En savoir plus sur Outils de provisionnement et de gouvernance des utilisateurs
Quels sont les outils et logiciels de gestion et de provisionnement des utilisateurs ?
Les outils de gestion et de provisionnement des utilisateurs aident les entreprises à automatiser le processus de création, d'attribution de permissions, de gestion et de désactivation des comptes utilisateurs sur les systèmes et applications d'entreprise. Les cas d'utilisation typiques incluent les étapes du cycle de vie des utilisateurs, telles que la configuration des comptes pour les nouveaux employés lors de l'intégration et leur fourniture d'accès aux outils dont ils ont besoin, la modification des groupes d'utilisateurs et des permissions lorsque les employés sont promus ou changent de département, et la suppression des comptes utilisateurs après le départ d'un employé. Les logiciels de gestion et de provisionnement des utilisateurs automatisent la création de comptes utilisateurs en connectant les informations dans les répertoires d'identité des utilisateurs tels que les systèmes RH et/ou les annuaires d'utilisateurs comme Active Directory ou G Suite aux applications d'entreprise que les employés utilisent, telles que les systèmes de messagerie, les bases de données, les systèmes CRM, les systèmes de communication, les logiciels de productivité des employés, les systèmes de stockage de fichiers, les applications ERP, les abonnements, les applications personnalisées de l'entreprise, et plus encore.
Il existe un chevauchement considérable entre les outils de gestion et de provisionnement des utilisateurs et les logiciels de gestion des identités et des accès (IAM), car les deux offrent le provisionnement des utilisateurs et gèrent l'accès des utilisateurs. Les solutions de gestion et de provisionnement des utilisateurs se concentrent plus spécifiquement sur le cycle de vie des utilisateurs et la gestion des groupes. En même temps, les logiciels IAM incluent des avantages supplémentaires, tels que des fonctions d'identité centralisées pour les comptes sur site et dans le cloud, et fournissent une authentification des utilisateurs avant de leur accorder l'accès aux systèmes d'entreprise.
Principaux avantages des solutions logicielles de gestion et de provisionnement des utilisateurs
- Automatiser le cycle de vie des comptes utilisateurs, du provisionnement lors de l'intégration à la désactivation après le départ de l'entreprise
- Accorder l'accès aux applications et systèmes en fonction du type d'utilisateur grâce à des fonctions de gestion des rôles ou des groupes
- Réduire le temps que les membres de l'équipe d'assistance doivent passer à créer manuellement des utilisateurs
- Améliorer l'expérience utilisateur finale en offrant des outils en libre-service et des intégrations avec des solutions de connexion unique et des outils de gestion des mots de passe
Pourquoi utiliser des systèmes de gestion et de provisionnement des utilisateurs ?
En utilisant des outils automatisés pour gérer les cycles de vie des utilisateurs, les entreprises peuvent éliminer les tâches manuelles de provisionnement et de désactivation des utilisateurs, ce qui peut finalement réduire la charge des équipes d'assistance informatique et libérer du temps pour des travaux de plus haut niveau. Le déploiement de solutions de gestion et de provisionnement des utilisateurs réduit les erreurs humaines lors de la création de comptes tout en réduisant la menace de "l'accumulation de permissions" lorsque les comptes ne sont pas correctement modifiés après des promotions, des rétrogradations ou des licenciements. L'utilisation de ce logiciel permet aux entreprises de gérer un grand nombre d'utilisateurs à la fois en appliquant des politiques de rôle ou de groupe de manière standardisée.
Configurer les nouveaux employés — Les entreprises utilisent des outils de gestion et de provisionnement des utilisateurs pour s'assurer que les nouveaux employés reçoivent rapidement l'accès aux comptes dont ils ont besoin lors de l'intégration. Si le personnel informatique créait manuellement les comptes utilisateurs, le processus pourrait prendre des jours, des semaines, voire des mois et être sujet à des erreurs humaines.
Supprimer l'accès pour les employés licenciés —Il est important de supprimer l'accès pour les employés licenciés aussi rapidement que possible pour prévenir les risques de sécurité, soit de la part des employés licenciés eux-mêmes, soit de la part de pirates accédant à des comptes utilisateurs abandonnés. En utilisant des outils de gestion et de provisionnement des utilisateurs, les entreprises peuvent automatiquement désactiver les comptes utilisateurs lorsqu'un employé est retiré d'un système RH ou d'un autre répertoire d'identité.
Appliquer des politiques basées sur les rôles ou les groupes — Lors de la gestion de centaines (voire de milliers) de comptes utilisateurs, prendre des mesures, telles que fournir l'accès à de nouvelles applications en fonction des rôles ou types de groupes des utilisateurs, peut faire gagner beaucoup de temps et permettre à ces utilisateurs de démarrer rapidement. Par exemple, supposons que tous les représentants commerciaux doivent avoir accès à une application liée aux ventes. Dans ce cas, ces comptes utilisateurs peuvent être automatiquement provisionnés avec l'accès s'ils appartiennent au groupe des ventes. En revanche, les employés du service juridique n'ont peut-être pas besoin d'accéder à cette application de vente, ils ne seraient donc pas provisionnés avec un compte pour ce logiciel de vente spécifique.
Sécurité — Les menaces internes peuvent survenir lorsque les comptes utilisateurs ont trop d'accès pour leur type de travail, et les employés utilisent des informations auxquelles ils ne devraient pas avoir accès. Par exemple, un stagiaire ne devrait probablement pas avoir le même accès aux comptes de l'entreprise, comme un système comptable, que le directeur des opérations. En utilisant des politiques basées sur les rôles et les groupes, les administrateurs informatiques peuvent facilement supprimer les permissions qui ne sont plus nécessaires pour un type ou un groupe d'employés et prévenir l'accumulation de permissions.
Réduire les coûts—Le travail est généralement l'une des dépenses les plus élevées des entreprises. L'utilisation d'outils de gestion et de provisionnement des utilisateurs libère du temps pour que les membres de l'équipe d'assistance informatique puissent effectuer d'autres travaux à plus forte valeur ajoutée. De nombreuses solutions d'outils de gestion et de provisionnement des utilisateurs permettent aux utilisateurs finaux de faire eux-mêmes des modifications comme des changements de nom directement.
Qui utilise les outils logiciels de gestion et de provisionnement des utilisateurs ?
La plupart des entreprises bénéficieraient de l'utilisation de solutions logicielles de gestion des identités pour gérer le provisionnement, la gestion et la désactivation des comptes utilisateurs des employés. En particulier, les entreprises ayant de nombreux employés et comptes utilisateurs à gérer, telles que les entreprises de niveau entreprise, bénéficieraient de l'utilisation de plateformes de gestion des identités, car la création manuelle de comptes est difficile, laborieuse et sujette à des erreurs.
Les administrateurs informatiques et les équipes d'assistance gèrent généralement les outils de gestion et de provisionnement des utilisateurs au sein de la structure d'entreprise d'une entreprise. Cependant, avec la gestion automatisée du cycle de vie, plusieurs parties prenantes à travers l'entreprise peuvent travailler en tandem pour s'assurer que les utilisateurs sont correctement configurés et ont le bon accès. Par exemple, les représentants des ressources humaines peuvent modifier les nouveaux employés ou les personnes qui ont quitté l'entreprise dans le système RH. Ces informations peuvent être extraites par le système d'outils de gestion et de provisionnement des utilisateurs pour prendre automatiquement des mesures sur les comptes associés d'un utilisateur. Les utilisateurs finaux peuvent utiliser des outils en libre-service pour apporter des modifications à leur profil utilisateur, comme des changements de nom ou de titre.
Fonctionnalités des outils de gestion et de provisionnement des utilisateurs
À leur base, les logiciels de gestion/provisionnement des utilisateurs doivent, au minimum, fournir des outils pour provisionner et désactiver automatiquement les comptes utilisateurs en fonction des identités des utilisateurs et accorder des permissions basées sur des règles de gouvernance pour que les utilisateurs accèdent à des applications d'entreprise spécifiques. De nombreux logiciels de gestion/provisionnement des utilisateurs offrent des fonctionnalités supplémentaires pour automatiser davantage les cycles de vie des comptes utilisateurs et offrir une meilleure expérience utilisateur finale. Ces fonctionnalités peuvent inclure :
Provisionnement et désactivation automatiques des utilisateurs — Les logiciels de gestion/provisionnement des utilisateurs extraient des données des répertoires d'identité comme les systèmes RH pour provisionner de nouveaux comptes. L'accès spécifique aux comptes peut être automatisé en fonction des rôles ou de l'appartenance à un groupe. Lorsqu'un employé quitte ou est licencié ou lorsqu'un contrat de prestataire expire, le logiciel peut automatiquement résilier les comptes pour éviter que des comptes abandonnés ne subsistent dans les systèmes.
Gestion du cycle de vie — Le logiciel prend des mesures sur les comptes utilisateurs tout au long des changements de cycle de vie des employés, de l'intégration aux promotions en passant par la résiliation.
Intégrations — Un principe fondamental des logiciels de gestion/provisionnement des utilisateurs est l'intégration avec d'autres applications logicielles telles que les systèmes RH, les annuaires d'utilisateurs, les applications ERP, les systèmes de messagerie, les bases de données, les systèmes CRM, les systèmes de communication, les logiciels de productivité des employés et les systèmes de stockage de fichiers.
Synchronisation des identités — Les logiciels de gestion/provisionnement des utilisateurs peuvent synchroniser les changements d'informations d'identité à travers plusieurs applications. Par exemple, si un utilisateur change ses informations personnelles, telles qu'un numéro de téléphone ou un titre, dans un système, ces changements sont poussés vers ses autres applications dans les systèmes d'entreprise.
Gouvernance des accès, gestion des rôles/groupes et application des politiques — La gouvernance de qui a accès à quelles applications ou systèmes est déterminée par le rôle et l'appartenance à un groupe d'un utilisateur. L'utilisation de facteurs basés sur les rôles ou l'appartenance à un groupe pour déterminer quel accès un utilisateur doit avoir garantit que l'accès à une application d'entreprise est accordé de manière uniforme et respecte les politiques de l'entreprise.
Autorisation d'accès déléguée—Lorsque les gestionnaires d'entreprise doivent donner à leurs subordonnés l'accès aux comptes de l'entreprise ou modifier leurs permissions, ils peuvent approuver l'accès en utilisant des flux de travail de délégation.
Flux de travail de vérification des accès — Les logiciels de gestion/provisionnement des utilisateurs peuvent régulièrement interroger les gestionnaires pour confirmer l'accès de leurs subordonnés et si des changements doivent être apportés.
Rapports et audits—Les logiciels de gestion/provisionnement des utilisateurs peuvent effectuer des audits et fournir des rapports sur l'utilisation des comptes, y compris la création et la désactivation des comptes. Cela peut être une fonctionnalité nécessaire pour les entreprises dans des industries hautement réglementées qui doivent auditer périodiquement les utilisateurs.
Libre-service utilisateur et amélioration de l'expérience utilisateur — Fournir aux utilisateurs des fonctionnalités en libre-service, telles que permettre aux employés de changer leurs noms et titres directement dans le système ou de pouvoir demander l'accès à des applications spécifiques pour approbation par le gestionnaire, peut encore supprimer les processus manuels du personnel d'assistance informatique et améliorer la productivité des employés.
Gestion des mots de passe et connexion unique—De nombreux outils de gestion et de provisionnement des utilisateurs offrent des avantages supplémentaires aux utilisateurs finaux, tels que la gestion des mots de passe et la fonctionnalité de connexion unique.
Autres fonctionnalités des outils de gestion et de provisionnement des utilisateurs : Synchronisation bidirectionnelle des identités, Identification et alertes pour les menaces, Application mobile
Tendances émergentes dans la gestion et le provisionnement des utilisateurs
Historiquement parlant, le produit de Microsoft, Active Directory (AD), a été l'un des services d'annuaire les plus largement utilisés depuis son introduction en 1999. En raison de la grande part de marché d'AD, il convient de mentionner que de nombreux autres fournisseurs d'outils de gestion et de provisionnement des utilisateurs offrent généralement à la fois des outils de gestion des identités et des utilisateurs qui s'intègrent à AD ou, inversement, offrent des solutions entièrement séparées qui utilisent leur propre service d'annuaire.
Active Directory gère les ressources informatiques, stocke des informations sur les utilisateurs, les groupes, les applications et les réseaux, et fournit l'accès aux ordinateurs, applications et serveurs. AD a été initialement conçu pour des cas d'utilisation sur site. Cependant, étant donné le passage à l'informatique et au stockage dans le cloud dans la transformation numérique, Microsoft a introduit Azure AD, qui étend une instance sur site d'AD au cloud et synchronise les identités avec les applications basées sur le cloud. D'autres outils de gestion et de provisionnement des utilisateurs offrent des solutions cloud se connectant aux instances AD sur site. De nombreux fournisseurs proposent des solutions natives cloud et des outils robustes de gestion des identités et des accès (IAM).
Logiciels et services liés aux solutions de gestion et de provisionnement des utilisateurs
Les outils de gestion et de provisionnement des utilisateurs font partie d'une solution complète de gestion des identités. De nombreux fournisseurs d'outils de gestion et de provisionnement des utilisateurs ont ou intègrent nativement avec d'autres fournisseurs pour offrir :
Logiciel de connexion unique (SSO) — Le logiciel de connexion unique (SSO) permet aux utilisateurs d'accéder à plusieurs applications d'entreprise avec un seul ensemble d'identifiants. Cela donne aux utilisateurs plus d'accès à leurs applications sans avoir à se connecter plusieurs fois. La connexion unique (SSO) est réalisée par fédération en reliant les systèmes informatiques, les applications et les identités pour créer une expérience utilisateur transparente.
Logiciel de gestion des mots de passe—Le logiciel de gestion des mots de passe aide les utilisateurs finaux à gérer leurs mots de passe en leur permettant de créer un mot de passe maître pour accéder aux mots de passe associés à leurs comptes. Cela est différent de la connexion unique, qui fédère l'identité à d'autres applications, tandis que le logiciel de gestion des mots de passe fournit simplement un coffre-fort sécurisé pour stocker les mots de passe des utilisateurs.
Logiciel de gestion des identités et des accès (IAM) — Les outils de gestion et de provisionnement des utilisateurs font partie de la fonctionnalité de gestion des identités et des accès (IAM), qui permet aux administrateurs informatiques de provisionner, désactiver et modifier rapidement les identités des utilisateurs. Le logiciel IAM authentifie également les utilisateurs pour s'assurer qu'ils sont bien ceux qu'ils prétendent être avant de leur fournir l'accès aux actifs de l'entreprise. Le logiciel IAM est une solution moderne, en particulier pour les entreprises utilisant de nombreuses applications basées sur le cloud.
Logiciel de gestion des identités et des accès des clients (CIAM) — Le logiciel de gestion des identités et des accès des clients (CIAM) gère les identités et les comptes des clients d'une entreprise. Le CIAM est différent du logiciel de gestion des identités et des accès (IAM). L'IAM est utilisé pour l'usage interne de l'entreprise, comme la gestion des identités des employés internes ou des prestataires, tandis que le CIAM est destiné à la gestion des identités axée sur les clients.
Logiciel de gestion des accès privilégiés (PAM)—Le logiciel de gestion des accès privilégiés (PAM) est un outil utilisé pour protéger les identifiants des comptes privilégiés d'une entreprise. Il est généralement utilisé par les administrateurs informatiques et d'autres super utilisateurs ayant un accès de haut niveau aux applications, pas par les utilisateurs quotidiens.
Logiciel d'authentification multi-facteurs (MFA) — Avant d'accorder à un utilisateur l'accès aux actifs de l'entreprise, il est essentiel de s'assurer qu'il est bien celui qu'il prétend être. Cela peut être réalisé en utilisant des solutions logicielles d'authentification multi-facteurs (MFA) telles que des codes SMS, des notifications push mobiles, une vérification biométrique ou des envois de mot de passe à usage unique par e-mail (OTP). Par exemple, si un employé perd son ordinateur portable, l'ordinateur portable et les comptes auxquels l'employé a accès sont généralement rendus inutilisables pour quelqu'un d'autre à moins que cette personne ne puisse usurper les autres facteurs d'authentification de l'employé.
