Mehr über Robotic Process Automation (RPA) Software - Roboterprozessautomatisierungssoftware erfahren
Was ist RPA-Software?
Robotic Process Automation (RPA) mag einschüchternd und bedrohlich klingen, aber in Wirklichkeit ist es eine äußerst praktische Lösung für traditionell zeitaufwändige Aufgaben. Der Zweck von RPA-Tools besteht darin, Prozesse zu automatisieren, die immer von einem Menschen physisch ausgeführt werden mussten, aber nicht unbedingt strategisches Denken erfordern.
RPA ist nicht unbedingt ein neues Konzept. In den frühen 2000er Jahren wurden aufkommende Technologien wie künstliche Intelligenz (KI), Workflow-Automatisierung und Screen Scraping erforscht, um die Zeit für einfache Aufgaben zu reduzieren. Die Kombination dieser Technologien führte zu RPA – einer effizienteren Methode der Automatisierung.
Wofür steht RPA?
RPA steht für „Robotic Process Automation“. Wenn es jedoch richtig eingesetzt wird, ist es alles andere als robotisch. Anbieter haben fortschrittliche Funktionen wie maschinelles Lernen, natürliche Sprachverarbeitung (NLP) und Process Mining hinzugefügt und fügen sie weiterhin hinzu, um den Automatisierungsprozess zu optimieren.
Welche Arten von RPA-Software gibt es?
Es gibt einige verschiedene Arten und Anwendungsfälle von RPA, aber jede hilft einer Organisation, ihr Geschäft zu optimieren. Obwohl all diese Tools Prozesse automatisieren, unterscheiden sie sich darin, wie viel manuell mit der Automatisierung umgegangen werden muss.
Gesteuerte Automatisierung
Gesteuerte Automatisierung zielt auf Aufgaben ab, die durch Software-Roboter ergänzt werden können, aber dennoch in irgendeiner Weise menschliches Eingreifen erfordern. Bei Fällen von gesteuerter Automatisierung haben Benutzer Bots, die im Hintergrund laufen, während sie ihre normalen Aufgaben ausführen; die Bots werden jedoch durch menschliche Aktionen ausgelöst und arbeiten in Zusammenarbeit mit einem menschlichen Mitarbeiter. Diese von den Bots ausgeführten Aktionen helfen, Arbeitsabläufe für den Menschen zu vereinfachen und ermöglichen es ihm, sich mehr auf die kritische, strategische Aufgabe zu konzentrieren. Dies kann die Unterstützung eines Kunden am Telefon oder die Erstellung von Finanzberichten umfassen, neben vielen anderen Anwendungen.
Unbeaufsichtigte Automatisierung
Unbeaufsichtigte Automatisierung wird bei Prozessen eingesetzt, die kein menschliches Eingreifen erfordern. Unternehmen können Roboter einsetzen, um bestimmte Funktionen auszuführen, ohne einen Mitarbeiter für die Durchführung der Aufgabe bezahlen zu müssen, und sicher sein, dass es keine menschlichen Fehler gibt, die den gesamten Prozess stören. Unbeaufsichtigte Bots werden vom Administrator der RPA-Software geplant und laufen im Wesentlichen unbemerkt von den Mitarbeitern des Unternehmens. Einige Prozesse, die häufig mit unbeaufsichtigten Bots automatisiert werden, umfassen die Erstellung von Finanzberichten oder mühsame Dateneingaben.
Was sind die häufigsten Funktionen von RPA-Software?
RPA-Software kann die Erstellung der Roboter selbst, der Arbeitsabläufe und Prozesse, die die Bots letztendlich ausführen werden, sowie die Verwaltung und Bereitstellung dieser Bots erleichtern. In diesen drei Bereichen von RPA-Tools gibt es eine Reihe von gemeinsamen Funktionen:
Drag-and-Drop-Workflows: Viele RPA-Lösungen ermöglichen es Benutzern, Workflows mit Drag-and-Drop-Visual-Editoren zu erstellen. Es ist nicht erforderlich, Aktionen zu codieren, die die Bots ausführen sollen. Dies kommt Administratoren zugute, die keinen hoch technischen Hintergrund haben. Stattdessen können sie flussdiagrammähnliche Visualisierungen erstellen, die jeden Schritt in einem Prozess umreißen, der schließlich von einem Bot ausgeführt wird.
Workflow-Aufzeichnung: Eine weitere Möglichkeit, wie RPA-Tools den Aufbau von Prozessen vereinfachen, besteht darin, dass Benutzer sich selbst bei der Ausführung manueller Aufgaben aufzeichnen können. Die Software-Roboter können die genauen Aktionen nachahmen, die der Benutzer ausgeführt hat, und die wiederholbaren Aufgaben ausführen, die normalerweise von einem menschlichen Mitarbeiter durchgeführt werden.
Vorgefertigte Vorlagen: Um es RPA-Entwicklern und Administratoren zu erleichtern, bieten viele Tools vorgefertigte Workflow-Vorlagen an, damit Benutzer schnell und effizient Prozesse erstellen können, auf die Bots reagieren können. Diese Vorlagen sind Teil der Drag-and-Drop- und Workflow-Aufzeichnungsumgebung, um den Benutzern Einfachheit zu gewährleisten.
Computer Vision: Die meisten RPA-Anbieter haben KI- und maschinelle Lernfähigkeiten in ihre Tools eingebettet. Diese Deep-Learning-Funktionen können Computer Vision umfassen, die dabei helfen kann, Bilder sowie Wörter in Dokumenten durch optische Zeichenerkennung (OCR) zu identifizieren. Diese Funktion ist wichtig, da sie es dem System ermöglicht, Dokumente zu „sehen“ und zu verstehen.
Natürliche Sprachverarbeitung (NLU): Weitere maschinelle Lernfähigkeiten umfassen NLU, einen Teilbereich der NLP. Mit dieser Funktionalität kann die Software Wörter lesen und „verstehen“ und dieses Wissen nutzen, um Prozesse intelligenter zu automatisieren. Beispielsweise könnte eine Medienorganisation diese NLU-Fähigkeiten nutzen, um Rechtschreibfehler in der Arbeit eines Journalisten zu erkennen. Wenn ein Rechtschreibfehler erkannt wird, könnte die Arbeit an einen Redakteur weitergeleitet werden. Wenn keine Rechtschreibfehler erkannt werden, könnte die Arbeit an die Veröffentlichungsabteilung weitergeleitet werden.
Integrationen: Unternehmen implementieren häufig RPA-Tools, um Aufgaben in anderen Arten von Geschäftsanwendungen auszuführen, einschließlich CRM-, ERP-Systemen und Buchhaltungssoftware, neben vielen anderen. Die Fähigkeit, sich zu integrieren und in Verbindung mit diesen Systemen zu arbeiten, ist eine wichtige Funktion für RPA-Software.
Bot-Planung: Die Möglichkeit, Bot-Bereitstellungen im Voraus zu planen, ist eine kritische Funktion der RPA-Software. Benutzer können den Bot so einstellen, dass er den Prozess mit Auslösern wie dem Zeitpunkt eines Ereignisses oder einer bestimmten menschlichen Aktion startet.
Analytik: Nicht nur die Bereitstellung und Planung von Robotern ist wichtig, sondern auch die Möglichkeit, die Leistung der Bots zu verfolgen, ist ein kritischer Aspekt der RPA-Software. Viele RPA-Lösungen bieten Analysen und Dashboards, um sicherzustellen, dass die Bots Prozesse korrekt und effizient durchführen.
Viele Robotic Process Automation-Softwaretools bieten auch die folgenden Funktionen:
Was sind die Vorteile von RPA-Software?
Es gibt eine Reihe von Gründen, RPA-Tools zu verwenden, aber der Hauptgrund ist, dass Unternehmen Zeit und Ressourcen sparen können, indem sie ihre Mitarbeiter von strategischeren, geschäftskritischen Aufgaben befreien. Automatisierung wird zu einem Schlüsselaspekt der gesamten digitalen Transformation, und RPA-Software hat die Fähigkeit, die Prozessautomatisierung für Unternehmen zu optimieren. Durch den Einsatz von Bots, die sich schnell wiederholende Aufgaben ausführen, haben Unternehmen den Luxus, Arbeiten und Projekte zu priorisieren, die menschliche Gehirnleistung erfordern.
Automatisierungssoftware ist am wertvollsten für manuelle, zeitaufwändige Aufgaben wie die Dateneingabe, die Stunden in Anspruch nehmen und Hunderte von Klicks auf einem Computer erfordern können, um von einem menschlichen Mitarbeiter abgeschlossen zu werden. Die in RPA-Tools eingesetzten Bots können diese mühsamen Aufgaben in einem Bruchteil der Zeit ausführen, die Menschen benötigen. Dies spart Unternehmen nicht nur Mitarbeiterzeit, sondern auch Geld, da sie nicht für menschliche Arbeit bezahlen müssen.
Darüber hinaus können RPA-Bots menschliche Fehler bei der Ausführung bestimmter Aufgaben reduzieren. Beispielsweise ist bei der Erstellung von Finanzberichten auf der Grundlage von Hauptbuchdaten eine präzise Genauigkeit entscheidend. Schon die Eingabe einer falschen Zahl kann Budget- und Prognoseprojektionen verfälschen und Stakeholder in die Irre führen. Durch den Einsatz von RPA-Software können Benutzer sicherstellen, dass menschliche Fehler aus diesem Prozess vollständig entfernt werden und dieses spezielle Risiko eliminiert wird. Ein wichtiger Hinweis: RPA-Software ist kein Ersatz für die IT-Infrastruktur eines Unternehmens. Stattdessen sitzt RPA oben auf und ergänzt bestehende Systeme.
Effizienz: In jedem Unternehmen entwickeln sich Prozesse oft so, dass sie mehrere Personen und mehrere Schritte umfassen. Obwohl Menschen zusammenarbeiten können, um diese Prozesse zu verbessern, kann RPA helfen, sie effizienter zu gestalten. Beispielsweise müssen HR-Profis häufig Identifikationsdokumente für neue Mitarbeiter hochladen. Dann müssen sie möglicherweise Informationen aus diesen Dokumenten kopieren und in Human Resource Management Systeme eingeben. Dieser HR-Mitarbeiter kann RPA verwenden, um Schritte zu entfernen und dies zu erleichtern. In diesem Fall müssten sie nur die relevanten Dokumente hochladen, und der Bot könnte die Informationen in verschiedene Systeme und Programme eingeben.
Genauigkeit: So klug und fähig Menschen auch sind, sie machen Fehler. Wenn sie richtig trainiert sind, können RPA-Bots menschliche Aktionen perfekt nachahmen. Das heißt, wenn ein Mensch der RPA-Software erlaubt, seinen Bildschirm und seine Klicks zu erfassen, kann der Bot diese Aktion anschließend kopieren und unendlich oft wiederholen. Die Kehrseite davon sollte ebenfalls berücksichtigt werden: Wenn RPA-Software schlecht auf schlechte Prozesse trainiert wird, wird der Bot dies ebenfalls kopieren, was zur Wiederholung schlechter Arbeit führt.
Return on Investment (ROI): RPA-Software ist ein Tool, das die Arbeit optimiert und, wenn es richtig gemacht wird, zu weniger Fehlern führt. Daher kann es einen enormen ROI haben. Verbesserte Arbeit führt zu verbesserten Ergebnissen, was leicht zu erhöhtem Umsatz führen kann. Es sollte beachtet werden, dass es ethische Überlegungen dazu gibt. Nämlich, inwieweit ein Unternehmen sein Geschäft umorganisieren sollte, indem RPA-Bots anstelle von menschlichen Mitarbeitern eingesetzt werden?
Wer verwendet RPA-Software?
Traditionell werden RPA-Tools von mittelständischen und großen Unternehmen verwendet. Größere Unternehmen neigen dazu, stärker isolierte Abteilungen zu haben, und wenn sich wiederholende Geschäftsaktionen integriert werden müssen, um effizient zu sein, ist RPA-Software eine einfache Lösung. Kleine Unternehmen können jedoch auch von RPA-Technologie profitieren, da sie schließlich auch wiederholbare Prozesse haben.
Innerhalb von Unternehmen werden RPA-Tools häufig von Betriebs- und IT-Administratoren und sogar CIOs genutzt, können sich jedoch auf wirklich jede Abteilung ausweiten, die Geschäftsprozesse automatisieren muss. Einige Unternehmen haben möglicherweise dedizierte Business-Analysten oder Prozessdirektoren, die sicherstellen, dass interne Prozesse so optimiert wie möglich sind. Hier sind einige abteilungsspezifische Beispiele:
Personalwesen (HR): Eine der mühsameren Aufgaben in der Unternehmensverwaltung ist der Beschaffungsprozess oder der Prozess der Planung, Überwachung und des Einkaufs eines Gutes oder einer Dienstleistung. Mit RPA-Software können Unternehmen viele der administrativen Aufgaben im Zusammenhang mit der Beschaffung automatisieren. Beispielsweise können Roboter eingesetzt werden, um Bestandsniveaus zu überwachen und eine Reaktion auszulösen, wenn der Bestand niedrig ist. Verbringen Sie zu viel Zeit mit der Rechnungsverarbeitung? Mit RPA und OCR-Funktionen können Roboter Rechnungsdaten genau scannen und extrahieren und in das Buchhaltungssystem einpflegen.
Vertrieb: RPA-Software kann helfen, Aktionen zu automatisieren, die von einem Vertriebsteam ausgeführt werden, insbesondere wenn es um die Erstellung und Genehmigung von Verträgen geht. Viele RPA-Tools bieten Dokumentenmanagement-Funktionen, die speziell für die Vertragserstellung entwickelt wurden. Sobald ein Vertriebsmitarbeiter einen Interessenten überzeugt hat, zu kaufen, besteht der nächste Schritt im Workflow darin, einen Vertrag zu senden.
Lieferkette: Sobald ein Geschäft abgeschlossen ist, besteht der nächste Schritt in einem Workflow darin, die gekauften Waren zu versenden. Wenn ein Dokument unterschrieben ist, kann RPA-Software helfen, die genaue Bestellung zu platzieren, die der Kunde gekauft hat. Hier geht das Tool von der Arbeit mit der CRM-Software eines Unternehmens zur Arbeit mit ihrer Lieferketten-Software über. Die Bestellung wird automatisch in das ERP-System eines Unternehmens eingegeben und die Waren werden hergestellt und versendet.
Buchhaltung: Jetzt, da die Waren versendet und empfangen wurden, muss die Buchhaltungsabteilung den genauen Austausch von Waren notieren (d. h. wie viel wurde versendet, wie viel haben sie dafür bezahlt usw.). Diese Informationen können mit RPA-Software in ein Buchhaltungssystem eingegeben werden.
RPA kann einfach in die Buchhaltungssoftware eines Unternehmens integriert werden. Einer der Vorteile dieser Integration ist eine schnellere Rechnungsverarbeitung. Zuerst werden Bots mit OCR eingesetzt, um strukturierte Daten aus Rechnungen zu scannen und zu extrahieren. Dann werden sie die Daten in einer Vorlage zusammenstellen und durch ein ERP-System laufen lassen, um die Rechnungen zu validieren. Ungültige Rechnungen werden archiviert, damit ein menschlicher Bediener sie an den Kunden zurücksenden kann.
Ist es schwierig, RPA-Software zu erlernen?
RPA-Technologien sind so konzipiert, dass sie einfach zu bedienen und für Nicht-Entwickler zu schulen sind, und RPA-Unternehmen verbessern sich mit jeder Veröffentlichung, um eine noch größere Anzahl von Aufgaben so einfach wie möglich zu erledigen. Das Schwierigkeitsgrad von RPA hängt jedoch fast vollständig von den bestehenden Systemen ab, auf die Ihr Unternehmen angewiesen ist, und von der Komplexität der Aufgaben und Prozesse, die Sie mit RPA automatisieren möchten. Während die meisten Aufgaben durch einfaches Bildschirmaufzeichnen geschult werden können, wird es immer maßgeschneiderte Lösungen geben, die von jedem Unternehmen benötigt werden und komplexere Logik oder Programmierung erfordern, um sie zu erreichen.
Was sind die Alternativen zu RPA-Software?
Alternativen zu RPA-Software können diese Art von Software entweder teilweise oder vollständig ersetzen:
Business Process Management (BPM) Software: Sowohl RPA-Software als auch BPM-Software können gleichzeitig von einem Unternehmen implementiert werden, um verschiedene Funktionen der Prozessautomatisierung auszuführen. Ein Unternehmen könnte sich jedoch auch für das eine oder das andere entscheiden. BPM-Software, die es schon seit einiger Zeit gibt, wird verwendet, um Prozesse auf sehr hohem Niveau zu analysieren, während RPA-Tools diese Prozesse ausführen. Benutzer können sogar ein BPM-Tool verwenden, um Prozesse zu skizzieren und zu brainstormen, die über Teams und Abteilungen hinweggehen, und dann ein RPA-Tool implementieren, um diese Aufgaben auszuführen.
Software im Zusammenhang mit Robotic Process Automation (RPA) Software
Verwandte Lösungen, die zusammen mit RPA-Software verwendet werden können, umfassen:
Process Mining Software: Während RPA Workflows und Prozesse anstelle eines menschlichen Mitarbeiters ausführt, überwacht Process Mining Software diese Prozesse, um sicherzustellen, dass keine Schritte übersprungen oder umgangen werden. Darüber hinaus kann es Betriebsleitern und RPA-Administratoren helfen, jeden einzelnen Schritt in einem Prozess besser zu verstehen. Es kann helfen, Lücken oder Schwachstellen im gesamten Prozess zu identifizieren und bei Bedarf zu optimieren. Eine Reihe von RPA-Tools enthält Process Mining-Funktionen, die dabei helfen, zu bewerten, welche Prozesse am besten automatisiert werden können.
Business Process Simulation Software: Ähnlich wie Process Mining ermöglicht Business Process Simulation Software Unternehmen, Geschäftsprozesse zu bewerten. Diese Software bietet robustere Tools zur Simulation dieser Prozesse und konzentriert sich auf das Testen und Validieren von Was-wäre-wenn-Szenarien. Es bietet Tools zum Erstellen von Modellen sowie zur Visualisierung der Modelle und Ergebnisse. Es wird typischerweise von Führungskräften, Managern und externen Beratern verwendet, die ein besseres Verständnis der Geschäftsprozesse eines Unternehmens erlangen möchten. Es kann auch von Beratern verwendet werden, um Unternehmen zu helfen.
Herausforderungen mit RPA-Software
Softwarelösungen können mit ihren eigenen Herausforderungen verbunden sein. Es muss immer bedacht werden, dass RPA, wie jede andere digitale Transformations- oder Automatisierungslösung, kein Allheilmittel ist. Daher sollten diese Fallstricke und Probleme berücksichtigt werden:
Integrationen: Ein Anliegen, das Benutzer von RPA-Software beachten sollten, ist die Art der Software, mit der RPA-Tools integriert werden können, um Prozesse zu automatisieren. Oft werden Unternehmen RPA-Tools auf ERP-Systemen, Kontaktcenter-Infrastruktur-Tools oder Buchhaltungssoftware einsetzen, neben vielen anderen Arten von Software. Wenn die Software, in der ein Unternehmen Prozesse automatisieren möchte, nicht mit dem RPA-Tool ihrer Wahl kompatibel ist, gibt es keinen Grund, dieses spezielle Produkt zu kaufen.
Kompatibilität: Käufer sollten so weit gehen, sicherzustellen, dass die RPA-Lösung entweder auf Windows oder MacOS oder einem anderen Betriebssystem, das sie in ihrem Unternehmen verwenden, laufen kann. Viele RPA-Tools sind plattformunabhängig und können mit vielen verschiedenen Softwareanbietern arbeiten; es ist jedoch immer am besten, beim Kauf von RPA-Software doppelt zu überprüfen.
Unerwartete Kosten: Wie bei jeder Softwarelösung ist es wichtig, alle potenziellen Kosten zu berücksichtigen. Bei RPA-Software könnten Benutzer feststellen, dass sie am Ende mehr ausgeben, als sie dachten. Beispielsweise könnten sie nach dem Kauf entscheiden, Process Mining Software oder externe Berater zu kaufen, um die richtigen Prozesse zur Automatisierung richtig zu bestimmen.
Welche Unternehmen sollten RPA-Software kaufen?
Jede Branche kann in gewisser Weise von RPA-Software und der Implementierung einer Automatisierungsstrategie profitieren. Hier sind fünf Branchenbeispiele, in denen sich die Vorteile von RPA auszahlen:
Gesundheitswesen: Schichten im Krankenhaus können mental und körperlich anstrengend sein, und das Letzte, was ein Medizintechniker braucht, ist, sich mit sich wiederholenden, niedrig priorisierten Aufgaben zu beschäftigen. RPA-Software kann problemlos medizinische Aufzeichnungen auf dem neuesten Stand halten, die Auftragseingabe, Entscheidungsunterstützung und die Bearbeitung von Ansprüchen automatisieren. Dies könnte Zeit für Medizintechniker freisetzen und ihnen ermöglichen, im Laufe des Tages mehr zu erreichen.
Finanzen: Eine genaue Kreditbewertung und Betrugserkennung sind einige der mühsameren, aber notwendigen Aufgaben in der Finanzdienstleistungsbranche. Glücklicherweise können viele Bots gleichzeitig eingesetzt werden, um Konten und Transaktionsdaten zu durchsuchen, um betrügerisches Verhalten zu erkennen. Im Bankwesen reduziert RPA-Software erfolgreich die Notwendigkeit teurer menschlicher Analysten durch die Automatisierung von Kontoschließungen, Stornierungen von Lastschriften, Prüfberichten und vielem mehr.
Telekommunikation: Telekommunikationsunternehmen sind immer auf der Suche nach Möglichkeiten, ihre Prozesse zu verbessern und ihren Kunden die besten und schnellsten Dienstleistungen zu bieten. Daher kann RPA ihnen helfen, ihre Arbeit zu optimieren. Beispielsweise kann es die Zeit verkürzen, die Mitarbeiter mit der Dateneingabe verbringen. Ein Kunde könnte seine Informationen auf der Website eines Netzwerkanbieters eingeben. Mit wenig bis keinem menschlichen Feedback könnten diese Informationen in verschiedene Systeme eingegeben werden, wie z. B. ein CRM, E-Mail-Marketing-Software und mehr. Auch mit NLU-Fähigkeiten können RPA-Bots intelligentes Feedback von einem Kunden verstehen und basierend auf diesem Feedback eine Antwort senden.
Wie kauft man RPA-Software?
Anforderungserhebung (RFI/RFP) für Robotic Process Automation (RPA) Software
Wenn man eine RPA-Lösung implementieren möchte, ist es wichtig, von Anfang an zu beginnen. Mit anderen Worten, ein Unternehmen sollte damit beginnen, einen Überblick über Geschäftsprozesse zu erstellen. Wenn ein Unternehmen gerade erst anfängt und seine erste RPA-Software kaufen möchte, oder wo immer ein Unternehmen sich im Kaufprozess befindet, kann g2.com helfen, die beste Option auszuwählen. Wie oben erwähnt, sollte man auch die verwandte und ergänzende Software und Dienstleistungen in Betracht ziehen, die man neben RPA einsetzen möchte, wie z. B. Process Mining Software oder RPA-Beratungsdienste.
Ein ganzheitlicher Überblick über die Geschäftssysteme und -prozesse hilft Unternehmen, Schmerzpunkte zu identifizieren. Dies wird ihnen helfen, herauszufinden, welche Software sie kaufen sollen (z. B. ob sie die Prozesse des Unternehmens effektiv handhaben kann) und Kaufkriterien zu entwickeln. Eine sorgfältig erstellte Checkliste kann bei der Bestimmung der notwendigen und netten Funktionen helfen, wie z. B. Funktionen, Budget, Integrationen, Anzahl der Benutzer, Sicherheitsanforderungen, Cloud- oder On-Premises-Lösungen und mehr.
Eine Anfrage nach Informationen (RFI) kann nützlich sein, insbesondere wenn die Bereitstellung groß angelegt und umfangreich ist. Durch die Erstellung dieser kann ein Unternehmen gut positioniert sein, um Informationen von Anbietern zu sammeln. Abhängig vom Umfang der Bereitstellung kann es hilfreich sein, eine RFI zu erstellen, eine einseitige Liste mit einigen Aufzählungspunkten, die beschreiben, was von RPA-Software benötigt wird.
Vergleich von Robotic Process Automation (RPA) Software-Produkten
Erstellen Sie eine Longlist
Die Bewertung von Anbietern sollte mit einer Longlist beginnen, die dabei hilft, festzustellen, ob eine bestimmte Lösung geeignet ist. Käufer sollten eine breite Liste von Tools erstellen, die mit ihren Geschäftszielen übereinstimmen. Damit ein gleiches Spielfeld besteht, ist es wichtig, jedem Anbieter die gleichen Fragen zu stellen.
Erstellen Sie eine Shortlist
Als nächstes sollte eine Reduzierung stattfinden. Durch gezielte Fragen, Demos und Tests kann man von einer Longlist zu einer Shortlist gelangen. Obwohl dies für jedes Unternehmen und jeden Anwendungsfall unterschiedlich sein wird, sind drei bis fünf Produkte in der Regel eine gute Anzahl. Mit dieser Liste in der Hand können Unternehmen eine Matrix erstellen, um die Funktionen und Preise der verschiedenen Lösungen zu vergleichen.
Führen Sie Demos durch
Um sicherzustellen, dass der Vergleich gründlich ist, sollte der Benutzer jede Lösung auf der Shortlist mit dem gleichen Anwendungsfall und Datensätzen demonstrieren. Dies ermöglicht es dem Unternehmen, gleichwertig zu bewerten und zu sehen, wie jeder Anbieter im Vergleich zur Konkurrenz abschneidet.
Auswahl von Robotic Process Automation (RPA) Software
Wählen Sie ein Auswahlteam
Bevor Sie beginnen, ist es entscheidend, ein Gewinnerteam zu erstellen, das während des gesamten Prozesses zusammenarbeitet, von der Identifizierung von Schmerzpunkten bis zur Implementierung. Das Software-Auswahlteam sollte aus Mitgliedern der Organisation bestehen, die das richtige Interesse, die richtigen Fähigkeiten und die Zeit haben, an diesem Prozess teilzunehmen. Ein guter Ausgangspunkt ist es, drei bis fünf Personen zu haben, die Rollen wie den Hauptentscheidungsträger, Projektmanager, Prozessverantwortlichen, Systemverantwortlichen oder Personalexperten sowie einen technischen Leiter, IT-Administrator oder Sicherheitsadministrator ausfüllen. In kleineren Unternehmen kann das Anbieterauswahlteam kleiner sein, mit weniger Teilnehmern, die mehrere Aufgaben übernehmen und mehr Verantwortung tragen.
Verhandlung
Nur weil etwas auf der Preisseite eines Unternehmens steht, bedeutet das nicht, dass es fest ist (obwohl einige Unternehmen nicht nachgeben werden). Es ist wichtig, ein Gespräch über Preise und Lizenzen zu eröffnen. Beispielsweise könnte der Anbieter bereit sein, einen Rabatt für mehrjährige Verträge oder für die Empfehlung des Produkts an andere zu gewähren.
Endgültige Entscheidung
Nach dieser Phase und bevor man sich vollständig engagiert, wird empfohlen, einen Testlauf oder ein Pilotprogramm durchzuführen, um die Akzeptanz mit einer kleinen Stichprobengröße von Benutzern zu testen. Wenn das Tool gut genutzt und gut angenommen wird, kann der Käufer sicher sein, dass die Auswahl korrekt war. Wenn nicht, könnte es an der Zeit sein, zurück ans Reißbrett zu gehen.
Was kostet Robotic Process Automation (RPA) Software?
In der Regel erfordert RPA-Software eine Lizenz (entweder jährlich oder monatlich bepreist). Darüber hinaus zahlt man oft extra pro Bot, wobei unbeaufsichtigte Bots teurer sind als beaufsichtigte.
Return on Investment (ROI)
Da RPA häufig die Aufgaben (oder die Jobs) von Menschen übernimmt, muss man die Kosten für den Einsatz von Bots im Vergleich zur Durchführung derselben Aufgaben durch Menschen analysieren und vergleichen. Obwohl das Ausmaß, in dem die Software die Bilanz des Unternehmens beeinflusst, ein wichtiger Erfolgsindikator ist, sollte es nicht der einzige sein. Man muss auch den ethischen ROI untersuchen, oder die moralischen Auswirkungen, die die Verdrängung von Arbeitsplätzen haben wird.
Implementierung von RPA-Software
Wie wird Robotic Process Automation (RPA) Software implementiert?
Roboter sind in der Regel kostengünstig zu implementieren, und wie wir bereits gelernt haben, sind sie recht einfach zu programmieren, da keine tiefen Softwarekenntnisse erforderlich sind. Wie bei jedem Softwarestück wird jedoch immer empfohlen, einen menschlichen Bediener zur Hand zu haben, um bei Bedarf einzugreifen und Probleme zu beheben. Das Gleiche gilt für RPA-Software, insbesondere bei der Massenautomatisierung. Um zu bestimmen, welche Prozesse automatisiert werden sollen, kann man Process Mining verwenden (das in der RPA-Software enthalten sein kann) oder externe Berater.
Wer ist für die Implementierung von Robotic Process Automation (RPA) Software verantwortlich?
Obwohl einige RPA-Lösungen erhebliche IT-Unterstützung erfordern, können die meisten Lösungen direkt von Geschäftsführern implementiert werden. Diese Geschäftsleiter haben die beste Sichtbarkeit in die Prozesse ihres Teams. Für komplexere Implementierungen benötigt man wahrscheinlich Unterstützung vom IT-Team. Das IT-Team könnte auch in Bezug auf Sicherheit beteiligt sein. Da RPA-Software Zugriff auf die sensibelsten Informationen haben kann, könnte das IT-Team beteiligt sein, um zu testen, wie sicher die Software ist.
Wie sieht der Implementierungsprozess für Robotic Process Automation (RPA) Software aus?
Springen Sie nicht ins kalte Wasser. Wenn man seine Prozesse automatisieren möchte, sollte man mit einer gründlichen Analyse dieser Prozesse beginnen. Es muss nicht mit teurer Software oder einem externen Team beginnen. Es kann mit Stift und Papier oder auf einem Whiteboard, digital oder anderweitig, beginnen. Das Unternehmen oder Team kann die am meisten fehlerhaften Prozesse oder diejenigen, die reif für die Automatisierung sind, wie die am meisten wiederholbaren, identifizieren. Erst nach dieser harten Arbeit kann die eigentliche Automatisierung beginnen.
Wann sollte man Robotic Process Automation (RPA) Software implementieren?
Viele Lösungen bieten kostenlose Testversionen an, die verwendet werden können, um die Effektivität der Technologie zu testen. Dies kann einem Unternehmen helfen zu bestimmen, ob die Lösung für sie geeignet ist oder nicht. Wenn die Entscheidung getroffen wurde, RPA einzusetzen, ist es wichtig, dass es nicht in eine Abteilung isoliert wird, da sonst seine Bereitstellung zu weiteren Komplikationen und Verwirrung um Prozesse führen kann.
Was sind die häufigsten Programmiersprachen für RPA-Software?
Obwohl Programmierkenntnisse keine Voraussetzung für die Verwendung von RPA-Technologien sind, können sie beim Training für einige der fortgeschritteneren Funktionen helfen, indem sie die Lücke zwischen menschlichen Prozessen und Computersprache überbrücken. Die spezifische Programmiersprache, die von einer bestimmten RPA-Softwarelösung verwendet wird, wird durch die Basissprache bestimmt, auf der die Anwendung aufgebaut wurde, aber einige der häufigeren Sprachen sind: Java, Python, C++, C#, Visual Basic und SQL und JavaScript. Die Sprache, die Sie benötigen, basiert sowohl auf der Art der auszuführenden Aufgabe als auch auf der Basissprache Ihrer RPA-Software.
Trends in der Robotic Process Automation (RPA) Software
Künstliche Intelligenz (KI)
RPA-Anbieter bemühen sich, Elemente der KI und des maschinellen Lernens in ihre Lösungen zu integrieren, um Bots zu ermöglichen, die Funktionen, die sie ausführen, besser zu lernen und zu verstehen. Die meisten RPA-Lösungen verwenden jedoch bereits eine Form von Computer Vision (Bilderkennung) oder NLP, um ihre Aufgaben auszuführen.
Diese KI-Fähigkeiten ermöglichen es RPA-Tools, Prozesse visuell zu beobachten und sie eigenständig, ohne menschliches Eingreifen, auszuführen. Wie bei den meisten KI-Initiativen sind die Anwendungsfälle in RPA-Software relativ roh. Um jedoch echte Automatisierung zu erreichen, müssen die beiden Technologien nahtlos zusammenarbeiten. Dies wird Unternehmen bei ihrer gesamten digitalen Transformation helfen.
Process Mining
Wie bereits erwähnt, muss der Ausgangspunkt für RPA die Prozesse selbst sein. Daher gehen immer mehr RPA-Anbieter Partnerschaften ein oder integrieren (durch Akquisitionen oder Entwicklungen) Process Mining-Funktionen in ihre Software. Dies hilft Käufern, die Software auf die bestmögliche Weise zu nutzen, da sie dazu geführt werden, die Prozesse zu automatisieren, die das höchste Automatisierungspotenzial haben. Es ist auch für die Anbieter von Vorteil, da je mehr Prozesse sie ihren Kunden bei der Automatisierung helfen können, desto mehr Geld können sie verdienen.
Welche Risiken sind mit der Implementierung von RPA-Software verbunden?
Obwohl RPA-Software ein wertvolles Werkzeug zur Automatisierung der mühsamsten Prozesse eines Unternehmens und zur Einsparung von Mitarbeiterzeit sein kann, ist sie nicht ohne Risiken. Das erste Risiko, das bei RPA-Tools zu beachten ist, sind die anfänglichen Annahmen und Erwartungen an das Tool - viele Unternehmen nähern sich RPA als magische Lösung, die jede Funktion ausführen kann, manchmal mit der Annahme, dass es ganze Teams von Menschen in einem Unternehmen ersetzen kann. Dieser Ansatz kann zu Enttäuschungen bei Unternehmensleitern, einem geringen wahrgenommenen ROI der Tools und sogar zum Verlust von Top-Talenten und institutionellem Wissen eines Unternehmens führen. Um dieses Risiko zu mindern, sollten Unternehmen, die RPA einführen, klein anfangen, indem sie nur einige wichtige Prozesse automatisieren, realistische Erwartungen daran haben, was die Tools leisten können, und Zeit einplanen, um zu planen, wie Teams, die aktuelle Prozesse ausführen, sich an ihre neuen modifizierten Funktionen nach RPA anpassen werden. RPA sollte nicht einfach implementiert werden, um Kosten zu senken, indem Vollzeitmitarbeiter (FTEs) reduziert werden, sondern vielmehr als Möglichkeit genutzt werden, diesen FTEs zu ermöglichen, sich auf die strategischen und kreativen Aspekte ihrer Rollen zu konzentrieren.
Die zweite inhärente Herausforderung von RPA besteht darin, den Teams klar zu kommunizieren, welche Verantwortlichkeiten sie früher hatten (und die auf RPA übertragen wurden) und welche Verantwortlichkeiten sie neben RPA noch haben. Diese Herausforderung tritt auf, wenn RPA erstmals eingeführt wird, aber auch bei Änderungen an der zugrunde liegenden Software und den Systemen, auf die das RPA-Tool trainiert wurde. Die Verwendung von RPA kann bedeuten, dass diese Kernprozesse für nicht-technische Führungskräfte und Manager weniger transparent werden, und ein Unternehmen, das RPA für diese Aufgaben verwendet, benötigt oft Spezialisten, um festzustellen, was schief gelaufen ist, wenn auf ein neues System oder Tool umgestellt wird. Mit zunehmender Komplexität und Reichweite von RPA-Lösungen steigen auch die Risiken.
Obwohl mit RPA Risiken verbunden sind, gewinnen die meisten Unternehmen viel mehr Wert aus der Prozessautomatisierung, als sie mit den oben genannten Szenarien riskieren, jedoch durch das Verständnis der Risiken der Nutzung von RPA und das Setzen klarer und realistischer Erwartungen für die Führung und Ausführungsteams Ihres Unternehmens, wird Ihr Unternehmen umso wahrscheinlicher von den erstaunlichen Vorteilen profitieren, die die Robotic Process Automation zu bieten hat.
