Mejor Proveedores de Servicios de Recepcionista Virtual

Los proveedores de servicios de recepcionista virtual ofrecen servicios de recepción remota a empresas para gestionar sus comunicaciones con los clientes. Funcionan como una extensión de la recepción de una empresa al emplear a personas que actúan como el primer punto de contacto para los clientes. ¿Qué son los proveedores de servicios de recepcionista virtual? Los proveedores de servicios de recepcionista virtual son organizaciones externas que se especializan en soporte de comunicación remota. En este modelo, personas capacitadas manejan diversas tareas que tradicionalmente realiza un recepcionista interno, como contestar llamadas telefónicas, registrar mensajes y manejar otras tareas administrativas, todo sin estar físicamente presentes en la oficina del cliente. Alternativamente, los propietarios de negocios pueden optar por software de asistente de ventas con IA para tareas de atención al cliente que no requieren un toque humano. Los servicios de personal bajo demanda también ofrecen una solución viable para contratar recepcionistas temporales en el sitio. ¿Cómo funcionan los recepcionistas virtuales? Los recepcionistas virtuales crean una experiencia positiva para los llamantes al manejar las consultas rápidamente y alineando las respuestas con las instrucciones de cada empresa. Para hacer que todo el proceso sea fluido, la tecnología sofisticada y los profesionales capacitados trabajan juntos. Aquí hay una descripción general de cómo funciona típicamente la comunicación empresarial a través de un recepcionista externo. - La configuración inicial implica registrarse con un servicio de recepcionista virtual y configurar sus preferencias, como cómo deben responderse las llamadas entrantes, el tipo de información a recopilar y cualquier otra instrucción sobre el desvío de llamadas. - El redireccionamiento de llamadas se realiza a través de sistemas avanzados de enrutamiento de llamadas, desvío de llamadas, marcación directa, entre otros métodos. Una vez que sus números de teléfono comerciales están configurados para transferir llamadas, los recepcionistas virtuales toman las llamadas en su lugar, ya sea a tiempo completo o durante horas específicas, según sus necesidades. - El manejo de llamadas es tan simple como su nombre. Los recepcionistas virtuales responden rápidamente cuando alguien llama a su negocio siguiendo sus guiones y protocolos establecidos. Esto garantiza una interacción útil, independientemente de la naturaleza de la consulta. En caso de que el llamante quiera dejar un mensaje o la llamada necesite ser dirigida a otro lugar, se anotan detalles como el nombre del llamante, la información de contacto, el motivo del contacto y cualquier otro detalle relevante. - El enrutamiento de llamadas ocurre cuando se necesita más asistencia. En tales casos, el recepcionista puede transferir directamente la llamada, proporcionar información al llamante o programar una devolución de llamada. - La integración permite que ciertas herramientas comerciales como calendarios, CRM y herramientas de mensajería trabajen con servicios de contestación para la programación de llamadas, el registro de interacciones con clientes y el intercambio de información. - La capacitación para recepcionistas virtuales les ayuda a comprender los detalles de sus productos, servicios y cultura empresarial. Además, las empresas tienen la opción de personalizar su comunicación, como saludos preferidos, protocolos de enrutamiento de llamadas y procedimientos de escalamiento. - Los informes y comentarios sobre el volumen de llamadas o el uso del servicio pueden medir la efectividad de su servicio, con base en lo cual puede tomar decisiones informadas. Para mejorar su rendimiento, los recepcionistas virtuales también monitorean los datos de llamadas y la calidad de las llamadas, y toman comentarios regulares de los clientes. - Otros servicios proporcionados por recepcionistas virtuales pueden incluir la programación de citas, el envío de recordatorios, la provisión de información básica sobre el negocio y la respuesta a preguntas frecuentes. ¿Quién utiliza los servicios de recepcionista virtual? Los servicios de recepcionista virtual son una gran opción para una variedad de empresas en diferentes industrias. Son especialmente beneficiosos para las empresas en crecimiento que reciben suficientes llamadas de clientes, pero no hasta el punto de necesitar contratar un recepcionista en el sitio. - Las pequeñas y medianas empresas (PYMES) y las startups de diferentes industrias pueden utilizar los servicios de recepcionista virtual para mejorar el servicio al cliente. El manejo rápido y profesional de las consultas de los clientes eleva la imagen de la marca, reduce las oportunidades perdidas y convierte más clientes potenciales. - Los proveedores de servicios a domicilio, como fontaneros, paisajistas y electricistas, enfrentan dificultades para responder llamadas mientras están ocupados en tareas en el sitio. Los servicios de recepcionista virtual les ofrecen ventajas significativas al permitirles concentrarse en su trabajo sin preocuparse por perder clientes potenciales. - Los profesionales legales y financieros confían en los recepcionistas virtuales para gestionar sus comunicaciones con los clientes para que puedan continuar con actividades comerciales principales como reuniones con clientes, preparación de casos y planificación estratégica. - Los proveedores de atención médica suelen tener líneas telefónicas ocupadas. Los recepcionistas virtuales les ayudan a centrarse en la atención al paciente mientras manejan citas de pacientes, consultas generales, cancelaciones, admisión de nuevos pacientes y llamadas de emergencia fuera de horario. - Consultores y freelancers optan por servicios de recepcionista virtual para manejar las comunicaciones con los clientes, liberándolos para dedicar más tiempo a ofrecer sus servicios y hacer crecer sus negocios. Recepcionista virtual vs asistentes virtuales Aunque los recepcionistas virtuales y los asistentes virtuales son ambos servicios de soporte remoto, difieren en sus roles, alcance de trabajo, área de especialización, interacción con el cliente y uso empresarial. Recepcionistas virtuales Las empresas utilizan comúnmente recepcionistas virtuales para obtener soporte adicional en la gestión del volumen de llamadas y el servicio al cliente profesional sin tener un equipo interno. El papel principal es atender las llamadas entrantes del negocio. Sus tareas son generalmente más enfocadas en la recepción: filtrar llamadas, tomar mensajes, dirigir a los clientes a las partes apropiadas y programar citas. Los recepcionistas virtuales deben tener buenas habilidades de comunicación y servicio al cliente, así como un entendimiento básico del negocio. Asistentes virtuales Los asistentes virtuales apoyan a las empresas y sus equipos internos. Puede utilizarlos para una amplia gama de servicios, como realizar tareas administrativas, gestionar correos electrónicos, llevar la contabilidad, investigar y gestionar canales de redes sociales. Para llevar a cabo estas tareas, los asistentes virtuales tienen un conjunto de habilidades diversas. A menudo son detallistas, competentes con diferentes plataformas de software y tienen fuertes habilidades organizativas y administrativas. Beneficios del recepcionista virtual Hay varios beneficios al contratar un servicio de recepcionista virtual, como disponibilidad 24/7, flexibilidad y ahorro de costos. Estos servicios son especialmente útiles para propietarios de negocios en crecimiento y pequeños. - Disponibilidad 24/7: Muchos recepcionistas virtuales brindan servicios las 24 horas, incluso durante fines de semana, días festivos y fuera del horario laboral, lo que permite a las empresas responder consultas de clientes en todo momento. - Aumento de la productividad: Una de las áreas de enfoque para los recepcionistas virtuales es eliminar clientes potenciales no calificados y llamadas de spam, y mover clientes potenciales calificados y llamadas de clientes actuales a las personas adecuadas. Esto garantiza que el personal interno se concentre en actividades comerciales principales. - Ahorro de costos: En comparación con contratar un recepcionista a tiempo completo, los recepcionistas virtuales son menos costosos a largo plazo. Con estos servicios, ahorra en el costo de capacitación, entrevistas, equipo, beneficios para empleados y espacio de oficina. - Soporte multilingüe: Los recepcionistas virtuales multilingües atienden a una clientela diversa. Pueden comunicarse fácilmente con los llamantes sin importar su idioma. Esto expande el mercado y resalta su dedicación a la inclusión global. - Mejora de la experiencia del cliente: Los recepcionistas virtuales capacitados manejan todas las llamadas de manera profesional y rápida. Esto aumenta la satisfacción del cliente, lo que lleva a tasas más altas de referencia y retención. - Mayor captura de clientes potenciales: Un alto volumen de clientes potenciales agota rápidamente los recursos internos. Los recepcionistas virtuales se aseguran de que no haya llamadas perdidas, respuestas retrasadas o oportunidades desperdiciadas para convertir clientes potenciales. Desafíos de trabajar con un servicio de recepcionista virtual Ciertos desafíos deben abordarse al emplear un servicio de recepcionista virtual, como el costo inicial de contratación, la interacción personal limitada y la posible mala comunicación. - Pérdida del toque personal: Establecer una relación y construir conexiones personales con los clientes puede ser a veces menos efectivo al usar recepcionistas virtuales que al realizar interacciones directas con empleados. - Preocupaciones de costo: Algunas pequeñas empresas pueden preferir herramientas gratuitas y de bajo costo como contestadores automáticos y árboles telefónicos, aunque a los llamantes generalmente no les gustan esas soluciones. Además, si el servicio se cobra según los minutos de uso, un alto volumen de llamadas puede aumentar los costos en comparación con contratar un recepcionista en el sitio. - Limitaciones de tareas: Manejar una carga de trabajo pesada o trabajar en demasiadas tareas puede representar un riesgo de ineficiencia. También hay limitaciones en términos de manejo de correo físico, proporcionar servicios de recepción en el sitio u otras responsabilidades en persona. - Control limitado: Externalizar la posición reduce la supervisión directa de las operaciones diarias, lo que puede ser un ajuste para algunas empresas. - Posible mala comunicación: Un recepcionista virtual puede estar menos informado sobre los matices del negocio que un recepcionista en el sitio, lo que lleva a malentendidos o información inexacta. Costo de los servicios de recepcionista virtual El costo de un servicio de recepcionista virtual depende de factores como el volumen de llamadas o tareas, el nivel de especialización requerido, el servicio elegido y el modelo de precios. Puede esperar encontrar servicios adecuados en el rango de $50 a $300. Sin embargo, vale la pena señalar que hay opciones disponibles a precios aún más bajos, así como servicios premium que pueden superar los $300 en costo. El precio anterior es una estimación basada en datos de internet. Siempre consulte con el equipo de ventas para obtener el precio más actualizado. Los diferentes modelos de precios para los servicios de recepcionista virtual se discuten aquí. - Los modelos de pago por minuto le cobran según el tiempo que un recepcionista virtual pasa atendiendo llamadas en su nombre. El costo aquí está altamente influenciado por su selección de servicios y el número de llamadas. - Los modelos de pago por llamada le cobran por cada llamada que el recepcionista atiende, independientemente de su duración. La cantidad cobrada por una llamada de tres minutos es igual a una llamada de 30 minutos. - Las suscripciones mensuales ofrecen un paquete prepago de minutos. Su suscripción mensual dicta el número de características, el número de llamadas o minutos y el tipo de asistencia. - Los planes de precios escalonados le permiten elegir el nivel de servicio que mejor se adapte a su presupuesto y necesidades. Los niveles más bajos o los planes básicos cobran menos y pueden incluir algunos servicios como contestación de llamadas, correo de voz o programación. En el otro extremo, los niveles más altos ofrecen características avanzadas como soporte multilingüe, análisis de datos y servicios de centro de llamadas a una tarifa premium. Retorno de la inversión (ROI) para los servicios de recepcionista virtual Aunque los recepcionistas virtuales no contribuyen directamente a los ingresos, mejoran el ROI al influir positivamente en varios aspectos clave de su negocio. - Captura de clientes potenciales: Con un recepcionista virtual atendiendo todas sus llamadas comerciales, tiene menos posibilidades de perder oportunidades y una mayor posibilidad de ganar nuevos clientes. - Ahorro de tiempo: Su equipo principal ahorra mucho tiempo cuando no tiene que gestionar llamadas o realizar tareas básicas de recepción. Este tiempo ahorrado puede dirigirse a tareas que contribuyen a los ingresos. - Ahorro de costos: Puede reducir significativamente los costos generales al externalizar el rol de recepcionista. Compare el costo del servicio con el gasto de contratar un recepcionista interno a tiempo completo (incluyendo salario, beneficios, espacio de trabajo y equipo) para calcular el dinero que ahorrará. - Resolución más rápida de consultas: Una primera impresión profesional combinada con la resolución rápida de consultas eleva la experiencia del cliente, lo que resulta en más clientes potenciales convertidos y retención de clientes. - Escalabilidad y flexibilidad: Un servicio de recepcionista virtual se escala con su negocio. Incluso puede cambiar su suscripción para reducir los cargos durante períodos bajos para impulsar la eficiencia y rentabilidad. Cómo elegir el mejor servicio de recepcionista virtual para su negocio Para elegir el servicio de recepcionista virtual adecuado para su negocio que se alinee con sus necesidades, valores y objetivos, siga la lista de verificación a continuación: - Identifique sus necesidades: Para comenzar, tome nota de los requisitos de su negocio. Evalúe el volumen y la naturaleza de las llamadas entrantes, los idiomas requeridos y cualquier habilidad o conocimiento específico de la industria. - Investigue diferentes proveedores de servicios: Explore varios proveedores de servicios de recepcionista virtual para encontrar los que funcionen para las necesidades de su negocio. Busque empresas con un historial comprobado, reseñas positivas y recomendaciones de fuentes confiables. Asegúrese de que los recepcionistas virtuales estén bien versados en su industria, tengan fuertes habilidades de comunicación y puedan adaptarse fácilmente a la voz de su marca. - Evalúe los servicios ofrecidos: Revise la gama de servicios proporcionados y su flexibilidad para escalar. Esto incluye contestación de llamadas, toma de mensajes, programación de citas y procesamiento de pedidos. - Revise la tecnología e infraestructura: Asegúrese de que el servicio de recepcionista virtual pueda comunicarse de manera confiable, mantener los datos seguros y trabajar sin problemas con sus sistemas existentes, como el software CRM. - Opte por demostraciones o períodos de prueba: Identifique cómo varios servicios se adaptan a su negocio al inscribirse en períodos de prueba o demostraciones. Considere la calidad del servicio, la capacidad de respuesta, los paquetes de pago, las tarifas de configuración, las suscripciones y cualquier cargo adicional. - Examine los términos del contrato: Antes de comprometerse con un servicio, asegúrese de comprender los términos y condiciones, las políticas de cancelación, la duración del contrato y cualquier cláusula relacionada con los acuerdos de nivel de servicio. Preguntas para hacer a un servicio de recepcionista virtual antes de contratar Al seguir la lista de verificación anterior, haga estas preguntas antes de cerrar el trato. - ¿Qué está incluido en el paquete? - ¿Los recepcionistas virtuales brindan soporte las 24 horas o trabajan en horarios comerciales predeterminados? - ¿Puede el proveedor escalar con el crecimiento de nuestro negocio? - ¿Se puede personalizar el servicio? - ¿Se pueden personalizar los guiones de llamadas? - ¿Qué experiencia tiene el proveedor con los servicios de recepcionista virtual? ¿Cuánto tiempo ha estado la empresa en esta industria? - ¿Qué medidas están en su lugar para proteger los datos comerciales y del cliente? - ¿Qué tipo de análisis de llamadas están en su lugar? ¿Qué tipo de informes puedo esperar recibir? ¿Con qué frecuencia? - ¿Qué tipo de tecnología utiliza el proveedor? - ¿Cuáles son los pasos para gestionar problemas técnicos? - ¿Qué comentarios han dado otros clientes, especialmente aquellos en mi industria? ¿Hay un estudio de caso que pueda revisar? Investigado y escrito por Marina Schlosser Revisado y editado por Aisha West