Nous pouvons tous énumérer un petit problème récurrent au travail qui perturbe notre rythme.

Cela inclut tout, de l'égarement de notes, à l'attente de réponses par email pour des questions mineures, ou à l'oubli des tâches qui dépendent les unes des autres.

Bien qu'aucun de ces problèmes ne soit énorme individuellement, ces obstacles peuvent s'accumuler avec le temps. Et lorsque vous appliquez ces problèmes à une équipe, tout le monde ressent le ralentissement.

Les outils de collaboration d'équipe visent à aplanir les défis qui entravent le flux de travail à tous les niveaux en facilitant la communication rapide et en créant des feuilles de route claires pour l'avancement d'un projet. Il est facile de trouver des solutions logicielles ponctuelles pour organiser les objectifs de votre équipe et promouvoir une communication rapide.

Un outil de collaboration d'équipe vise à garder les employés sur la même longueur d'onde, à garantir qu'il n'y ait pas de communication d'équipe cloisonnée, et à atteindre les objectifs. Un bon exemple d'outil de collaboration d'équipe est Microsoft Sharepoint, inclus dans Microsoft 365. Ce logiciel permet aux utilisateurs de partager et de gérer du contenu, des connaissances et des applications pour renforcer le travail d'équipe, trouver rapidement des informations et collaborer sans heurts.

L'espace de collaboration est en effervescence, et comprendre le bruit peut gêner la recherche de solutions qui guident votre équipe vers un avenir plus organisé et communicatif. Un bon point de départ est de reformuler la façon dont vous pensez aux outils de collaboration, y compris leurs fonctions et leurs utilisations prévues.

Qui utilise les outils de collaboration d'équipe ?

Les outils de collaboration sont utiles aux organisations et aux équipes agiles de toutes tailles. Les logiciels de collaboration aident les personnes au sein d'une entreprise à travailler vers un objectif commun. Les outils de collaboration sont généralement des solutions basées sur le cloud auxquelles les utilisateurs peuvent accéder à tout moment, n'importe où, avec un ordinateur, une tablette ou un smartphone connecté à Internet. 

Si vous avez besoin d'édition de documents en temps réel, de partage de fichiers sécurisé ou de collaboration de projet sans heurts, consultez les meilleurs outils de collaboration de contenu cloud.

Importance de l'utilisation des outils de collaboration d'équipe

Les analystes prévoient que la valeur du marché des logiciels de collaboration atteindra 13,58 milliards de dollars d'ici 2024. Avec les nouvelles améliorations technologiques et l'augmentation des travailleurs à distance en raison de la COVID-19, il y a un besoin croissant de logiciels de collaboration.

Productivité améliorée

Les données partagées et les conversations organisées aident les collègues à atteindre leurs objectifs avec concentration. Avec des applications comme Microsoft Teams pour les lieux de travail inclus dans Microsoft 365, les équipes communiquent, organisent des réunions, passent des appels, déterminent la disponibilité et retrouvent d'anciennes conversations.

Partage d'informations amélioré 

Les employés peuvent rechercher eux-mêmes les informations via une plateforme de collaboration d'équipe au lieu de dépendre de collègues spécifiques. Microsoft Sharepoint de Microsoft 365 aide les entreprises à maintenir une base de données unique pour que les employés puissent trouver rapidement des informations essentielles. 

Meilleur alignement

Les employés peuvent être tellement absorbés par leur travail qu'ils perdent de vue les objectifs et les valeurs globales de leur entreprise. Les logiciels de collaboration fournissent des notifications régulières sur les changements et mises à jour internes afin que les employés puissent les appliquer dans leur travail quotidiennement.

Meilleure production

Les suites bureautiques telles que Microsoft Office aident les employés à créer, partager, éditer et critiquer des documents dans plusieurs formats tels que des documents Word, des feuilles de calcul et des présentations. L'utilisation de solutions comme celle-ci empêche les employés de devoir constamment passer d'une application logicielle à une autre.

Caractéristiques des outils de collaboration d'équipe

Les outils de collaboration d'équipe sont très répandus sur le marché, et il existe de nombreuses options parmi lesquelles choisir. Des suites telles que Microsoft 365 aux produits autonomes, il peut être déroutant de choisir le bon outil de collaboration pour votre organisation. Voici quelques caractéristiques à prendre en compte : 

• Messagerie. Les outils de collaboration d'équipe disposent d'une solution de messagerie instantanée, telle que Microsoft Teams, incluse avec Microsoft 365. L'outil de messagerie aide à fournir une communication en temps réel et des espaces ou groupes pour améliorer la collaboration interfonctionnelle au sein des organisations. 
• Partage de fichiers. Des solutions telles que OneDrive avec Microsoft 365 aident les collègues à partager des fichiers rapidement, un élément clé d'une suite de collaboration d'équipe. Les équipes peuvent le faire soit via l'application de messagerie instantanée, soit via une solution autonome pour stocker de grandes quantités de fichiers importants. 
• Recherche. Les outils de collaboration d'équipe sont dotés de fonctionnalités de recherche avancées pour aider les utilisateurs à trouver rapidement le contenu dont ils ont besoin. 
• Collaboration sur les documents. Les outils de collaboration d'équipe incluent la collaboration sur les documents, telle que la fonctionnalité clé de Microsoft Word. Elle permet aux utilisateurs de visualiser et d'éditer d'autres documents en temps réel. 
• Conférence vidéo. Certaines solutions logicielles de collaboration d'équipe offrent la vidéoconférence afin que les utilisateurs puissent rejoindre une réunion et collaborer où qu'ils soient. 
• Gestion des tâches. Microsoft To-Do est un exemple principal d'une solution de gestion des tâches puissante. Elle permet aux utilisateurs de créer et de gérer des projets, ainsi que de les suivre en temps réel.
• Calendrier. De nombreuses solutions de collaboration d'équipe offrent la possibilité de visualiser et de gérer des calendriers individuels et d'équipe. Ces calendriers peuvent également s'intégrer aux solutions de messagerie électronique et aux logiciels de gestion de projet et de gestion des tâches.

Quatre types de logiciels de collaboration

Les outils de collaboration sont incroyablement variés dans leurs fonctions. La fonctionnalité de ces outils va de la communication rapide au suivi des tâches en passant par la planification de la mission d'entreprise. Avec la variété de produits sur le marché, il peut être difficile de comprendre l'étendue des options disponibles.

Cependant, l'espace de collaboration devient plus accessible lorsqu'il est organisé par structure et fonctionnalité fixe. Les outils qui offrent des espaces plus libres pour la gestion du temps, la collaboration et la communication sont moins structurés et plus flexibles dans leurs fonctionnalités.

D'autres produits qui offrent une fonctionnalité plus stricte, comme l'attribution de tâches ou la planification de projet, peuvent être décrits comme plus structurés et fixes dans leurs cas d'utilisation prévus.

Outils de communication

Personne n'aime parcourir de longues chaînes d'emails pour trouver une simple confirmation de phrase. Les outils de communication aident à faciliter les interactions instantanées entre pairs pour éviter l'utilisation d'outils plus formels et longs.  

Les outils utilisés pour la communication rapide comme Teams, inclus avec Microsoft 365 pour les entreprises, sont parmi les produits de collaboration les moins structurés, permettant aux entreprises de les utiliser pour résoudre une myriade de problèmes et de façonner leur rôle dans leur écosystème logiciel.

Certains types courants d'outils de communication sont :

• Outils de communication interne : Il serait difficile de trouver une entreprise qui n'utilise pas une forme d'application de communication interne. Le logiciel de communication interne fournit aux employés un outil pour communiquer rapidement entre eux ou avec leur équipe, semblable à un texte ou à un message instantané.
• Outils de vidéoconférence : La communication en face à face est sans aucun doute le meilleur moyen de discuter des idées ou de communiquer rapidement avec des collègues. Le logiciel de vidéoconférence aide à rendre ces conversations possibles lorsque la distance poserait autrement un obstacle.
• Fournisseurs de VoIP : Similaire à la vidéoconférence, le logiciel VoIP offre la commodité de la communication en temps réel pour répondre rapidement aux questions et préoccupations immédiates. De nombreuses offres VoIP fonctionnent via une connexion Internet, permettant aux utilisateurs de se connecter via la conférence audio depuis le monde entier sans utiliser de téléphone.

Outils de collaboration organisés

Suivre les décisions finalisées ou discuter des idées issues des réunions peut être un inconvénient. Cette sélection de produits aide à collecter et à gérer l'idéation et le brainstorming autrement non organisés. Cependant, ils sont encore plus libres dans leur utilisation par rapport aux produits plus largement axés.

Les types d'applications de collaboration organisées incluent :

• Plateformes de gestion de réunions: Tout le monde a déjà assisté à des réunions désorganisées qui ne mènent nulle part. Le logiciel de gestion de réunions vise à apporter de la structure aux processus libres de planification de projet, de brainstorming et de prise de décision.
• Outils de gestion des idées : Les sessions de brainstorming au sein d'une équipe peuvent être une méthode efficace pour regrouper des informations et trouver la meilleure solution à un problème. Le logiciel de gestion des idées formalise ce processus et aide à créer une carte mentale, fournissant un espace pour capturer et stocker des idées pour examen et mise en œuvre ultérieure.
• Produits de gestion de conseil : Les membres du conseil et autres dirigeants d'entreprise utilisent le logiciel de gestion de conseil pour fournir les outils nécessaires à la collaboration lors des réunions et à la prise de décisions éclairées sur les objectifs à long terme. Ce logiciel est unique en ce sens qu'il mélange certains aspects collaboratifs avec le focus décisionnel des outils de feuille de route.
• Applications de prise de notes : Il est toujours utile de noter les notes des réunions dès qu'elles apparaissent. Le logiciel de gestion de prise de notes permet aux utilisateurs de stocker toutes les notes dans une application formalisée, garantissant qu'elles sont organisées et consultables. Certaines applications de prise de notes permettent même la collaboration afin que plusieurs personnes puissent accéder aux notes pour référence ultérieure.

Outils de gestion du temps

Se souvenir de toutes les tâches que vous devez accomplir est déjà un défi en soi, mais lorsque vous ajoutez des contingences et des délais qui se chevauchent, cela peut rapidement devenir accablant. Les produits de gestion du temps sont axés sur la fourniture de structure aux responsabilités quotidiennes en les décomposant en tâches digestes et en offrant des rappels pour les délais.

Ces outils sont plus structurés par rapport à ceux précédemment discutés. Cependant, ils sont plus axés sur les activités quotidiennes des équipes, et leur portée à court terme leur donne encore plus de flexibilité que leurs cousins plus axés sur le long terme.

Les types d'outils de gestion du temps incluent :

• Outils de gestion des tâches : Rester au top des tâches quotidiennes et se souvenir des délais peut devenir intimidant lorsque le travail s'accumule. Le logiciel de gestion des tâches offre une liste de contrôle propre des tâches qui peuvent être cochées au fur et à mesure que les tâches sont terminées. L'utilisateur crée soit les tâches lui-même, soit se voit attribuer des tâches par un superviseur. D'autres peuvent être informés lorsqu'une tâche a été terminée.
• Logiciel de calendrier : Les calendriers intégrés sont un excellent système de vérification pour les équipes occupées. De nombreux logiciels de calendrier fournissent un calendrier d'équipe où les membres peuvent publier quand ils prévoient de terminer des projets ou quand ils prévoient d'être absents du bureau.

Outils de feuille de route

Le concept de planification et d'exécution d'un projet ou d'une sortie de produit entière est source d'anxiété. Heureusement, il existe de nombreux outils spécialisés visant à fournir une structure au cycle de vie d'un produit ou d'un projet ou à la planification des objectifs à long terme d'une entreprise.

Cette sélection d'outils est la plus rigide des offres discutées. Ils apportent une organisation très directe avec peu de marge de manœuvre pour une utilisation libre. Cependant, ce n'est pas négatif ; les équipes veulent que leurs plans à long terme soient bien pensés et décomposés.

Les types courants d'outils de feuille de route sont :

• Logiciel de gestion de projet : Ces outils décomposent de grands projets en tâches plus petites qui peuvent être attribuées à des personnes individuelles en tenant compte des contingences et des délais. De nombreux logiciels de gestion de projet servent également d'outil de gestion des tâches ou s'intègrent à un, offrant aux membres de l'équipe un pipeline de tâches à accomplir, qui contribuent à un projet plus large. Il existe également de nombreux logiciels de gestion de projet gratuits disponibles pour les individus ou les équipes avec un budget limité.

• Produits de planification stratégique : Décider d'une vision d'entreprise ou d'une déclaration de mission commerciale est déjà une tâche énorme. En fait, planifier et suivre les progrès vers ces objectifs d'entreprise ne fait qu'ajouter à une tâche apparemment impossible. Le logiciel de planification stratégique cherche à organiser le processus de construction d'une déclaration de mission, de création d'un plan pour son exécution, puis de suivi des progrès globaux vers cet objectif.

Avantages des outils de collaboration

La solution logicielle essentielle dans une entreprise est un outil de collaboration d'équipe, et choisir le bon ensemble peut faire une énorme différence. 

Le bon choix d'outils de collaboration, tels que ceux inclus avec Microsoft 365, peut grandement bénéficier à une entreprise et créer un impact énorme. 

Voici les avantages de la mise en œuvre d'un outil de collaboration d'équipe dans votre entreprise : 

• La bonne culture de travail. Un logiciel de collaboration d'équipe centralisé aide les employés à réfléchir à deux fois avant de partager des commentaires négatifs sur un forum puisque l'ensemble de l'organisation peut le voir. Il permet aux employés de mieux travailler et de se concentrer sur les objectifs de l'équipe au lieu d'avoir des conversations improductives. 
• Un endroit pour tout. Passer d'une application à l'autre peut causer de l'improductivité au bureau, mais beaucoup de gens le font encore. Les outils de collaboration d'équipe aident à prévenir cela et à améliorer la productivité. 
• Transparence. Les équipes sans communication cloisonnée peuvent rapidement effectuer des tâches et résoudre des problèmes. Les outils de collaboration d'équipe améliorent la visibilité des calendriers, des rapports et d'autres documents importants pour aider les employés à rester responsables.
• Amélioration du travail d'équipe. Étant donné que les outils de collaboration d'équipe comblent la communication cloisonnée, ils aident à obtenir un soutien plus rapide et des résolutions aux questions. Ils aident également à travailler plus rapidement ensemble.

Défis des outils de collaboration d'équipe

Même avec des outils de collaboration d'équipe, trop de personnes impliquées dans un projet peuvent causer des malentendus et de la confusion.

D'autres défis des outils de collaboration incluent : 

• Incapacité à définir les indicateurs clés de performance (KPI) et à fixer des objectifs clairs
• La concurrence accrue entre les employés peut causer des obstacles au partage des connaissances et à la collaboration authentique 
• Le manque de transparence délibéré au sein d'une équipe a un impact négatif sur les membres de l'équipe 
• Les membres sous-performants ont des effets négatifs sur l'ensemble de l'équipe, entraînant inefficacité et conflits 
• La réduction de l'engagement entraîne l'incapacité d'identifier et de résoudre les problèmes au lieu de travailler ensemble pour trouver des solutions 
• L'indécision et les désaccords entre les dirigeants créent des attentes floues et des délais retardés. 
• Le conflit entre différents départements qui utilisent différents outils et méthodes de collaboration 

Votre écosystème de collaboration entier

Aucun type de produit n'est intrinsèquement meilleur qu'un autre. Un outil de gestion de projet ne va pas nécessairement aider à faciliter la communication entre pairs, et une application de communication interne n'offrira pas la même vue d'ensemble à long terme des objectifs de l'équipe pour garder les gens sur la bonne voie.

Ce ne sont pas non plus des délimitations strictes. De nombreux outils de collaboration apparaissent dans plusieurs catégories à travers le spectre, en fonction de la fonctionnalité qu'ils fournissent. Les outils de collaboration ont également tendance à s'intégrer les uns aux autres pour créer un écosystème logiciel cohérent et sans faille qui soutient votre équipe où qu'elle collabore à ce moment-là.

Les entreprises devraient viser à choisir une gamme de produits des différents niveaux de structure pour s'assurer que les employés ont la possibilité de travailler avec plusieurs solutions. Concentrez-vous sur l'identification des lacunes de votre entreprise et trouvez des solutions logicielles pour combler ces lacunes. Cela peut signifier choisir un produit global qui couvre toutes les bases ou utiliser quelques produits pour créer une couverture complète.

Choisir le meilleur logiciel de collaboration pour votre équipe peut être difficile. Heureusement, il existe de nombreuses options. En savoir plus sur la façon dont le logiciel de productivité vous aide à améliorer votre travail et à renforcer la communication de l'équipe.