern zu unterscheiden, erleichtert es dem Mitarbeiter, die richtigen Kilometer zu verfolgen und einzureichen, ohne manuell entschlüsseln zu müssen, welche Kilometer erstattungsfähig sind und welche nicht. Elektronische Einreichungsmöglichkeiten ermöglichen es den Mitarbeitern, schneller Erstattungen zu erhalten, und erleichtern die Kommunikation mit dem Genehmiger ihrer Ausgaben. Kilometerverfolgungssoftware macht es einem Mitarbeiter auch sehr bequem, diese Aufgaben schnell und effizient zu erledigen, normalerweise direkt auf ihrem Smartphone.
Wer verwendet Kilometerverfolgungssoftware?
Jedes Unternehmen oder jede Organisation mit Mitarbeitern, die Verkäufer, Außendiensttechniker, Projektmanager und Buchhalter sind, könnte Kilometerverfolgungssoftware verwenden. Innerhalb dieser Organisationen können sowohl der Mitarbeiter als auch der Arbeitgeber die Kilometerverfolgungssoftware nutzen.
Selbstständige — Jede selbstständige Person, die aus geschäftlichen Gründen irgendwohin fährt, kann ihre Kilometer auf ihrer Steuererklärung absetzen, sodass eine ordnungsgemäße Verfolgung der Kilometer Steuereinsparungen schafft. Jedes Mal, wenn sie aus geschäftlichen Gründen fahren, können sie diese Fahrt zu ihrem finanziellen Vorteil nutzen, indem sie den Kilometerabzug geltend machen.
Verkaufsteams — Jeder Mitarbeiter, der zu einem Kunden oder potenziellen Kunden fährt, muss seine Kilometer verfolgen, um eine Spesenabrechnung korrekt einzureichen, bevor er erstattet werden kann. Die meisten Verkäufer haben nicht die Zeit oder das Wissen, dies manuell zu tun, daher ist es wichtig, eine Software zu haben, die dies automatisch und genau erledigen kann.
Außendiensttechniker — Jeder Techniker, der irgendwohin fahren muss, um eine Installation oder Reparatur durchzuführen, muss seine Kilometer korrekt verfolgen, um eine Erstattung zu erhalten. Ähnlich wie Verkäufer möchten Techniker keine wertvolle Zeit damit verschwenden, ihre Kilometer manuell zu erfassen oder zwischen beruflichen und privaten gefahrenen Kilometern zu unterscheiden. Daher ist eine zuverlässige Kilometerverfolgungssoftware notwendig, damit sie erfolgreich abzugsfähige Kilometer verfolgen können.
Buchhaltungs- und Finanzteams — Jede Organisation mit den oben beschriebenen Mitarbeitern muss diese Ausgaben überprüfen und genehmigen sowie die Daten effizient aufzeichnen und organisieren. Ein Buchhalter oder Finanzteam wäre dafür verantwortlich, diese Daten ordnungsgemäß zu melden und zu analysieren, und die Kilometerverfolgungssoftware unterstützt diesen Prozess.
Arten von Kilometerverfolgungssoftware
Es gibt zwei Arten von Kilometerverfolgungssoftware: online oder cloudbasiert und mobile Anwendungen. Es ist wichtig, den Unterschied zwischen diesen je nach Branche zu kennen. Beispielsweise könnte ein Transportunternehmen eine Kilometerverfolgungssoftware wünschen, die eine mobile Anwendung hat, damit ihre Lkw-Fahrer auf der Straße auf ihr Konto zugreifen können. Andererseits benötigt eine Buchhaltungsfirma nur ein Online-Tool, das von ihrem System im Büro aus zugänglich ist, da sie in der Regel nicht im Außendienst unterwegs sind, um Reisedaten zu sammeln.
Online oder cloudbasiert — Online-Software erfordert, dass Benutzer über ihre Website auf das Software-Dashboard zugreifen, um Informationen zu sehen und die vom Anbieter angebotene Funktionalität zu nutzen. Diese Art von Schnittstelle ist gut für Unternehmen und Mitarbeiter, damit sie einfach auf einen Computer mit Internet zugreifen können, um Daten hinzuzufügen und zu bearbeiten und verschiedene Berichte zu erstellen.
Mobile Anwendung — Die mobile Anwendung zur Kilometerverfolgung ist eine App, die auf einem Smartphone heruntergeladen und genutzt werden kann. Sie bietet den Mitarbeitern die Möglichkeit, Belege zu scannen, Kilometer mit GPS-Funktionen zu erfassen und Spesenabrechnungen unterwegs einzureichen. Sie gibt Managern auch die Möglichkeit, Spesenabrechnungen zu überprüfen und zu genehmigen sowie Kilometer und Ausgaben mit verschiedenen Berichten außerhalb der Arbeitszeiten und der Büroumgebung zu verfolgen.
Funktionen der Kilometerverfolgungssoftware
Zu den vielen Vorteilen und Funktionen der Kilometerverfolgungssoftware gehören die folgenden, die typischerweise in dieser Art von Software zu finden sind.
Mitarbeitererstattung — Eine der wichtigsten Funktionen der Kilometerverfolgungssoftware ist die Möglichkeit, Mitarbeiter für die Kilometer zu entschädigen, die sie aus beruflichen Gründen fahren. Diese Software hilft, diesen Prozess zu digitalisieren und zu automatisieren, indem sie Spesenabrechnungen mit dem Standardkilometersatz erstellt und einreicht, die Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Managern erleichtert und schließlich die Überweisung der Gelder an den Mitarbeiter initiiert.
GPS-Verfolgung — GPS oder andere standortbasierte Technologie erkennt automatisch, wenn der Benutzer eine Fahrt unternimmt, und speichert dann Routen, Ankunfts- und Abfahrtszeiten sowie gefahrene Kilometer. Es sorgt auch für eine hohe Genauigkeit der Kilometerprotokolle, gewährleistet die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien und reduziert den manuellen Aufwand, der vom Mitarbeiter benötigt wird.
Kilometerprotokollierung — Mit den oben genannten GPS-Funktionen speichert und protokolliert die Kilometerverfolgungssoftware Kilometer, klassifiziert die Fahrt als beruflich oder privat und gibt relevante Informationen in Spesenabrechnungen ein. Diese Funktion hilft, den Erstattungsprozess zu rationalisieren, die manuelle Eingabe zu reduzieren und die Datenintegrität zu wahren.
Workflow für Manager — Sobald ein Spesenbericht an den genehmigenden Manager übermittelt wird, wird dieser über die Software benachrichtigt und kann die Daten überprüfen, deren Genauigkeit bestätigen, mit dem Mitarbeiter kommunizieren und den Bericht genehmigen oder ablehnen.
Berichterstattung — Die Berichterstattungsfunktionen der Kilometerverfolgungssoftware kommen sowohl Mitarbeitern als auch Managern zugute. Fahrer können einen Bericht über ihre aktuelle Fahrt oder eine Momentaufnahme vieler Fahrten erhalten, sodass sie abschätzen können, wie weit sie reisen und wie viel Geld sie erstattet bekommen. Arbeitgeber oder Manager können IRS-konforme Berichte für Steuer- und Abzugszwecke erstellen und einsehen sowie Fahrtenprotokolle überprüfen, um Fehler, Betrug und andere unnötige Kosten zu erkennen.
Potenzielle Probleme mit Kilometerverfolgungssoftware
Smartphone-Datennutzung — Eine Kilometerverfolgungsanwendung verwendet mobile Daten, um Straßenadressen abzufragen, Fahrtenprotokolle auf einen Server hochzuladen und andere kleine Aufgaben zu erledigen, die helfen, die Kilometerverfolgung und -protokollierung zu automatisieren. Wenn ein Mitarbeiter viel für die Arbeit fährt und die App häufig nutzt, könnte die App viele Daten verbrauchen, und wenn der Mitarbeiter keine unbegrenzten Daten hat, könnte er sein Limit überschreiten und zusätzliche Gebühren anfallen. Auch wenn GPS auf einem Smartphone keine mobilen Daten nutzt, läuft es ständig im Hintergrund, was den Akku schneller entladen und andere Apps langsamer machen kann.
Benutzerfehler — Ein weiteres potenzielles Problem bei der Verwendung von Kilometerverfolgungssoftware ist einfach der Benutzerfehler. Damit eine App funktioniert, muss sie geöffnet und aktiv sein. Wenn der Benutzer vergisst, die Anwendung vor seiner Fahrt zu aktivieren, werden keine Daten aufgezeichnet und protokolliert, was den Einreichungsprozess der Spesenabrechnung verzögern und komplizieren kann. Manchmal versucht die App, sich mit dem Bluetooth eines Autos zu verbinden, um zu wissen, dass der Benutzer tatsächlich in einem Auto ist. Wenn die App dies nicht kann, kann die App verwirrt sein, ob der Benutzer sich bewegt oder nicht, was eine Reihe kleiner Fahrten anstelle der vollständigen Protokollierung der Fahrt erstellen kann. Daher ist es wichtig, dass der Benutzer bestätigt, dass die Software nicht nur aktiv ist, sondern auch ordnungsgemäß verbunden ist.
Software und Dienstleistungen im Zusammenhang mit Kilometerverfolgungssoftware
Kilometerverfolgungssoftware kann entweder in Kombination mit oder als Ergänzung zu den folgenden Softwaretypen verwendet werden.
Reisemanagement-Software — Reisemanagement-Software bietet Benutzern eine digitale Plattform zur Planung, zum Kauf und zur Aufzeichnung von Reisekosten. Unternehmen nutzen die Software, um Kaufentscheidungen zu vereinfachen und Aufzeichnungen über die Reisekosten ihrer Mitarbeiter zu zentralisieren. Anstatt einzelne Agenten zu verwenden oder selbst gekaufte Belege an ein Spesenmanagementprodukt einzureichen, erhalten Benutzer ein optimiertes Tool zur Buchung und automatischen Berichterstattung ihrer Reisekäufe. Diese Software steht in Zusammenhang mit Kilometerverfolgungssoftware, da sie es Benutzern ermöglicht, Reisekosten wie Kilometer zu erfassen und auch über Berichterstattungsfunktionen verfügt.
Spesenmanagement-Software — Spesenmanagement-Software hilft bei der Bearbeitung, Zahlung und Prüfung von von Mitarbeitern initiierten Ausgaben. Die Software umfasst Funktionen, mit denen Mitarbeiter Ausgaben zur Genehmigung über einen Browser oder eine mobile Anwendung eingeben können. Diese Software vereinfacht und automatisiert die Speseneingabe eines Unternehmens, rationalisiert die Überprüfung, eliminiert den Papierkram und reduziert den Verwaltungsaufwand. Spesenmanagement-Software ermöglicht es Administratoren, die vollständige Sichtbarkeit und Nachverfolgung der Nutzung finanzieller Ressourcen des Unternehmens durch die Mitarbeiter zu haben. Sie analysiert auch die Gesamtausgaben, identifiziert Kosteneinsparungsmöglichkeiten und kontrolliert übermäßige Ausgaben. Kilometerverfolgungssoftware muss manchmal in Spesenmanagement-Software integriert werden, damit der Mitarbeiter seine Reisekilometer verfolgen und einreichen und in ein Spesenmanagementsystem eingeben kann.
