Cos'è un HRIS?
Un sistema informativo delle risorse umane (HRIS) è un tipo di software che i team delle risorse umane utilizzano per gestire i dati dei dipendenti e le politiche e procedure organizzative. A seconda del tipo di moduli inclusi, questi sistemi gestiscono processi come le informazioni sui ruoli lavorativi dei dipendenti, i dati demografici, le tariffe salariali, le strutture organizzative, l'amministrazione dei benefici e le buste paga tramite integrazioni.
Molti team delle risorse umane utilizzano software di risorse umane di base per gestire le informazioni sui dipendenti all'interno di un database centralizzato e facilmente accessibile. Le soluzioni HR di base aiutano i team delle risorse umane a memorizzare informazioni, gestire i dati dei dipendenti e integrarsi con altre applicazioni HR di terze parti per semplificare i flussi di lavoro correlati.
Tipi di HRIS
La maggior parte delle forme di HRIS include funzionalità di database e automazione per assistere in vari processi. Oltre a questi attributi, diversi tipi di HRIS servono a scopi distinti.
- HRIS Operativo sottolinea il supporto delle procedure operative come la memorizzazione dei dettagli delle posizioni dei dipendenti, la registrazione delle informazioni sulla gestione delle prestazioni e la segnalazione di promozioni e cambiamenti di posizione interni. Questo tipo di HRIS rende più facili le funzioni manuali e consente alle risorse umane di tracciare e memorizzare dati critici sui dipendenti.
- HRIS Tattico è la scelta migliore per i processi legati alle risorse. Questo HRIS include funzionalità per componenti come il reclutamento, compensazione e formazione. Ad esempio, i team possono utilizzare un HRIS tattico per prendere decisioni sull'allocazione delle risorse e sullo sviluppo.
- HRIS Strategico è una scelta adatta per le organizzazioni che necessitano di supporto per il processo decisionale strategico e la pianificazione futura. Questi sistemi si allineano con le aziende che cercano di prendere decisioni basate sui dati mentre crescono ed espandono.
- HRIS Completo è una combinazione degli stili menzionati sopra. È un punto di riferimento unico per i team delle risorse umane e offre una gamma di funzionalità operative, tattiche e strategiche.
Componenti di base di un HRIS
Quando un'azienda seleziona un software, ha diversi componenti da considerare. Alcuni dei più popolari includono:
- Gestione del database. Un HRIS è un database che memorizza e gestisce le informazioni sui dipendenti. I professionisti delle risorse umane dovrebbero essere in grado di inserire rapidamente e facilmente le informazioni sul personale nel sistema.
- Gestione del tempo e del lavoro. I dipartimenti delle risorse umane utilizzano l'HRIS per gestire il tempo libero retribuito (PTO) e le richieste di congedo, oltre ai registri di presenza e di lavoro. Questo componente dovrebbe essere intuitivo e semplice da navigare per la migliore esperienza del dipendente.
- Buste paga. Utilizzare un HRIS per tracciare il tempo e il lavoro aiuta a gestire gli sforzi delle buste paga. L'HRIS giusto rende facile scaricare e caricare i dati sul lavoro dei dipendenti e la cronologia dei pagamenti precedenti.
- Gestione dei benefici. Con l'HRIS giusto, le organizzazioni possono occuparsi dell'iscrizione ai benefici. I professionisti delle risorse umane dovrebbero determinare se la funzionalità del modulo dei benefici è sufficiente per le dimensioni della loro organizzazione.
- Self-service dei dipendenti. Alcune soluzioni HRIS consentono ai dipendenti di aggiornare le informazioni personali, come l'indirizzo o lo stato civile, tramite portali di self-service dei dipendenti. Questo rende facile per le risorse umane ottenere informazioni aggiornate dai membri del team senza dover rintracciare ogni individuo.
Vantaggi di un HRIS
L'HRIS giusto avvantaggia il team delle risorse umane e tutti i membri di un'organizzazione. Alcuni dei principali vantaggi dell'utilizzo di un HRIS includono:
- Organizzazione semplificata. Un HRIS può consolidare i dati dei dipendenti e l'archiviazione dei file, eliminando la necessità di più fogli di calcolo e file di documenti. I professionisti delle risorse umane possono trascorrere più tempo a raccogliere dati di qualità piuttosto che a localizzarli.
- Conformità più facile. Molte leggi e regolamenti sono coinvolti nella conformità HR, e un HRIS può rendere più facile per le organizzazioni aderire e conformarsi alle regole in evoluzione. Inoltre, l'archiviazione centralizzata delle informazioni relative ai dipendenti semplifica l'accesso ai materiali necessari per audit e questioni legali.
- Onboarding più fluido. Quando un dipendente inizia un nuovo lavoro, l'HRIS giusto può semplificare la sua esperienza di onboarding e rendere le informazioni più facilmente disponibili. Con funzionalità di onboarding automatizzate, le organizzazioni perfezioneranno l'esperienza di onboarding fin dall'inizio, portando a una maggiore soddisfazione dei dipendenti in generale.
- Automazione. Un HRIS automatizza vari processi HR e riduce il tempo trascorso su compiti amministrativi manuali soggetti a errori umani. Ad esempio, le organizzazioni possono utilizzare un HRIS per elencare le offerte di lavoro invece di pubblicarle manualmente, una per una.
- Migliori intuizioni aziendali. Indipendentemente dal tipo di HRIS che un'azienda sceglie, queste soluzioni forniscono preziose intuizioni aziendali. Rapporti su assenze, turnover dei dipendenti e dati demografici dipingono un quadro dello stato di benessere di un'organizzazione.
Migliori pratiche per implementare un HRIS
Implementare un HRIS può sembrare scoraggiante e opprimente, ma non deve esserlo. Per la massima probabilità di successo, le organizzazioni dovrebbero considerare le seguenti migliori pratiche.
- Confronta diverse soluzioni HRIS. I professionisti delle risorse umane dovrebbero fare ricerche per confrontare le opzioni di soluzione e identificare quale funzionerà meglio per la loro attività. Un elenco breve di funzionalità e funzionalità indispensabili determinerà quali strumenti si allineano con quali esigenze aziendali.
- Implementa l'HRIS in fasi. I team possono fare molto con un HRIS. Un approccio di implementazione graduale riduce il sovraccarico e la mancanza di adozione. I team dovrebbero implementare le funzionalità e le funzionalità di massima priorità all'organizzazione per prime.
- Continua la formazione e raccogli feedback nel tempo. Un HRIS non è uno strumento da impostare e dimenticare. Le organizzazioni dovrebbero formare i membri del team e chiedere feedback per garantire che l'HRIS soddisfi le esigenze dell'azienda.
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Alyssa Towns
Alyssa Towns works in communications and change management and is a freelance writer for G2. She mainly writes SaaS, productivity, and career-adjacent content. In her spare time, Alyssa is either enjoying a new restaurant with her husband, playing with her Bengal cats Yeti and Yowie, adventuring outdoors, or reading a book from her TBR list.
