Le soluzioni di prenotazione delle scrivanie semplificano il processo di prenotazione delle scrivanie individuali in un ambiente di lavoro. Queste soluzioni permettono ai dipendenti di sfogliare e prenotare le scrivanie disponibili nel piano di un'azienda, che spesso è interattivo, fornendo visuali 3D e funzionalità immersive per gli utenti che esplorano il loro spazio di lavoro. Il software di prenotazione delle scrivanie è spesso utilizzato nei modelli di lavoro ibridi, in cui la forza lavoro di un'azienda ha la flessibilità di decidere quali giorni lavorare in ufficio e quali giorni lavorare da remoto. Tuttavia, il software di prenotazione delle scrivanie può essere utilizzato sia con piani fissi (assegnati) che aperti (non assegnati), rendendolo una soluzione eccellente per le aziende che hanno sia dipendenti a tempo pieno in ufficio che ibridi.
Il software di prenotazione delle scrivanie consente alle aziende di allocare parte dell'ufficio per determinati team o dipartimenti, facilitando una maggiore collaborazione tra i dipendenti in ufficio. Gli amministratori utilizzano questi prodotti per prenotare scrivanie per conto degli utenti, limitare quali scrivanie o aree di un ufficio sono disponibili per la prenotazione e monitorare l'utilizzo tramite analisi del posto di lavoro. Avendo accesso alle analisi del posto di lavoro, le aziende possono prendere decisioni più intelligenti sulla disposizione dell'ufficio e sui requisiti di utilizzo. Molte soluzioni di prenotazione delle scrivanie sono disponibili per gli utenti tramite un'app mobile, rendendo facile per i dipendenti prenotare scrivanie in movimento.
Sebbene il software di prenotazione delle scrivanie possa essere una piattaforma autonoma, spesso fa parte di una soluzione completa di Gestione dello Spazio, che racchiude sia la prenotazione delle scrivanie che la funzionalità di prenotazione delle sale riunioni.
Per qualificarsi per l'inclusione nella categoria del Software di Prenotazione delle Scrivanie, un prodotto deve:
Consentire agli utenti di visualizzare e prenotare le scrivanie disponibili in uno spazio di lavoro designato
Abilitare la creazione di assegnazioni permanenti delle scrivanie, hot desking e hoteling per i dipendenti
Fornire una mappa interattiva del posto di lavoro che mostri la disponibilità delle scrivanie in tempo reale
Consentire agli amministratori di limitare o espandere la disponibilità delle scrivanie, in base ai cambiamenti di capacità o domanda
