Possiamo tutti elencare un piccolo ma costante problema al lavoro che ci fa perdere il ritmo.

Questo include tutto, dal perdere appunti, aspettare risposte email per richieste minori, o dimenticare quali compiti dipendono da altri.

Sebbene nessuno di questi sia un problema enorme individualmente, questi ostacoli possono accumularsi nel tempo. E quando si applicano questi problemi a un team, tutti sentono il rallentamento.

Gli strumenti di collaborazione del team mirano a smussare le sfide che ostacolano il flusso di lavoro a ogni livello facilitando la comunicazione rapida e creando chiari percorsi per il progresso di un progetto. È facile trovare soluzioni software una tantum per organizzare gli obiettivi del tuo team e promuovere una comunicazione rapida.

Uno strumento di collaborazione del team mira a mantenere i dipendenti sulla stessa lunghezza d'onda, garantire che non ci sia comunicazione del team isolata e completare gli obiettivi. Un buon esempio di strumento di collaborazione del team è Microsoft Sharepoint, incluso in Microsoft 365. Questo software consente agli utenti di condividere e gestire contenuti, conoscenze e app per migliorare il lavoro di squadra, trovare informazioni rapidamente e collaborare senza problemi.

Lo spazio di collaborazione è in fermento, e dare un senso al rumore può ostacolare la ricerca di soluzioni che guidino il tuo team verso un futuro più organizzato e comunicativo. Un ottimo punto di partenza è riformulare il modo in cui pensi agli strumenti di collaborazione, comprese le loro funzioni e gli usi previsti.

Chi utilizza gli strumenti di collaborazione del team?

Gli strumenti di collaborazione sono utili per organizzazioni e team agili di tutte le dimensioni. Il software di collaborazione aiuta le persone all'interno di un'azienda a lavorare verso un obiettivo comune. Gli strumenti di collaborazione sono solitamente soluzioni basate su cloud a cui gli utenti possono accedere in qualsiasi momento, ovunque, con un computer, tablet o smartphone con connettività Internet. 

Se hai bisogno di modifica di documenti in tempo reale, condivisione sicura di file o collaborazione senza problemi su progetti, dai un'occhiata ai migliori strumenti di collaborazione di contenuti cloud.

Importanza dell'uso degli strumenti di collaborazione del team

Gli analisti prevedono che il valore del mercato del software di collaborazione raggiungerà 13,58 miliardi di dollari entro il 2024. Con i nuovi miglioramenti nella tecnologia e un aumento dei lavoratori remoti a causa del COVID-19, c'è un crescente bisogno di software di collaborazione.

Produttività migliorata

Dati condivisi e conversazioni organizzate aiutano i colleghi a raggiungere gli obiettivi con concentrazione. Con applicazioni come Microsoft Teams per i luoghi di lavoro inclusi in Microsoft 365, i team comunicano, organizzano riunioni, effettuano chiamate, determinano la disponibilità e trovano vecchie conversazioni.

Condivisione delle informazioni migliorata 

I dipendenti possono cercare le informazioni da soli attraverso una piattaforma di collaborazione del team invece di fare affidamento su colleghi specifici. Microsoft Sharepoint di Microsoft 365 aiuta le aziende a mantenere un database unico per i dipendenti in modo che tutti possano trovare rapidamente informazioni essenziali. 

Allineamento migliore

I dipendenti possono essere così concentrati sul lavoro da perdere di vista gli obiettivi e i valori complessivi della loro azienda. Il software di collaborazione fornisce notifiche regolari sui cambiamenti e aggiornamenti interni in modo che i dipendenti possano applicarli durante il loro lavoro ogni giorno.

Migliore output

Suite per ufficio come Microsoft Office aiutano i dipendenti a creare, condividere, modificare e criticare documenti in più formati come documenti di testo, fogli di calcolo e presentazioni. Utilizzare soluzioni come questa impedisce ai dipendenti di dover passare costantemente tra più applicazioni software.

Caratteristiche degli strumenti di collaborazione del team

Gli strumenti di collaborazione del team sono altamente diffusi sul mercato, e ci sono molte opzioni tra cui scegliere. Da suite come Microsoft 365 a prodotti standalone, può essere confuso scegliere lo strumento di collaborazione giusto per la tua organizzazione. Ecco alcune caratteristiche da considerare: 

• Messaggistica. Gli strumenti di collaborazione del team offrono una soluzione di messaggistica istantanea, come Microsoft Teams, incluso con Microsoft 365. Lo strumento di messaggistica aiuta a fornire comunicazione in tempo reale e spazi o gruppi per migliorare la collaborazione cross-funzionale all'interno delle organizzazioni. 
• Condivisione di file. Soluzioni come OneDrive con Microsoft 365 aiutano i colleghi a condividere file rapidamente,  un componente chiave di una suite di collaborazione del team. I team possono farlo tramite l'applicazione di messaggistica istantanea o una soluzione standalone per archiviare grandi quantità di file importanti. 
• Ricerca. Gli strumenti di collaborazione del team sono dotati di funzionalità di ricerca avanzate per aiutare gli utenti a trovare rapidamente i contenuti di cui hanno bisogno. 
• Collaborazione sui documenti. Gli strumenti di collaborazione del team sono dotati di collaborazione sui documenti, come la caratteristica chiave in Microsoft Word. Consente agli utenti di visualizzare e modificare altri documenti in tempo reale. 
• Videoconferenze. Alcune soluzioni software di collaborazione del team offrono videoconferenze in modo che gli utenti possano partecipare a una riunione e collaborare ovunque si trovino. 
• Gestione delle attività. Microsoft To-Do è un esempio primario di una potente soluzione di gestione delle attività. Consente agli utenti di creare e gestire progetti, nonché di tracciarli in tempo reale.
• Calendario. Molte soluzioni di collaborazione del team offrono la possibilità di visualizzare e gestire calendari individuali e di team. Questi calendari possono anche integrarsi con soluzioni email e software di gestione dei progetti e delle attività.

Quattro tipi di software di collaborazione

Gli strumenti di collaborazione sono incredibilmente vari nelle loro funzioni. La funzionalità di questi strumenti varia dalla comunicazione rapida al tracciamento delle attività alla pianificazione della dichiarazione di missione aziendale. Con la varietà di prodotti sul mercato, può essere difficile comprendere l'ampiezza delle opzioni disponibili.

Tuttavia, lo spazio di collaborazione diventa più accessibile quando organizzato per struttura e funzionalità fissa. Gli strumenti che offrono spazi più liberi per gestione del tempo, collaborazione e comunicazione sono meno strutturati e più flessibili nelle loro caratteristiche.

Altri prodotti che offrono funzionalità più rigide, come l'assegnazione di compiti o la pianificazione dei progetti, possono essere descritti come più strutturati e fissi nei loro casi d'uso previsti.

Strumenti di comunicazione

Nessuno ama scorrere lunghe catene di email per trovare una singola frase di conferma. Gli strumenti di comunicazione aiutano a facilitare interazioni istantanee tra pari per evitare l'uso di strumenti più formali e di lunga durata.  

Gli strumenti utilizzati per la comunicazione rapida come Teams, incluso con Microsoft 365 for Business, sono tra i prodotti di collaborazione meno strutturati, permettendo alle aziende di usarli per risolvere una miriade di problemi e modellare il loro ruolo nel loro ecosistema software.

Alcuni tipi comuni di strumenti di comunicazione sono:

• Strumenti di comunicazione interna: Sarebbe difficile trovare un'azienda che non utilizzi una qualche forma di app di comunicazione interna. Il software di comunicazione interna fornisce ai dipendenti uno strumento per comunicare rapidamente tra loro o con il loro team, simile a un messaggio di testo o a un messaggio istantaneo.
• Strumenti di videoconferenza: La comunicazione faccia a faccia è indubbiamente il modo migliore per elaborare idee o comunicare rapidamente con i colleghi. Il software di videoconferenza aiuta a rendere possibili quelle conversazioni quando la distanza altrimenti rappresenterebbe una barriera.
• Fornitori di VoIP: Simile alla videoconferenza, il software VoIP offre la comodità della comunicazione in tempo reale per affrontare rapidamente domande e preoccupazioni immediate. Molte offerte VoIP funzionano su una connessione Internet, quindi gli utenti possono connettersi tramite audioconferenza da tutto il mondo senza utilizzare un telefono.

Strumenti di collaborazione organizzata

Rintracciare decisioni finalizzate o discutere idee dalle riunioni può essere un inconveniente. Questa selezione di prodotti aiuta a raccogliere e gestire idee e brainstorming altrimenti non organizzati. Tuttavia, sono ancora più liberi nel loro utilizzo rispetto ai prodotti più ampiamente focalizzati.

I tipi di app di collaborazione organizzata includono:

• Piattaforme di gestione delle riunioni: Tutti hanno affrontato riunioni disorganizzate che non portano da nessuna parte. Il software di gestione delle riunioni mira a fornire struttura ai processi liberi di pianificazione dei progetti, brainstorming e presa di decisioni.
• Strumenti di gestione delle idee: Le sessioni di brainstorming all'interno di un team possono essere un metodo efficace per raccogliere informazioni e trovare la migliore soluzione a un problema. Il software di gestione delle idee formalizza questo processo e aiuta a creare una mappa mentale, fornendo uno spazio per catturare e memorizzare idee per la revisione e l'implementazione in seguito.
• Prodotti di gestione del consiglio: I membri del consiglio e altri leader aziendali utilizzano il software di gestione del consiglio per fornire gli strumenti per collaborare durante le riunioni e prendere decisioni informate sugli obiettivi a lungo termine. Questo software è unico in quanto combina alcuni aspetti collaborativi con il focus decisionale degli strumenti di roadmap.
• App per prendere appunti: È sempre utile annotare appunti dalle riunioni non appena emergono. Il software di gestione delle note consente agli utenti di memorizzare tutte le note in un'unica app formalizzata, garantendo che siano organizzate e ricercabili. Alcune app per prendere appunti consentono anche la collaborazione in modo che più persone possano accedere alle note per riferimento successivo.

Strumenti di gestione del tempo

Ricordare tutti i compiti che devi completare è già una sfida di per sé, ma quando aggiungi contingenze e scadenze sovrapposte, tutto può diventare travolgente molto rapidamente. I prodotti di gestione del tempo sono focalizzati nel fornire struttura alle responsabilità quotidiane suddividendole in compiti digeribili e offrendo promemoria per le scadenze.

Questi strumenti sono più strutturati rispetto a quelli discussi in precedenza. Tuttavia, sono più focalizzati sulle attività quotidiane dei team, e il loro ambito a breve termine dà loro ancora più flessibilità rispetto ai loro cugini più focalizzati a lungo termine.

I tipi di strumenti di gestione del tempo includono:

• Strumenti di gestione delle attività: Rimanere al passo con le attività quotidiane e ricordare le scadenze può diventare scoraggiante quando il lavoro continua ad accumularsi. Il software di gestione delle attività offre un elenco pulito di compiti che possono essere spuntati man mano che vengono completati. L'utente crea i compiti da solo o gli vengono assegnati da un supervisore. Altri possono essere notificati quando un compito è stato completato.
• Software di calendario: I calendari integrati sono un eccellente sistema di controllo per i team impegnati. Molti software di calendario forniscono un calendario di team in cui i membri possono pubblicare quando prevedono di completare progetti o quando pianificano di essere fuori ufficio.

Strumenti di roadmap

Il concetto di pianificare ed eseguire un intero progetto o il rilascio di un prodotto è ansiogeno. Fortunatamente, ci sono molti strumenti specializzati volti a fornire struttura al ciclo di vita di un prodotto o progetto o per pianificare gli obiettivi a lungo termine di un'azienda.

Questa selezione di strumenti è la più rigida delle offerte discusse. Portano un'organizzazione molto diretta con poco margine di manovra per l'uso libero. Tuttavia, questo non è negativo; i team vogliono avere i loro piani a lungo termine ben pensati e suddivisi.

I tipi comuni di strumenti di roadmap sono:

• Software di gestione dei progetti: Questi strumenti suddividono grandi progetti in compiti più piccoli che possono essere assegnati a singole persone tenendo conto delle contingenze e delle scadenze. Molti software di gestione dei progetti fungono anche da strumento di gestione delle attività o si integrano con uno, fornendo ai membri del team un flusso di compiti da completare, che contribuiscono a un progetto più ampio. Ci sono anche molti software di gestione dei progetti gratuiti disponibili per individui o team con un budget limitato.

• Prodotti di pianificazione strategica: Decidere una visione aziendale o una dichiarazione di missione è già un'impresa enorme. In realtà, pianificare e monitorare i progressi verso quegli obiettivi aziendali aggiunge solo a un compito apparentemente impossibile. Il software di pianificazione strategica cerca di organizzare il processo di costruzione di una dichiarazione di missione, creando un piano per la sua esecuzione e poi seguendo i progressi complessivi verso quell'obiettivo.

Benefici degli strumenti di collaborazione

La soluzione software essenziale in un'azienda è uno strumento di collaborazione del team, e selezionare il giusto set può fare una grande differenza. 

Il giusto set di strumenti di collaborazione, come quelli inclusi con Microsoft 365, può beneficiare notevolmente un'azienda e creare un grande impatto. 

Ecco i benefici dell'implementazione di uno strumento di collaborazione del team nella tua azienda: 

• La giusta cultura del lavoro. Un software di collaborazione del team centralizzato aiuta i dipendenti a pensarci due volte prima di condividere commenti negativi su un forum poiché l'intera organizzazione può vederlo. Permette ai dipendenti di lavorare meglio e concentrarsi sugli obiettivi del team invece di avere conversazioni improduttive. 
• Un posto per tutto. Passare tra più applicazioni può causare improduttività in ufficio, eppure molte persone lo fanno ancora. Gli strumenti di collaborazione del team aiutano a prevenire questo e migliorano la produttività. 
• Trasparenza. I team senza comunicazione isolata possono eseguire rapidamente compiti e risolvere problemi. Gli strumenti di collaborazione del team migliorano la visibilità di calendari, rapporti e altri documenti importanti per aiutare i dipendenti a rimanere responsabili.
• Miglior lavoro di squadra. Poiché gli strumenti di collaborazione del team colmano la comunicazione isolata, aiutano a raggiungere un supporto più rapido e risoluzioni alle domande. Aiuta anche a lavorare più velocemente insieme.

Le sfide degli strumenti di collaborazione del team

Anche con gli strumenti di collaborazione del team, troppe persone coinvolte in un progetto possono causare incomprensioni e confusione.

Alcune altre sfide degli strumenti di collaborazione includono: 

• Incapacità di definire indicatori chiave di prestazione (KPI) e impostare obiettivi chiari
• Aumento della competizione tra i dipendenti può causare ostacoli alla condivisione della conoscenza e alla collaborazione genuina 
• Mancanza intenzionale di trasparenza all'interno di un team impatta negativamente i membri del team 
• Membri che non performano causano effetti negativi sull'intero team, portando a inefficacia e conflitti 
• Ridotto coinvolgimento causa incapacità di identificare e affrontare i problemi invece di lavorare insieme per trovare soluzioni 
• Indecisione e disaccordi tra i leader creano aspettative poco chiare e scadenze ritardate. 
• Conflitto tra diversi dipartimenti che utilizzano diversi strumenti e metodi di collaborazione 

L'intero ecosistema di collaborazione

Nessun tipo di prodotto è intrinsecamente migliore di un altro. Uno strumento di gestione dei progetti non aiuterà necessariamente a facilitare la comunicazione tra pari, e un'app di comunicazione interna non offrirà la stessa visione ampia e a lungo termine degli obiettivi del team per mantenere le persone sulla buona strada.

Queste non sono nemmeno delimitazioni rigide. Molti strumenti di collaborazione appaiono in più categorie attraverso lo spettro, a seconda della funzionalità che forniscono. Gli strumenti di collaborazione tendono anche a integrarsi tra loro per creare un ecosistema software coeso e senza soluzione di continuità che supporta il tuo team ovunque stia collaborando in quel momento.

Le aziende dovrebbero mirare a scegliere una gamma di prodotti dai diversi livelli di struttura per garantire che i dipendenti abbiano l'opzione di lavorare con più soluzioni. Concentrati sull'identificare le carenze della tua azienda e trovare soluzioni software per colmare le lacune. Questo può significare scegliere un prodotto unico che copre tutte le basi o utilizzare alcuni prodotti per creare una copertura completa.

Scegliere il miglior software di collaborazione per il tuo team può essere difficile. Fortunatamente, ci sono molte opzioni. Scopri di più su come il software di produttività ti aiuta a migliorare il tuo lavoro e migliorare la comunicazione del team.