Miglior Software ERP
Che cos'è l'ERP? La pianificazione delle risorse d'impresa (ERP) è un termine utilizzato per descrivere una soluzione aziendale end-to-end che collega una varietà di dipartimenti all'interno di un'azienda. Per le offerte ERP standard, questi rami possono includere contabilità, catena di approvvigionamento, gestione del portafoglio progetti, produzione e risorse umane, tra gli altri. Gli strumenti che rientrano nella categoria ERP forniscono maggiore efficienza per i professionisti della contabilità e della finanza, gestione delle risorse aziendali, servizi professionali e gestione dei progetti. Sebbene mirati alle grandi imprese, questi prodotti possono essere utilizzati da piccole e medie imprese con un'elevata produzione. Ogni sottocategoria ERP è elencata di seguito, tuttavia alcune categorie cruciali di software ERP includono:
Automazione dei Servizi Professionali
Il software di automazione dei servizi professionali (PSA) migliora i processi delle aziende di servizi professionali offrendo approfondimenti sulle informazioni sui progetti e sull'allocazione delle risorse. Questi prodotti consentono ai manager di assegnare progetti alle risorse disponibili, monitorare l'avanzamento dei progetti, registrare il tempo e le spese per ciascun progetto e persino inviare fatture ai clienti direttamente dal software. Registrando i dati finanziari dei progetti, il software PSA consente di migliorare le previsioni di budget e risorse per i prodotti futuri. Questo aiuta le aziende di consulenza, pubblicità o qualsiasi altro servizio professionale orientato al cliente che lavora in modo orientato ai progetti.
I sistemi e le suite ERP sono suite software complesse ed estese che toccano tutti gli aspetti delle aziende basate su prodotti. L'applicazione principale di questi prodotti sono i moduli di contabilità. Tuttavia, forniscono funzionalità per la pianificazione e previsione del budget, gestione dell'inventario e del magazzino, produzione e distribuzione, tra gli altri. Avendo tutti questi dipartimenti che lavorano in un unico sistema centralizzato, le suite ERP facilitano un'attività più trasparente. Forniscono inoltre ai professionisti della gestione finanziaria osservazioni e approfondimenti diretti su come i fattori della catena di approvvigionamento influenzano la redditività.
Sistemi ERP Basati su Progetti
I sistemi ERP basati su progetti forniscono la stessa trasparenza delle offerte ERP standard, ma sono specificamente mirati alle aziende che utilizzano un modello di business orientato ai progetti anziché ai prodotti. Queste soluzioni offrono contabilità di progetto, in modo simile al software di automazione dei servizi professionali, ma per settori al di fuori dei servizi professionali. Le aziende che utilizzano un modello di business basato su progetti non dovrebbero tentare di implementare una suite ERP standard, che può causare molte complicazioni e diventare costosa e inefficiente molto rapidamente.
Gestione delle Risorse Aziendali
I prodotti di gestione delle risorse aziendali (EAM) aiutano a tracciare le risorse fisiche controllate da un'azienda. Queste soluzioni aiutano a tracciare il ciclo di vita delle risorse per garantire che non diventino obsolete o inefficienti. Registrare la produttività delle risorse può aiutare con la manutenzione potenziale delle riparazioni e persino offrire soluzioni di manutenzione predittiva che alla fine aiuteranno con la redditività. Questi sistemi offrono alle aziende una grande quantità di dati, che possono essere analizzati per determinare quando è necessaria la manutenzione o la sostituzione delle risorse.
Ognuno di questi prodotti software offre aspetti della pianificazione delle risorse d'impresa e migliora la trasparenza dei processi aziendali. Raggiungono i dipartimenti interni e le industrie per aiutare a migliorare l'efficienza e la produttività. Ciascuna delle seguenti categorie di software rientra in questo concetto generale.
Software di approvvigionamento
Software di approvvigionamento aiuta le organizzazioni ad automatizzare i loro sforzi di acquisto. Con il software di approvvigionamento, le aziende sono in grado di gestire la maggior parte delle attività legate all'approvvigionamento online, inclusa la creazione e l'approvazione degli ordini di acquisto, la selezione e l'ordinazione dei prodotti, la ricezione e la corrispondenza degli ordini e delle fatture, e l'effettuazione dei pagamenti. I dipartimenti di approvvigionamento possono anche utilizzare i prodotti di approvvigionamento per coordinare le spedizioni degli ordini per una capacità ottimale, o per interagire con i fornitori che fanno offerte per il business. I principali benefici forniti dal software di approvvigionamento sono la riduzione del tempo e dello sforzo spesi nella gestione degli acquisti, un aumento della coordinazione con i fornitori e la capacità di sfruttare le economie di scala.
Il software di approvvigionamento non deve essere confuso con il software nella categoria Gestione del Magazzino o nella categoria Acquisti, nonostante alcune sovrapposizioni nelle funzionalità tra queste categorie.
Considerazioni per l'acquisto di software di approvvigionamento
- Prima di scegliere un prodotto software di approvvigionamento, dovresti assicurarti che le funzionalità di cui hai bisogno vadano oltre quelle offerte dai prodotti software di acquisto. Sebbene molte persone usino i termini approvvigionamento e acquisto in modo intercambiabile, queste due categorie di software sono in realtà piuttosto diverse nonostante condividano alcune caratteristiche. Per contesto, i passaggi del ciclo procure-to-pay (P2P) sono i seguenti:
- Identificazione del requisito
- Autorizzazione della richiesta di acquisto
- Approvazione della richiesta di acquisto
- Approvvigionamento
- Identificazione dei fornitori
- Richieste/Ricezione del preventivo
- Negoziazione
- Selezione del fornitore
- Conferma dell'ordine di acquisto
- Avviso di spedizione anticipata
- Ricezione delle merci
- Registrazione della fattura
- Confronto a tre vie
- Pagamento al fornitore
- Mentre il software di approvvigionamento è progettato per coprire tutti i passaggi del ciclo procure-to-pay (P2P), il software di acquisto è limitato a un sottoinsieme specifico di passaggi che vanno dalla conferma dell'ordine di acquisto alla ricezione delle merci e infine al pagamento al fornitore. Sebbene questi passaggi del ciclo P2P siano importanti, di solito non sono adattati per soddisfare la portata e le dimensioni delle singole aziende, e sono invece di routine e fondamentali per una buona pratica di acquisto.
- Software di approvvigionamento vs. software di acquisto: Il software di approvvigionamento include questi passaggi così come quelli associati alla ricerca e all'identificazione iniziale dei requisiti e dei potenziali fornitori. La negoziazione con i fornitori e la ricerca strategica di beni e servizi sono anche gestite sotto l'ombrello del software di approvvigionamento, mentre di solito non sono gestite dal software di acquisto.
- Facilità di ricerca con il prodotto di approvvigionamento: I prodotti software di approvvigionamento dovrebbero essere in grado di facilitare adeguatamente il processo di ricerca all'interno del ciclo P2P, in modo che le analisi di mercato, RFx, e le comunicazioni, le negoziazioni e la contrattazione con i fornitori siano tutte gestite all'interno del software. Inoltre, il software di approvvigionamento dovrebbe fornire viste macro facili da usare del processo di ricerca, in modo che gli sforzi futuri possano essere semplificati o adattati a ambienti in cambiamento.
- Il prodotto si integra con i tuoi sistemi esistenti?: Quando scegli un prodotto software di approvvigionamento, è importante essere consapevoli delle integrazioni disponibili con i tuoi sistemi esistenti. Se la tua azienda utilizza già ed è soddisfatta di uno strumento software di acquisto, di un prodotto software CPQ, o di una suite della catena di fornitura, per esempio, potresti voler mantenere quei sistemi se possibile mentre investi nel software di approvvigionamento invece di sostituirli completamente.
- Il software è facilmente scalabile?: Man mano che la tua azienda e le sue esigenze di approvvigionamento crescono, dovresti essere sicuro che il software di approvvigionamento che scegli sarà in grado di scalare con esse. Qualunque strumento di approvvigionamento tu scelga dovrebbe essere personalizzabile per adattarsi alle tue circostanze e necessità in evoluzione nel tempo. Inoltre, dovresti verificare se le personalizzazioni di cui avrai bisogno sono incluse nel costo del software o se richiedono un costo aggiuntivo. Se la personalizzazione non è offerta, potresti voler considerare un'altra opzione di software di approvvigionamento per garantire che il prodotto sia scalabile con la tua azienda.
- Come vengono gestiti gli aggiornamenti del software e quanto è forte il supporto clienti?: Ultimo ma non meno importante, dovresti considerare la regolarità e la facilità degli aggiornamenti del software. La natura con cui il fornitore di approvvigionamento notifica i clienti è importante, poiché non vuoi essere sorpreso una mattina con un avviso che a causa di problemi con un aggiornamento automatico del software potresti non essere in grado di utilizzare il software per le sue funzioni regolari. Inoltre, il costo e la frequenza di questi aggiornamenti del software sono rilevanti per la tua decisione, così come la qualità del supporto del fornitore nel caso in cui sorgano problemi a seguito di questi aggiornamenti.
Benefici chiave del software di approvvigionamento
Abbiamo discusso di come il software di approvvigionamento possa aiutarti a semplificare le funzioni di ricerca e acquisto del ciclo procure-to-pay, ma uno strumento di approvvigionamento di successo può anche beneficiare direttamente la tua azienda in altri modi.Con il software di approvvigionamento, puoi:
- Ridurre i costi sfruttando le relazioni con i fornitori per migliorare le prestazioni
- Garantire la conformità contrattuale con il monitoraggio centralizzato delle transazioni
- Migliorare l'efficienza del personale di approvvigionamento automatizzando l'elaborazione degli ordini
- Semplificare le comunicazioni e le negoziazioni con i fornitori
- Ridurre il rifacimento e gli errori con un sistema di approvvigionamento completamente integrato
- Migliorare i controlli di spesa con processi di approvazione standardizzati
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