Scopri di più su Software di posta elettronica
Che cos'è il software per email?
L'email è il principale canale di comunicazione interna ed esterna all'interno di un'azienda. Pertanto, è fondamentale implementare un software che sia intuitivo, organizzato, sicuro ed efficiente.
Il software per email può svolgere una varietà di altri compiti per la tua azienda, come lanciare campagne di marketing, coinvolgere i consumatori, impostare promemoria per le attività, chattare con altri dipendenti, mantenere un calendario per le riunioni e altro ancora. Le considerazioni su quale software per email utilizzare dovrebbero dipendere dalla dimensione della tua azienda, dal settore di attività, dai requisiti di sicurezza, dallo spazio di archiviazione e dai prezzi.
Vantaggi chiave del software per email:
- Invia e ricevi messaggi aziendali importanti tra i dipendenti
- Migliora il contatto con campagne di email marketing
- Mantieni un registro permanente di tutti i messaggi inviati e ricevuti
- Invia e ricevi messaggi aziendali importanti da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento
Perché utilizzare il software per email?
Ci sono infinite ragioni per implementare un software per email nella tua azienda, ma la più importante è la comunicazione. Che si tratti di trasmettere un messaggio importante ai colleghi o di consegnare il messaggio del tuo marchio a potenziali clienti, la funzione principale è trasmettere un messaggio.
L'email può anche aiutare con il coinvolgimento dei clienti. Le piattaforme email personalizzabili consentono alle aziende di illustrare il loro marchio e comunicare la dichiarazione di missione della loro azienda. Quando un cliente o un potenziale contatto riceve un'email dalla tua azienda, puoi trasmettere il tuo messaggio di marketing con slogan, loghi e firme email personalizzabili. Questo aiuta a mantenere il tuo marchio in primo piano.
Il software per email è anche il veicolo per tutte le tue campagne di email marketing, che possono aiutare a generare contatti e portare più affari alla tua azienda. Le tattiche di email marketing come il targeting dei clienti e le call to action possono aiutare a ottenere più iscritti e tradursi in un ROI più elevato.
Chi utilizza il software per email?
Tutti i dipendenti della tua azienda possono beneficiare del software per email, poiché è la principale forma di comunicazione per documenti e messaggi importanti. Tuttavia, alcuni dipendenti invieranno più email di altri. Questi dipendenti potrebbero lavorare in dipartimenti come:
Marketing
L'email ha la capacità integrata di essere inviata in massa, il che la rende il software perfetto da utilizzare per campagne di marketing di massa. I team di marketing spesso raccolgono contatti dal CRM dell'azienda e inviano campagne di marketing. Questo è un ottimo modo per suscitare una call to action significativa per i potenziali acquirenti. Spesso, l'email marketing è anche integrato con software AI per automatizzare il marketing via email su base programmata. Questo avvantaggia il team di marketing rendendo il processo meno noioso e più efficiente.
Servizio Clienti
I team di servizio clienti e successo rispondono costantemente alle richieste via email. Il software per email di un'azienda dovrebbe includere risposte generate automaticamente che questi team possono utilizzare per avvisare i clienti che la loro richiesta sarà risolta prontamente. La maggior parte del software per email varia nella capacità di personalizzare le risposte generate automaticamente, quindi assicurati di valutare questo aspetto prima di scegliere un software per email.
Risorse Umane
I team delle risorse umane utilizzano l'email per informare i dipendenti di eventuali aggiornamenti relativi all'ufficio. Questo può includere aggiornamenti del calendario, modifiche al libro paga e molto altro. I team delle risorse umane necessitano di una soluzione email semplificata in modo da poter facilmente dare priorità ai loro programmi.
Tipi di software per email
Client di posta elettronica
Un client di posta elettronica è una piattaforma software che ti consente di accedere alla tua email senza accedere al web. Il software client di posta elettronica funziona tramite indirizzamento POP3 e IMAP. Ciò significa che puoi accedere alla tua email tramite i programmi desktop. I client di posta elettronica offrono il vantaggio di una sicurezza extra con più crittografia per proteggere le tue email. Lo svantaggio principale qui è che gli utenti troveranno difficile accedere alla loro email da altri computer, poiché un client di posta elettronica è solitamente installato sul desktop dell'utente.
Webmail
La webmail è una piattaforma software che consente agli utenti di accedere alle email tramite un browser web. Il principale vantaggio della webmail è l'accesso mobile. Se stai viaggiando da qualche parte e dimentichi di portare il tuo laptop, puoi facilmente accedere alla tua email su qualsiasi altro computer purché tu abbia accesso a Internet. Inoltre, la maggior parte del software di webmail ha suite integrate che offrono creazione di documenti, videoconferenze e altri strumenti accessibili tramite Internet.
Caratteristiche delle email
Spazio di archiviazione
La maggior parte del software per email offre una quantità gratuita di spazio di archiviazione semplicemente iscrivendosi al software. Questo può variare tipicamente tra 15 e 50 GB. A seconda del tuo budget e delle dimensioni della tua azienda, il software per email offrirà alla tua azienda più o meno spazio di archiviazione a prezzi variabili. L'aspetto principale da considerare qui è la quantità di email che ricevi quotidianamente e come quella quantità di email può sovraccaricare il tuo server nel tempo. Se il tuo software per email offre solo una quantità limitata di spazio gratuito, questo può facilmente gravare sul server e causarne il rallentamento.
Rubriche
Avere un elenco di tutti i contatti dei tuoi clienti è un ottimo modo per la tua azienda di rimanere organizzata. Le informazioni sui clienti e le liste di email possono essere facilmente conservate all'interno della rubrica integrata di una soluzione email.
Filtri email
Una caratteristica chiave della maggior parte delle piattaforme email è la capacità di filtrare la tua casella di posta in modo da poter trovare facilmente i messaggi più rilevanti. Il principale vantaggio per le aziende è bloccare eventuali minacce potenziali dall'entrare nel server dell'azienda e filtrare eventuali messaggi indesiderati.
Strumenti di integrazione basati su app
Molte forme di software per email forniscono suite di produttività e collaborazione che sono aggiunte vantaggiose all'iscrizione al loro software. Molte di queste funzionalità possono aiutare ad aumentare l'efficienza dell'ufficio con strumenti come videoconferenze, fogli di calcolo e creazione di documenti. A seconda delle dimensioni della tua azienda, questo può essere un ottimo modo per centralizzare tutte le tue esigenze d'ufficio in un unico posto.
Allegato di file
Il software per email consente agli utenti di allegare file quando inviano messaggi. I file possono variare da semplici documenti Word a presentazioni dettagliate e video. Il principale vantaggio per le aziende è l'eliminazione della necessità di una chiavetta USB per trasportare dati. Invece, chiunque può inviare file di grandi dimensioni tramite Internet per accelerare l'efficienza.
Automazione delle email
Un esempio di automazione delle email è quando un nuovo utente riceve un'email di benvenuto quando si iscrive, che può indicare istruzioni su come iniziare a utilizzare il sito e eventuali nuove funzionalità su cui l'azienda sta lavorando. Questo è un grande vantaggio per le aziende, poiché non devono più inviare manualmente email a ogni nuovo utente. Aiuta anche a far crescere la lista degli iscritti della tua azienda, il che aiuterà a migliorare le vendite.
IMAP
Un Internet Message Access Protocol (IMAP) è responsabile dell'accesso mobile che praticamente ogni soluzione email fornisce. Questa funzionalità è vitale per le organizzazioni con una forza lavoro remota o dipendenti che viaggiano frequentemente.
Tendenze relative al software per email
Interattività delle email
Più soluzioni email stanno iniziando a supportare l'animazione, il che può consentire alle aziende di inserire video interattivi e GIF. Le GIF possono avvantaggiare le aziende comunicando il loro messaggio di marca in modo coinvolgente e relazionabile. Se la tua azienda sta vendendo un prodotto che è meglio mostrato tramite video, allora una GIF può relazionare il tuo prodotto in modo più efficace rispetto a parole e immagini. Il processo di utilizzo di messaggi interattivi può aiutare a portare a un maggiore coinvolgimento dei consumatori, poiché le persone sono più propense a cliccare sulla tua email e connettersi con il tuo marchio.
Automazione e segmentazione delle email
Una grande tendenza nell'automazione delle email è consentire agli utenti di selezionare quale tipo di contenuto di marketing ricevere dalla tua azienda. Invece che i clienti si infastidiscano rapidamente per le tue campagne di marketing che non si applicano a loro, possono segmentare quale tipo di contenuto email desiderano ricevere. Il principale vantaggio di questo è una maggiore possibilità di convertire i contatti in vendite e mantenere i tuoi clienti nella tua lista di distribuzione per un lungo periodo di tempo.
Problemi potenziali con il software per email
Le aziende che cercano un software per email dovrebbero essere consapevoli di questi potenziali problemi:
Spam
Forse il problema più grande con l'utilizzo del software per email è il potenziale di ricevere email indesiderate, note anche come spam. Le email di spam possono variare da email commerciali indesiderate a email dannose che cercano di diffondere virus al tuo computer. Questo problema può essere dannoso per la sicurezza dei tuoi messaggi.
Dimensione degli allegati email
A volte è fondamentale inviare email con allegati di grandi dimensioni. Alcuni software per email non consentono di inviare allegati superiori a 25-30 MB, mentre altre soluzioni consentono email fino a 300 MB. Se la tua azienda invia email che utilizzano molto spazio, potresti voler considerare un software per email che consenta limiti maggiori sugli allegati.
Sicurezza
Il problema più grande con l'invio di posta elettronica è il potenziale di malware. Questo software invasivo e minaccioso, noto anche come ransomware, è un tipo di virus che può essere eliminato solo tramite pagamento monetario. Le aziende dovrebbero assicurarsi di avere un team di sicurezza attivo per rimanere vigili, o devono installare le precauzioni adeguate.
Consegna
La consegna delle email è il numero di email che invii che effettivamente raggiungono una casella di posta. Questo è importante per le iniziative aziendali (come le campagne di marketing) che devono raggiungere una lunga lista di potenziali acquirenti. Un software per email affidabile sarà più propenso a inviare email tramite ISP fidati. Questo garantirà che le email non rimbalzino e abbiano un alto tasso di consegna.
Software e servizi correlati al software per email
Il software per email è il punto di partenza per una varietà di strumenti di marketing che possono accompagnare il software. Questi possono variare da software che aiutano nel coinvolgimento degli utenti, nella generazione di contatti e nelle campagne di marketing di massa.
Email Marketing
Il team di marketing di un'azienda può utilizzare l'email per inviare promozioni, aggiornamenti e abbonamenti a newsletter a infiniti potenziali acquirenti. Senza avere già in atto un software per email, gli strumenti di software per email marketing non possono essere aggiunti alle iniziative di marketing della tua azienda. Come detto in precedenza, l'email marketing fornisce costantemente il ROI più alto, quindi è importante che il team di marketing utilizzi questo software.
Tracciamento delle email
Il software di tracciamento delle email consente agli utenti di tracciare le email e raccogliere analisi, come i tassi di apertura delle email, il volume di clic sui link nelle email e il numero di download degli allegati email. Questo è più comunemente usato per migliorare il coinvolgimento dei clienti, aumentare le vendite e massimizzare il potenziale di coinvolgimento dei potenziali clienti.
Email transazionale
Il software di email transazionale si riferisce a strumenti che inviano email in risposta ad azioni predefinite intraprese dai destinatari. Alcuni esempi includono un'email di benvenuto dopo la creazione di un nuovo account sui social media, una ricevuta email da una transazione di e-commerce o un'email per una nuova iscrizione a una newsletter. Le aziende utilizzano questi strumenti per automatizzare email personalizzate man mano che si verificano le transazioni. Le organizzazioni utilizzano il software di email transazionale per tracciare metriche come email inviate, ricevute, aperte e rimbalzate. Gli strumenti di email transazionale sono utili per i team di fidelizzazione dei clienti, vendite, marketing e pubbliche relazioni.
Test A/B
Il software di test A/B può essere utilizzato per testare quale delle due opzioni di campagna email sarà più efficace. Durante questo processo, due varianti di una campagna email vengono inviate a due diversi gruppi di destinatari. Qualunque gruppo abbia il tasso di clic più alto sulla tua campagna email indicherà quale sarà più efficace. I risultati possono indicare il tasso di apertura, il tasso di clic e il numero di iscritti che sono stati influenzati dalla tua campagna email. Questo è un ottimo strumento per garantire che tu metta in atto una campagna di marketing efficace che genererà più entrate e clienti più felici.
