Il software di gestione dei visitatori monitora e registra elettronicamente le informazioni sui visitatori e i dipendenti di un'azienda, scuola o edificio pubblico. Questi strumenti aiutano i visitatori a effettuare il check-in e il check-out dopo la loro visita.
Come parte del processo di check-in, un dipendente solitamente scansiona l'ID del visitatore e rilascia un badge fisico ai visitatori approvati. Le informazioni sui visitatori vengono quindi memorizzate in un database e possono essere accessibili per vari usi, inclusi audit, in caso di emergenza o per controllare anomalie. Gli ospiti possono spesso scegliere di ricevere notifiche sui visitatori, come quando arrivano, quando partono, se hanno completato lo screening, se sono su liste di visitatori limitati e altro ancora.
I migliori strumenti di gestione dei visitatori aiutano a rendere le strutture più sicure e a mantenere la conformità con i requisiti interni ed esterni. Rendono anche il processo di registrazione dei visitatori più efficiente, accurato e coerente documentando informazioni sui timestamp e il tipo di accesso di un visitatore in loco.
Queste piattaforme possono essere installate su un chiosco self-service, computer, telefono cellulare o tablet. Gli amministratori del software di gestione dei visitatori sono tipicamente professionisti della salute e della sicurezza, professionisti delle risorse umane, receptionist e personale di sicurezza dell'edificio.
A seconda del software di gestione dei visitatori, ci sono opzioni per funzionalità più specifiche che possono essere adattate all'azienda. Ad esempio, la pre-registrazione dei visitatori per aiutare con il pre-screening, la firma di documenti e la formazione può essere utile e aiutare a ridurre i colli di bottiglia per il check-in. Alcune soluzioni di gestione dei visitatori includono la funzionalità di controllare i visitatori rispetto a liste di controllo, il che aumenta ulteriormente la sicurezza dell'edificio e protegge i dipendenti.
Alcuni strumenti di gestione dei visitatori possono fornire la possibilità di incorporare NDA, firma di documenti, materiali di formazione, video e controlli di sicurezza nel processo di registrazione. Questo sarebbe particolarmente utile in strutture manifatturiere e industriali, scuole, uffici legali e altre industrie altamente regolamentate. Può anche esserci la possibilità di integrare il supporto multilingue in modo che qualsiasi visitatore che parli la propria lingua madre possa essere assistito durante il check-in in un edificio.
Il software di gestione dei visitatori si integra tipicamente con il software di gestione delle identità e degli accessi (IAM) per migliorare la sicurezza e garantire un controllo centralizzato degli accessi fisici e la conformità per un'azienda. Se un'azienda desidera un sistema di pianificazione da abbinare al processo di check-in dei visitatori, l'uso di software di pianificazione degli appuntamenti online può aiutare a tracciare gli arrivi in base all'orario dell'appuntamento. A volte, può essere utile avere software di notifica push integrato nel sistema di gestione dei visitatori per notificare direttamente agli ospiti informazioni importanti. Dopo il COVID-19, c'è stato anche un aumento delle integrazioni con software di tracciamento dei vaccini per garantire la sicurezza negli edifici.
Per qualificarsi per l'inclusione nella categoria Gestione dei Visitatori, un prodotto deve:
Essere installato su un computer personale (PC), tablet, telefono cellulare o chiosco self-service Scansionare il volto o l'ID, memorizzare foto e rilasciare badge per i visitatori Automatizzare la verifica in loco e il check-in dei visitatori Fornire visibilità in tempo reale su quali visitatori sono in loco Creare database con report per le informazioni sui visitatori dell'azienda
