Scopri di più su Software di gestione immobiliare
Che cos'è il software di gestione immobiliare?
Il software di gestione immobiliare è una manna per i gestori e i proprietari di immobili sovraccarichi di lavoro. Le responsabilità del front office e del back office dei proprietari di immobili, dei gestori di immobili e dei locatori sono varie, esaustive e, in molti casi, manuali. Alcune di queste responsabilità includono: comunicare con i residenti e gli inquilini, gestire le domande di locazione, tenere traccia dei pagamenti puntuali e in ritardo degli affitti, gestire le richieste di manutenzione e mantenere e aggiornare gli elenchi immobiliari accurati.
C'è una certa sovrapposizione tra la gestione delle strutture e la gestione immobiliare; la principale differenza deriva dallo scopo di gestire l'edificio così come gli inquilini. Mentre l'obiettivo della gestione delle strutture è più focalizzato sulla produttività degli inquilini e sulla manutenzione dell'edificio, la gestione immobiliare riguarda più la gestione della proprietà per il bene dei residenti e degli inquilini e, in ultima analisi, l'aumento del valore di una proprietà. La gestione delle strutture si occupa di manutenzione e ispezioni per gli inquilini, mentre la gestione immobiliare ha caratteristiche relative alla gestione finanziaria. C'è anche una certa sovrapposizione tra il software di gestione immobiliare alberghiera e il software di gestione immobiliare, in particolare nei settori dell'efficienza operativa, dell'allocazione delle risorse delle stanze e delle capacità complessive di gestione delle strutture.
Il software di gestione immobiliare è progettato per funzionare per una varietà di tipi di proprietà residenziali, industriali e commerciali e dimensioni aziendali. Il software di gestione immobiliare consente la gestione operativa dei portafogli immobiliari, non la coltivazione e lo sviluppo degli investimenti immobiliari.
Vantaggi chiave del software di gestione immobiliare
- Automatizzare le attività quotidiane e le operazioni aziendali giornaliere
- Migliorare l'esperienza e la comunicazione con gli inquilini
- Garantire che i registri delle proprietà siano accurati e aggiornati
Perché utilizzare il software di gestione immobiliare?
Il software di gestione immobiliare è progettato per gestire in modo efficiente e centralizzato l'elenco esaustivo delle responsabilità dei gestori e dei proprietari di immobili. Il software di gestione immobiliare aiuta i gestori e i proprietari di immobili a eliminare il loro precedente sistema manuale di fogli di calcolo, email e archiviazione di documenti. Il software centralizza e unifica gli strumenti necessari per un'attività efficiente e produttiva.
Invece di fare affidamento su strumenti disparati, basati sul web e su carta, i gestori e i proprietari di immobili possono dipendere da una singola piattaforma che offre un'integrazione senza soluzione di continuità con software di terze parti supplementari.
Gestione finanziaria — Il software di gestione immobiliare consente agli utenti di monitorare la salute finanziaria delle loro proprietà. I gestori e i proprietari di immobili utilizzano il software per semplificare o automatizzare le loro attività di contabilità e tenuta dei libri contabili, nonché per preparare rapporti sui portafogli immobiliari per le attività di investimento.
Gestione delle strutture — Gestire proprietà immobiliari, indipendentemente dal tipo di proprietà, richiede al proprietario di sovrintendere efficacemente a ogni aspetto delle loro strutture. Il software di gestione immobiliare garantisce che i proprietari di immobili siano abilitati a tenere traccia di tutte le richieste di manutenzione degli inquilini. Il software garantisce anche che i proprietari di immobili paghino i fornitori in tempo e impostino ordini di lavoro ricorrenti.
Reportistica — Uno strumento efficace di gestione immobiliare aiuta gli utenti a mantenere registri immobiliari accurati e conformi, comprendere e prevedere i tassi di occupazione, condurre meglio gli screening degli inquilini e semplificare il processo di locazione.
Comunicazione con inquilini o residenti — I portali per inquilini e proprietari del software di gestione immobiliare migliorano la comunicazione tra entrambe le parti. Questo semplifica la riscossione degli affitti e aiuta a tenere traccia meglio. Gli inquilini possono facilmente inviare richieste di manutenzione tramite il software. I proprietari di immobili possono avere una visione più unificata degli inquilini potenziali ed esistenti, il che si traduce nel vantaggio aggiunto della fedeltà dei residenti e della gestione della reputazione.
Chi utilizza il software di gestione immobiliare?
Il software di gestione immobiliare impatta sulle attività del back office, ma le sue funzionalità rivolte agli inquilini sono utilizzate sia dagli inquilini che dai fornitori di servizi. Mentre il software di gestione immobiliare è distinto dal software di gestione degli investimenti immobiliari, i gestori di asset immobiliari sfruttano il software di gestione immobiliare per la reportistica.
Gestori e proprietari di immobili — I proprietari di immobili di qualsiasi tipo di affitto utilizzano il software di gestione immobiliare per ottimizzare le loro attività e compiti. Che gestiscano affitti a breve o lungo termine, appartamenti, alloggi per studenti, condomini, case unifamiliari, spazi commerciali o comunità recintate, tutte queste proprietà trarranno vantaggio da un software che automatizza o semplifica le operazioni.
Inquilini — Gli inquilini sfruttano il software di gestione immobiliare tramite un portale per inquilini quando inviano richieste di manutenzione, ricevono notifiche su aggiornamenti dell'edificio o pacchi in arrivo e comunicano con i gestori di immobili.
Gestori di asset — I gestori di asset immobiliari che sono coinvolti a livello di proprietà nella gestione del portafoglio di investimenti sfruttano il software di gestione immobiliare per migliorare le prestazioni finanziarie delle proprietà che generano reddito.
Tipi di software di gestione immobiliare
Oltre alle versioni basate su cloud e on-premises del software di gestione immobiliare, questi strumenti sono anche differenziati in base al tipo di proprietà. Sebbene esistano soluzioni di gestione immobiliare tutto-in-uno o end-to-end che soddisfano le esigenze aziendali di alcune aziende immobiliari, gli utenti devono allineare il software scelto al loro tipo di proprietà. Gli immobili commerciali e residenziali sono i due tipi di immobili, in base ai quali gli utenti devono scegliere il software di gestione immobiliare adatto alle loro esigenze.
Commerciale — Gli immobili commerciali sono proprietà immobiliari utilizzate per attività commerciali che generano reddito. Alcuni esempi di proprietà commerciali includono edifici per uffici, edifici medici, strutture sportive, hotel, ristoranti e negozi al dettaglio. Gli immobili industriali rientrano negli immobili commerciali e possono includere magazzini, laboratori e centri di distribuzione.
Residenziale — Gli immobili residenziali sono proprietà immobiliari utilizzate per ospitare inquilini, sia per affitto che per proprietà. Alcuni esempi di proprietà residenziali includono alloggi per studenti, case unifamiliari (case costruite su un singolo lotto), condomini (una comunità o un grande edificio composto da più unità singole), case a schiera (un ibrido tra un condominio e una casa unifamiliare), cooperative (edificio di proprietà della comunità che comprende unità individuali) e case multifamiliari (una casa unifamiliare che è stata suddivisa in più unità).
Caratteristiche del software di gestione immobiliare
Esiste una vasta gamma di funzionalità tradizionalmente offerte dalle soluzioni di gestione immobiliare. Il software di gestione immobiliare soddisfa le esigenze aziendali di una varietà di tipi di proprietà e dimensioni aziendali immobiliari, quindi le funzionalità possono variare. Le caratteristiche comuni del software di gestione immobiliare includono una combinazione delle seguenti:
Contabilità — Il software di gestione immobiliare offre funzionalità di contabilità integrate o integrazioni semplificate con soluzioni di contabilità di terze parti per consentire il monitoraggio e la gestione finanziaria delle proprietà.
Pagamento dell'affitto — Il software fornisce funzionalità di raccolta e elaborazione degli affitti come funzionalità integrata o progettata per integrarsi con soluzioni di pagamento dell'affitto di terze parti specifiche.
Gestione dei contratti di locazione — Le funzionalità di gestione dei contratti di locazione del software di gestione immobiliare forniscono modelli di contratto di locazione personalizzabili o un flusso di lavoro per semplificare il flusso di lavoro di gestione dei contratti di locazione. Consente la creazione, la duplicazione e l'archiviazione delle domande di locazione.
Gestione della manutenzione — Il software di gestione immobiliare consente la gestione delle richieste di manutenzione e servizio, la pianificazione dei fornitori e dei fornitori di servizi e la comunicazione tra inquilini e proprietario dell'immobile sulle attività di manutenzione imminenti.
Elenco degli affitti — Questo tipo di software fornisce una gestione integrata degli elenchi di affitti, integrazioni con servizi di elenchi multipli (MLS) o siti web immobiliari, o entrambi per pubblicizzare le vacanze o le unità disponibili imminenti.
Portale per inquilini — Il software di gestione immobiliare fornisce un portale per gli inquilini per comunicare con i gestori di immobili, pagare l'affitto e inviare richieste di servizio.
Caratteristiche aggiuntive del software di gestione immobiliare
Screening degli inquilini — Questa funzionalità facilita lo screening degli inquilini potenziali, sia prima che dopo la presentazione delle domande di locazione o affitto. Può anche fornire un database di contatti per inquilini esistenti o potenziali contatti immobiliari.
Gestione degli spazi — La funzionalità di gestione degli spazi semplifica l'allocazione delle risorse, monitora e riporta l'utilizzo degli spazi e dei materiali e consente una migliore gestione delle proprietà fisiche.
Gestione delle assicurazioni — Il software fornisce funzionalità per semplificare la conformità e l'accesso alle polizze assicurative immobiliari pertinenti.
Altre caratteristiche del software di gestione immobiliare: Capacità commerciali, Capacità industriali / al dettaglio / uso misto, Capacità multifamiliari, Capacità residenziali
Tendenze relative al software di gestione immobiliare
I cambiamenti demografici influenzano sia i gestori di immobili, gli affittuari e gli acquirenti, sia in termini di gestione immobiliare che di software di gestione immobiliare. La gamma di servizi immobiliari, il supporto omnicanale fornito per i portali di inquilini e investitori e i tipi di complessi abitativi stanno evolvendo, e il software per gestire tutti questi processi si evolve di conseguenza.
Software di realtà aumentata e software di realtà virtuale — Molti esempi di realtà aumentata (AR) e realtà virtuale (VR) sono emersi nel settore immobiliare. Il software di tour virtuale immobiliare aiuta sia gli agenti immobiliari che i gestori di immobili a mostrare gli interni delle loro unità. La tecnologia AR e VR trasforma facilmente le visualizzazioni di dati 2D in varianti 3D interattive che forniscono un'analisi più dettagliata degli spazi fisici, sia per scopi pubblicitari che di design. AR e VR aiutano anche i proprietari di strutture a monitorare meglio il consumo energetico complessivo e la gestione dei difetti dell'edificio.
Conservazione dell'energia — Anche i proprietari di edifici che non includono il costo dell'acqua, del riscaldamento o dell'elettricità nei pagamenti mensili di affitto o mutuo vogliono essere informati sull'utilizzo e il consumo di energia. Gli sforzi di conservazione dell'energia si basano sulla raccolta dei dati; i sistemi di gestione dell'energia degli edifici forniscono ai gestori di immobili i dati necessari per garantire l'efficienza energetica. Mantenere i livelli di utilizzo delle utility desiderati dagli inquilini con i costi complessivi di manutenzione della proprietà è fondamentale per aiutare i gestori di immobili a non spendere troppo, specialmente in tempi di crisi o depressione finanziaria.
Relazioni con gli inquilini — L'industria immobiliare è un'industria di servizi al cliente. Senza inquilini paganti, i gestori di immobili non possono guadagnare. Fornire un'esperienza eccezionale agli inquilini è fondamentale per mantenere inquilini a lungo termine, in particolare nel mercato multifamiliare o degli appartamenti e dei condomini. I fornitori di software comprendono questa necessità, quindi molte soluzioni ora offrono portali per inquilini. Il passo successivo è guardare agli sviluppi nel campo dei chatbot per vedere come le relazioni con gli inquilini stanno evolvendo nel settore immobiliare; l'intelligenza artificiale conversazionale (AI) e i chatbot possono infondere piattaforme e strumenti esistenti con tecnologia dirompente che alla fine migliora l'esperienza di gestione della manutenzione sia dell'inquilino che del gestore di immobili.
Problemi potenziali con il software di gestione immobiliare
Tipo di proprietà — Mentre alcuni fornitori di software di gestione immobiliare sono molto chiari sul tipo di proprietà che supportano, una ricerca adeguata è ancora importante. Senza la dovuta diligenza, ad esempio, un gestore di proprietà residenziali può acquistare una soluzione di gestione immobiliare meglio progettata per proprietà commerciali. Gli acquirenti del software devono prestare molta attenzione al tipo di proprietà che la soluzione può supportare, in modo da non investire tempo in una piattaforma che potrebbe non soddisfare le loro esigenze.
Scala e portata — Un gestore di proprietà che è responsabile di un numero limitato di proprietà avrà requisiti e budget diversi rispetto a un gestore di proprietà che è responsabile di più unità in più edifici. Alcune soluzioni di gestione immobiliare sono progettate per scalare con il portafoglio mentre altre no. In tali situazioni, alcuni fornitori forniscono supporto clienti mentre altri potrebbero non farlo. Gli acquirenti devono determinare quali aspetti della gestione immobiliare sono importanti, per evitare di acquistare una soluzione che sia troppo completa o troppo limitante, in termini di crescita della proprietà.
Esperienza nella gestione immobiliare — I gestori di immobili sono tanto vari quanto i proprietari di immobili. I nuovi gestori di immobili che sono responsabili di una singola proprietà non hanno necessariamente gli stessi punti dolenti dei gestori di immobili più esperti che hanno coltivato il loro portafoglio immobiliare e devono navigare in una varietà di conformità e regolamenti locali. Il software di gestione immobiliare può affrontare un singolo punto dolente o fornire agli utenti una soluzione espansiva, end-to-end.
Software e servizi correlati al software di gestione immobiliare
La maggior parte dei sistemi di gestione immobiliare può gestire le esigenze aziendali di base delle società di gestione immobiliare. Le funzionalità di base includono capacità di contabilità e reportistica integrate. Funzionalità extra oltre a quelle di base includono screening avanzato degli inquilini, conformità assicurativa e marketing immobiliare, ad esempio. Se un software di gestione immobiliare non offre funzionalità di contabilità e gestione dei contratti di locazione integrate, allora è progettato per integrarsi bene con soluzioni di terze parti con quelle funzionalità.
Le seguenti soluzioni possono essere integrate o utilizzate in combinazione con i sistemi di gestione immobiliare:
Amministrazione dei contratti di locazione — Il software di amministrazione dei contratti di locazione offre funzionalità avanzate di gestione dei contratti di locazione ai gestori di immobili che non dispongono di un sistema completo di gestione dei contratti di locazione. Il software di amministrazione dei contratti di locazione semplifica il flusso di lavoro di locazione, dalla creazione alla condivisione all'archiviazione.
Pagamento dell'affitto — Mentre alcune soluzioni di gestione immobiliare offrono funzionalità di elaborazione degli affitti integrate, il software di pagamento dell'affitto esiste per colmare il divario tra la gestione delle proprietà e la riscossione degli affitti dagli inquilini.
Servizio di elenchi multipli (MLS) — Il software di servizio di elenchi multipli (MLS) consente agli agenti immobiliari di elencare proprietà vacanti o prossime alla vacanza per conto dei proprietari e dei gestori di immobili. Le proprietà elencate su MLS semplificano la pubblicità delle proprietà disponibili ai potenziali acquirenti, poiché possono essere filtrate in base a requisiti specifici.
Marketing immobiliare — Simile al software MLS, il software di marketing immobiliare consente il marketing delle proprietà disponibili. I proprietari di immobili così come gli agenti immobiliari sfruttano materiali di marketing immobiliare personalizzabili e con marchio per generare contatti e attirare l'attenzione di acquirenti e affittuari.
Affitto per vacanze — Il software di affitto per vacanze è simile al software di gestione immobiliare ma adattato alle sfumature del settore dell'ospitalità. I proprietari di affitti per vacanze hanno requisiti diversi rispetto ai proprietari di edifici di appartamenti, condomini, uffici e case unifamiliari. Il software di affitto per vacanze fornisce funzionalità come motori di prenotazione, flussi di lavoro di check-in e check-out e servizi di pulizia giornalieri.
Gestione degli investimenti immobiliari — Investitori e stakeholder sfruttano il software di gestione degli investimenti immobiliari per prevedere, riportare e gestire il ritorno sugli investimenti (ROI) dei portafogli immobiliari. Il software di gestione degli investimenti immobiliari raggruppa il monitoraggio e la coltivazione degli asset immobiliari specificamente per massimizzare il valore della proprietà.
Gestione delle strutture — I proprietari di impianti, magazzini e infrastrutture e edifici di produzione si rivolgono a il software di gestione delle strutture invece del software di gestione immobiliare. Mentre il software di gestione immobiliare ottimizza la gestione finanziaria e la relazione con gli inquilini sia degli edifici commerciali che residenziali, il software di gestione delle strutture è più completo. Il software di gestione delle strutture include la gestione della salute e della sicurezza, la gestione dei materiali e delle risorse e la gestione di manutenzioni e ispezioni su larga scala.
